Βήματα που πρέπει να συμπεριλάβετε στο σχέδιο έργου σας

01 Στόχοι του προγράμματος

Οι στόχοι του έργου ορίζονται σε χάρτη έργου, αλλά πρέπει να συμπεριληφθούν και στο σχέδιο του έργου. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να γίνει αυτό. Το σχέδιο έργου θα μπορούσε να εξηγήσει περαιτέρω τους στόχους του έργου ή θα μπορούσε να συμπεριλάβει τον χάρτη ως παράρτημα. Ανεξάρτητα από το πώς ένας διαχειριστής έργου επιλέγει να ενσωματώσει τους στόχους στο σχέδιο του έργου, το σημαντικό είναι να διατηρηθεί μια σαφής σύνδεση μεταξύ του χάρτου έργου - του πρώτου βασικού εγγράφου του έργου - και του δεύτερου βασικού εγγράφου του σχεδίου, του σχεδίου του έργου.

02 Πεδίο εφαρμογής

Όπως και οι στόχοι του έργου, το πεδίο εφαρμογής ορίζεται στο Χάρτη. Ωστόσο, ένας διευθυντής έργου πρέπει να βελτιώσει περαιτέρω το πεδίο εφαρμογής του σχεδίου του έργου. Για παράδειγμα, ένα έργο για την αυτοματοποίηση μιας χειρωνακτικής διαδικασίας θα πρέπει να καθορίσει το εύρος, καθορίζοντας πού αρχίζει και τελειώνει αυτή η διαδικασία.

Καθορίζοντας το πεδίο εφαρμογής, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να ξεκινήσει να δείχνει ποιος θα είναι ο στόχος ή το τελικό προϊόν του έργου στο τέλος. Εάν δεν καθοριστεί το πεδίο εφαρμογής, μπορεί να επεκταθεί στο σύνολο του έργου και να οδηγήσει σε υπέρβαση του κόστους και μη εκπλήρωση προθεσμιών.

Για παράδειγμα, αν είστε επικεφαλής μίας ομάδας μάρκετινγκ για να δημιουργήσετε ένα ενημερωτικό φυλλάδιο για τη γραμμή προϊόντων μιας εταιρείας, πόσες σελίδες θα είναι; Ποια είναι τα παραδείγματα του τρόπου εμφάνισης του τελικού προϊόντος; Για ορισμένα μέλη της ομάδας, ένα φυλλάδιο μπορεί να σημαίνει δύο σελίδες, ενώ για άλλους μπορεί να σημαίνει δέκα σελίδες. Ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής μπορεί να φέρει ολόκληρη την ομάδα στην ίδια σελίδα κατά την έναρξη.

03 Ορόσημα και μεγάλα παραδοτέα

Τα βασικά επιτεύγματα ενός έργου ονομάζονται ορόσημα. Τα βασικά προϊόντα εργασίας ονομάζονται μεγάλα παραδοτέα προϊόντα. Αντιπροσωπεύουν τα μεγάλα στοιχεία της εργασίας σε ένα έργο. Ένα σχέδιο έργου πρέπει να προσδιορίζει αυτά τα στοιχεία, να τα καθορίζει και να ορίζει προθεσμίες για την ολοκλήρωσή τους.

Εάν ένας οργανισμός αναλάβει ένα έργο για την ανάπτυξη νέου λογισμικού, τα μεγάλα παραδοτέα θα μπορούσαν να είναι ο τελικός κατάλογος των επιχειρηματικών απαιτήσεων και του τρόπου εφαρμογής τους. Μετά από αυτές, το έργο θα μπορούσε να έχει ορόσημα για την ολοκλήρωση του σχεδιασμού, τη δοκιμή του συστήματος, τη δοκιμή αποδοχής από τον χρήστη και την ημερομηνία ανάπτυξης του λογισμικού. Αυτά τα ορόσημα έχουν προϊόντα εργασίας που συνδέονται με αυτά, αλλά είναι περισσότερο για τις διαδικασίες από τα ίδια τα προϊόντα.

Ορόσημο και σημαντικές προθεσμίες παράδοσης δεν χρειάζεται να είναι ακριβείς ημερομηνίες, αλλά όσο πιο ακριβείς, τόσο το καλύτερο. Οι ακριβείς ημερομηνίες βοηθούν τους διαχειριστές έργων να κατανοήσουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τις δομές εργασίας.

Σε αυτό το στάδιο του σχεδίου, θα δημιουργείτε ορόσημα ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε μεγάλα ή υψηλού επιπέδου αποτελέσματα και να τα κατατάξετε σε μικρά παραδοτέα, τα οποία μπορούν να περιγραφούν στο επόμενο βήμα.

04 Δομή Κατανομής Εργασίας

Μια δομή κατανομής εργασιών, ή WBS, αποικοδομεί τα ορόσημα και τα μεγάλα παραδοτέα σε ένα έργο σε μικρότερα κομμάτια, ώστε ένα άτομο να μπορεί να αναλάβει την ευθύνη για κάθε κομμάτι. Κατά την ανάπτυξη της δομής κατανομής εργασιών, ο διαχειριστής του έργου εξετάζει πολλούς παράγοντες, όπως τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των μελών της ομάδας έργου, τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των καθηκόντων, τους διαθέσιμους πόρους και τη συνολική προθεσμία του έργου.

Οι διαχειριστές έργων είναι τελικά υπεύθυνοι για την επιτυχία του έργου, αλλά δεν μπορούν να το κάνουν μόνοι τους. Το WBS είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιεί ο διαχειριστής του έργου για να εξασφαλίσει την υπευθυνότητα στο έργο, διότι ενημερώνει τον χορηγό του έργου, τα μέλη της ομάδας έργου και τους ενδιαφερόμενους φορείς που είναι υπεύθυνοι για το τι. Εάν ο διαχειριστής του έργου ανησυχεί για μια εργασία, γνωρίζει ακριβώς σε ποιον θα συναντηθεί σχετικά με την ανησυχία αυτή.

05 προϋπολογισμού

Ο προϋπολογισμός ενός έργου δείχνει πόσα χρήματα διατίθενται για την ολοκλήρωση του έργου. Ο υπεύθυνος του έργου είναι υπεύθυνος για την κατάλληλη διασπορά αυτών των πόρων. Για ένα έργο που έχει προμηθευτές, ο διαχειριστής του έργου διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα ολοκληρώνονται σύμφωνα με τους συμβατικούς όρους, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στην ποιότητα. Ορισμένοι προϋπολογισμοί έργων συνδέονται με το σχέδιο ανθρώπινων πόρων.

Είναι σημαντικό να καθορίσετε το κόστος για κάθε ορόσημο και παραδοτέο, εξετάζοντας πόσο χρόνο και κόστος εργασίας θα εμπλακεί στην ολοκλήρωση των εργασιών. Το κόστος του έργου θα εξαρτηθεί από το πόσο χρόνο θα διαρκέσει το έργο, το οποίο πηγαίνει πίσω στο πεδίο εφαρμογής του έργου. Το πεδίο εφαρμογής, τα ορόσημα, τα καθήκοντα και ο προϋπολογισμός πρέπει να ευθυγραμμιστούν και να είναι ρεαλιστικά.

06 Σχέδιο Ανθρώπινου Δυναμικού

Το σχέδιο ανθρώπινων πόρων δείχνει πώς θα στελεχωθεί το έργο. Μερικές φορές είναι γνωστό ως σχέδιο στελέχωσης. Αυτό το σχέδιο καθορίζει ποιος θα είναι στην ομάδα του έργου και πόση χρονική δέσμευση κάθε άτομο αναμένεται να κάνει. Κατά την ανάπτυξη αυτού του σχεδίου, ο διευθυντής του έργου διαπραγματεύεται με τα μέλη της ομάδας και τους προϊσταμένους τους πόσο χρόνο μπορεί να αφιερώνει κάθε μέλος της ομάδας στο έργο. Εάν απαιτείται πρόσθετο προσωπικό για να συμβουλευτεί το έργο αλλά είναι μέρος της ομάδας του έργου, αυτό επίσης τεκμηριώνεται στο σχέδιο στελέχωσης. Και πάλι, ζητείται η γνώμη κατάλληλων εποπτικών αρχών.

07 Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνου

Πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά σε ένα έργο. Ενώ κάθε πιθανή καταστροφή ή μικρός λόξυγκος είναι απρόβλεπτος, πολλοί μπορούν να προβλεφθούν. Στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου ο διαχειριστής του έργου προσδιορίζει τους κινδύνους για το έργο, την πιθανότητα να συμβούν αυτοί οι κίνδυνοι και τις στρατηγικές για τον μετριασμό αυτών των κινδύνων. Ο διαχειριστής του έργου αναζητά τη συμβολή του χορηγού του έργου, της ομάδας έργου, των ενδιαφερομένων και των εσωτερικών εμπειρογνωμόνων.

Προβλέπονται στρατηγικές μετριασμού για κινδύνους που ενδέχεται να προκύψουν ή που έχουν υψηλό κόστος που συνδέεται με αυτές. Οι κίνδυνοι που είναι απίθανο να εμφανιστούν και εκείνοι που έχουν χαμηλό κόστος σημειώνονται στο σχέδιο. Ωστόσο, ενδέχεται να μην έχουν στρατηγικές μετριασμού.

08 Σχέδιο Επικοινωνιών

Ένα σχέδιο επικοινωνίας περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο ένα έργο θα κοινοποιηθεί σε διάφορα ακροατήρια. Όπως η δομή κατανομής εργασιών, ένα σχέδιο επικοινωνίας αναθέτει την ευθύνη για την ολοκλήρωση κάθε συνιστώσας σε ένα μέλος της ομάδας έργου.

Σε αυτό το βήμα, είναι σημαντικό να περιγράψουμε τον τρόπο με τον οποίο τα θέματα θα γνωστοποιηθούν και να επιλυθούν εντός της ομάδας και πόσο συχνά θα γίνει επικοινωνία με την ομάδα και τους ενδιαφερόμενους ή τον προϊστάμενο.

Κάθε μήνυμα έχει ένα προοριζόμενο κοινό. Ένα σχέδιο επικοινωνίας βοηθά τους διαχειριστές έργων να εξασφαλίσουν ότι οι σωστές πληροφορίες θα φτάσουν στους κατάλληλους ανθρώπους την κατάλληλη στιγμή.

09 Σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων

Ένα σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων προσδιορίζει τον τρόπο με τον οποίο τα ενδιαφερόμενα μέρη θα χρησιμοποιηθούν στο έργο. Μερικές φορές οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να λαμβάνουν μόνο πληροφορίες. Αυτό μπορεί να ληφθεί υπόψη στο σχέδιο επικοινωνιών. Εάν χρειάζονται περισσότερα από τα ενδιαφερόμενα μέρη, ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο θα επιτευχθεί.

10 Σχέδιο Διαχείρισης Αλλαγών

Ένα σχέδιο διαχείρισης της αλλαγής θέτει ένα πλαίσιο για την πραγματοποίηση αλλαγών στο έργο. Οι διαχειριστές έργων τείνουν να θέλουν να αποφύγουν αλλαγές στο έργο, αλλά μερικές φορές είναι αναπόφευκτες. Το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών παρέχει πρωτόκολλα και διαδικασίες για την πραγματοποίηση αλλαγών. Είναι κρίσιμο για τη λογοδοσία και τη διαφάνεια ότι οι χορηγοί έργων, οι υπεύθυνοι έργων και τα μέλη της ομάδας έργου ακολουθούν το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών.