Δημιουργήστε ένα καθημερινό σχέδιο για να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά

Το πρώτο και σημαντικότερο βήμα προς την κατεύθυνση της αποτελεσματικότερης εργασίας είναι η ύπαρξη ενός ημερήσιου σχεδίου. Είναι σημαντικό το σχέδιο σας να καταγράφεται κάπου: Σε ένα ημερολόγιο, σημειωματάριο ή αποθηκευμένο στον υπολογιστή σας. Μην περάσετε απλώς μια λίστα διανοητικής παρακολούθησης κάθε μέρα.

Η ύπαρξη ενός γραπτού σχεδίου είναι απαραίτητο να κρατάτε ακατανόητες σκέψεις από το πίσω μέρος του κεφαλιού σας και να βοηθήσετε στην πρόληψη καταστροφών επειδή ξεχνάτε κάτι σημαντικό. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα βρουν ότι πρέπει να βγούν από ένα καθημερινό σχέδιο από καιρό σε καιρό, αλλά έχοντας ένα θα σας βοηθήσει να οργανώσετε το χρόνο σας καλύτερα, να προετοιμαστείτε για συγκεκριμένα έργα εκ των προτέρων και ένα σχέδιο θα σας δώσει μια σαφέστερη νοητική εικόνα για όλα τα πράγματα Θα πρέπει να κάνετε.

Να απαλλαγείτε από τις καθημερινές διαταραχές με ένα σχέδιο

Αν έρθετε κάθε μέρα στη δουλειά και αμέσως κατακλύζεται από τη μακρά λίστα "σπιτιών" και την ακαταστασία του γραφείου σας, στην καλύτερη περίπτωση θα βγάλετε την ημέρα σας σαν αγωνιστική κούρσα (και γρήγορα θα κάψετε μετά από ένα σπριντ, ακριβώς όπως ένα άλογο κούρσας) εστιάζοντας σε ό, τι φαίνεται πιο πιεστικό σε κάθε δεδομένη στιγμή. Η χειρότερη περίπτωση είναι να καθίσετε σε funk χωρίς να ξέρετε από πού να ξεκινήσετε. Είτε έτσι είτε αλλιώς, απλά «βγάζοντας φωτιά» κάθε μέρα είναι ο λιγότερο αποτελεσματικός τρόπος για να επιτεθεί ο φόρτος εργασίας σας και ο καλύτερος τρόπος να εξαντληθεί ο εαυτός σας, ενώ μόνο να περάσετε πιο πίσω.

Χωρίς ένα σχέδιο, οι περισπασμοί των ημερών θα αναλάβουν γρήγορα: το τηλέφωνο χτυπάει, αρχίζετε να απαντάτε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι συνεργάτες αρχίζουν chat-chat, και πριν το ξέρεις, το μεσημέρι έχει φτάσει και δεν έχετε πετύχει. Το ημερήσιο πρόγραμμά σας μπορεί να περιλαμβάνει μια ώρα κάθε πρωί για να εγκατασταθεί με την επιστροφή κλήσεων, την επαλήθευση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού ξεκινήσετε για άλλες εργασίες, αλλά θα κάνει περισσότερο από μια κατευθυντήρια γραμμή για το τι πρέπει να κάνετε με το χρόνο σας. Για παράδειγμα, εάν σκοπίμως αφαιρέσετε μια ώρα για να κάνετε κάτι και να περάσετε αυτό το χρονικό όριο, θα ξέρετε ότι πρέπει να προσαρμόσετε το σχέδιό σας για την επόμενη μέρα.

Με τη χαρτογράφηση της ημέρας σας σε τμήματα ή με εργασίες, μπορείτε να εντοπίσετε πιο εύκολα τις περιοχές προβλημάτων και τους χρόνους απόδοσης κορυφής (δηλ. Μπορεί να είστε λιγότερο αποτελεσματικοί μετά το μεσημεριανό γεύμα, εάν υποφέρετε από απογευματινή πτώση ή μπορεί να είστε αργός εκκινητής το πρωί).

Αποφύγετε να κάνετε περισσότερα από όσα μπορείτε να χειριστείτε

Ένας αισιόδοξος είναι κάποιος που μπορεί να δει το θετικό σε μια δεδομένη κατάσταση θα επικεντρωθεί γενικά στην πεποίθηση ότι "όλα είναι δυνατά". Δεν υπάρχει τίποτα κακό με το να είσαι αισιόδοξος αν δεν σε οδηγήσει να υποτιμήσεις τις ικανότητές σου, το χρόνο που θα χρειαστείς για να πετύχεις κάτι και θα έχει ως αποτέλεσμα να αναλάβεις περισσότερα από όσα μπορείς να χειριστείς.

Ένας ρεαλιστής μπορεί να είναι ένας αισιόδοξος, αλλά ένας ρεαλιστής βλέπει επίσης την υλικοτεχνική υποστήριξη που μπορεί να εμπλέκεται στην αντιμετώπιση μιας κατάστασης και θα επηρεάσει πιθανά εμπόδια και περιορισμούς.

Αν δεν έχετε το σχέδιο παιχνιδιού σας παραταγμένο για την ημέρα, ίσως έχετε έναν σκληρότερο χρόνο που λέει όχι για να βοηθήσετε άλλους ή να αναλάβετε πρόσθετα έργα επειδή έχετε μια θετική στάση "μπορεί να κάνει" που υπερισχύει της πραγματικότητας ή της κοινής λογικής. Είναι εύκολο να υποτιμηθεί πόσο καιρό θα διαρκέσουν τα πράγματα για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά σας πολύ λιγότερο κάποιον άλλον, αν νομίζετε ότι είστε superwoman και μια ηλιόλουστη outlook είναι μόνο που χρειάζεται για να γίνουν τα πράγματα.

Η γνώση του τι είναι στο πιάτο σας για την ημέρα και έχοντας ήδη καθορίσει έναν προϋπολογισμό για τη δική σας ώρα για συγκεκριμένες εργασίες μπορεί να σας βοηθήσει να εκπληρώσετε τις προθεσμίες, να κάνετε περισσότερα καθημερινά και να είστε πιο ρεαλιστές για την ανάληψη πρόσθετης εργασίας.

Δημιουργία του σχεδίου επίθεσης σας

Πριν ξεκινήσετε την εργασία σας, αποφασίστε μπροστά του τι θα εστιάσετε όταν φτάσετε εκεί. Ακόμα καλύτερα, προγραμματίστε την ημέρα σας νύχτα πριν και προετοιμάστε το γραφείο σας για τα καθήκοντα που θέλετε να πετύχετε το πρωί. Για παράδειγμα, πάρτε αρχεία ή υλικό ανάγνωσης οργανωμένα για το πρωί, ώστε να μπορείτε να πηδήσετε απευθείας μέσα ή να βάλετε τα στοιχεία που χρειάζεστε για να πληκτρολογήσετε ή τηλεφωνικές κλήσεις για να επιστρέψετε με τη σειρά που χρειάζεστε για να τα κάνετε.

Έχοντας ένα σχέδιο μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε προβλέψιμες ρουτίνες που με τη σειρά σας θα σας κρατήσουν καλύτερα προετοιμασμένοι για να αντιμετωπίσουν χαοτικές ημέρες όταν ο προϊστάμενός σας ή ένας πελάτης υψηλού επιπέδου συντήρησης απαιτεί περισσότερο χρόνο.