Συνολική επισκόπηση της εργασίας διαχείρισης έργου

Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI) ορίζει τη διαχείριση του έργου ως "απαίτηση για την υλοποίηση του έργου μέσω της εφαρμογής γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών για τις δραστηριότητες του έργου. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση της εκκίνησης, του σχεδιασμού, της εκτέλεσης, του ελέγχου και του κλεισίματος ενός έργου."

Αν και αυτός ο ορισμός μπορεί να φαίνεται περίπλοκος, οι διευθυντές διαχείρισης έργων έχουν στην πραγματικότητα την ρίζα τους στην κοινή λογική και την πρακτικότητα. Εάν θέλετε να παρέχετε διαχείριση έργων στους πελάτες σας ή ο στόχος σας είναι να γίνετε διαχειριστής έργου, εξετάστε τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης έργων βήμα προς βήμα. Πριν ξεκινήσετε, προσδιορίστε εάν η υπηρεσία που πρόκειται να προσφέρετε (ή η ανάθεση που αναλαμβάνετε) είναι πραγματικά ένα έργο.

Γενική Διοίκηση και Διαχείριση Έργου

Πώς αποφασίζετε αν κάτι είναι ή δεν είναι έργο; Για να καταργήσετε αυτό το ζήτημα, χωρίστε τους δύο διαφορετικούς τομείς διαχείρισης σε λειτουργική (ή γενική) διαχείριση και διαχείριση έργου.

Λειτουργική ή γενική διαχείριση είναι η συνεχής λειτουργία μιας εργασίας. Ένα παράδειγμα θα ήταν αν έχετε μια εταιρεία τεχνολογίας και διαθέτετε έναν πελάτη για τον οποίο παρέχετε αντίγραφα ασφαλείας και διαχειρίζεστε συνεχώς τον ετήσιο λογαριασμό σας, δημιουργώντας αντίγραφα ασφαλείας των διακομιστών τους και παρέχοντάς τους μια εβδομαδιαία αναφορά δραστηριότητας. Εάν το κάνετε αυτό για πέντε χρόνια και έχετε μια ανανεώσιμη σύμβαση με τον πελάτη, το έργο σας είναι συνεχές και συνεπώς γενικό ή λειτουργικό.

Εάν, ωστόσο, ο πελάτης σας θέλει να εφαρμόσει ένα νέο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου και έχουν ένα χρόνο για να αναπτύξουν το νέο σύστημα και να σας ζητήσουν να οδηγήσετε την ανάπτυξή του, ο πελάτης σας έχει εμπλακεί σε ένα έργο.

Ομοίως, εάν εργάζεστε με ανθρώπινους πόρους και η δουλειά σας είναι να διαχειριστείτε τον προϋπολογισμό του τμήματος και να εποπτεύσετε τους συνεργάτες σας, τότε έχετε μια λειτουργική δουλειά επειδή είναι μια συνεχής δουλειά που δεν έχει ορισμένο φινίρισμα.

Από την άλλη πλευρά, αν έχετε την ίδια εργασία HR και ο διευθυντής του τμήματος σας σας ζητά να εφαρμόσετε ένα νέο πρόγραμμα πρόσληψης (και σας παρέχει μια προθεσμία και έναν προϋπολογισμό) και σας κάνει τον υπεύθυνο του έργου, τότε αυτό είναι ένα έργο επειδή έχει μια ημερομηνία έναρξης και λήξης και η εργασία γίνεται μόνο μία φορά.

Οπτικοποίηση του έργου σας σε τρία μέρη

Τώρα που καταλαβαίνετε την ουσία του τι συνιστά ένα έργο, μπορείτε να πάρετε μια πιο προσεκτική ματιά στη διαχείριση έργων. Χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα προσλήψεων ως παράδειγμα, τώρα που γνωρίζετε ότι υπάρχει ανάγκη για ένα έργο, το επόμενο βήμα περιγράφει το εύρος, τον χρόνο και τον προϋπολογισμό που χρειάζεστε.

Η διαχείριση του έργου είναι ο σχεδιασμός, η οργάνωση και ο έλεγχος του πεδίου εφαρμογής, του προϋπολογισμού και του χρόνου του προγράμματος του προγράμματος προσλήψεων. Για να συμβάλλετε στην απεικόνιση του έργου, σχεδιάστε μια απλή πυραμίδα. Κάθε γραμμή της πυραμίδας αντιπροσωπεύει ένα από τα τρία κύρια μέρη ενός έργου (δηλαδή πεδίο εφαρμογής, χρόνο και προϋπολογισμό). Ο κενός χώρος στη μέση της πυραμίδας είναι ο ποιότητα του παραδοθέντος προϊόντος. Η πυραμίδα είναι ένα σημαντικό εργαλείο που πρέπει να θυμάστε καθώς σχεδιάζετε το σχέδιό σας επειδή τα τρία κύρια μέρη σας μεγαλώνουν ή συρρικνώνονται, επηρεάζοντας την ποιότητα του προϊόντος.

Το πεδίο εφαρμογής του Έργου

Ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής είναι συχνά το πιο δύσκολο και πολύπλοκο μέρος της διαχείρισης του έργου. Οι λεπτομέρειες ενός έργου είναι γενικά άγνωστες στην αρχή, οπότε η εκτίμηση των δραστηριοτήτων και των καθηκόντων που απαιτούνται για την εκτέλεση του έργου είναι σκόπιμη. Το πεδίο εφαρμογής αποτελείται από όλες τις διάφορες δραστηριότητες και τα καθήκοντα που θα αναληφθούν προκειμένου να παραχθεί το τελικό προϊόν που θα παραδώσετε. Ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής του έργου θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε το χρόνο και τον προϋπολογισμό που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε το έργο.

Ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να γράψετε απλά αυτό που νομίζετε ότι χρειάζεται για να ολοκληρώσετε το έργο. Στη συνέχεια, συμβουλευτείτε τους άλλους για να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη εικόνα όλων των δραστηριοτήτων που εμπλέκονται.

Ο χρόνος του έργου

Μόλις δημιουργήσετε ένα αρχικό πεδίο εφαρμογής, μπορείτε να αρχίσετε να ορίζετε ένα χρόνο σε κάθε δραστηριότητα και εργασία και, επιπλέον, να εξετάσετε τα έργα μεγαλύτερη εικόνα. Ρωτήστε τον εαυτό σας ποιες δραστηριότητες θα συμβούν ταυτόχρονα και ποιες θα γίνουν διαδοχικά. Επίσης, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο πόσοι άνθρωποι θα αναθεωρήσουν τις δραστηριότητες του έργου, διότι αυτό θα επηρεάσει το χρόνο που θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε ένα βήμα. Είναι εκπληκτικό το πόσο καιρό μπορεί να πάρει ένα απλό έργο, όταν τρία άτομα πρέπει να το αναθεωρήσουν. Μετά τον υπολογισμό του χρόνου που θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση των σωρευτικών δραστηριοτήτων και εργασιών, είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου για να ακολουθήσει η ομάδα του έργου.

Ο προϋπολογισμός του έργου

Σε αυτό το σημείο, έχετε καθορίσει τι (εύρος) και το μήκος (χρόνος) ενός έργου, Τώρα ήρθε η ώρα να καθορίσετε τον προϋπολογισμό. Όπως και ο υπολογισμός της χρονικής διάρκειας ενός έργου, συχνά θα πρέπει να συμβουλευτείτε άλλους, συμπεριλαμβανομένων των στελεχών του τμήματος για να καθορίσετε έναν ακριβή προϋπολογισμό. Ένας προϋπολογισμός αποτελείται από πολλαπλές εκτιμήσεις, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ανθρώπων και υλικών που εμπλέκονται στις αναλαμβανόμενες δραστηριότητες και για πόσο χρόνο θα χρειαστούν (και οι άνθρωποι) και τα υλικά που θα χρησιμοποιηθούν.

Η επικοινωνία είναι κλειδί

Συχνά, ένας πελάτης (ή ο προϊστάμενος) επιθυμεί να ολοκληρωθεί ένα έργο εντός προκαθορισμένου χρόνου και προϋπολογισμού χωρίς να ληφθεί υπόψη το πεδίο εφαρμογής του έργου. Το πρόβλημα με αυτό είναι ότι σχεδόν πάντα, το εύρος του έργου δεν μπορεί λογικά να ολοκληρωθεί δεδομένου του χρόνου και των δημοσιονομικών περιορισμών. Συνεπώς, μέρος της διαχείρισης του έργου διαπραγματεύεται τους όρους του πεδίου του έργου με έναν πελάτη ή έναν προϊστάμενο. Σε όλη τη διαδικασία διαπραγμάτευσης, καθώς και σε όλο το μήκος του έργου, η καλή σαφής επικοινωνία είναι η πιο σημαντική δεξιότητα που θα χρειαστείτε.

Όσο πιο σαφώς επικοινωνείτε με τις προκλήσεις στην πορεία, τόσο πιο ευτυχισμένος θα είναι ο πελάτης ή ο προϊστάμενός σας.