Βασικές δεξιότητες διαχείρισης για αρχάριους

Το Επίπεδο 1 της Πυραμίδας Δεξιοτήτων Διοίκησης δείχνει τις βασικές δεξιότητες που πρέπει να καταλάβει κάθε αρχάριος διευθυντής. Είναι η βάση της πυραμίδας των δεξιοτήτων διαχείρισης, η οποία δείχνει τις δεξιότητες που ένας διαχειριστής πρέπει να κατέχει για να είναι επιτυχής και δείχνει πώς αυτές οι διοικητικές δεξιότητες βασίζονται μεταξύ τους προς την επιτυχία.

Βασικές δεξιότητες διαχείρισης

Υπάρχουν τέσσερις βασικές δεξιότητες διαχείρισης που πρέπει να καταλάβει κάποιος για να έχει οποιαδήποτε επιτυχία σε μια θέση διαχείρισης. Αυτές οι τέσσερις βασικές δεξιότητες είναι νανα σχεδιάσετε, να οργανώσετε, να κατευθύνετε και να ελέγχετε και συζητούνται ξεχωριστά λεπτομερώς παρακάτω.

Σχέδιο

Ο προγραμματισμός είναι το πρώτο και σημαντικότερο βήμα σε κάθε έργο διαχείρισης. Είναι επίσης το πιο συχνά παραβλέπεται ή σκοπίμως παραλείπεται βήμα. Ενώ το ποσό του σχεδιασμού και των απαιτούμενων λεπτομερειών ποικίλλει από εργασία σε εργασία, η παράλειψη αυτής της εργασίας είναι να προσκαλέσει την καταστροφή εκτός από τυφλή τύχη. Αυτό μας δίνει τη διατύπωση των 6 P προγραμματισμού (ή 7 P ανάλογα με το πώς μετράτε).

Αν και οι περισσότεροι άνθρωποι συνδέουν τον προγραμματισμό με τον γενικό επιχειρηματικό προγραμματισμό, υπάρχουν και διαφορετικά επίπεδα προγραμματισμού:

• Στρατηγικό σχεδιασμό
• Τακτικός Σχεδιασμός
• Επιχειρησιακός Σχεδιασμός

Και υπάρχουν διαφορετικά είδη σχεδιασμού:

• Σχεδιασμός καταστροφών
• Διαδικασία διαδοχής
• Σχεδιασμός κρίσεων
• Σχεδιασμός αποζημίωσης

Οργανώνω

Ο διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση να οργανώνει ομάδες, καθήκοντα και έργα, ώστε να επιτυγχάνεται η εργασία της ομάδας με τον πιο αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο. Ως αρχικός διευθυντής, μπορεί να οργανώνετε μια μικρή ομάδα εργασίας ή μια ομάδα έργου. Αυτές οι ίδιες δεξιότητες θα απαιτηθούν αργότερα στην καριέρα σας όταν πρέπει να οργανώσετε ένα τμήμα ή ένα νέο τμήμα της εταιρείας.

Είναι σαφές ότι υπάρχει μεγάλη αλληλεπικάλυψη μεταξύ του σχεδιασμού της εργασίας και της οργάνωσής της. Όπου ο προγραμματισμός επικεντρώνεται σε αυτό που χρειάζεται να γίνει, η οργάνωση είναι πιο λειτουργική και επικεντρώνεται περισσότερο στον τρόπο με τον οποίο θα δουλέψει καλύτερα το έργο.

Όταν οργανώνετε την εργασία, πρέπει να:

• να καθορίσουν τους απαιτούμενους ρόλους
• εκχωρήσετε εργασίες στους ρόλους
• καθορίστε τον καλύτερο πόρο (άτομα ή εξοπλισμό) για το ρόλο
• να αποκτήσουν τους πόρους και να τις διαθέσουν στους ρόλους
• να αναθέσετε πόρους στους ρόλους και να μεταβιβάσετε την εξουσία και την ευθύνη σε αυτούς.

Αν έχετε ανατεθεί μια μικρή ομάδα ή ένα έργο για να διαχειριστείτε, οι αρχικοί διευθυντές πρέπει επίσης να είναι σε θέση να οργανώνουν γραφεία και συστήματα δεδομένων.

Μπορεί να μην είστε σε θέση να μετακινήσετε τους ανθρώπους γύρω σας για να πάρετε μαζί την ομάδα σας, αλλά θα πρέπει να το εξετάσετε. Από την άλλη πλευρά, μπορεί να χρειαστεί να μετακινήσετε πολλούς ανθρώπους σε ένα μικρό χώρο και θα πρέπει να οργανώσετε πράγματα έτσι ώστε η ομάδα να μπορεί να εργαστεί αποτελεσματικά μέσα σε αυτό το διάστημα. Αργότερα στη σταδιοδρομία σας, ίσως χρειαστεί να οργανώσετε ένα γραφείο για να φιλοξενήσετε ομάδες από διάφορα τμήματα και τις ειδικές ανάγκες τους.

Θα πρέπει επίσης να είστε σε θέση να οργανώσετε όλα τα συστήματα που θα χειρίζονται τα δεδομένα που χρειάζεται η ομάδα σας για να συλλέξει ή να διανείμει. Αυτές τις μέρες, αυτές είναι πιθανώς υπολογιστικά συστήματα. Πρέπει να αποφασίσετε εάν, για παράδειγμα, πρέπει να ρυθμίσετε κοινές ιστοσελίδες στο intranet της εταιρείας ή απλώς σε έναν κοινόχρηστο φάκελο στο διακομιστή αρχείων. Πώς θα οργανώσετε τα συστήματα έτσι ώστε όποιος χρειάζεται πληροφορίες να έχει πρόσβαση σε αυτό (και ότι δεν είναι διαθέσιμη σε εκείνους που δεν θα πρέπει να το δουν όπως οι ανταγωνιστές σας); Αν η ομάδα σας χρειάζεται ή παράγει κάτι διαφορετικό από πληροφορίες, πρέπει να οργανώσετε έτσι ώστε η ομάδα σας να παίρνει ό, τι χρειάζονται, όταν τη χρειάζονται, και μπορεί να βγάλει σε άλλους τι παράγει η ομάδα σας την κατάλληλη στιγμή.

Μην ξεχάσετε να οργανώσετε τον εαυτό σας. Θα πάμε σε αυτό σε ένα υψηλότερο επίπεδο στο Επίπεδο 3 της Διαχείρισης Πειραματικών Δεξιοτήτων, αλλά ακόμη και ως αρχάριος πρέπει να είστε σε θέση να οργανώσετε τον εαυτό σας, τον χρόνο σας και τον χώρο σας, ώστε να είστε πιο αποτελεσματικοί.

Τέλος, να θυμάστε ότι είναι σπάνια αρκετά για να οργανώσετε τα πράγματα μία φορά. Με συνεχείς αλλαγές στους πόρους, τους στόχους και τους εξωτερικούς παράγοντες, θα πρέπει συνήθως να αναδιοργανώσετε για να τις προσαρμόσετε.

Απευθείας

Η διεύθυνση είναι το βήμα δράσης. Έχετε προγραμματίσει και οργανώσει την εργασία. Τώρα πρέπει να καθοδηγήσετε την ομάδα σας για να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Ξεκινήστε βεβαιώνοντας ότι ο στόχος είναι σαφής για όλους στην ομάδα. Γνωρίζουν όλοι ποιος είναι ο στόχος; Γνωρίζουν όλοι ποιος είναι ο ρόλος τους για να βρεθεί η ομάδα στο στόχο; Έχουν ό, τι χρειάζονται (πόροι, εξουσία, χρόνος, κ.λπ.) για να κάνουν το δικό τους ρόλο;

Τραβήξτε, Μην πιέζετε

Θα είστε αποτελεσματικότεροι στην καθοδήγηση της ομάδας προς το στόχο σας εάν τραβήξετε (οδηγήσετε) αντί να πιέσετε (καθίστε και δώστε εντολές). Θέλετε να παρακινήσετε τους ανθρώπους στην ομάδα σας και να τους βοηθήσετε και να τους εμπνεύσετε προς τους στόχους της ομάδας.

Ελεγχος

Μερικοί συγγραφείς προσπαθούν να «μαλακώσουν» αυτή την ικανότητα ονομάζοντάς την «συντονισμό» ή παρόμοιους όρους.Προτιμώ τον ισχυρότερο όρο, τον έλεγχο επειδή είναι σημαντικό ο διαχειριστής να μπορεί να ελέγχει τις δραστηριότητες της ομάδας.

Στα παραπάνω βήματα, έχετε προγραμματίσει την εργασία, οργανώσατε τους πόρους για να το κάνετε πιο αποτελεσματικό και κατεύθυνε την ομάδα να ξεκινήσει την εργασία. Στο βήμα ελέγχου, παρακολουθείτε την εργασία που γίνεται. Συγκρίνετε την πραγματική πρόοδο με το σχέδιο. Βεβαιωθείτε ότι ο οργανισμός λειτουργεί όπως σχεδιάσατε.

Αν όλα πάνε καλά, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα παρά να παρακολουθήσετε. Ωστόσο, αυτό συμβαίνει σπάνια. Κάποιος αρρωσταίνει, το είδος της βάσης δεδομένων διαρκεί περισσότερο κάθε επανάληψη από ό, τι προβλέπεται, ένας βασικός ανταγωνιστής πέφτει τις τιμές του, μια πυρκαγιά καταστρέφει το επόμενο σπίτι και πρέπει να εκκενωθεί για αρκετές ημέρες ή κάποιος άλλος παράγοντας επηρεάζει το σχέδιό σας. Το βήμα ελέγχου υπαγορεύει τώρα ότι πρέπει να αναλάβετε δράση για να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπο και να επιστρέψετε τα πράγματα στον επιθυμητό στόχο όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

Συχνά αυτό σημαίνει να επιστρέψετε στο στάδιο του σχεδιασμού και να προσαρμόσετε τα σχέδια. Μερικές φορές ίσως χρειαστεί αλλαγή στην οργάνωση. και θα πρέπει να κατευθύνετε εκ νέου όλους προς τους νέους στόχους και να τους εμπνεύσετε. Στη συνέχεια, βεβαίως, ελέγχετε το νέο σχέδιο και προσαρμόζετε εάν χρειάζεται. Αυτός ο κύκλος συνεχίζεται μέχρι να ολοκληρώσετε την εργασία.

Εργαλεία ελέγχου των διαχειριστών

Στο βήμα ελέγχου, ορίζετε πρότυπα για την απόδοση και την ποιότητα και στη συνέχεια παρακολουθείτε για να βεβαιωθείτε ότι πληρούνται. Υπάρχουν τόσα πολλά εργαλεία που διαθέτετε καθώς υπάρχουν πράγματα που πρέπει να παρακολουθήσετε.

• Εργαλεία προγραμματισμού - μια σειρά εργαλείων λογισμικού σας επιτρέπουν να εισάγετε το πρόγραμμά σας και στη συνέχεια να ενημερώνετε τακτικά την πρόοδο. Το πρόγραμμα θα επισημάνει αλλαγές στο πρόγραμμα, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε τα διορθωτικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν.
• Δημοσιονομικοί έλεγχοι - ως διαχειριστής, συνήθως θα έχετε προϋπολογισμό. Οι εκθέσεις του Τμήματος Οικονομικών θα σας ενημερώσουν για το πώς οι δαπάνες σας (σε ανθρώπους και άλλους πόρους) αντιστοιχούν στο σχέδιο.
• Οι άνθρωποι ελέγχουν - πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι άνθρωποι της ομάδας σας έχουν την απόδοση όπως είχε προγραμματιστεί. Εάν δεν είναι, πρέπει να βρείτε και να διορθώσετε την αιτία. Δεν καταλαβαίνουν το στόχο; Δεν έχουν κάποιο πόρο ή δεξιότητα που χρειάζονται; Είναι η εργασία πολύ μεγάλη για αυτούς και πρέπει να τροποποιηθεί ή να ανατεθεί σε διαφορετικό πόρο; Η δουλειά σας ως διευθυντής σημαίνει να δώσετε στα μέλη της ομάδας σας σχόλια σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η απόδοσή τους ανταποκρίνεται στο σχέδιο. Όταν δεν το κάνετε, πρέπει να λάβετε διορθωτικά μέτρα.