Πώς να εκτελέσετε αποτελεσματικές συναντήσεις που παράγουν αποτελέσματα

Οι άνθρωποι δαπανούν τόσο πολύ χρόνο στις επαγγελματικές συναντήσεις, ώστε η μετατροπή του χρόνου συνάντησης σε βιώσιμα αποτελέσματα αποτελεί προτεραιότητα για τους επιτυχημένους οργανισμούς. Οι ενέργειες που καθιστούν επιτυχείς τις επιχειρηματικές συναντήσεις απαιτούν διαχείριση από τον επικεφαλής της συνάντησης πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση.

Εάν επωφεληθείτε από αυτές τις δώδεκα συμβουλές διαχείρισης επιχειρηματικών συνόδων, οι συναντήσεις και οι ομάδες σας θα λειτουργούν καλύτερα και θα παράγουν καλύτερα αποτελέσματα.

Δράσεις που πρέπει να ληφθούν πριν από την επαγγελματική συνάντηση

Οι ενέργειες πριν από την επιχειρηματική συνάντηση δημιουργούν τις βάσεις για την επίτευξη των αποτελεσμάτων της συνεδρίασης. Μπορείτε να κάνετε όλη την απαραίτητη παρακολούθηση, αλλά χωρίς την προεργασία, δεν θα πετύχετε.

Σχεδιάστε την Επιχειρηματική Συνάντηση

Οι αποτελεσματικές επιχειρηματικές συναντήσεις που παράγουν αποτελέσματα αρχίζουν με έξυπνο σχεδιασμό. Κατ 'αρχάς, προσδιορίστε εάν χρειάζεστε άλλους υπαλλήλους για να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τη συνάντηση (δηλαδή τραβώντας ανθρώπους από μερικά τμήματα). Στη συνέχεια, αποφασίστε τι θέλετε να πετύχετε κρατώντας τη συνάντηση και καθορίζοντας τους εφικτούς στόχους για τη συνάντησή σας.

Οι στόχοι που έχετε θέσει για την επαγγελματική σας συνάντηση θα δημιουργήσουν το πλαίσιο για ένα αποτελεσματικό σχέδιο σύσκεψης. Όπως λέει ο Stephen Covey στις "Επτά συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων", "Ξεκινήστε με το τέλος στο μυαλό". Ο σκοπός της συνεδρίασης σας θα καθορίσει την εστίαση της συνεδρίασης, την ατζέντα του συνεδρίου και τους συμμετέχοντες που θα χρειαστεί να παρακολουθήσετε τη συνάντηση.

Βεβαιωθείτε ότι χρειάζεστε μια συνάντηση

Μπορεί να ακούγεται προς τα πίσω, αλλά μόλις καταρτίσετε το επιχειρησιακό σχέδιό σας, βεβαιωθείτε ότι μια σύσκεψη είναι το κατάλληλο όχημα για την επίτευξη των στόχων που ορίσατε. Οι συναντήσεις είναι δαπανηρές όταν εξετάζετε το χρεώσιμο κόστος των συμμετεχόντων. Καταβάλλετε κάθε προσπάθεια για να διαπιστώσετε ότι η συνάντηση είναι η καλύτερη ευκαιρία για να λύσετε το πρόβλημα, να βελτιώσετε τη διαδικασία ή να δημιουργήσετε μια μακροπρόθεσμη ή βραχυπρόθεσμη στρατηγική για την ομάδα ή το τμήμα σας.

Διασφάλιση της κατάλληλης συμμετοχής στη συνεδρίαση

Εάν μια επαγγελματική συνάντηση είναι το κατάλληλο μέσο για την επίτευξη των στόχων σας, ελέγξτε με τους συμμετέχοντες των οποίων η συμμετοχή είναι απαραίτητη για τη συνεδρίαση για να πετύχει. Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν ένα όχι-brainer, αλλά ταξιδεύει μέχρι το savviest ηγέτης-οι βασικοί συμμετέχοντες πρέπει να είναι διαθέσιμοι για να παρευρεθούν στη συνάντηση.

Μερικές φορές οι άνθρωποι αποστέλλουν αντιπροσώπους σε απουσία τους. Εάν ένας εκπρόσωπος παρευρίσκεται στη θέση ενός κρίσιμου παράγοντα λήψης αποφάσεων, βεβαιωθείτε ότι ο ορισθείς υπάλληλος έχει την εξουσία να λαμβάνει τις τελικές αποφάσεις που μπορούν να υπογραφούν. Διαφορετικά, αναβάλλετε τη σύσκεψη.

Διανείμετε και αναθεωρήστε την προεργασία πριν από τη σύσκεψη

Πόσες συσκέψεις έχετε παρακολουθήσει, οι οποίες ξεκίνησαν με το διευκολυντή της συνάντησης να παραβιάσει μια δέσμη χαρτιού ή να κάνει μια παρουσίαση του PowerPoint για να ξεκινήσει για συζήτηση; Είναι απογοητευτικό, λόγω της τακτικής του ορειχάλκου. η συνάντηση γίνεται μια ομάδα που διαβάζεται σε δύσκολη θέση για την επιχείρησή σας.

Μπορείτε να κάνετε τις επαγγελματικές συναντήσεις πιο παραγωγικές και να εξασφαλίσετε αποτελέσματα, παρέχοντας την απαραίτητη προεργασία πριν από τη συνάντηση. Η παροχή προ-εργασίας, γραφημάτων, γραφημάτων και υλικού ανάγνωσης 48 ώρες πριν ξεκινήσει η συνάντηση σημαίνει ότι όλοι έρχονται έτοιμοι να πηδήξουν δεξιά.

Η τεκμηρίωση που θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους της συνάντησης μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής:

• εκθέσεις και δεδομένα
• διαγράμματα και συνδέσμους σε ανταγωνιστικές πληροφορίες
• μηνιαίες πωλήσεις
• σχέδια παραγωγής
• Διαφάνειες του Microsoft PowerPoint που απεικονίζουν βασικά σημεία συζήτησης
• πρακτικά συνεδριάσεων, σημειώσεις και παρακολούθηση προηγούμενων συνεδριάσεων ή συναφών συναντήσεων και σχεδίων

Δράσεις που πρέπει να ληφθούν κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής συνάντησης

Κατά τη διάρκεια της επαγγελματικής συνάντησης, εάν χρησιμοποιήσετε τον χρόνο αποτελεσματικά, θα δημιουργήσετε ενθουσιασμό για το θέμα και θα δημιουργήσετε δέσμευση από τους συμμετέχοντες. Οι άνθρωποι θα αισθανθούν ότι συμμετέχουν σε κάτι μεγαλύτερο από τις καθημερινές τους προκλήσεις. Ως εκ τούτου, μια καλά διευκολυνόμενη, ενεργή συνάντηση που θέτει το στάδιο παρακολούθησης θα οδηγήσει σε αποτελέσματα συνάντησης.

Αποτελεσματική Διευκόλυνση Επιχειρηματικής Συνάντησης

Ο ηγέτης της συνάντησης θέτει έναν θετικό, παραγωγικό τόνο για την αλληλεπίδραση μεταξύ των συμμετεχόντων στη σύσκεψη. Η αποτελεσματική διευκόλυνση των συνεδριάσεων αρχίζει με την αναθεώρηση των στόχων ή των αναμενόμενων αποτελεσμάτων της συνεδρίασης και της ημερήσιας διάταξης. Ο διευκολυντής βοηθά τα μέλη των ομάδων να μείνουν εστιασμένα και παραγωγικά.

Ο σχεδιασμός των συνεδριάσεων και η ατζέντα έθεσαν το πλαίσιο της συνάντησης. Ένας αποτελεσματικός διευκολυντής, ο οποίος παρακολουθεί τους συμμετέχοντες, εξασφαλίζει την επίτευξη των αναμενόμενων, επιθυμητών αποτελεσμάτων ως αποτέλεσμα της συνάντησης.

Συμμετοχή του κάθε συμμετέχοντος σε εφικτές ενέργειες

Κάθε ομάδα εργασίας έχει διαφορετικές προσωπικότητες που εμφανίζονται για συναντήσεις. Έχετε ήσυχους συναδέλφους καθώς και ανθρώπους που προσπαθούν να κυριαρχήσουν σε κάθε σημείο συζήτησης. Είτε διευκολύνετε είτε συμμετέχετε στη συνάντηση, πρέπει να εμπλέξετε κάθε συμμετέχοντα στη διαδικασία των στόχων της συνεδρίασης.

Αυτό εξασφαλίζει ότι κάθε συμμετέχων επενδύεται στο θέμα της συνάντησης και θα παρακολουθήσει. Δεν θα έχετε ένα μέλος - ή τον εαυτό σας - προσπαθώντας να μεταφέρετε ολόκληρο το φορτίο.

Δημιουργήστε ένα Σχέδιο Παρακολούθησης Αποτελεσματικής Επιχειρηματικής Συνάντησης

Κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής συνάντησης, κάντε ένα σχέδιο παρακολούθησης με στοιχεία δράσης. Τα αποτελεσματικά σχέδια περιλαμβάνουν τα εξής:

• Το συγκεκριμένο στοιχείο ενέργειας
• Το όνομα του ατόμου που πήρε την κυριότητα για να ολοκληρώσει το αντικείμενο ενέργειας
• Η ημερομηνία λήξης του στοιχείου ενέργειας
• Συναίνεση για το τι αποτελεί την ολοκλήρωση του θέματος της δράσης

Συζητήστε σενάρια πραγματικής ζωής και εμπόδια στην επιτυχία που μπορούν να αντιμετωπίσουν τα μέλη της ομάδας καθώς προσπαθούν να ολοκληρώσουν τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την επίτευξη αποτελεσμάτων. Εάν χρειάζεστε μια συνάντηση παρακολούθησης, ρυθμίστε την ώρα πριν οι συμμετέχοντες εγκαταλείψουν, ώστε να είναι στο ημερολόγιο όλων.

Δράσεις για την ανάληψη επιχειρηματικής συνάντησης

Οι ενέργειες και ο προγραμματισμός πριν και κατά τη διάρκεια της συνάντησης διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο βοηθώντας σας να επιτύχετε αναμενόμενα, θετικά και εποικοδομητικά αποτελέσματα. Οι ενέργειές σας μετά τη συνάντηση είναι εξίσου σημαντικές. Η παρακολούθηση της επόμενης προγραμματισμένης συνάντησης δεν είναι ποτέ αρκετή επένδυση για την εξασφάλιση αποτελεσμάτων.

Δημοσιεύστε τα λεπτά συνάντησης

Δημοσιεύστε τα πρακτικά και το σχέδιο δράσης σας εντός 24 ωρών. Οι άνθρωποι θα συμβάλλουν αποτελεσματικότερα στα αποτελέσματα αν ξεκινήσουν άμεσα τα αντικείμενα δράσης. Έχουν ακόμα μια νέα μνήμη της συνάντησης, τα διάφορα σημεία συζήτησης και το σκεπτικό για κάθε σημείο της συνεδρίασης.

Επίσης, μια καθυστέρηση στην κατανομή των λεπτών θα επηρεάσει τα αποτελέσματά σας, επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι περιμένουν να φτάσουν τα πρακτικά πριν από την αντιμετώπιση των δεσμεύσεών τους.

Αποτελεσματική παρακολούθηση επιχειρηματικών συναντήσεων

Ο σεβασμός και η τήρηση των προθεσμιών και η παρακολούθηση θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε αποτελέσματα από τις συναντήσεις σας. Μετά τη συνάντηση, κάθε άτομο με θέμα δράσης θα πρέπει να καταρτίσει σχέδιο δράσης για την εκπλήρωση καθεμιάς από τις δεσμεύσεις του.

Είτε γράφουν τα βήματα στο σχεδιαστή τους, μεταβιβάζουν τα καθήκοντα σε άλλο υπάλληλο του προσωπικού, είτε ολοκληρώνουν άμεσα την εργασία, το άτομο είναι υπεύθυνο για την παρακολούθηση.

Και, μπορείτε να βελτιώσετε τα αποτελέσματα των συναντήσεων παρακολουθώντας με κάθε άτομο το μέσο μεταξύ των συναντήσεων. Ο στόχος σας είναι να ελέγξετε την πρόοδο και να διασφαλίσετε ότι οι εργασίες βρίσκονται σε εξέλιξη.

Λογοδοσία για παρακολούθηση κατά τη διάρκεια της επόμενης συνεδρίασης

Έχετε καθίσει ποτέ σε μια συνέλευση παρακολούθησης που αποτελείται από κάθε συμμετέχοντα λέγοντας στην ομάδα γιατί δεν μπόρεσαν να ολοκληρώσουν τη δέσμευσή τους; Η θέσπιση του κανόνα ή του έθιμου της λογοδοσίας για τα αποτελέσματα αρχίζει στις αρχές του κύκλου συσκέψεων.

Η παρακολούθηση από τον μεσολαβητή μεταξύ των συνεδριάσεων βοηθάει, αλλά η ομάδα πρέπει να κάνει την αποτυχία να κρατήσει τις δεσμεύσεις απαράδεκτες. Έχουν οι συμμετέχοντες να αναφέρουν την πρόοδο και τα αποτελέσματα στην επόμενη συνάντηση με την προσδοκία ότι όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν επιτύχει τους επιδιωκόμενους στόχους τους. Αν μια εργασία έχει σταματήσει, κατά την επόμενη συνάντηση θα διαπιστώσετε αν υπάρχει νόμιμη οδόφραγμα για να προχωρήσετε και να αποφασίσετε πώς να προχωρήσετε.

Ενημερώστε την Επιχειρηματική Συνάντηση για Συνεχή Βελτίωση

Η πρακτική της ενημέρωσης κάθε επιχειρηματικής συνάντησης είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη συνεχή βελτίωση. Οι συμμετέχοντες συζητούν εκ νέου για το τι είναι αποτελεσματικό ή αναποτελεσματικό για την τρέχουσα διαδικασία των επιχειρηματικών συναντήσεων. Συζητούν επίσης την πρόοδο που αισθάνονται ότι η ομάδα κάνει σχετικά με το θέμα.