Κατάλογος των δεξιοτήτων και παραδείγματα

Η γραφική εργασία εξασφαλίζει ότι το γραφείο λειτουργεί ομαλά. Περιλαμβάνει τα καθημερινά διοικητικά καθήκοντα ενός γραφείου, όπως η απάντηση σε τηλέφωνα, ο προγραμματισμός ραντεβού, η αποστολή φαξ και η κατάθεση εγγράφων.

Οι γραφειοκρατικές / διοικητικές δεξιότητες είναι χρήσιμες για σχεδόν όλους όσους εργάζονται σε ένα γραφείο. Οι περισσότεροι υπάλληλοι πρέπει να κάνουν τουλάχιστον κάποια εργασία γραφείου, οπότε αυτές οι δεξιότητες μπορούν να φανούν χρήσιμες, ανεξάρτητα από τον επίσημο τίτλο εργασίας σας. Οι υπάλληλοι γραφείου και οι γραμματείς πρέπει να έχουν ιδιαίτερα ισχυρές δεξιότητες υπαλλήλων. Οι εργαζόμενοι σε αυτές τις θέσεις εκτελούν την πλειονότητα των καθημερινών εργασιών ενός γραφείου.

Τύποι υπαλλήλων

Ενώ μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτούς τους τίτλους εργασίας εναλλακτικά, οι υπάλληλοι γραφείου και οι γραμματείς διαφέρουν από τους βοηθούς διοικητικής φύσης. Οι διοικητικοί βοηθοί συχνά χρειάζονται πτυχίο κολλεγίου και τους παρέχονται περισσότερες ευθύνες, συμπεριλαμβανομένων των έργων αιχμής και μερικές φορές ακόμη και των ομάδων διαχείρισης.

Αντίθετα, οι γραμματείς και οι γραμματείς συνήθως δεν χρειάζονται εκτεταμένη εκπαίδευση πέρα ​​από το πτυχίο του γυμνασίου (αν και υπάρχουν προγράμματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης που επικεντρώνονται σε εργασίες γραφείου και γραμματείας). Διαχειρίζονται τις καθημερινές εργασίες ενός γραφείου, αλλά γενικά δεν έχουν διευθυντικές ευθύνες.

Οι γραμματείς και οι γραμματείς εργάζονται σε ποικίλες βιομηχανίες, όπως χρηματοδότηση, επιχειρήσεις, ιατρική, κυβέρνηση, δίκαιο και πολλά άλλα.Ορισμένες από αυτές τις θέσεις απαιτούν συγκεκριμένες δεξιότητες. Ωστόσο, υπάρχουν βασικές δεξιότητες που είναι απαραίτητες για σχεδόν κάθε θέση γραφείου και διοικητικού βοηθού.

Διαβάστε παρακάτω για μια λίστα των δεξιοτήτων των υπαλλήλων που αναζητούν οι εργοδότες στους υποψηφίους για απασχόληση. Περιλαμβάνεται ένας λεπτομερής κατάλογος των πέντε σημαντικότερων υπαλλήλων, καθώς και συμπληρωματικοί κατάλογοι σχετικών διοικητικών δεξιοτήτων.

Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες δεξιοτήτων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λίστες δεξιοτήτων σε όλη τη διαδικασία αναζήτησης εργασίας σας. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε πολλές από αυτές τις λέξεις δεξιοτήτων σε όλο το βιογραφικό σας σημείωμα. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν ολοένα και περισσότερο τα αιτούντα συστήματα παρακολούθησης για να κατατάσσουν και να «βαθμολογούν» τα βιογραφικά που λαμβάνουν. Αυτά τα συστήματα προγραμματίζονται για να αναζητήσουν συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά και έτσι τα βιογραφικά που ενσωματώνουν τους θα είναι πιο πιθανό να επιλεγούν για περαιτέρω αναθεώρηση με την πρόσληψη διαχειριστών κατά τη διάρκεια του δεύτερου γύρου τους.

Δεύτερον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λέξεις-κλειδιά στη συνοδευτική επιστολή σας. Στο σώμα της επιστολής σας, προσπαθήστε να αναφέρετε μία ή δύο από αυτές τις δεξιότητες, και δώστε ένα συγκεκριμένο παράδειγμα μιας εποχής που τους αποδείξατε στη δουλειά.

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λέξεις δεξιοτήτων σε μια συνέντευξη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τουλάχιστον ένα παράδειγμα για κάποιο χρονικό διάστημα που αποδείξατε κάθε μία από τις πέντε κορυφαίες δεξιότητες που αναφέρονται εδώ.

Φυσικά, κάθε δουλειά θα απαιτήσει διαφορετικές δεξιότητες και εμπειρίες, οπότε φροντίστε να διαβάσετε προσεκτικά την περιγραφή της εργασίας και να εστιάσετε στις ικανότητες που απαριθμεί ο εργοδότης.

Επίσης, αναθεωρήστε τις άλλες λίστες δεξιοτήτων που αναφέρονται από τη δουλειά και τον τύπο δεξιοτήτων.

Κορυφαίες δεξιότητες υπαλλήλων

Προσοχή στη λεπτομέρεια

Η γραπτή εργασία περιλαμβάνει την προσοχή στις καθημερινές λεπτομέρειες ενός γραφείου, τα πράγματα που μπορεί να παραβλέψουν άλλοι άνθρωποι, όπως η απάντηση και η παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η παρακολούθηση ραντεβού και πολλά άλλα. Ένας υπάλληλος ή γραμματέας πρέπει να είναι σε θέση να επικεντρωθεί σε αυτές τις λεπτομέρειες, και να μην αφήσει τίποτα να γλιστρήσει μέσα από τις ρωγμές.

• Αναλυτικός
• Πραγματοποίηση ταξιδιωτικών διευθετήσεων
• Προτεραιότητα
• Επίλυση προβλήματος
• Αιτιολογία
• Τήρηση αρχείων
• Προγραμματισμός ραντεβού
• Πληκτρολόγηση

Επικοινωνία

Οι γραμματείς πρέπει να έχουν ισχυρές γραπτές και προφορικές δεξιότητες επικοινωνίας. Συνήθως θα απαντούν σε τηλέφωνα, θα γράφουν μηνύματα, θα στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα χαιρετούν τους πελάτες και τους πελάτες.

Συνεπώς, πρέπει να είναι σε θέση να μιλούν και να γράφουν με σαφήνεια και αποτελεσματικότητα. Πρέπει να μεταφέρουν πληροφορίες με τρόπο που να γίνεται εύκολα κατανοητός.

• Απάντηση στα τηλέφωνα
• Επικοινωνία
• Αλληλογραφία
• Εξυπηρέτηση πελατών
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
• Φαξ
• Η ρεσεψιόν
• Γλωσσικές δεξιότητες
• Ακούγοντας
• Προφορική επικοινωνία
• επιμέλεια κειμένων
• Γραφή

Υπολογιστικές δεξιότητες

Σε αυτή την ημέρα και ηλικία, οι δεξιότητες υπολογιστών είναι κρίσιμες για οποιαδήποτε γραμματειακή εργασία. Οι υπάλληλοι και γραμματείς πρέπει να είναι γρήγοροι και ακριβείς δακτυλογράφοι. Απαιτούνται επίσης συνήθως να κάνουν κάποια καταχώρηση δεδομένων, οπότε θα πρέπει να εξοικειώνονται με το Excel και άλλα λογισμικά καταχώρησης δεδομένων. Θα πρέπει επίσης να είναι εξοικειωμένοι με άλλο λογισμικό του Microsoft Office, όπως το Word και το PowerPoint. Οποιεσδήποτε επιπλέον δεξιότητες στον υπολογιστή, όπως η δυνατότητα σχεδιασμού ή επεξεργασίας ιστοσελίδων, θα θεωρούνται μεγάλο πλεονέκτημα.

• Εισαγωγή δεδομένων
• Διαχείριση δεδομένων
• Ευχέρεια βάσης δεδομένων
• Δημιουργία επιτραπέζιων υπολογιστών
• το γραφείο της Microsoft
• Μηχανές γραφείου
• Επεξεργασίας κειμένου

Αριθμητικότητα

Πολλή γραφική εργασία περιλαμβάνει την αριθμητική. Μερικοί υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι, σε κάποιο βαθμό, για τη λογιστική και / ή τη λογιστική για μια εταιρεία. Απαιτεί δεξιότητες αριθμητικής. Η ικανότητα γρήγορου υπολογισμού των ποσών είναι μια θετική ποιότητα σε έναν υπάλληλο ή γραμματέα.

• Λογιστική
• Ακρίβεια
• Χρέωση
• Τήρηση λογιστικών βιβλίων
• Προϋπολογισμός
• Δαπάνη
• ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ
• Τεχνολογία

Οργάνωση

Πρέπει να διοργανώνονται υπάλληλοι και γραμματείς. Είναι υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας του γραφείου. Περιλαμβάνει την παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος του εργοδότη, την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνήματα και τη διατήρηση αρχείων. Όλα αυτά απαιτούν πολλή οργανωτική ικανότητα.

• Λήψη αποφάσης
• Παράδοση αλληλογραφίας
• Αποτελεσματικός
• Υποβολή
• Διαχείριση
• Πολυεπεξεργασία
• Επίβλεψη
• Φωτοτυπία και συλλογή
• Σχεδίαση
• Ταξινόμηση
• Διαχείριση χρόνου

Δεξιότητες

Εκτός από αυτές τις πέντε κορυφαίες δεξιότητες των υπαλλήλων, οι καλύτεροι εργαζόμενοι γραφείου διαθέτουν επίσης μαλακές δεξιότητες που είναι συχνά έμφυτα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας και όχι μαθησιακές ικανότητες. Αυτές περιλαμβάνουν ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες, ομαδική εργασία, ευελιξία, αξιοπιστία, δημιουργικότητα, προσαρμοστικότητα και δημιουργικότητα. Είναι ουσιαστικά χαρακτηριστικά για τους διευθυντές γραφείων, τους ρεσεψιονίστ, τους προσωπικούς βοηθούς, τους βοηθούς γραφείων και τους βοηθούς εκτελεστικών στελεχών.