Πολιτική πρόσβασης αρχείων προσωπικού και συνδέσεις με δείγματα

Όλα τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού διατηρούν εκτενή αρχεία. Ο νόμος απαιτεί από τον ΥΕ να διατηρεί πολλά από αυτά για συγκεκριμένες χρονικές περιόδους. Οι εργαζόμενοι γνωρίζουν καλά ότι τα αρχεία αυτά υπάρχουν (και μερικά έχουν την εντύπωση ότι ο φάκελος τους ακολουθεί από εταιρεία σε εταιρεία, κάτι που δεν ισχύει).

Επειδή οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι υπάρχουν αυτές οι εγγραφές, θα θέλουν να τις δουν από καιρό σε καιρό για να δουν τι περιέχει το αρχείο.

Όταν αποφασίζετε πώς να παρέχετε στους εργαζόμενους (και στην προηγούμενη πρόσβαση των εργαζομένων) να έχετε κατά νου τους νόμους που ισχύουν για την επιχείρησή σας. Πολλά κράτη έχουν νόμους που απαιτούν από μια εταιρεία να διαθέτει συγκεκριμένα τμήματα του φακέλου για τους υπάρχοντες και πρώην υπαλλήλους. Επικοινωνήστε με τον πληρεξούσιό σας για να διασφαλίσετε ότι η πολιτική σας συμμορφώνεται με όλους τους νόμους.

Ομοσπονδιακός νόμος, για παράδειγμα, απαιτεί τα αρχεία που σχετίζονται με τον νόμο Αμερικανών με Αναπηρίες να διατηρούνται ξεχωριστά από τα αρχεία προσωπικού. Εάν η εταιρεία σας υπόκειται σε HIPAA, βεβαιωθείτε ότι η τήρηση ιατρικών αρχείων είναι σύμφωνη και με αυτό.

Μπορεί να έχετε μεγάλο περιθώριο ελιγμών σε αυτό που επιτρέπετε στους εργαζόμενους να δουν στο αρχείο τους. Ωστόσο, να έχετε κατά νου ότι ακόμη και αν διαπιστώσετε ότι ένας υπάλληλος δεν μπορεί να έχει πρόσβαση σε ορισμένες πληροφορίες, όπως έλεγχοι αναφοράς, ότι σε περίπτωση αγωγής, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να εντοπιστούν.

Επομένως, δώστε εντολή στο προσωπικό σας να καταγράφει τα πράγματα με ακρίβεια και να ακολουθεί το νόμο ανά πάσα στιγμή. Τα αρχεία υπαλλήλων δεν είναι ο χώρος για εσωτερικά ανέκδοτα ή σχόλια. Αυτά δεν πάνε καλά στο δικαστήριο.

Κατά γενικό κανόνα, η κατοχή ενός gatekeeper στα αρχεία εξασφαλίζει ότι ακολουθούνται οι διαδικασίες και είναι συνεπείς. Δεν θέλετε ένας διευθυντής HR να επιτρέπει στους ανθρώπους να κάνουν τα αρχεία τους πίσω στα γραφεία τους ενώ ένας άλλος αρνείται την πρόσβαση καθόλου.

Η απαίτηση από τον καθένα να περάσει από μία μόνο πηγή βοηθά να διατηρούνται τα πράγματα συνεπή και νόμιμα. Οι νόμοι σχετικά με την αρχειοθέτηση και την καταγραφή αρχείων και την πρόσβαση είναι δύσκολοι. Βεβαιωθείτε ότι είστε ενημερωμένοι.

Η παρακάτω πολιτική είναι ένα καλό ξεκίνημα για την επιχείρησή σας, αλλά να έχετε κατά νου ότι ο κρατικός σας και τοπικός νόμος μπορεί να διαφέρει.

Δείγμα Πολιτικής Πρόσβασης αρχείων υπαλλήλων

Όλοι οι εργαζόμενοι, οι πρώην υπάλληλοι και οι εκπρόσωποι των εργαζομένων μπορούν να βλέπουν ορισμένα περιεχόμενα του αρχείου προσωπικού τους με προειδοποίηση στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού. Μπορούν να προβληθούν έγγραφα που σχετίζονται με τα προσόντα του μισθωτού, όπως η αίτηση, η προώθηση, η πειθαρχική ενέργεια και η μεταφορά. Επιπλέον, ο υπάλληλος μπορεί να αναθεωρήσει τα έντυπα υπογραφής πολιτικών και τα αρχεία κατάρτισης.

Έγγραφα που ο εργαζόμενος δεν μπορεί να ελέγξει περιλαμβάνουν αναφορές ή ελέγχους αναφοράς, αρχεία οποιασδήποτε έρευνας που διεξάγεται από τη διοίκηση, ιατρικά αρχεία, έγγραφα που σχετίζονται με δικαστική διαδικασία, οποιοδήποτε έγγραφο που παραβιάζει την εμπιστευτικότητα άλλου υπαλλήλου και έγγραφα που χρησιμοποιούνται για προγραμματισμό εργαζομένων.

Διαδικασία

Ένας υπάλληλος που επιθυμεί να εξετάσει το επιτρεπόμενο περιεχόμενο του αρχείου προσωπικού πρέπει να επικοινωνήσει με το Human Resources με προειδοποίηση 24 ωρών (εξαιρούνται τα Σαββατοκύριακα). Οι πρώην υπάλληλοι ή άτομα άγνωστα στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να προσκομίσουν στοιχεία ταυτότητας ή / και απόδειξη άδειας πρόσβασης στο αρχείο προσωπικού.

Οι εργαζόμενοι πρέπει να επανεξετάσουν τα αρχεία προσωπικού τους παρουσία προσωπικού ανθρώπινου δυναμικού.

Οι υπάλληλοι δεν μπορούν να αφαιρέσουν από το γραφείο κανένα μέρος του αρχείου προσωπικού.

Ο υπάλληλος μπορεί να ζητήσει φωτοαντίγραφα του φακέλου ή τμημάτων του αρχείου. Εντός λογικού πλαισίου, το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού θα παράσχει φωτοαντίγραφα. Για εκτεταμένη αντιγραφή, ο εργαζόμενος θα πρέπει να πληρώσει για τα φωτοαντίγραφα.

Εάν ο εργαζόμενος δεν είναι ικανοποιημένος με ένα έγγραφο στο αρχείο του προσωπικού του, παρουσία του προσωπικού του ανθρώπινου δυναμικού, ο εργαζόμενος μπορεί να γράψει μια εξήγηση ή διευκρίνιση και να το επισυνάψει στο αμφισβητούμενο έγγραφο. Σε καμία περίπτωση το προσωπικό του προσωπικού ή ο υπάλληλος δεν θα τροποποιήσει το πραγματικό έγγραφο.

Ο υπάλληλος μπορεί επίσης να ζητήσει να αφαιρεθεί ένα έγγραφο από το αρχείο προσωπικού. Αν το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού συμφωνήσει, το έγγραφο μπορεί να καταργηθεί. Εάν το προσωπικό του προσωπικού Ανθρώπινου δυναμικού διαφωνεί, το θέμα μπορεί να προσβληθεί με τον τρόπο που προδιαγράφεται στην πολιτική της εταιρείας Open Door Policy.

Ας ελπίσουμε ότι έχετε βρει αυτή την πολιτική χρήσιμη καθώς αναπτύσσετε τη δική σας πολιτική πρόσβασης αρχείων προσωπικού για τον οργανισμό σας. Προσαρμόστε την πολιτική για να ταιριάζει στις ανάγκες και την κουλτούρα του οργανισμού σας.