10 Τεχνικές διαχείρισης διαχρονικού χρόνου

Ο καθένας έχει τις ίδιες 24 ώρες την ημέρα, αλλά μερικοί άνθρωποι φαίνονται να είναι πολύ πιο παραγωγικοί με αυτόν τον χρόνο από τους άλλους. Εάν δεν αισθάνεστε παραγωγικοί, η συνηθισμένη λύση που σας απασχολεί είναι ότι πρέπει να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας. Δεν μπορείτε πραγματικά να "διαχειριστείτε" το χρόνο, όμως, επειδή υπάρχουν 24 ώρες την ημέρα, 60 λεπτά σε μια ώρα, 60 δευτερόλεπτα σε ένα λεπτό, και αυτό δεν αλλάζει ποτέ.

Μπορείτε, ωστόσο, να ελέγξετε πού και πώς περνάτε το χρόνο σας και να αναλάβετε ενέργειες για να μειώσετε ή να εξαλείψετε τις απώλειες χρόνου. Στην πραγματικότητα, η διαχείριση του χρόνου είναι πραγματικά θέμα διαχείρισης του εαυτού σας.

Ακολουθούν 10 διαχρονικοί τρόποι για να ελέγχετε το πρόγραμμά σας κάθε μέρα για να αξιοποιήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο το χρόνο που διαθέτετε.

1) Καθιέρωση προτεραιοτήτων

Χωρίς στόχους, μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε την τάση να κυνηγούν μετά από ό, τι φαίνεται πιο επείγον ή σας κοιτάζει στο πρόσωπο. Είναι δύσκολο να μην αποστασιοποιηθεί από λαμπερά αντικείμενα. Για να αποφευχθεί αυτό, καταλάβετε τις αληθινές προτεραιότητές σας στη ζωή και προχωρήστε προς αυτούς, θέτοντας τους ετήσιους, μηνιακούς, εβδομαδιαίους και καθημερινούς στόχους ή επιθυμητά αποτελέσματα. Κατατάξτε καθένα από αυτά χρησιμοποιώντας το ακόλουθο σύστημα:

• Σημασία: (A = υψηλή, B = μέτρια, C = χαμηλή)
• Επείγουσα ανάγκη: (1 = υψηλή, 2 = μέτρια, 3 = χαμηλή)

Πάντα να εργάζεστε για τους πιό επείγοντες και σημαντικούς στόχους και εργασίες (A1) και στη συνέχεια να μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα σας.

2) Ακολουθήστε τον κανόνα 80/20

Ο "κανόνας 80/20", επίσης γνωστός ως Αρχή του Pareto, λέει ότι το 80% των αποτελεσμάτων σας προέρχεται από το 20% των ενεργειών σας. Είναι ένας τρόπος να δείτε τη χρήση του χρόνου σας, να δώσετε προτεραιότητα στις επιλεγμένες σας αποστολές ενάντια στους πιο σημαντικούς στόχους σας. Εσείς εστιάζετε στο 20% των δραστηριοτήτων που παράγουν το 80% των επιθυμητών αποτελεσμάτων σας;

3) Μάθετε να πείτε όχι

Όταν άλλοι κάνουν αιτήματα από εσάς, αυτά τα καθήκοντα μπορεί να είναι σημαντικά για αυτούς, αλλά αντιβαίνουν στους πιο σημαντικούς στόχους σας. Ειδικά όταν είναι κάτι που θα θέλατε να κάνετε, αλλά απλά δεν έχετε το χρόνο, μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να πείτε όχι.

Ενώ είναι εξαιρετικό να είσαι παίκτης ομάδας, είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζεις πότε και πώς να είσαι δυνατός και να γνωρίζεις ότι δεν μπορείς να χειριστείς το αίτημά σου αυτή τη στιγμή. Αν συμφωνείτε να αναλάβετε το καθήκον, διαπραγματευτείτε μια προθεσμία που θα τους βοηθήσει να επιτύχουν τους στόχους τους χωρίς να θυσιάσουν τη δική σας.

4) Αντιμετωπίστε την αναβολή χρησιμοποιώντας το σύστημα "4D"

• Διέγραψε το: Ποιες είναι οι συνέπειες από την αποτυχία καθόλου; Εξετάστε τον κανόνα 80/20. ίσως δεν χρειάζεται να γίνει πρώτα.
• Αναθέστε το: Αν το έργο είναι σημαντικό, αναρωτηθείτε αν είναι πραγματικά κάτι που είστε υπεύθυνοι για να κάνετε κατά πρώτο λόγο. Μπορεί η εργασία να δοθεί σε κάποιον άλλο; Δείτε "10 πράγματα που ένας διευθυντής δεν πρέπει ποτέ να αναθέσει."
• Κάν 'το τώρα: Η αναβολή ενός σημαντικού έργου που πρέπει να γίνει μόνο δημιουργεί συναισθήματα άγχους και άγχους. Το κάνετε όσο πιο νωρίς μπορείτε.

• Αναβάλλω: Εάν η εργασία είναι αυτή που δεν μπορεί να ολοκληρωθεί γρήγορα και δεν είναι στοιχείο υψηλής προτεραιότητας, απλά να την αναβάλλετε.

5) Φάτε το βάτραχο

Από το βιβλίο του Brian Tracey, Φάτε αυτό το βάτραχο, "Αν το πρώτο πράγμα που κάνετε κάθε πρωί είναι να φάτε ζωντανό βάτραχο, μπορείτε να περάσετε την ημέρα με την ικανοποίηση ότι γνωρίζετε ότι αυτό είναι ίσως το χειρότερο πράγμα που θα συμβεί σε σας όλη την ημέρα".

Οι βατράχοι σας κάθε μέρα είναι οι εργασίες που θα έχουν το μεγαλύτερο αντίκτυπο στην επίτευξη των στόχων σας, και τα καθήκοντα που είναι πιο πιθανό να χρονοτριβούν.

6) Μείωση του αριθμού των συναντήσεων

Οι ανεπαρκώς οργανωμένες συναντήσεις είναι χρονοβόρες, πολλαπλασιασμένες με τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν στη συνάντηση. Ανατρέξτε στην ενότητα "Πώς να οδηγήσετε μια συνάντηση ομάδας".

7) Το γυάλινο δοχείο: βράχια, βότσαλα, άμμος και νερό

Κατηγοριοποιήστε τα καθήκοντά σας με αυτό τον τρόπο και στη συνέχεια να αντιμετωπίσετε πρώτα τα "βράχια". Αν συνεχίσετε να αντιμετωπίζετε τα μικρά αντικείμενα (την άμμο, τα βότσαλα και το νερό) και όχι τα σημαντικά στρατηγικά στοιχεία, τα βράχια, τότε το βάζο σας γεμίζει γρήγορα χωρίς χώρο για περισσότερους βράχους.

8) Εξαλείψτε τα ηλεκτρονικά σκουπίδια χρόνου

Ο καθένας έχει ορισμένες περισπασμούς που τους διακόπτουν και αφαιρούν τον χρόνο τους από τη δουλειά τους. Είναι δικό σου το Facebook; Κελάδημα? Έλεγχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Συνεχής επικοινωνία με φίλους και οικογένεια; Σταματήστε να τα ελέγχετε τόσο συχνά με τη διεξαγωγή αυτών των τύπων εργασιών. Ρυθμίστε ένα χρόνο και, στη συνέχεια, ελέγξτε και χειριστείτε όλες μαζί. Δώστε στον εαυτό σας 30 λεπτά και μετά επιστρέψτε στην εργασία. Τους παρκάρετε και κάντε ένα διάλειμμα μία ή δύο φορές την ημέρα για να απαντήσετε.

9) Πάρτε οργανωμένο

Για να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το χρόνο σας και να είστε παραγωγικοί κάθε μέρα, πρέπει να δημιουργήσετε το σωστό περιβάλλον. Εξαλείφοντας την άχρηστη ακαταστασία, δημιουργείτε ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης, έχετε ένα κοντινό μέρος για όλα τα αντικείμενα εργασίας που χρειάζεστε συχνά και χρησιμοποιείτε εργαλεία διαχείρισης ροής εργασίας για να σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε ένα παραγωγικό περιβάλλον.

10) Φροντίστε την υγεία σας

Ο καλός ύπνος, η υγιεινή διατροφή και η άσκηση θα σας δώσουν την ενέργεια, την εστίαση και την αντοχή που απαιτούνται για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ημέρα σας. Μπορεί να φαίνεται ότι η δουλειά είναι πιο σημαντική και μπορείτε πάντα να καλύψετε τον ύπνο, τα τρόφιμα και την άσκηση αργότερα. Αν χάσετε την υγεία σας, όμως, δεν μπορείτε να εργαστείτε ή να κάνετε πολλά για τίποτα άλλο για αυτό το θέμα, γι 'αυτό μην σπαταλάτε στη φροντίδα του εαυτού σας.