Τι πληροφορίες αποθηκεύονται στα ιατρικά αρχεία υπαλλήλων;

Ο ιατρικός φάκελος των εργαζομένων είναι ο χώρος αποθήκευσης για όλα όσα σχετίζονται με την υγεία, τα οφέλη για την υγεία, τις άδειες που σχετίζονται με την υγεία των εργαζομένων και τις επιλογές επιδομάτων και κάλυψης για τον εργαζόμενο. Ο εργοδότης τηρεί ιατρικό φάκελο χωριστά για κάθε εργαζόμενο. Το περιεχόμενο αυτών των αρχείων δεν συγχέεται ποτέ με κανένα άλλο αρχείο υπαλλήλων, όπως το αρχείο προσωπικού.

Δεδομένου ότι το ιατρικό αρχείο περιέχει ευαίσθητες και εμπιστευτικές πληροφορίες, πρέπει να βρίσκεται σε ασφαλές, κλειδωμένο, απρόσιτο σημείο. Το γραφείο αρχειοθέτησης που φιλοξενεί ιατρικά αρχεία υπαλλήλων θα πρέπει επίσης να κλειδώνει και το ανθρώπινο δυναμικό θα πρέπει να έχει τα μοναδικά κλειδιά. Η πρόσβαση στα ιατρικά αρχεία υπαλλήλων περιορίζεται στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού.

Ο Νόμος περί Φορητότητας και Υπευθυνότητας Ασφάλισης Υγείας του 1996 (HIPAA) απαιτεί από τους εργοδότες να προστατεύουν τα ιατρικά αρχεία των εργαζομένων ως εμπιστευτικά. τα ιατρικά αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται ξεχωριστά και εκτός από άλλα επαγγελματικά αρχεία. Μην αποθηκεύετε ποτέ τα ιατρικά αρχεία των εργαζομένων στο αρχείο γενικού προσωπικού του υπαλλήλου.

Λόγω της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών, τα αρχεία πρέπει να απομονώνονται από αρχεία που μπορούν να έχουν πρόσβαση οι υπάλληλοι όπως οι εποπτικοί ή οι διαχειριστές. (Στην πραγματικότητα, αυτό συνιστάται και για τα αρχεία προσωπικού γενικότερα - δίνουν μόνο πρόσβαση στο προσωπικό του προσωπικού.)

Περιεχόμενο του ιατρικού φακέλου των εργαζομένων

Αυτοί είναι οι τύποι αντικειμένων που πρέπει να αποθηκεύονται με ασφάλεια στον ιατρικό φάκελο του υπαλλήλου. Σε περίπτωση αμφιβολίας, σκεφτείτε από την πλευρά της προστασίας των ιατρικά συναφών πληροφοριών των υπαλλήλων σας.

• Αιτήσεις και έντυπα ασφάλισης υγείας
• Αιτήσεις και έντυπα ασφάλισης ζωής
• Καθορισμένες πληροφορίες για τους δικαιούχους
• Αιτήσεις για οποιεσδήποτε άλλες παροχές σε εργαζόμενους που μπορεί να απαιτούν ιατρικές πληροφορίες, όπως ασφάλιση οράματος
• Αιτήματα για αμειβόμενη ή μη αμειβόμενη ιατρική άδεια
• Οικογενειακές ιατρικές και αδειούχοι νόμοι (FMLA) και σχετικές εφαρμογές και έγγραφα
• Υπογραφεί από ιατρό γραφειοκρατία FMLA
• Τεκμηρίωση για τις ασθένειες ενός μέλους οικογένειας ή παιδιού για το οποίο υποβάλλετε αίτηση για FMLA χρόνο για να παρέχετε συνεχή φροντίδα

• Ιατρικά έγγραφα σχετικά με τις άδειες για τους υπαλλήλους που δεν είναι επιλέξιμοι για εργασία χωρίς άδεια από την FMLA
• Ιατρικές εξετάσεις, σημειώσεις, αλληλογραφία και συστάσεις
• Ιατρικές εξηγήσεις για απουσία ή καθυστέρηση από γιατρό
• Περιορισμοί ιατρικής εργασίας με τεκμηρίωση από τον συνιστώμενο γιατρό
• Αναφορές ατυχημάτων και τραυματισμών, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που απαιτούνται από την OSHA
• Αναφορές αποζημίωσης των εργαζομένων για τραυματισμό ή ασθένεια
• Οποιαδήποτε άλλη μορφή ή έγγραφο που περιέχει ιδιωτικές ιατρικές πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο

Εάν διατηρήσετε αυτά τα αρχεία εμπιστευτικά, οι υπάλληλοί σας θα σας εμπιστευτούν και θα υποστηρίξετε το πνεύμα και τη σημασία του νόμου.

Αποποίηση ευθυνών:Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα.Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους, για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.