Τι πρέπει να γνωρίζει κάθε εργοδότης για τις απαιτήσεις του εντύπου I-9

Το Έντυπο Ι-9 επιλεξιμότητας απαιτείται από τον Νόμο Μεταρρύθμισης της Μετανάστευσης, ο οποίος επαληθεύει την ταυτότητα ενός υπαλλήλου και την επιλεξιμότητά του για νόμιμη εργασία στις ΗΠΑ. Εάν ένας εργοδότης χάνει κάποια μέτρα ή ξεχάσει να συμπεριλάβει τα κατάλληλα έγγραφα, κινδυνεύει να επιβληθεί πρόστιμο με πιθανές και πολύ σοβαρές νομικές επιπλοκές, γι 'αυτό είναι τόσο σημαντικό να επαληθεύεται κάθε πτυχή των εργαζομένων I-9.

Κατάλογος Α-Έγγραφα που καθιερώνουν την ταυτότητα και την επιλεξιμότητα στην απασχόληση

Στον I-9, υπάρχει ένας απαιτούμενος κατάλογος τεκμηρίωσης για την απόδειξη ταυτότητας. Αυτά τα έγγραφα αναγνωρίζουν την ταυτότητα και την επιλεξιμότητα για εργασία στις Η.Π.Α. και θεωρούνται αποδεκτή απόδειξη και των δύο.

• Το Αμερικανικό Διαβατήριο (δεν έχει λήξει ή έχει λήξει)
• Πιστοποιητικό Αμερικανικής ιθαγένειας (Μορφές Ν-560 ή Ν-561)
• Πιστοποιητικό Φυσικοποίησης (Έντυπα Ν-550 ή Ν-570)
• Άγνωστο ξένο διαβατήριο με συνημμένο Μορφή I-94 αναφέροντας την άδεια εργασίας που δεν έχει λήξει
• Μόνιμη κατοικία ή κάρτα παραλαβής εξωγήινων με φωτογραφία (Μορφή Ι-551)
• Δεν έχει λήξει προσωρινή κάρτα κατοικίας (Μορφή Ι-688)
• Κάρτα αδειοδότησης εργασίας που δεν έχει λήξει (Μορφή Ι-688Α)
• Άδεια επανεισόδου που δεν έχει λήξει (Μορφή Ι-327)
• Ανανέωση εγγράφου ταξιδιού προσφύγων (Μορφή 1-571)

• Έγγραφο αδειοδότησης εργασίας που δεν έχει λήξει και έχει εκδοθεί από το Υπουργείο Εσωτερικής Ασφάλειας (DHS) που περιέχει φωτογραφία (Μορφή Ι-688Β)

Κατάλογος Β-εγγράφων που δημιουργούν ταυτότητα

Ελλείψει οποιουδήποτε από τα προαναφερθέντα έγγραφα, ένας υπάλληλος θα πρέπει να παρουσιάσει δύο άλλα, έναν για την απόδειξη ταυτότητας και έναν άλλο για την απόδειξη της επιλεξιμότητας για εργασία. Τα ακόλουθα έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναγνώριση της ταυτότητας του εργαζομένου:

• Άδεια οδήγησης ή δελτίο ταυτότητας που εκδίδεται από κράτος ή απομακρυσμένη κατοχή των Ηνωμένων Πολιτειών, με την προϋπόθεση ότι περιέχει φωτογραφία ή πληροφορίες όπως όνομα, ημερομηνία γέννησης, φύλο, ύψος, χρώμα ματιών και διεύθυνση
• Δελτίο ταυτότητας που εκδίδεται από ομοσπονδιακές, κρατικές ή τοπικές αρχές ή οντότητες, εφόσον περιέχει φωτογραφία ή πληροφορίες όπως όνομα, ημερομηνία γέννησης, φύλο, ύψος, χρώμα ματιών και διεύθυνση
• Σχολική ταυτότητα με φωτογραφία
• Η κάρτα εγγραφής του ψηφοφόρου
• Στρατιωτική κάρτα ή ρεκόρ στρατιωτικών ΗΠΑ
• Κάρτα ταυτότητας στρατιωτικής εξαρτώμενης

• Αμερικανική Ακτοφυλακή Merchant Mariner Card
• Ιθαγενές αμερικανικό φυλετικό έγγραφο
• Άδεια οδηγού που εκδίδεται από καναδική κυβέρνηση

Κατάλογος C-Έγγραφα που καθορίζουν την επιλεξιμότητα απασχόλησης

Ένα από αυτά τα έγγραφα πρέπει να προστεθεί παράλληλα σε ένα έγγραφο από τον κατάλογο Β εάν ο εργαζόμενος δεν είναι σε θέση να παράσχει ένα έγγραφο από τον κατάλογο Α.

• Κάρτα Κοινωνικής Ασφάλισης των ΗΠΑ που εκδίδεται από τη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης, εκτός από κάρτα που δηλώνει ότι δεν ισχύει για απασχόληση
• Πιστοποιητικό για τη Γέννηση στο Εξωτερικό που εκδίδεται από το Υπουργείο Εξωτερικών (Μορφή FS-545 ή Μορφή DS-1350)
• Πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο πιστοποιητικού γεννήσεως που έχει εκδοθεί από κράτος, νομό, δημοτική αρχή ή απόμακρη κατοχή των Ηνωμένων Πολιτειών που φέρει επίσημη σφραγίδα
• Ιθαγενές αμερικανικό φυλετικό έγγραφο.
• Κάρτα ταυτότητας πολιτών ΗΠΑ (Μορφή Ι-197)
• Ταυτότητας για χρήση κατοίκου πολιτών στις Ηνωμένες Πολιτείες (Μορφή Ι-179)

• Έγγραφο αδείας εργασίας που δεν έχει λήξει και έχει εκδοθεί από το DHS εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στον κατάλογο Α

Ειδικός κατάλογος για άτομα που είναι ανήλικοι

Οι υπάλληλοι ηλικίας κάτω των 18 ετών που δεν μπορούν να παρουσιάσουν κανένα από τα παραπάνω έγγραφα μπορούν να παράσχουν αντ 'αυτού κατάλληλα έγγραφα ανάλογα με την ηλικία, μεταξύ των οποίων:

• Σχολική εγγραφή ή κάρτα αναφοράς
• Κλινική, ιατρός ή νοσοκομειακή εγγραφή
• Ημερήσια φροντίδα ή νηπιαγωγείο

Πρόσθετη μορφή I-9 Ευθύνη εργοδότη

Βεβαιωθείτε ότι τα έντυπα I-9 έχουν συμπληρωθεί σωστά και ότι εσείς και ο υπάλληλός σας ακολουθείτε ακριβώς τις οδηγίες. Πρέπει να φυλάσσετε το έντυπο I-9 του υπαλλήλου στον φάκελο για τουλάχιστον τρία έτη ή για ένα έτος μετά τη λήξη της απασχόλησης, όποια είναι μεγαλύτερη.

Διατηρείτε και δημιουργείτε αντίγραφα των πρωτότυπων εγγράφων που παρέχονται από τους υπαλλήλους σας. Αυτό δεν είναι απαραίτητο, αλλά συνιστάται. Διατηρήστε μόνο τον ελάχιστο απαιτούμενο αριθμό εγγράφων και φυλάξτε τα έντυπα και τις φωτοτυπίες εγγράφων ξεχωριστά από τα αρχεία υπαλλήλων σας.

Εάν γίνουν οποιεσδήποτε αλλαγές στο έγγραφο του αρχείου I-9, αλλάξτε τις στην αρχική φόρμα και αρχίστε και τις ημερομηνίες των αλλαγών. Μην συμπληρώσετε μια νέα φόρμα. Επαναλάβετε τις λήξεις των εξουσιοδοτήσεων εργασίας και μην επιτρέπετε στους εργαζόμενους να εργάζονται εάν η τεκμηρίωσή τους έχει λήξει.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ανταποκριθεί σύμφωνα με τις οδηγίες και τις οδηγίες συγχρονισμού εάν λάβετε μια επιστολή μη αντιστοιχίας της Υπηρεσίας Κοινωνικής Ασφάλισης που δείχνει ότι ορισμένος αριθμός υπαλλήλων σας έχει μη επαληθεύσιμα αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης.

Λάβετε πληροφορίες σχετικά με τις τρέχουσες μορφές I-9 στις υπηρεσίες υπηκοότητας και μετανάστευσης των ΗΠΑ (USCIS). Πρόσθετες πληροφορίες διατίθενται από την Εταιρεία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού.

Νομικές απαιτήσεις

Το Έντυπο I-9 πρέπει να συμπληρωθεί για κάθε νέο υπάλληλο ανεξάρτητα από την εθνική του προέλευση ή αν ο υπάλληλος είναι πολίτης των ΗΠΑ. Ένας εργοδότης παραβίασε τον ομοσπονδιακό νόμο περί μετανάστευσης εάν δεν καταφέρει να επαληθεύσει την έγκριση ταυτότητας και απασχόλησης ενός νέου υπαλλήλου με ένα έντυπο I-9. Οι ποινές ποικίλλουν σημαντικά και βασίζονται σε ένα σύστημα βαθμίδας, αλλά μπορούν να φτάσουν μέχρι και τα $ 20.000 περίπου. Οι κυρώσεις αυξάνονται ξεκινώντας από τα $ 548 για την εν γνώσει συνέχιση της πρόσληψης ατόμων που δεν υποβάλλουν τα έντυπα I-9 με τη σωστή επαλήθευση.

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Η τοποθεσία διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και από χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας.