Ποιος πρέπει να υπογράψει μια επιστολή προσφοράς σε έναν υποψήφιο;

Ποιο επίπεδο υπαλλήλου ή διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού αναμένεται να αναθεωρήσει και να υπογράψει μια επιστολή προσφοράς που καταρτίζει ένας βοηθός HR; Για πόσους μήνες θα συνεχιστεί αυτή η διαδικασία επανεξέτασης εάν ο βοηθός HR είναι νέος υπάλληλος, ρώτησε έναν αναγνώστη; Πόσο περίπου αν ο βοηθός HR είναι έμπειρος υπάλληλος;

Κατά την υπογραφή, πρέπει να είναι ο βοηθός HR που προετοιμάζει την επιστολή προσφοράς ή τον υπάλληλο ή διευθυντή υψηλότερου επιπέδου που εξετάζει την επιστολή προσφοράς (εάν αναμένεται να γίνει μια αναθεώρηση;)

HR Ανταπόκριση σε ποιος πρέπει να εξετάσει και να υπογράψει μια επιστολή προσφοράς σε έναν υποψήφιο

Οι απαντήσεις σε αυτά τα δύο ερωτήματα είναι αυστηρά γνωστές, καθώς δεν υπάρχουν νομικά ζητήματα στις απαντήσεις. Κάποτε, εργαζόμενος ως προσωρινός διευθυντής HR για μια μικρή κατασκευαστική εταιρεία, μεταξύ του πρώην υπευθύνου HR που αναχώρησε και ενός νέου διευθυντή, ο βοηθός HR έστειλε επιστολή προσφοράς με λάθος προσφορά μισθού.

Το σφάλμα αυτό αναγνωρίστηκε αμέσως όταν το γράμμα τραβήχτηκε από το σωρό των εγγράφων που περιμένουν την τελική αναθεώρηση. Ο μισθός που προσφέρθηκε στον υποψήφιο ήταν πολύ χαμηλός για τη δουλειά.

Μιλήστε για ένα άμεσο σημείο εκμάθησης.

Σε μερικούς οργανισμούς, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού, ο διευθυντής ή ο αντιπρόεδρος - ποτέ δεν είναι βοηθός HR - υπογράφει τις επιστολές προσφοράς εργασίας που πηγαίνουν στους υποψηφίους, είναι κακή πρακτική στον ιδιωτικό τομέα. Δεν είναι το άτομο που κάνει την προσφορά. Το άτομο HR διαβουλεύεται με τον διαχειριστή μίσθωσης ο οποίος πρέπει να λάβει την τελική απόφαση σχετικά με έναν υποψήφιο και να υπογράψει την επιστολή προσφοράς εργασίας.

Η επιστολή προσφοράς είναι η δέσμευση του διευθυντή για το νέο υπάλληλο. Κάνοντας την προσφορά, επιβεβαιώνει τη δέσμευσή του για την επιτυχία του νέου υπαλλήλου. Η υποδοχή ενός νέου υπαλλήλου αποτελεί μέρος της διαδικασίας πρόσληψης, επιλογής και πρόσληψης. Είναι όλα τα συστατικά της διαδικασίας onboarding.

Η προσφορά εργασίας είναι ένα άλλο μέρος που καλωσορίζει τον νέο υπάλληλο στον οργανισμό σας και κάνει τον νέο υπάλληλο να νιώθει επιθυμητός. Στέλνει ένα πιο ισχυρό μήνυμα όταν προέρχεται από το νέο προϊστάμενο του μελλοντικού υπαλλήλου. Φέρει περισσότερο βάρος και εκτιμάται περισσότερο όταν η επιστολή προσφοράς εργασίας προέρχεται από το διευθυντή του νέου προσώπου. Είναι η αρχή ενός μακροπρόθεσμου δεσμού.

Εξαιρέσεις από τις συνιστώμενες πρακτικές κατά την αναθεώρηση και την υπογραφή μιας προσφοράς εργασίας

Στον δημόσιο τομέα, στις εταιρείες Fortune 500 και στους εργασιακούς χώρους που αντιπροσωπεύονται από την ένωση, η πρακτική αυτή μπορεί να διαφέρει. Όταν ένας οργανισμός είναι μεγάλος και οι εργαζόμενοι είναι διάσπαρτοι σε πολλές τοποθεσίες, από διοικητική άποψη, αυτό προσθέτει χρόνο και σύγχυση στη διαδικασία λήψης προσφορών εργασίας.

Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί έχουν την πρόσθετη πρόκληση της συνέπειας σε πολλαπλές τοποθεσίες, δεδομένου ότι τόσο η συστηματοποίηση των πρακτικών απασχόλησης στηρίζεται στον ΥΕ. Για να γίνει η υποψήφια επιλογή νόμιμα υπεράσπιμη, οι πρακτικές προσλήψεων και προσλήψεων χρειάζονται συνεκτικότητα σε όλες τις τοποθεσίες.

Σε έναν εργασιακό χώρο που αντιπροσωπεύεται από την ένωση, ειδικά στον δημόσιο τομέα, ο διαχειριστής μπορεί να μην έχει τον τελευταίο λόγο σε ποιος λαμβάνει τη δουλειά. Μπορεί να καθορίζεται συμβατικά από παράγοντες όπως η αρχαιότητα και η εκπαίδευση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, έχει επίσης νόημα να προέρχονται τα έγγραφα από το προσωπικό του HR. Είναι υπεύθυνοι για να διασφαλίσουν ότι οι συνθήκες εργασίας και οι πρακτικές συμμορφώνονται με τη σύμβαση.

Σε οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις, ο ΥΕ πρέπει να ζητήσει από τον πληρεξούσιό του να επανεξετάσει τη μορφή και διαδικασία της επιστολής προσφοράς ώστε να διασφαλίσει ότι είναι σωστή, νόμιμη και προστατεύει τον εργοδότη. Εκτός αν η επιστολή προσφοράς διαφέρει από την τυπική μορφή, ωστόσο, συνήθως δεν χρειάζεται να ζητήσετε από έναν πληρεξούσιο να αναθεωρήσει κάθε μεμονωμένη επιστολή.

Πρέπει ένας Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού ή Διευθυντής να Αναθεωρήσει όλες τις Επιστολές Προσφοράς εργασίας

Οποιοδήποτε έγγραφο από διαχειριστή ή αρχηγό ανθρώπινου δυναμικού που υποχρεώνει την εταιρεία νόμιμα ή οικονομικά πρέπει να αναθεωρηθεί από διαχειριστή ή διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού ή παραπάνω. Εδώ γιατί.

• Μια επιστολή προσφοράς και πολλά άλλα έγγραφα που αποστέλλονται από το προσωπικό HR δεσμεύουν νομικά την εταιρεία. Σίγουρα, όταν εντοπιστεί σφάλμα ύψους 10.000 δολαρίων, μπορείτε να αποσύρετε την προσφορά και να εξηγήσετε ότι πρόκειται για τυπογραφικό λάθος που έγινε από έναν άπειρο υπάλληλο. Γιατί όμως ανοίγει η εταιρεία σε μια κατάσταση κατά την οποία πρέπει να επεκταθεί μια μεταβαλλόμενη προσφορά μισθού; Ένας δυστυχισμένος νέος υπάλληλος θα μπορούσε ακόμα να αναλάβει την εργασία, ή θα μπορούσατε να χάσετε έναν απολύτως κατάλληλο υποψήφιο που έχει αποπληθωριστεί και τραυματιστεί, εξαιτίας ενός σφάλματος. Επιπλέον, θα μπορούσε να ανοίξει την επιχείρησή σας για πιθανή νομική ενέργεια.

• Για να τιμηθεί η λανθασμένη προσφορά εργασίας, χρησιμοποιώντας το ίδιο παράδειγμα, είναι εξίσου άκαμπτο. Πριν η εταιρεία παρατείνει την προσφορά, κάποιος στο HR μελέτησε την αγορά, εξέτασε τους άλλους υπαλλήλους σε παρόμοιες θέσεις εργασίας και κατέληξε με μια κατάλληλη προσφορά εργασίας. Έτσι, οι συνέπειες επεκτείνονται περαιτέρω εάν οι άλλοι εργαζόμενοι μάθουν για το διαφορικό μισθών.
• Ανεξάρτητα από το επίπεδο εμπειρίας ενός βοηθού ανθρωπίνων πόρων που θα πρέπει να προετοιμάσει σε ένα γραφείο ανθρωπίνων πόρων την προσφορά αποστολής, ένα δεύτερο ζευγάρι μάτια που θα εξετάζει οτιδήποτε μπορεί να υποχρεώσει την εταιρεία οικονομικά ή να ανοίξει την πόρτα σε μια νομική ενέργεια, είναι έξυπνο.Οι οργανισμοί αναμένουν μεγαλύτερη επαγρύπνηση και επίβλεψη από τους υπαλλήλους που ονομάζονται διευθυντές ή διευθυντές.

• Η αδυναμία επικοινωνίας μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένους όρους και συνθήκες απασχόλησης που δεν αποτέλεσαν αντικείμενο διαπραγμάτευσης ή υποσχέθηκαν σε υποψήφιο. Για παράδειγμα, ο βοηθός HR μπορεί να γνωρίζει ότι η δουλειά θα πληρώσει 40.000 δολάρια αλλά στη διαδικασία διαπραγμάτευσης, ο υποψήφιος προσφέρθηκε περισσότερο συν ένα μπόνους υπογραφής και, στην καθημερινή απασχολημένη, ο διευθυντής απέτυχε να πει στον βοηθό HR. Όταν ένας υποψήφιος που λαμβάνει μια λανθασμένη προσφορά, επανεξετάζει την ακεραιότητα της εταιρείας σας. Δημιουργείτε ένα εμπόδιο αποδοχής που δεν ήταν απαραίτητο καθώς ο υποψήφιος ανησυχεί για το πώς να χειριστεί την κατάσταση.
• Τα έγγραφα που πηγαίνουν σε άτομα που προσπαθείτε να προσλάβετε στην επιχείρησή σας πρέπει να είναι άψογα. Σηματοδοτούν ένα μήνυμα στον πιθανό υπάλληλο σχετικά με τον πολιτισμό της επιχείρησής σας. Ακόμα και ένα τυπογραφικό λάθος μπορεί να δώσει μια υποψήφια μια παύση. Ένα αντίγραφο του εγγράφου θα διαμένει επίσης στα αρχεία της εταιρείας σας για χρόνια. Επομένως, στις περισσότερες περιπτώσεις, το δεύτερο ζευγάρι των ματιών που εξετάζει το έγγραφο είναι μια έξυπνη πρακτική.

Η αναθεώρηση και η επίβλεψη εγγράφων που υποχρεώνουν την εταιρεία οικονομικά ή δυνητικά, νομικά, δεν αποτελούν κριτική για τη γνώση, την εμπειρία ή την επιμέλεια του βοηθού HR. Είναι μια έξυπνη επιχειρηματική πρακτική για όλους αυτούς τους λόγους.

Σημείωση σχετικά με τις προσφορές θέσεων εργασίας: Ο ΥΕ πρέπει να ζητήσει από τον πληρεξούσιό του να επανεξετάσει τη μορφή και διαδικασία της επιστολής προσφοράς ώστε να διασφαλίσει ότι είναι σωστή, νόμιμη και παρέχει στον εργοδότη νομική προστασία. Αν όμως η επιστολή προσφοράς διαφέρει από την τυπική μορφή, δεν υπάρχει συνήθως ανάγκη να ζητηθεί από έναν πληρεξούσιο να εξετάσει κάθε μεμονωμένη επιστολή προσφοράς.

: Ανθρώπινο Δυναμικό, Διοίκηση και Εργασιακά Ερωτήματα και Απαντήσεις

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.