Ο ρόλος και οι ευθύνες ενός διευθυντή

Σε δύο σχετικά άρθρα, "Τι κάνει ένας διευθυντής;" και "Γιατί είναι καιρός να αλλάξουμε τις απόψεις μας για τη διαχείριση και τη δουλειά του διευθυντή", διερευνάμε αυτό το μεταβαλλόμενο και σημαντικό ρόλο σε βάθος. επικεντρώνονται στις βασικές αρχές της θέσης του διευθυντή και γιατί είναι τόσο κρίσιμη για την επιτυχία στις σημερινές οργανώσεις όσο και γιατί αντιπροσωπεύει μια βιώσιμη επιλογή σταδιοδρομίας.

Ο ρόλος του διευθυντή στο εσωτερικό του οργανισμού

Οι οργανισμοί είναι ιεραρχίες τίτλων.Ο οργανωτικός πίνακας ή η δομή της επιχείρησης και οι σχέσεις των θέσεων εργασίας και των ευθυνών από την κορυφή προς τα κάτω, ίσως Διευθύνων Σύμβουλος, Αντιπρόεδρος, Διευθυντής, τότε Διευθυντής, καθένας από τους οποίους εκτελεί ξεχωριστές και κρίσιμες λειτουργίες, επιτρέποντας στον οργανισμό να λειτουργεί τις υποχρεώσεις του και να αποκομίσει κέρδος.

Όσο ψηλότερα ανεβαίνετε στις τάξεις της οργάνωσης, τόσο πιο μακριά μετακινείτε από τις καθημερινές εργασίες και τις εργασίες των υπαλλήλων της επιχείρησης. Ενώ οι Διευθύνοντες Σύμβουλοι και οι Αντιπρόεδροι επικεντρώνονται περισσότερο σε θέματα στρατηγικής, επενδύσεων και συνολικού συντονισμού, οι διευθυντές ασχολούνται άμεσα με τα άτομα που εξυπηρετούν τους πελάτες, παράγουν και πωλούν τα αγαθά ή τις υπηρεσίες της επιχείρησης και παρέχουν εσωτερική υποστήριξη σε άλλες ομάδες.

Επιπλέον, ο διαχειριστής λειτουργεί ως γέφυρα μεταξύ ανώτερων στελεχών για τη μετατροπή στρατηγικών και στόχων υψηλότερου επιπέδου σε επιχειρησιακά σχέδια που οδηγούν την επιχείρηση. Ο απαιτητικός ρόλος του διαχειριστή είναι υπεύθυνος για τα ανώτερα στελέχη για τις επιδόσεις και στους υπαλλήλους της πρώτης γραμμής για καθοδήγηση, κίνητρο και υποστήριξη. Είναι σύνηθες για τους διαχειριστές να αισθάνονται σαν να τράβηξαν μεταξύ των απαιτήσεων των κορυφαίων ηγετών και των αναγκών των ατόμων που εκτελούν το έργο της επιχείρησης.

Το έργο του Διευθυντή

Έχετε παρακολουθήσει ποτέ τον "δίσκο κλώστη" στο τσίρκο; Αυτό είναι το άτομο που τοποθετεί ένα σπαστό πιάτο δείπνο σε ένα ραβδί και το ξεκινά να περιστρέφεται. Ο διασκεδαστής επαναλαμβάνει αυτό το έργο μια ντουζίνα ή περισσότερες φορές, και στη συνέχεια τρέχει γύρω και προσπαθεί να κρατήσει όλα τα πιάτα κλώση χωρίς να αφήσει οποιαδήποτε συντριβή στο πάτωμα. Σε πολλές περιπτώσεις, ο ρόλος του διευθυντή αισθάνεται πολύ σαν αυτό το "spinner". Οι λειτουργίες του διαχειριστή είναι πολλές και ποικίλες, όπως:

• Μίσθωση και στελέχωση.
• Εκπαίδευση νέων υπαλλήλων.
• Προγύμναση και ανάπτυξη υφιστάμενων υπαλλήλων.
• Αντιμετώπιση προβλημάτων απόδοσης και τερματισμών.
• Υποστήριξη επίλυσης προβλημάτων και λήψη αποφάσεων.
• Διεξαγωγή έγκαιρων αξιολογήσεων απόδοσης.
• Μετατρέποντας τους εταιρικούς στόχους σε λειτουργικούς και μεμονωμένους στόχους.
• Παρακολούθηση των επιδόσεων και έναρξη δράσης για την ενίσχυση των αποτελεσμάτων.
• Παρακολούθηση και έλεγχος εξόδων και προϋπολογισμών.
• Τα αποτελέσματα της παρακολούθησης και της αναφοράς των αποτελεσμάτων στα ανώτερα διευθυντικά στελέχη.
• Προγραμματισμός και ρύθμιση στόχων για μελλοντικές περιόδους.

Η καθημερινή δουλειά του διαχειριστή είναι γεμάτη με αλληλεπιδράσεις one-on-one ή group focusing on operations. Πολλοί διαχειριστές χρησιμοποιούν νωρίς το πρωί ή αργότερα το βράδυ για να ολοκληρώσουν τις αναφορές τους, να προσελκύσουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και να ενημερώσουν τις λίστες εργασιών τους. Δεν υπάρχει ποτέ μια θαμπό στιγμή πολύ λιγότερο χρόνο για μια ήσυχη περισυλλογή στη ζωή των περισσότερων διαχειριστών.

Τύποι διαχειριστών

Οι διαχειριστές είναι συνήθως υπεύθυνοι για μια συγκεκριμένη λειτουργία ή υπηρεσία εντός του οργανισμού. Από τη λογιστική μέχρι το μάρκετινγκ, τις πωλήσεις, την υποστήριξη πελατών, τη μηχανική, την ποιότητα και όλες τις άλλες ομάδες, ένας διευθυντής είτε οδηγεί μια ομάδα απευθείας είτε οδηγεί μια ομάδα εποπτών που οδηγούν τις ομάδες.

Εκτός από τον παραδοσιακό ρόλο του διαχειριστικού ή λειτουργικού διευθυντή, υπάρχουν επίσης υπεύθυνοι προϊόντων και έργων οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για μια σειρά δραστηριοτήτων ή πρωτοβουλιών, συχνά χωρίς να τους αναφέρουν όλοι. Αυτά τα άτυπα διευθυντικά στελέχη εργάζονται σε διάφορες λειτουργίες και προσλαμβάνουν μέλη της ομάδας από τις διάφορες ομάδες για προσωρινές και μοναδικές πρωτοβουλίες.

Διάρκεια του ελέγχου

Η φράση "έκταση ελέγχου" αναφέρεται στον αριθμό των ατόμων που αναφέρονται απευθείας σε κάποιον συγκεκριμένο διαχειριστή. Μία από τις τάσεις των τελευταίων ετών ήταν η μείωση του αριθμού των διευθυντικών στελεχών σε έναν οργανισμό και η αύξηση του αριθμού των άμεσων εκθέσεων που εργάζονται για τα υπόλοιπα στελέχη.

Ένας διαχειριστής δεν έχει πάνω από έξι έως οκτώ άμεσες αναφορές, αν και πολλοί έχουν δέκα ή ακόμα και είκοσι άτομα που ευθύνονται καθημερινά. Μικρότερος έλεγχος επιτρέπει αυξημένη υποστήριξη για εκπαίδευση, προγύμναση και ανάπτυξη. Η μεγαλύτερη κλίμακα μειώνει την αποτελεσματικότητα του διαχειριστή για την υποστήριξη των άμεσων εκθέσεων του.

Αρχή του Διευθυντή

Ένας διαχειριστής μπορεί να έχει την εξουσία να μισθώνει ή να πυροβολεί εργαζομένους ή να τις προωθεί. Σε μεγαλύτερες εταιρείες, ένας διαχειριστής μπορεί να συστήσει μια τέτοια ενέργεια μόνο στο επόμενο επίπεδο διαχείρισης. Ο διαχειριστής έχει την εξουσία να αλλάζει τις εργασίες εργασίας των μελών της ομάδας.

Βασικές Δεξιότητες του Διευθυντή

Οι διαχειριστές πρέπει να αναπτύξουν και να βελτιώσουν τις παρακάτω δεξιότητες:

• Ηγεσία - Πρέπει να είστε σε θέση να ορίσετε προτεραιότητες και να παρακινήσετε τα μέλη της ομάδας σας. Αυτό περιλαμβάνει την αυτογνωσία, την αυτοδιαχείριση, την κοινωνική ευαισθητοποίηση και τη διαχείριση των σχέσεων. Να είστε πηγή ενέργειας, ενσυναίσθησης και εμπιστοσύνης. Και να θυμάστε ότι οι αποτελεσματικοί ηγέτες εργάζονται καθημερινά για να αναπτύξουν μέλη της ομάδας μέσω θετικών ανατροφοδοτήσεων, εποικοδομητικής ανάδρασης και προγύμνασης
• Επικοινωνία-Γίνε σπουδαστής αποτελεσματικής επικοινωνίας σε όλες τις εφαρμογές της, μεταξύ άλλων, ένα-σε-ένα, μικρή ομάδα, μεγάλη ομάδα, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και κοινωνικά μέσα. Συνειδητοποιήστε ότι η πιο σημαντική πτυχή της επικοινωνίας είναι η ακρόαση.

• Συνεργασία - Σερβίρετε ως πρότυπο για να συνεργαστείτε. Υποστηρίξτε διαλειτουργικές προσπάθειες και πρότυπες συνεργατικές συμπεριφορές για να δώσετε το παράδειγμα στα μέλη της ομάδας σας.
• Κρίσιμη σκέψη - Προσπαθήστε να καταλάβετε πού και πώς τα σχέδιά σας ταιριάζουν στη μεγαλύτερη εικόνα για να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητά σας. Αναθεωρήστε τις προτεραιότητες με βάση τους μεγαλύτερους στόχους. Μεταφράστε αυτήν την κατανόηση σε αντικειμενικούς στόχους και στόχους για τα μέλη της ομάδας σας.
• Finance-Μάθετε τη γλώσσα των αριθμών. Οι διαχειριστές πρέπει να προσπαθούν να κατανοήσουν πώς επενδύονται τα κεφάλαια της εταιρείας και να διασφαλίσουν ότι οι επενδύσεις αυτές θα αποφέρουν καλή απόδοση για την επιχείρηση. Ενώ δεν χρειάζεται να είστε λογιστής για να είστε διαχειριστής, είναι επιτακτική ανάγκη να μάθετε και να εφαρμόζετε τα βασικά.
• Διαχείριση Έργων - Όλα όσα κάνουμε είναι νέα σε έναν οργανισμό δημιουργούνται με τη μορφή έργων. Οι σημερινοί διευθυντές κατανοούν και αξιοποιούν τις επίσημες πρακτικές διαχείρισης έργων για να εξασφαλίσουν την έγκαιρη ολοκλήρωση και τον σωστό έλεγχο των πρωτοβουλιών.

Η κατώτατη γραμμή-μια καριέρα στη διαχείριση

Το έργο της διοίκησης διαιρείται στις δραστηριότητες γύρω από το σχεδιασμό, την καθοδήγηση, την οργάνωση και τον έλεγχο, και το έργο ενός διευθυντή περιλαμβάνει όλους αυτούς τους τομείς. Όποιος επιθυμεί να μεταβεί στη διαχείριση ως σταδιοδρομία θα πρέπει να αναπτύξει και να παρουσιάσει ισχυρές τεχνικές και λειτουργικές δεξιότητες - να γίνει ειδικός στον τομέα σας και να έχει μια ισχυρή αγάπη για αλληλεπίδραση, υποστήριξη και καθοδήγηση άλλων.

Οι καλύτεροι διευθυντές καταλαβαίνουν ότι ο ρόλος τους είναι για την ομάδα τους και την απόδοση της ομάδας τους και όχι για τον εαυτό τους. Δουλεύουν σκληρά για να αναπτύξουν τις δεξιότητες που προσδιορίστηκαν παραπάνω και απολαμβάνουν μεγάλη ικανοποίηση στις επιτυχίες των μελών της ομάδας τους. Κάντε αυτό αποτελεσματικά σε χαμηλότερο επίπεδο και άλλοι θα αναγνωρίσουν την αξία και τις ικανότητές σας και θα προσπαθήσουν να αυξήσουν τις ευθύνες σας με την πάροδο του χρόνου. Η διαχείριση ως καριέρα είναι ταυτόχρονα προκλητική και συναρπαστική.

Ενημερώθηκε από: Art Petty