Τα οφέλη μιας ευέλικτης προσέγγισης στη διαχείριση του έργου

Η πιο παραδοσιακή προσέγγιση "Καταρράκτη" στη διαχείριση έργων, από την οποία προήλθαν όλα τα μεγάλα πλαίσια έργων όπως τα PRINCE2®, APM BoK και PMBoK®, λειτουργεί καλά σε πιο σταθερά περιβάλλοντα. Υπάρχει μια ξεκάθαρη περίπτωση ότι ο κόσμος που δραστηριοποιούμαστε από το PRINCE2 ® που ξεκίνησε το 1996 είναι τώρα πιο ασταθής, αβέβαιος, πολύπλοκος και διφορούμενος (που θα δούμε σύντομα ως VUCA.) Οι προσεγγίσεις του καταρράκτη που ενθαρρύνουν τον αρχιτεκτονικό σχεδιασμό στην αρχή εξακολουθούν να ισχύουν όπου μπορούμε να είμαστε σίγουροι για τις απαιτήσεις πριν αρχίσει η εργασία αυτά δεν θα χρειαστεί να αλλάξουν σημαντικά κατά τη διάρκεια του έργου.

Ωστόσο, τέτοια είναι η αστάθεια των επιχειρησιακών οδηγών που επιφέρουν στις επιχειρήσεις που συχνά ο πελάτης απλά πρέπει προσαρμόζω. Ο επείγων χαρακτήρας αυτών των οδηγών δεν θα τους επιτρέψει να περιμένουν μέχρι το τέλος του έργου. Επομένως, αυτό μπορεί να απαιτεί συχνές αλλαγές σε όλο το έργο. Με μια διαδικασία καταρράκτη, αυτό σημαίνει πιθανώς δαπανηρή εκ νέου επεξεργασία του σχεδίου και χαμένη προσπάθεια.

Αυτό οδηγεί στην πεποίθησή μας ότι η υιοθέτηση της Agile προσέγγισης των συχνών μικρών παραδόσεων σε συνδυασμό με μια πιο συνεχή συνομιλία με τον πελάτη επιτρέπει πολύ μεγαλύτερη ευελιξία και αποφέρει αποτελέσματα και επομένως οφέλη πολύ πιο γρήγορα.

Η ομορφιά του Agile είναι ότι οι πελάτες μπορούν να αποφασίσουν τι θέλουν να επιτύχουν καθώς βλέπουν τι μπορούν να επιτύχουν οι προμηθευτές. Η προσέγγισή του είναι η «μάθηση με πράξη», επιτρέποντας στις ομάδες να αντανακλούν τις εμπειρίες τους καθώς προχωρούν και προσαρμόζονται ανάλογα.

Η επιτυχία του Agile κατέρχεται σε ορισμένα βασικά στοιχεία. Οι 3 βασικοί παράγοντες για την επιτυχία του Agile αναφέρονται παρακάτω.

Παράγοντας επιτυχίας # 1: Ομάδα αυτο-οργάνωσης

Αρχικά, χρειάζεστε μια ομάδα αυτο-οργάνωσης. Απομακρύνοντας από τη λειτουργία του σιλό, τα μέλη της ομάδας ενθαρρύνονται να χρησιμοποιούν τις αλληλεπικαλυπτόμενες δεξιότητές τους και να δουλεύουν μαζί, κάτι που με τη σειρά τους τους δίνει μεγαλύτερη εμπιστοσύνη και ικανοποίηση.

Παράγοντας Επιτυχίας # 2: Διαχείριση Χρόνου-Πυγμαχίας και Απαιτήσεων

Στη συνέχεια, υπάρχει «timeboxing», όπου δίνεται έμφαση στον καθορισμό των στοιχείων χρόνου και κόστους ενός έργου, αλλά και στην εξέλιξη του σχεδίου, ώστε να μπορούν να δοθεί προτεραιότητα στις απαιτήσεις, με την αποφασιστική συμβολή του αντιπροσώπου του πελάτη καθώς προχωράει η εργασία. Η Agile σύμβαση μεταξύ πελάτη και προμηθευτή είναι ριζικά διαφορετική από τις προσδοκίες του Waterfall. οι απαιτήσεις είναι ευέλικτες, εντός των συμφωνημένων παραμέτρων, αλλά ο χρόνος και το κόστος δεν είναι.

Είναι πάντα δελεαστικό να βάζετε πάρα πολλές προτεραιότητες στο τμήμα των «απαιτούμενων απαιτήσεων». Η ευέλικτη πρακτική συνήθως θα τις κρατά σε περίπου 40% της συνολικής προσπάθειας. Η ερπυστική εμβέλειας είναι ένα από τα 7 πράγματα που μπορεί να εκτροχιάσει το σχέδιό σας, οπότε πρέπει να το διαχειριστείτε αποτελεσματικά.

Ομοίως, οι ομάδες Agile θα εξασφαλίσουν ότι υπάρχει μόνο ένας πεπερασμένος αριθμός καθηκόντων στην κατηγορία «κάνει» - εργασίες που εκτελούνται αυτή τη στιγμή αυτή τη στιγμή - ώστε να μειωθεί η πολυπλοκότητα των έργων ανά πάσα στιγμή.

Παράγοντας επιτυχίας # 3: Η εμπλοκή των ανθρώπων

Η αφοσίωση των ανθρώπων είναι ένα κρίσιμο μέρος της εργασίας της Agile και είναι επιτυχής επειδή όλοι οι διάφοροι εμπλεκόμενοι στο πλαίσιο της ομαδικής εργασίας είναι πιο κοντά και έχουν την εξουσία να έχουν περισσότερη άποψη τόσο σε αυτό που κάνουν όσο και στη σειρά των εργασιών. Αυτό αναγνωρίζεται ως πολύ πιο κίνητρο από τις κλασσικές προσεγγίσεις «διοίκησης και ελέγχου» οι οποίες τείνουν να είναι κοινές μεταξύ των διοικήσεων.

Ο Ευκίνητος δεν είναι αυτό που νομίζετε

Φυσικά, δεν είναι όλοι έτοιμοι να αγκαλιάσουν την Agile και μια από τις κοινές παρανοήσεις είναι ότι υπάρχει κάποια γενική ενοποιητική μέθοδος Agile.

Αυτό μάλλον λείπει το σημείο. Δεν υπάρχει κανένας σωστός τρόπος να οργανωθεί και να διαχειριστεί ένα έργο Agile και αυτό το καθιστά ελκυστικό για ορισμένους και απειλεί με άλλους.

Μερικοί προσπαθούν να υιοθετήσουν τεχνικές Agile ενώ ταυτόχρονα συνεχίζουν με μια προοπτική καταρράκτη, αλλά όπως αναμένετε, αυτό είναι απίθανο να αποδώσει επιτυχία - είναι ο ευέλικτος τρόπος εργασίας που κάνει τις τεχνικές να λειτουργούν και όχι το αντίστροφο.

Τέλος, υπάρχουν όσοι σκέφτονται ότι η Agile σχετίζεται μόνο με την ανάπτυξη λογισμικού, αλλά αυτό απλά δεν ισχύει - μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί σε διάφορα παραδείγματα μη λογισμικού, όπως η ανακαίνιση ενός μεγάλου κτιρίου, η βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών ή η βελτίωση των βοηθημάτων εργασίας προσωπικό που αντιμετωπίζει τον πελάτη.

Κοινά εμπόδια στην ευκίνητη εργασία

Ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους η Agile δεν θα λειτουργήσει είναι εάν ένας οργανισμός εφαρμόζει μια κουλτούρα μικροδιαχείρισης και εδραιωμένο σιλό εργασίας που δεν θα επιτρέψει συνεργατικές συμπεριφορές.

Άλλα θέματα είναι πιθανό να περιλαμβάνουν αδύναμη ηγεσία της ομάδας ή προσπάθεια να εφαρμοστεί σε οργανισμούς όπου η φύση του έργου είναι τέτοια που οι απελευθερώσεις εργασίας είναι αδιανόητες σε μικρές επαναλήψεις.

Γιατί η Agile είναι εδώ για να μείνει

Ο Agile έχει σημειώσει τόσο σημαντικές προσδοκίες ότι δεν μπορεί να απορριφθεί ως μανία και πρέπει να γίνει κατανοητή από όλους τους διευθυντές που εμπλέκονται στην καινοτομία και την ανάπτυξη. Το να το αγνοήσουμε τώρα είναι να χάσετε μια ευκαιρία που μπορεί να αποφέρει γρήγορα αποτελέσματα και να επιτύχει εξοικονόμηση κόστους.

Η Apple, η Amazon, η GE Healthcare και η Salesforce.com συγκαταλέγονται μεταξύ των οργανισμών που χρησιμοποιούν ήδη Agile, έχοντας αναγνωρίσει ότι είναι καλύτερα προσαρμοσμένη στις πολυπλοκότητες των οργανώσεων του 21ου αιώνα.

Και πάνω απ 'όλα, ο Agilex ξέρει πώς να αποκτήσει τον καλύτερο από τους εργαζομένους της γνώσης και να εξασφαλίσει ότι παραμένουν παρακινημένοι. Εδώ είναι 5 τρόποι για να παρακινήσετε την ομάδα σας είτε εργάζεστε σε περιβάλλον Agile είτε όχι.

Αντιμετωπίζοντας αυτά τα συμπεράσματα - γιατί δεν θα ήθελες να είσαι πιο Ευκίνητος;