Διαφορετικοί τύποι γραμμάτων με δείγματα

Χρειάζεται να γράψετε μια επιστολή για επαγγελματικούς ή επαγγελματικούς λόγους; Το περιεχόμενο και η μορφή της επιστολής που γράφετε εξαρτάται από τις περιστάσεις. Μπορεί να χρειαστεί να γράψετε ένα μήνυμα ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να υποβάλετε αίτηση για μια εργασία ή να επικοινωνήσετε με έναν πελάτη. Ή ίσως πρέπει να στείλετε μια επιστολή εκτίμησης, μια επιχειρηματική ανακοίνωση ή μια παραίτηση ή επιστολή συνταξιοδότησης.

Δείτε μια λίστα τύπων γραμμάτων, καθώς και παραδείγματα καθεμιάς από αυτές. Επίσης, αναθεωρήστε μια λίστα με στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε επαγγελματική επιστολή ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Τι να συμπεριλάβετε σε μια επιχειρησιακή επιστολή ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό που συμπεριλαμβάνετε, πώς γράφετε την αλληλογραφία και η μορφή της επιστολής ποικίλλει. Ωστόσο, μια βασική επαγγελματική επιστολή θα περιλαμβάνει τα εξής:

• Θέμα: Αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλάβετε μια σαφή γραμμή θέματος που εξηγεί με ακρίβεια το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για παράδειγμα, μπορεί να διαβάσει, "Θέμα: Συγχαρητήρια για την προώθηση."
• Στοιχεία επικοινωνίας: Συμπεριλάβετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας - πλήρες όνομα, διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - έτσι είναι εύκολο για το άτομο που επικοινωνείτε να σας απαντήσει. Σε μια επιστολή, θα συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο επάνω μέρος της σελίδας (στη συνέχεια θα ακολουθήσετε αυτές τις πληροφορίες με την ημερομηνία και τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου με τον οποίο γράφετε). Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στην υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, κάτω από το όνομά σας.

• Χαιρετισμός: Συμπεριλάβετε ένα χαιρετισμό στην αρχή της επιστολής σας. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το κατάλληλο όνομα και τίτλο για το άτομο.
• Μια σύντομη εισαγωγή: Μετά το χαιρετισμό σας, συμπεριλάβετε μια σύντομη εισαγωγή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μια σύντομη, "Ελπίζω ότι είστε καλά", ή κάποια άλλη φιλική εισαγωγική φράση. Στη συνέχεια, καταδύστε δεξιά εξηγώντας γιατί γράφετε.
• Ο κύριος σκοπός της επιστολής σας: Το κύριο μέρος της επιστολής σας θα επικεντρωθεί στον σκοπό σας. Κατά τη σύνταξη της επιστολής, να είναι συνοπτική. Δύο ή τρεις παράγραφοι είναι άφθονοι. Η επιστολή σας δεν πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα. Αν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να είναι ακόμη μικρότερη. Εάν έχετε περισσότερες πληροφορίες για να μοιραστείτε με τον αναγνώστη, προσφέρετε να το συζητήσετε κατά τη διάρκεια μιας κλήσης ή να δώσετε ένα συνημμένο ή ένα περίβλημα με τις λεπτομέρειες.

• Κλείσιμο: Τερματίστε την επιστολή σας με ένα επαγγελματικό κλείσιμο που μεταφέρει τις ευχαριστίες και το σεβασμό σας. Κλείσματα όπως "Ειλικρινά", "Καλύτερα" και "Χαιρετισμοί" λειτουργούν καλά.
• Υπογραφή: Εάν στέλνετε ένα έντυπο αντίγραφο της επιστολής, συμπεριλάβετε τη χειρόγραφη υπογραφή σας πάνω από την υπογεγραμμένη υπογραφή σας. Αν στέλνετε μήνυμα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, απλά συμπεριλάβετε την υπογεγραμμένη υπογραφή σας.

Ηλεκτρονική επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Θέμα: Σας ευχαριστώ που συναντήσατε μαζί μου

Αγαπητέ κύριε Markham,

Εκτίμησα ότι πήρατε το χρόνο να συζητήσετε μαζί μου σήμερα σχετικά με την ABC News Company και τον συνεχώς μεταβαλλόμενο κόσμο των μέσων ενημέρωσης. Καθώς πλησιάζω την ημερομηνία αποφοίτησής μου από τη Σχολή Δημοσιογραφίας XYZ, είμαι γεμάτος ερωτήσεις σχετικά με τους ρόλους που διατίθενται στα μέσα ενημέρωσης. Οι απόψεις σας από την καριέρα σας στον κλάδο, καθώς και η προοπτική σας για το πενταετές πρόγραμμα της ABC News Company, ήταν απίστευτα χρήσιμες.

Ικανοποιήθηκα ιδιαιτέρως από τις ιδέες σας σχετικά με τη μακρά μορφή της δημοσιογραφίας, μαζί με τη βοήθεια (και τα προβλήματα) που τα κοινωνικά μέσα ενημέρωσης μπορούν να παρέχουν δημοσιογράφους έρευνας. Μου έδωσες πολλά να σκεφτώ καθώς ξεκινώ την αναζήτηση εργασίας μου. Και, είμαι τόσο ευγνώμων για τις συμβουλές σας σχετικά με το γραπτό χαρτοφυλάκιο μου - ήταν τόσο καλός που πραγματικά να σκάβετε και να μοιράζεστε τις ιδέες σας για το πώς θα το διαμορφώσετε.

Ανυπομονώ να μείνω σε επαφή και θα σας ενημερώσω για την εξέλιξη της αναζήτησης εργασίας μου. Ελπίζω να με θυμάστε αν κάποιοι ρόλοι ανοίγουν και στο ABC New Company. Σας ευχαριστώ και πάλι για το χρόνο που χρειάζεστε για να συναντήσετε σήμερα και για τις προσεγμένες σημειώσεις στο χαρτοφυλάκιό μου.

Με εκτιμιση, James Fitzpatrick

Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τηλεφωνικό νούμερο

LinkedIn URL (προαιρετικός)

Πώς να χρησιμοποιήσετε τα παραδείγματα επιστολών

Είναι μια καλή ιδέα να αναθεωρήσετε παραδείγματα επιστολών και email προτού γράψετε τη δική σας. Παραδείγματα σας επιτρέπουν να δείτε τι είδους περιεχόμενο θα πρέπει να συμπεριλάβετε στην επιστολή σας. Μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν με τη διάταξη και τη μορφή της επιστολής σας.

Ενώ τα παραδείγματα, τα πρότυπα και οι οδηγίες είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης για την επιστολή σας, πρέπει πάντα να είστε ευέλικτοι. Φροντίστε να αφιερώσετε χρόνο για να προσαρμόσετε το γράμμα ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έτσι ώστε να αντικατοπτρίζει τον συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο γράφετε.

Τύποι γραμμάτων με δείγματα

Ανατρέξτε σε αυτήν τη λίστα με διάφορα γράμματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με παραδείγματα για κάθε μία, συμπεριλαμβανομένων των επιστολών εκτίμησης, των συνοδευτικών επιστολών, των επιστολών εργασίας, των επιστολών υπαλλήλων, των επιστολών αναφοράς και παραπομπής, των ευχαριστηρίων επιστολών και άλλων.

Χρησιμοποιήστε τα δείγματα ως σημείο εκκίνησης για τα δικά σας γράμματα και, στη συνέχεια, προσαρμόστε τις επιστολές σας ώστε να ταιριάζουν με τις προσωπικές και επαγγελματικές σας συνθήκες και τους λόγους για τους οποίους γράφετε.

Επιστολές των επιχειρήσεων

Μια επιχειρηματική επιστολή είναι ένα επαγγελματικό μήνυμα. Αυτό σημαίνει ότι ακολουθεί μια καθορισμένη μορφή και έναν επαγγελματικό, επίσημο τόνο. Θα χρησιμοποιήσετε αυτή τη μορφή συχνά σε όλη την αναζήτηση εργασίας σας, από συνοδευτικές επιστολές για να σας ευχαριστήσω τις σημειώσεις.

• Επιστολές των επιχειρήσεων
• Επιχειρηματικές επιστολές ευχαριστιών
• Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εγγράφων Εργαζομένων

Ακόμη και όταν έχετε μια δουλειά, θα πρέπει να γράψετε επαγγελματική αλληλογραφία. Αυτό είναι λίγο διαφορετικό από τα καθημερινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τα θέματα που σχετίζονται με την εργασία και τις επικοινωνίες. Σε αυτό το είδος αλληλογραφίας, θα θελήσετε να είστε λίγο πιο επίσημος και να διατηρείτε τη γλώσσα σας - και τη μορφή επιστολών - αυστηρά επαγγελματική.

• Εγγράφων Εργαζομένων
• Λυτρωτικά γράμματα
• Αντίο Επιστολές
• Αργά επιστολή αποτίμησης εργασίας
• Λάθος στη επιστολή αποτίμησης εργασίας
• Επιστολή Μείωσης Μισθών

Ενημερωτικά γράμματα

Μερικές φορές θα θέλετε να επικοινωνήσετε με τους ανθρώπους για να τους ενημερώσετε για μια αλλαγή στη ζωή σας, όπως μια αλλαγή ονόματος ή μια νέα θέση γραφείου. Ακολουθούν παραδείγματα για το πώς μπορείτε να μοιραστείτε ότι έχετε αλλάξει το όνομά σας με τους συναδέλφους και τους συναδέλφους σας:

• Όνομα Αλλαγή Ανακοίνωσης - Γενικά
• Όνομα Αλλαγή Ανακοίνωσης - Όνομα πατρός
• Όνομα Αλλαγή επιστολής - Έγγαμος

Αιτήσεις υποψηφίων για εργασία από εργοδότη

Αν ασχολείτε με την πρόσληψη, θα πρέπει να αντιστοιχίσετε με τους αιτούντες εργασία. Μερικές φορές αυτό θα είναι με καλά νέα, όπως ο προγραμματισμός μιας συνέντευξης ή μια προσφορά εργασίας. Άλλη αλληλογραφία μπορεί να απαιτεί την ανταλλαγή λιγότερο θετικών ειδήσεων.

• Υποψήφια απόρριψη επιστολών
• Προσκλήσεις Συνέντευξης

Ερωτηματολόγια συνέντευξης εργασίας για τους αιτούντες εργασία

Εκτός από την αποστολή ευχαριστηρίου σημειώματος μετά από συνέντευξη, μπορεί επίσης να διαπιστώσετε ότι πρέπει να στείλετε μια επόμενη επιστολή για να μάθετε αν ο εργοδότης είναι κοντά στην απόφαση μίσθωσης. Ή, αν χάσετε ολόκληρη τη συνέντευξη, θα χρειαστεί να στείλετε μια συγγνώμη.

• Παρακολουθήστε τα γράμματα
• Γράμματα επιρροής
• Λείπει ένα γράμμα Αποκριτικής Συνέντευξης

Προσφορά επιστολών εργασίας

Είναι σπουδαία νέα, φυσικά, να πάρει μια προσφορά εργασίας. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε πραγματικά να αποφασίσετε να απορρίψετε την εργασία. Ή, μπορεί να θέλετε να κάνετε μια αντίθετη προσφορά. Ελέγξτε αυτές τις επιστολές για να δείτε τον καλύτερο τρόπο ανταπόκρισης σε μια προσφορά εργασίας, είτε παίρνετε τη δουλειά, είτε την απορρίπτετε είτε θέλετε να προσαρμόσετε το πακέτο αποζημιώσεων.

• Ανταλλαγή επιστολών
• Προσφορά επιστολών εργασίας

Αναζήτηση εργασίας και επιστολές δικτύωσης

Η διαδικασία αναζήτησης εργασίας είναι γεμάτη από στιγμές που θα χρειαστεί να στείλετε μια επιστολή. Ίσως θελήσετε, για παράδειγμα, να επικοινωνήσετε με το δίκτυό σας για βοήθεια σχετικά με τη δημιουργία συνδέσεων. Και, φυσικά, καθώς υποβάλλετε αίτηση για ρόλους, θα χρειαστεί να γράψετε επιστολές υποψηφιότητας ή συνοδευτικές επιστολές που θα συνοδεύουν το βιογραφικό σας σημείωμα.

• Εφαρμογή Γράμματα
• Συνοδευτικές επιστολές
• Έρευνες Επιστολές
• Επιστολή Εργασίας Εργασίας
• Βοήθεια Αίτηση επιστολών αναζήτησης εργασίας
• Γράμματα δικτύωσης
• Έντυπα προτάσεων αξίας

Συστάσεις και επιστολές παραπομπής

Τόσο οι υποψήφιοι όσο και οι υποψήφιοι που εισέρχονται στο κολέγιο ή στο μεταπτυχιακό σχολείο μπορούν να βρεθούν σε μια σύσταση ή επιστολή αναφοράς. Αυτές οι επιστολές, οι οποίες μπορεί να προέρχονται από καθηγητές, επιβλέποντες εργασίας, συναδέλφους ή προσωπικές συνδέσεις, παρέχουν πληροφορίες για την εμπειρία του αιτούντος, το χαρακτήρα και τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητάς του. Εάν δεν έχετε γράψει αυτό το είδος επιστολής πριν, ρίξτε μια ματιά στα δείγματα για να δείτε ποιες πληροφορίες πρέπει να συμπεριλάβετε.

• Ακαδημαϊκές συστάσεις
• Χαρακτήρες αναφοράς χαρακτήρων
• Προσωπικές συστάσεις επιστολών
• Επαγγελματικά γράμματα
• Επαγγελματικές επιστολές συστάσεων
• Συστάσεις επιστολών για την απασχόληση
• Γράμματα αναφοράς
• Επιστολές παραπομπής

Παραίτηση και επιστολή συνταξιοδότησης

Μπορείτε να μοιραστείτε νέα μέσω μιας επιστολής μιας νέας θέσης ή της αποχώρησής σας. Μπορεί να θέλετε να στείλετε ένα σημείωμα στους συναδέλφους και διαφορετικό από τους πελάτες.

• Γράμματα παραίτησης
• Συνταξιοδοτικά γράμματα
• Νέα Γραπτή Ανακοίνωση Εργασίας

Σας ευχαριστώ, εκτιμήσεις και επιστολές συγχαρητηρίων

Αν κάποιος σας βοηθήσει κατά τη διάρκεια της αναζήτησης εργασίας σας ή με ένα μεγάλο έργο στην εργασία, είναι σκόπιμο να αναγνωρίσετε αυτή την χάρη σε μια ευχαριστήρια επιστολή.Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε επιστολές για να στείλετε τα συγχαρητήριά σας στους συναδέλφους, καθώς έχουν σημαντικά επιτεύγματα, όπως η προσγείωση μιας συμφωνίας ή η προώθηση.

• Γράμματα Αποτίμησης
• Συγχαρητήρια επιστολή
• Ευχαριστώ Επιστολές

Ελέγξτε αυτές τις οδηγίες για τη σύνταξη επιστολών και μηνυμάτων email που θα διαβάσετε πριν ξεκινήσετε την επιστολή σας.