Διαχείριση αλλαγών: Έναρξη είναι το πρώτο βήμα

Κατά την έναρξη, ή την ευαισθητοποίηση, το στάδιο της αλλαγής, η ανάγκη για αλλαγή αναγνωρίζεται από ένα άτομο ή μια ομάδα. Μπορεί να υπάρχει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα ή ένα χάσμα απόδοσης ή μπορεί να υπάρχει απλώς η αμηχανία ότι κάποιο πράγμα δεν είναι σωστό.

Ανεξάρτητα από το πώς προέκυψε η ανάγκη για αλλαγή, μια κοινή αναγνώριση ότι το τρέχον σύστημα δεν λειτουργεί ή μπορεί να βελτιωθεί αναπτύσσεται στην ομάδα εργασίας. Ένας παθιασμένος άνθρωπος που βλέπει την ανάγκη για αλλαγή μπορεί να επηρεάσει και να εκπαιδεύσει μια ολόκληρη ομάδα εργασίας.

Στην πραγματικότητα, κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης, οι ιδρυτές της αλλαγής πρέπει να οικοδομήσουν συμμαχίες με συνεργάτες και να λάβουν την υποστήριξη των ανώτερων στελεχών, εάν οι αλλαγές που επιθυμούν έχουν πιθανότητες επιτυχίας.

Συχνά ένας περιορισμένος αριθμός ατόμων εμπλέκεται σε αυτό το σημείο. Αυτοί οι άνθρωποι μπορεί να προέρχονται από οποιοδήποτε επίπεδο της οργάνωσης. Οι ανώτεροι υπάλληλοι επιπέδου συνήθως συμμετέχουν σε θέματα όπως σημαντικές αποφάσεις κεφαλαίων. Άλλοι μπορεί να προτείνουν αλλαγή μέσω αυτών των τρόπων όπως τα προγράμματα προτάσεων, οι συνεδριάσεις των τμημάτων και οι συζητήσεις με τους συνομηλίκους, τους επιβλέποντες ή τα μέλη του προσωπικού.

Η φάση έναρξης / ευαισθητοποίησης

Η συνειδητοποίηση της ανάγκης για αλλαγή μπορεί να προέλθει από πολλές διαφορετικές πηγές. Μερικές φορές οι άνθρωποι συνειδητοποιούν ότι πρέπει να υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος για να γίνει δουλειά. Άλλες φορές, οι άνθρωποι επηρεάζονται από εξωτερικές πηγές, όπως άτομα σε άλλους οργανισμούς, βιβλία, βίντεο ή ένα άρθρο που διαβάζουν. Ο ανταγωνισμός οδηγεί επίσης στην αλλαγή της έναρξης.

Συγκεκριμένα παραδείγματα πηγών έναρξης / ευαισθητοποίησης των πληροφοριών που προκαλούν την ανάγκη αλλαγής περιλαμβάνουν:

• Κατανόηση των θεμελιωδών και μεταβαλλόμενων αναγκών και απαιτήσεων των πελατών
• Παρακολουθήστε σεμινάρια, συνέδρια, συναντήσεις και εμπορικές εκθέσεις για να διερευνήσετε πιθανές λύσεις
• Μιλώντας με πωλητές ή συνομηλίκους σε άλλους οργανισμούς και αποστέλλοντας πληροφορίες για τα προϊόντα
• Ανάγνωση περιοδικών, περιοδικών, ηλεκτρονικών άρθρων ή περιοδικών της βιομηχανίας
• Κάνοντας εκδρομές στην περιοχή για να επισκεφθείτε άλλες εταιρείες και οργανισμούς
• Αναγνωρίζοντας ότι ένα τρέχον σύστημα δεν λειτουργεί
• Παρατηρώντας τις αλλαγές στο περιβάλλον στο οποίο δημιουργείτε προϊόντα, πωλείτε σε πελάτες ή αντιδράτε σε ανταγωνιστές

Δημιουργήστε μια οργάνωση πολιτισμού που ενθαρρύνει την απαραίτητη αλλαγή

Οι οργανισμοί μπορούν να ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να αναγνωρίζουν την ανάγκη για αλλαγή με πολλούς τρόπους. Η κουλτούρα της οργάνωσης υποστηρίζει τις προσπάθειες των εργαζομένων να εισαγάγουν και να προωθούν την αλλαγή με τόσο λεπτούς και απλούς τρόπους.

Οι ακόλουθες δραστηριότητες ευαισθητοποιούν την ανάγκη αλλαγής.

• Ανταμείνετε και ενθαρρύνετε την παραγωγή ιδεών και πειραματισμών για να μειώσετε την αντίσταση στην αλλαγή που χαρακτηρίζεται από στάσεις όπως "μην βγάζετε το σκάφος" και "το δοκιμάσαμε ήδη και δεν λειτούργησε".
• Ενθαρρύνετε την ανάληψη κινδύνων και τον πειραματισμό, μειώνοντας τους άγραφους, αρνητικούς οργανωτικούς κανόνες όπως "η αποτυχία θα τιμωρηθεί".
• Παρέχετε συνεπή πρόσβαση στους υπαλλήλους σε πελάτες, προμηθευτές και ανταγωνιστές.
• Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή σε σεμινάρια, συνέδρια και εμπορικές εκθέσεις, παρέχοντας οικονομική υποστήριξη και βοήθεια.

• Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή σε βιομηχανικές ομάδες και επαγγελματικές ενώσεις, καταβάλλοντας τέλη και παρέχοντας χρόνο συμμετοχής.
• Εφαρμογή προγραμμάτων προτάσεων και άλλων παρόμοιων συστημάτων που ενθαρρύνουν ιδέες των εργαζομένων.
• Εγγραφείτε σε περιοδικά και περιοδικά του κλάδου σε απευθείας σύνδεση και εκτός σύνδεσης. Εξασφαλίστε ευρεία διανομή μέσω της βιβλιοθήκης της εταιρείας.
• Κάνετε θετικές αξιολογήσεις επιδόσεων, αυξήσεις μισθών, προωθήσεις, ανατροφοδότηση και αναγνώριση που εξαρτώνται από την ανάπτυξη και τη συμβολή όποτε είναι δυνατόν.
• Εστιάστε την οργάνωση σε μια κοινή, σαφώς κατανοητή αποστολή, όπως είναι η ποιότητα ή ο πελάτης, να εστιάσετε και να ενθαρρύνετε τις θετικές αλλαγές.

• Δημιουργήστε την ανάπτυξη διαχείρισης, την πρόσληψη και την επιλογή των εργαζομένων και τα σχέδια βελτίωσης των επιδόσεων των εργαζομένων για να υποστηρίξετε τα επιθυμητά χαρακτηριστικά που αναζητάτε στους υπαλλήλους.

Κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης της αλλαγής, η εκπαίδευση, η ανταλλαγή πληροφοριών και αυτό που ανταμείβεται και αναγνωρίζεται στην κουλτούρα ενός οργανισμού διαδραματίζει τεράστιο ρόλο στο αν η αλλαγή θα εφαρμοστεί αποτελεσματικά. Η ετοιμότητα του οργανισμού για αλλαγή και οι δεξιότητες διαχείρισης των αλλαγών από την πρωτοβουλία θα επηρεάσουν επίσης την επιτυχία της αλλαγής.