Λίστα δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου και παραδείγματα

Τι είναι οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου και γιατί είναι σημαντικές για τους εργοδότες; Η διαχείριση του χρόνου σημαίνει ότι εργάζεται αποτελεσματικά και οι εργοδότες σε κάθε κλάδο αναζητούν προσωπικό που μπορεί να χρησιμοποιήσει κατά τον καλύτερο δυνατό τρόπο το διαθέσιμο χρόνο τους στη δουλειά. Η εξοικονόμηση χρόνου εξοικονομεί χρήματα για την οργάνωση και αυξάνει τα έσοδα.

Οι εργαζόμενοι που διαχειρίζονται τον χρόνο τους είναι πιο παραγωγικοί, πιο αποτελεσματικοί και πιο πιθανό να τηρήσουν τις προθεσμίες. Επικεντρώνονται στα πιο σημαντικά και χρονικά ευαίσθητα καθήκοντα και περιορίζουν το χρόνο που χάνεται για μη ουσιαστικά καθήκοντα.

Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου απαιτεί από το προσωπικό να αναλύει το φόρτο εργασίας, να καθορίζει προτεραιότητες και να διατηρεί την εστίαση στις παραγωγικές προσπάθειες. Οι εργαζόμενοι που είναι άριστοι διαχειριστές χρόνου μπορούν να εξαλείψουν τις αποσπάσεις της προσοχής και να βρουν υποστήριξη από τους συναδέλφους για να βοηθήσουν στην επίτευξη των στόχων τους.

Κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης εργασίας

Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, όπως και άλλες μαλακές δεξιότητες, απαιτούνται. Οι ερωτηθέντες θα υποβάλουν ερωτήσεις για να αξιολογήσουν την ικανότητά σας να διαχειρίζεστε το χρόνο σας, καθώς και την ώρα της ομάδας σας, αν έχετε εποπτικό ρόλο.

Ελέγξτε αυτές τις ερωτήσεις συνέντευξης για τη διαχείριση της ώρας πριν από τις συνεντεύξεις εργασίας σας, οπότε είστε έτοιμοι να απαντήσετε με συγκεκριμένα παραδείγματα για το πώς διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το φόρτο εργασίας σας.

Κορυφαίες δεξιότητες

Προτεραιότητα

Είναι συνήθως αδύνατο να κάνετε κάθε ένα που χρειάζεστε και θέλετε να το κάνετε ταυτόχρονα, αλλά εάν δίνετε προτεραιότητα καλά, θα πρέπει να είστε σε θέση να ολοκληρώσετε τα πιο σημαντικά καθήκοντα με μια σειρά που έχει νόημα. Κατά την ανάθεση προτεραιότητας, εξετάστε τους παράγοντες όπως όταν πρέπει να γίνει κάθε εργασία, πόσο καιρό θα χρειαστεί, πόσο σημαντικό θα ήταν για τους άλλους στην οργάνωση, τι θα μπορούσε να συμβεί αν δεν γίνει μια εργασία και αν μπορεί να διακοπεί οποιαδήποτε εργασία από την ανάγκη να περιμένουμε κάποιον άλλο.

Χρονοδρομολόγηση

Ο προγραμματισμός είναι σημαντικός και όχι μόνο επειδή ορισμένες εργασίες πρέπει να γίνουν σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές. Ο προγραμματισμός επηρεάζει την ημέρα, την εβδομάδα, τον μήνα σας, καθώς και άλλους ανθρώπους, τα έργα τους και τα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα σχέδια για έργα και καθήκοντα. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν επίσης συγκεκριμένες ώρες της ημέρας όταν είναι όλο και λιγότερο ενεργητικοί και γίνονται πιο παραγωγικοί όταν προγραμματίζουν ανάλογα. Τα προγράμματα μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να αποφύγετε την αναβολή.

Διατήρηση μιας λίστας υποχρεώσεων

Οι λίστες υποχρεώσεων (με σωστή προτεραιότητα και με το πρόγραμμά σας) είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε να ξεχνάτε κάτι σημαντικό. Είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος να αποφύγετε να ξοδεύετε όλη την ημέρα σκέψης για όλα όσα πρέπει να κάνετε. Η ανάμνηση των εργασιών απαιτεί ενέργεια και η σκέψη για όλα όσα πρέπει να κάνετε όλη την εβδομάδα μπορεί να είναι εξαντλητική και συντριπτική. Διαχωρίστε όλα τα απαραίτητα καθήκοντα σε μια λίστα για κάθε ημέρα και δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για κάτι άλλο. Απλά κοιτάξτε τη σημερινή λίστα.

Ανάπαυση

Η ανάπαυση, αν και μπορεί να φαίνεται αντιφατική, είναι μια σημαντική ικανότητα διαχείρισης του χρόνου. Παρά το γεγονός ότι εργάζονται πολλές ώρες ή παραλείποντας διακοπές μπορεί μερικές φορές να βελτιώσει την παραγωγικότητα βραχυπρόθεσμα, η εξάντληση σας αργότερα θα εξασφαλίσει ότι η μέση παραγωγικότητά σας στην πραγματικότητα πέφτει. Εκτός από τις σπάνιες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, είναι σημαντικό να αντισταθούμε στον πειρασμό να εργαστούμε υπερβολικά. Συμπεριλάβετε τα απαραίτητα διαλείμματα και ένα λογικό χρόνο διακοπής στο πρόγραμμα σας.

Αντιπροσωπεία

Ανάλογα με το είδος της δουλειάς που κάνετε, ενδέχεται να μπορείτε να αναθέσετε ορισμένες εργασίες. Γνωρίζοντας τι να μεταβιβάσει και πότε είναι μια δεξιότητα. Μερικοί άνθρωποι αντιστέκονται στην ανάθεση, είτε επειδή θέλουν να διατηρήσουν τον έλεγχο είτε επειδή θέλουν να εξοικονομήσουν χρήματα μη προσλαμβάνοντας βοηθοί. Και οι δύο προσεγγίσεις βλάπτουν τελικά την παραγωγικότητα και αυξάνουν το κόστος.

Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι αν ασκείστε με προσοχή τη διαχείριση του χρόνου και εξακολουθείτε να μην μπορείτε να κάνετε τα πάντα, ίσως προσπαθείτε να κάνετε πάρα πολλά. Είναι καλύτερο να επιτύχουμε σε μερικά καθήκοντα παρά να προσπαθήσουμε και στη συνέχεια να αποτύχουμε σε πολλούς.

Παραδείγματα στο χώρο εργασίας

Α - Ε

• Προσαρμογή των σχεδίων στις μεταβαλλόμενες συνθήκες
• Κατανομή χρόνου για συγκεκριμένες εργασίες
• Ανάλυση διαδικασιών και επιλογή του απλούστερου τρόπου επίτευξης μιας εργασίας
• Ζητώντας βοήθεια όταν είστε συγκλονισμένοι με τις απαιτήσεις
• Η διαβεβαίωση να μην πω σε ακατάλληλες απαιτήσεις που αποσπούν τα κεντρικά καθήκοντα
• Επίθεση πιο σύνθετων εργασιών όταν έχετε την υψηλότερη ενέργεια και τις πιο έντονες συγκεντρώσεις
• Έλεγχος του τρόπου που δαπανά ο χρόνος
• Αποφυγή υπερβολικών μικρών συζητήσεων με τους συναδέλφους
• Αποφυγή αναβλητικότητας. ενεργώντας αντί να ανησυχείτε
• Σπάζοντας ευρύτερους στόχους σε μικρότερα τμήματα και εστιάζοντας σε ένα βήμα κάθε φορά

• Διάλυση έργων σε διαχειρίσιμα μέρη
• Δημιουργία ημερήσιων, εβδομαδιαίων και μηνιαίων λιστών "να κάνουμε"
• Δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων
• Αναθέτοντας περισσότερα καθήκοντα ρουτίνας σε προσωπικό χαμηλότερου επιπέδου
• Τρώτε καλά για να διατηρήσετε την ενέργεια
• Εξουδετέρωση των απορριμμάτων χρόνου
• Άσκηση και συμμετοχή σε άλλες δραστηριότητες περιορισμού του άγχους κατά τη διάρκεια του ελεύθερου χρόνου για μεγιστοποίηση της ενέργειας κατά την εργασία

F - Z

• Διευκόλυνση αποτελεσματικών συναντήσεων. κολλώνοντας με χρονοδιαγράμματα για συναντήσεις
• Ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών μαζί για τον περιορισμό του χρόνου μετάβασης
• Διατήρηση ενός οργανωμένου χώρου εργασίας
• Multitasking; μετατοπίζοντας ομαλά από μία εργασία σε άλλη
• Διαφάνεια για πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να κάνουμε πράγματα
• Οργάνωση ψηφιακών αρχείων για εύκολη ανάκτηση
• Προγραμματίζοντας την ημέρα σας τη νύχτα πριν ή το πρώτο πράγμα το πρωί
• Προτεραιότητα στις αιτήσεις και απαιτήσεις
• Προτεραιότητα στον κατάλογο των έργων και εστίαση σε καθήκοντα υψηλότερης αξίας με πιο άμεσες προθεσμίες

• Ακρίβεια
• Κάνοντας τα κινητά τηλέφωνα στην άκρη για να εξαλείψει την αποσπά την προσοχή των προσωπικών μηνυμάτων εκτός αν απαιτείται για εργασία
• Ανασκόπηση της απόδοσης και εξάλειψη των αποκλίσεων από τις προτεραιότητες
• Καθορισμός ημερήσιων, εβδομαδιαίων και μηνιαίων στόχων
• Καθορισμός ρεαλιστικών προτύπων ποιότητας και αποφυγής τελειοποίησης
• Ρύθμιση συγκεκριμένων χρόνων για την απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
• Λαμβάνοντας σύντομα διαλείμματα για την αποκατάσταση της ενέργειας
• Αγγίζοντας κάθε κομμάτι χαρτί ή διαβάζοντας κάθε email μόνο μία φορά, όποτε είναι εφικτό