Μάθετε πώς είναι αποτελεσματικές οι διαλειτουργικές ομάδες

"Ποιος θέλει να είναι εκπρόσωπος του τμήματος μας στην επιτροπή πικνίκ της εταιρείας;" λέει το αφεντικό. Ο καθένας κοιτάζει προς τα κάτω τα χαρτιά τους ή έξω από το παράθυρο, μη θέλοντας να έρθει σε επαφή με τον προϊστάμενο από τον φόβο ότι θα "κερδίσει" αυτή την αποστολή. Ίσως η επιτροπή πικνίκ δεν είναι η ιδέα σας για μια αποστολή δαμάσκηνου (ή ίσως είναι), αλλά η ύπαρξη σε μια τέτοια διαλειτουργική ομάδα είναι καλό για την καριέρα σας.

Διασταυρούμενες λειτουργικές ομάδες

Διασταυρούμενες λειτουργικές ομάδες δημιουργούνται για την αντιμετώπιση θεμάτων που αφορούν πολλά ή όλα τα τμήματα ενός οργανισμού. Μπορεί να σχετίζονται άμεσα με τις επιχειρήσεις, όπως μια ομάδα που μπορεί να προβληματίσει για ένα νέο προϊόν για την εταιρεία ή μπορεί να είναι για κοινωνικούς λόγους, όπως η επιτροπή πικνίκ. Μερικές φορές βρίσκονται στο μεταξύ, όπως μια επιτροπή ασφαλείας.

Μερικές φορές ο πρόεδρος της επιτροπής διορίζεται από τη διοίκηση, όπως στην περίπτωση της ομάδας ανάπτυξης προϊόντων. Άλλες φορές η επιτροπή διορίζει τη δική της ηγεσία, όπως η επιτροπή πικνίκ. Η ομάδα αποτελείται από εκπροσώπους όλων των τμημάτων που ενδιαφέρονται για το έργο της. Μερικές φορές διορίζονται οι εκπρόσωποι των υπηρεσιών, μερικές φορές εθελοντικά. Και μερικές φορές εθελοντικά επειδή πρόκειται να διοριστούν.

Τα μέλη από τα διάφορα τμήματα συνεργάζονται για να επιτύχουν το στόχο που έχει τεθεί για την ομάδα. Μπορεί να είναι μια βραχυπρόθεσμη ανάθεση, όπως ο προγραμματισμός πικνίκ της εταιρείας το τρέχον έτος ή μπορεί να είναι μια συνεχής δέσμευση, όπως η επιτροπή ασφάλειας. Γενικά, οι εργασίες αυτές σε μια διαλειτουργική ομάδα είναι επιπλέον των τακτικών καθηκόντων ενός υπαλλήλου, αλλά μπορεί να είναι μια προσωρινή αλλαγή των καθηκόντων τους, όπως στην περίπτωση της ομάδας νέων ιδεών.

Υπάρχουν πολλές διασταυρούμενες λειτουργικές ομάδες

Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, τη βιομηχανία της, την αποστολή της και την ηγεσία της, μπορεί να υπάρχουν πολλές διαφορετικές διαλειτουργικές ομάδες μέσα σε έναν οργανισμό.

• Επιτροπή πικνίκ - μια ομάδα για το σχεδιασμό και την εκτέλεση του ετήσιου πικνίκ της εταιρείας.

  Περιλαμβάνει την επιλογή μιας θέσης, τον προγραμματισμό μιας ημερομηνίας, τον προγραμματισμό του φαγητού, την ανάπτυξη δραστηριοτήτων για τους υπαλλήλους και τις οικογένειές τους και τη διαχείριση του προϋπολογισμού της εκδήλωσης. Υπάρχουν παρόμοιες ομάδες για το ετήσιο πάρτι διακοπών και για κάθε άλλη κοινωνική δραστηριότητα αυτού του τύπου.

• Οι ομάδες Ειδικών Έργων - αυτές συνήθως διορίζονται για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων προβλημάτων που διασταυρώνονται μεταξύ των τμημάτων.

  Αυτές οι ομάδες μπορούν να χρεωθούν με το brainstorming ενός νέου προϊόντος για την εταιρεία ή να βρουν τρόπους για τον εξορθολογισμό μιας βασικής διαδικασίας. Είναι οι πιο οργανωμένες από τις διαλειτουργικές ομάδες και απαιτούν συνήθως τη μεγαλύτερη χρονική δέσμευση.

• Επιτροπή ασφάλειας - σε εταιρείες χωρίς τμήμα ασφαλείας λειτουργεί συχνά μια διαλειτουργική ομάδα ως ένας τρόπος για την ανάπτυξη των απαραίτητων διαδικασιών ασφαλείας.

  Τα μέλη της ομάδας αναπτύσσουν διαδικασίες ασφάλειας και σχέδια έκτακτης ανάγκης για πράγματα όπως φυσικές καταστροφές, διακοπές ηλεκτρικού ρεύματος, χιονοκοπές κ.λπ. και στη συνέχεια κοινοποιούν τις πληροφορίες από την ομάδα πίσω στα μεμονωμένα τμήματα τους.

• Διευθύνουσα επιτροπή διευθυντή - μια μικρή ομάδα που δημιουργήθηκε από τους υπαλλήλους για τη γεφύρωση μεταξύ της ανώτερης διοίκησης και των υπαλλήλων της τάξης και των αρχείων.

  Η ομάδα αποτελείται από μια σειρά από διευθυντές που συντονίζουν τις προσπάθειες όλων των υπαλλήλων σε επίπεδο διευθυντών για να εξασφαλίσουν επαρκή και αποτελεσματική επικοινωνία προς τις δύο κατευθύνσεις μεταξύ της διοίκησης και των εργαζομένων.

• Employee Giving Group - ομάδα που διοργανώνει εκδηλώσεις για τη διοργάνωση συμμετοχής των εργαζομένων σε φιλανθρωπικές δραστηριότητες.

  Η ομάδα σχεδιάζει και επιβλέπει τους ερασιτέχνες και άλλες φιλανθρωπικές δραστηριότητες για τους υπαλλήλους της εταιρείας. Συχνά η εταιρεία υποστηρίζει την ομάδα με έναν μικρό προϋπολογισμό ή ταιριάζει με τις συνεισφορές των εργαζομένων.

• Και υπάρχουν και άλλα - ανάλογα με την εταιρεία και τους υπαλλήλους της, υπάρχουν πολλές διαλειτουργικές ομάδες.

Γιατί είναι καλό σε μια διασταυρούμενη ομάδα;

Υπάρχουν τρία βασικά οφέλη από την ύπαρξη μιας διαλειτουργικής ομάδας, μάθησης, δικτύωσης και προβολής.

• Μάθηση - όταν εργάζεστε σε μια ομάδα με άτομα από άλλα τμήματα, μάθετε περισσότερα για το τι κάνουν και τι κάνουν οι άλλοι στις υπηρεσίες τους. Μπορεί να σας δώσει μια καλύτερη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο η εργασία σας συμβάλλει στους γενικούς στόχους της εταιρείας και σας δίνει ιδέες για το πού να πάτε όταν χρειάζεστε κάτι. Σας επιτρέπει επίσης να έχετε καλύτερη κατανόηση για το αν μπορείτε να είστε πιο ευτυχισμένοι ή πιο επιτυχημένοι μεταφέροντας σε διαφορετικό τμήμα.
• Δικτύωση - σε αυτές τις ομάδες συναντάς ανθρώπους από άλλα τμήματα. Κατασκευάζετε φιλίες. Μπορείτε να μάθετε για αυτά και τι κάνουν. Αργότερα, όταν χρειάζεστε κάτι, ξέρετε ποιον να πάτε σε άλλο τμήμα για απαντήσεις ή βοήθεια.

• Ορατότητα - όταν συμμετέχετε σε μια διαλειτουργική ομάδα, αυξάνετε την προβολή σας στην εταιρεία. Οι διευθυντές άλλων τμημάτων, οι υπεύθυνοι προσλήψεων, οι εκπαιδευτές και τα ανώτερα στελέχη γνωρίζουν συνήθως τα μέλη των ομάδων αυτών. Εάν το κάνετε καλά, θα παρατηρηθεί και θα έχετε περισσότερες ευκαιρίες.

Πώς μπορώ να έχω μια διασταυρούμενη ομάδα

Παρακαλώ. Όταν προκύψει η ευκαιρία και είναι κάτι που σας ενδιαφέρει, ρωτήστε τον διευθυντή σας για την ευκαιρία να εκπροσωπήσει το τμήμα. Ακριβώς σιγουρευτείτε ότι έχετε το χρόνο να δεσμευθείτε να κάνετε μια καλή δουλειά στη διαλειτουργική ομάδα χωρίς να μειώσετε τις κύριες ευθύνες εργασίας σας.