Τυπική αφετηρία αίτησης επιστολής απουσίας

Χρειάζεται να πάρετε άδεια απουσίας από την εργασία; Αν ναι, είναι σημαντικό να υποβάλετε το αίτημά σας γραπτώς, τόσο για λόγους τεκμηρίωσης όσο και για να διευκολύνετε τον διευθυντή σας να καταλάβει τι ζητάτε.

Ζητώντας γραπτή άδεια αυξάνει επίσης τις πιθανότητες ότι ο διευθυντής σας θα σας παραχωρήσει το αίτημά σας και θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη δουλειά σας για να ελαχιστοποιήσετε τις συνέπειες της καριέρας σας.

Η Διαδικασία για την Απαλλαγή από την Εργασία

Η τυπική διαδικασία για να ζητήσετε επίσημη άδεια απουσίας από την εργασία είναι να συζητήσετε την κατάστασή σας με το διευθυντή ή το τμήμα ανθρώπινων πόρων.

Αρχικά, θα πρέπει να γράψετε μια επιστολή (ή, τυπικά, ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) στον άμεσο επόπτη σας, ζητώντας μια συνάντηση για να συζητήσετε εάν και πώς πρέπει να υποβάλετε αίτηση για άδεια απουσίας.

Στην επιστολή αυτή, πρέπει να παρέχετε:

• Ο λόγος για τον οποίο χρειάζεστε άδεια απουσίας (όπως η γέννηση ή η υιοθεσία ενός παιδιού, προσωπικά ή οικογενειακά θέματα υγείας, η απώλεια ενός αγαπημένου προσώπου ή η ανακούφιση από το υπερβολικό άγχος της εργασίας)
• Τα πράγματα που είστε διατεθειμένοι να κάνετε για να προετοιμαστείτε για την απουσία σας (παραδείγματα: εκπαίδευση του αντικαταστάτη σας, σύνταξη λεπτομερούς εγχειριδίου των ημερήσιων διαδικασιών εργασίας σας ή προσφορά για να παραμείνετε διαθέσιμοι για ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της απουσίας σας)
• Οι ημερομηνίες αναχώρησης και επιστροφής στην εργασία που προβλέπετε
• Αίτημα για βοήθεια από τον επιβλέποντα σας για να σας βοηθήσουμε να διαπραγματευτείτε τη διαδικασία άδειας απουσίας με την ανώτερη διοίκηση ή / και το τμήμα ανθρωπίνων πόρων σας

Μόλις παρακολουθήσετε αυτή τη συνάντηση με τον προϊστάμενό σας, παρακολουθήστε τη συνομιλία με γραπτή αίτηση για άδεια απουσίας. Αυτό θα μεταφερθεί στον φάκελο του προσωπικού σας, προκειμένου να ξεκινήσει η επίσημη διαδικασία απουσίας και να τεκμηριωθεί η έγκριση της άδειας σας.

Η εταιρεία σας μπορεί να έχει μια πολιτική για να ζητήσει φύλλα από την εργασία που καθορίζει τους λόγους για τους οποίους μπορεί να χορηγηθεί άδεια και πόσο χρόνο μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι.

Ελέγξτε το εγχειρίδιο των εργαζομένων σας για λεπτομέρειες. Αν υπάρχει πολιτική, φροντίστε να τηρείτε αυτές τις οδηγίες για να ζητήσετε άδεια απουσίας.

Dos και Don'ts για Αίτηση για άδεια απουσίας

Είναι σημαντικό να ζητήσετε την άδειά σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Οι παρακάτω οδηγίες θα σας βοηθήσουν να συντάξετε ένα αίτημα που είναι αποτελεσματικό, επαγγελματικό και ευγενικό.

• Δώστε όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ειδοποίηση. Χρειάζεται χρόνος για να οργανωθεί η κάλυψη για την εργασία σας και να αντιμετωπιστούν οι ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό που σχετίζονται με την άδεια.
• Να ξερεις τα ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΟΥ. Η πράξη περί οικογενειακής και ιατρικής άδειας παρέχει σε πολλούς υπαλλήλους άδεια άνευ αποδοχών για την αντιμετώπιση ιατρικών καταστάσεων και οικογενειακών αναγκών, όπως η γέννηση ή η υιοθεσία παιδιού ή οι έκτακτες ανάγκες που σχετίζονται με την ενεργό στρατιωτική θητεία ενός μέλους οικογένειας. Οι επιλέξιμοι εργαζόμενοι που εργάζονται σε εταιρείες με 50 ή περισσότερους υπαλλήλους δικαιούνται 12 εβδομάδες εργασίας άνευ αποδοχών κατά τη διάρκεια μιας δωδεκάμηνης περιόδου. Μάθετε εάν είστε καλυμμένοι πριν ζητήσετε άδεια.

• Μιλήστε πρώτα στον άμεσο προϊστάμενό σας, και περιγράψτε γραπτώς το αίτημά σας.

Τι να συμπεριλάβετε στην επίσημη επιστολή σας

Όταν ζητάτε επίσημη άδεια απουσίας, η επιστολή σας πρέπει να περιλαμβάνει:

• Αίτημα άδειας απουσίας
• Οι ημερομηνίες που αναμένετε να είστε μακριά από την εργασία
• Η ημερομηνία που σκοπεύετε να επιστρέψετε στην εργασία
• Μια προσφορά παροχής βοήθειας, εάν είναι εφικτό
• Ευχαριστώ που εξετάσατε το αίτημά σας

Δείτε παρακάτω παραδείγματα επιστολών που ζητούν επίσημη άδεια, καθώς και επιστολές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διευκρινίζουν έναν λόγο για να ζητήσετε παρατεταμένο χρόνο εκτός εργασίας.

Επίσημο Άδεια Αίτησης Επιστολής: Γραπτό Παράδειγμα

Αυτή η απουσία παραδείγματος επιστολής παρέχει επίσημη αίτηση για άδεια απουσίας από την εργασία, μετά από συζήτηση με τον επιβλέποντα υπάλληλο.

Το όνομα σου

Η διεύθυνση σου

Ο Πόλη, ο Κώδικας Δημοσίου Κράτους

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Ημερομηνία

Όνομα του επόπτη

Τίτλος

Οργάνωση

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:

Αυτή η επιστολή είναι επίσημη αίτηση για άδεια απουσίας, για να παρακολουθήσουμε τη χθεσινή μας συνάντηση. Όπως συζητήσαμε, θα ήθελα να ζητήσω άδεια απουσίας από την 1η Απριλίου έως τις 30 Ιουνίου 20XX.

Θα επιστρέψω στην εργασία την 1η Ιουλίου 20XX.

Ενημερώστε μας αν μπορώ να σας παράσχω περαιτέρω πληροφορίες ή εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις.

Σας ευχαριστώ πολύ για την εκτίμησή σας για την παροχή αυτής της ευκαιρίας για προσωπική άδεια.

Με εκτιμιση, Η υπογραφή σας (επιστολόχαρτο)

Το δακτυλογραφημένο σας όνομα

Πώς να στείλετε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια επίσημη άδεια απουσίας

Ακολουθεί ένα παράδειγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά άδεια απουσίας.

Θέμα: Αφήστε την απουσία - John Dooley

Αγαπητή Τζένιφερ, Όπως συζητήσαμε χθες, θα ήθελα να ζητήσω επίσημη άδεια απουσίας από τη δουλειά μου. Σκοπεύω να είμαι μακριά από την 1η Ιουλίου 20XX - 31 Δεκεμβρίου, 20XX, επιστρέφοντας στην εργασία την 1η Ιανουαρίου 20XX.

Εάν εγκριθεί, θα χαρούμε να βοηθήσουμε με ένα σχέδιο για την κάλυψη του φόρτου εργασίας μου απουσία μου. Θα ήθελα επίσης να απαντήσω σε ερωτήσεις και να παράσχω βοήθεια ενώ βρίσκομαι μακριά.

Ενημερώστε μας αν χρειάζεστε επιπλέον πληροφορίες. Σας ευχαριστώ πολύ για την εξέταση του αιτήματός σας.

Καλύτερος, Γιάννης