Βοηθός Διοικητικού Δικηγόρου Περιγραφή εργασίας: Μισθός, Δεξιότητες, & Περισσότερα

Οι διοικητικοί βοηθοί, συμπεριλαμβανομένων των γραμματέων, αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της λειτουργικότητας των γραφείων. Πληκτρολογούν και προετοιμάζουν έγγραφα, προγραμματίζουν συναντήσεις και διατηρούν αρχεία. Απαντούν σε τηλέφωνα και απευθείας κλήσεις και βοηθούν στις συναντήσεις του προσωπικού. Σε ορισμένα γραφεία, μπορεί να χειριστούν θεμελιώδη καθήκοντα λογιστικής και να δέχονται πληρωμές από πελάτες και πελάτες.

Περίπου 4 εκατομμύρια διοικητικοί βοηθοί και γραμματείς εργάζονταν στις ΗΠΑ το 2016.

Καθήκοντα και αρμοδιότητες διοικητικού βοηθού

Οι ευθύνες των διοικητικών βοηθών μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο του γραφείου στο οποίο εργάζονται, αλλά ορισμένα κοινά καθήκοντα περιλαμβάνουν:

• Δημιουργία εγγράφων.
• Συνδυάστε παρουσιάσεις διαφανειών
• Δημιουργήστε υπολογιστικά φύλλα.
• Διαχείριση βάσεων δεδομένων.
• Δημιουργήστε και / ή διατηρήστε ιστότοπους.
• Λειτουργεί ως διευθυντής γραφείου, προγραμματίζοντας εκδηλώσεις προσωπικού, όπως βραβεία βραβείων και εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων, προγραμματισμό συνεδριάσεων πελατών και οργάνωση χρονοδιαγραμμάτων για συνεργάτες.

Βοηθός διοικητικού βοηθού

Ο μισθός μπορεί να εξαρτάται από τη φύση της επιχείρησης όπου απασχολείται διοικητικός βοηθός, καθώς και από το πεδίο των καθηκόντων. Εκείνοι που εξυπηρετούν στελέχη λαμβάνουν την υψηλότερη αμοιβή.

• Μεσαίο ετήσιο εισόδημα: $ 38.880 ($ 18.69 / ώρα)
• Κορυφαίο ετήσιο εισόδημα 10%: Περισσότερο από $ 64,230 ($ 30,88 / ώρα)
• Κάτω 10% ετήσιο εισόδημα: Λιγότερο από $ 24.690 ($ 11.87 / ώρα)

Εκπαίδευση, Εκπαίδευση & Πιστοποίηση

Αυτό το επάγγελμα δεν απαιτεί ιδιαίτερη προηγμένη εκπαίδευση, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμη.

• Εκπαίδευση: Θα χρειαστείτε ένα δίπλωμα γυμνασίου ή το ισοδύναμο και μπορείτε να αποκτήσετε ένα πλεονέκτημα στο πεδίο εγγράφοντας σε ένα πανεπιστημιακό πρόγραμμα ή παρακολουθώντας ένα πρόγραμμα γραμματειακής κατάρτισης μετά το γυμνάσιο. Οι γραμματείς διαθέτουν τώρα πτυχία του πτυχιούχου ή κερδίζουν ειδικές ειδικότητες πιστοποίησης όπως ο διαπιστευμένος νομικός γραμματέας ή ο πιστοποιημένος ιατρός διοικητικός βοηθός σε έναν αυξανόμενο αριθμό τομέων. Οι εκτελεστικοί βοηθοί και οι γραμματείς θα πρέπει να έχουν κάποια πιστωτικά μόρια στο κολέγιο τουλάχιστον, αν όχι ένα πτυχίο πανεπιστημίου.

• Εκπαίδευση: Σκεφθείτε να ξεκινήσετε με μια υπηρεσία προσωρινής απασχόλησης. Αυτά προσφέρουν μερικές φορές κατάρτιση σε νέους νεοσύλλεκτους. Διαφορετικά, αν έχετε κάποιες βασικές γραμματειακές δεξιότητες, μπορεί να παρέχεται κατάρτιση στην εργασία όταν μαθαίνετε τα σχοινιά μιας συγκεκριμένης επιχείρησης ή τομέα.

Δεξιότητες και ικανότητες διοικητικού βοηθού

Θα χρειαστείτε αρκετές βασικές ιδιότητες για να πετύχετε να γίνετε διοικητικός βοηθός.

• Δεξιότητες υπολογιστών και λογισμικού: Θα πρέπει να είστε άνετοι χρησιμοποιώντας το Microsoft Office, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το διαδίκτυο. Ίσως χρειαστεί να είστε εξοικειωμένοι με τα προγράμματα QuickBooks ή άλλα λογιστικά προγράμματα λογισμικού αν εργάζεστε για μια μικρή επιχείρηση.
• Ικανότητες πολλαπλών δεξιοτήτων: Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν ενεργείτε και ως διαχειριστής. Θα πρέπει να είστε σε θέση να ζεύγετε πολλές απαιτήσεις ταυτόχρονα.
• Διδακτικές και γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας: Αυτά είναι σημαντικά. Πρέπει να έχετε μια καλή γνώση της αγγλικής γλώσσας και να έχετε καλές δεξιότητες διόρθωσης.

• Διαπροσωπικές δεξιότητες: Θα συνεργαστείτε με άλλους, συμπεριλαμβανομένων των πελατών και του λοιπού προσωπικού γραφείου. Οι καλές συνήθειες και η ήρεμη συμπεριφορά μπορούν να είναι πολύ σημαντικές.
• Ικανότητες οργάνωσης: Πρέπει να είστε προσανατολισμένοι στις λεπτομέρειες και να είστε οργανωμένοι, να είστε σε θέση να εντοπίσετε ένα έγγραφο ή ένα πρωτόκολλο ανάκλησης με μια προειδοποίηση.
• Δεξιότητες λήψης αποφάσεων: Συχνά θα βρείτε τον εαυτό σας να χειρίζεται πολλά καθήκοντα σχεδόν ταυτόχρονα, ιδιαίτερα σε πολυάσχολους χώρους, ώστε να μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα και να λαμβάνετε αποφάσεις με βάση το χρόνο. Ένας πελάτης μπορεί να θέλει ένα ραντεβού αμέσως, αλλά έχει πραγματικά μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης ή μπορεί να περιμένει λίγες μέρες;

Outlook εργασίας

Δυστυχώς, αυτή η θέση δεν έχει ενθαρρυντικές προοπτικές απασχόλησης. Το Γραφείο ζωτικών στατιστικών των ΗΠΑ υποστηρίζει ότι οι τεχνολογικές εξελίξεις θα αρχίσουν να αναλαμβάνουν πολλά καθήκοντα διοικητικών βοηθών από το 2016 έως το 2026, με αποτέλεσμα τη μείωση κατά 5% της απασχόλησης.

Εργασιακό περιβάλλον

Αυτή η θέση απαιτείται από σχεδόν κάθε βιομηχανία. Μπορεί να βρεθείτε να εργάζεστε σε ιατρικό γραφείο, σε γραφείο νομικών, σε κυβερνητικό γραφείο ή σε έναν μικρό ανάδοχο της γειτονιάς. Σε κάθε περίπτωση, πιθανότατα θα βρεθείτε σε περιβάλλον γραφείου.

Οι εικονικοί βοηθοί γίνονται ολοένα και περισσότερο σε ζήτηση, οπότε είναι πιθανό να μπορέσετε να εργαστείτε από το σπίτι.

Πρόγραμμα εργασίας

Αυτό είναι σχεδόν πάντα μια εργασία πλήρους απασχόλησης κατά τη διάρκεια των κανονικών ωρών εργασίας, αλλά η φύση της επιχείρησης μπορεί να απαιτήσει κάποια εργασία το Σαββατοκύριακο, όπως εάν είστε μισθωμένος από ιατρική κλινική. Επιπλέον, όσοι ασκούν το επάγγελμα του δικηγόρου ενδέχεται να διαπιστώσουν ότι αναμένεται να τεθούν πολλές ώρες πριν από τις δοκιμές και τις προθεσμίες.

Πώς να πάρετε τη δουλειά

ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ

Οι εργοδότες που προσλαμβάνουν γραμματέα ή διοικητικό βοηθό αναζητούν ένα άτομο που μπορούν να εργαστούν με άνεση, οι οποίοι θα μοιάζουν καλά με το υπόλοιπο προσωπικό και τους οποίους μπορεί να εμπιστευτεί με εμπιστευτικές πληροφορίες. Οι ισχυρές συστατικές επιστολές μπορούν να αποδείξουν αυτές τις ιδιότητες.

ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΤΑ ΔΙΚΤΥΑ ΣΑΣ

Πατήστε στα δίκτυά σας για να μπείτε σε ανοιχτές θέσεις εργασίας. Φτάστε σε επαφές Facebook και LinkedIn, οικογενειακούς φίλους, γείτονες και πρώην εργοδότες. Αφήστε τους να γνωρίζουν ότι θα εκτιμούσατε τις εισαγωγές σε οποιονδήποτε μπορεί να προσλαμβάνει.

ΑΝΟΙΓΜΑΤΑ ΚΑΤΩ

Κάνετε αναζήτηση Google για άνοιγμα θέσεων εργασίας με λέξεις-κλειδιά όπως βοηθός διοικητικής υποστήριξης, βοηθός μάρκετινγκ, βοηθός σύνταξης, ιατρικός γραμματέας, νομικός γραμματέας και βοηθός γραφείου για τη δημιουργία λιστών εργασίας. Πολλές διοικητικές θέσεις εργασίας θα διαφημιστούν επίσης στο τμήμα απασχόλησης της ιστοσελίδας της τοπικής εφημερίδας ή του Εμπορικού Επιμελητηρίου.

Συγκρίνοντας παρόμοιες θέσεις εργασίας

Ορισμένες παρόμοιες θέσεις εργασίας και η μέση ετήσια αμοιβή τους περιλαμβάνουν:

• Συνταγματάρχης: $57,150
• Υπάλληλος πληροφοριών: $34,520
• Ιατρικό μεταγραφικό: $34,770