10 πράγματα που πρέπει να γνωρίζει κάθε νέο διαχειριστή προγράμματος

Η διαχείριση του προγράμματος είναι μια ανταμείβοντας και καλά πληρωμένη επιλογή σταδιοδρομίας, αλλά μπορεί να είναι και ένας δύσκολος ρόλος. Αν πήρατε ακριβώς την πρώτη εργασία διαχείρισης προγραμμάτων ή θέλετε να μάθετε αν πρέπει να κάνετε άλμα σε μια καριέρα διαχείρισης προγραμμάτων, είναι σημαντικό να καταλάβετε τι συνεπάγεται η σταδιοδρομία. Εξετάστε αυτά τα 10 πράγματα από τα οποία πρέπει να γνωρίζετε κάθε νέος διαχειριστής προγράμματος προτού ξεκινήσετε ένα ρόλο διαχείρισης του προγράμματος.

Η διαχείριση του προγράμματος δεν είναι η ίδια με τη διαχείριση έργου

Η διαχείριση του έργου αφορά τον προγραμματισμό της εργασίας, την οργάνωση εργασιών και πόρων, τον έλεγχο διαδικασιών και την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου. Είτε ανοίγοντας ένα νέο γραφείο, εκτοξεύοντας μια νέα εφαρμογή είτε κατασκευάζοντας ένα Ολυμπιακό στάδιο, τα έργα έχουν ένα ξεκίνημα, ένα μεσαίο και ένα τελικό, με ένα σαφές σύνολο στόχων.

Η διαχείριση του προγράμματος είναι διαφορετική και γενικά πολύ ευρύτερη. Ένας διαχειριστής προγράμματος μπορεί να επιβλέπει πολλαπλά έργα ταυτόχρονα, καθένα από τα οποία μπορεί να έχει δική του ομάδα έργου και διαχειριστή έργου. Αυτά τα έργα μαζί θα μπορούσαν όλοι να αποτελέσουν μέρος ενός ευρύτερου προγράμματος που έχει σχεδιαστεί για να προσφέρει κάτι στον οργανισμό με την πάροδο του χρόνου.

Αναμονή αβεβαιότητας

Τα προγράμματα είναι εγγενώς αβέβαια. Παρόλο που ίσως γνωρίζετε ποια είναι η μεγάλη εικόνα, είναι μόνο μια δήλωση όρασης όταν ξεκινάτε. Το ακριβές μονοπάτι για το πώς θα φτάσετε εκεί, και ποια έργα πρόκειται να απαιτηθούν για μια εκτεταμένη χρονική περίοδο, είναι κάτι που πρέπει να εργαστείτε καθώς πηγαίνετε.

Θα ξεκινήσετε με τον λεπτομερή προγραμματισμό για αυτό που γνωρίζετε και θα δημιουργήσετε μια εικόνα για το πώς να αντιμετωπίσετε το υπόλοιπο καθώς πλησιάζετε. Προοδευτικά επεκτείνετε τους ορίζοντες προγραμματισμού και παράδοσης έως ότου δεν μπορείτε να προχωρήσετε περαιτέρω.

Αποκλείστε το χρόνο σε τακτά χρονικά διαστήματα για να προγραμματίσετε τα επόμενα βήματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ευκαιρία για να διασφαλίσετε ότι εξακολουθείτε να είστε σε καλό δρόμο για να προσφέρετε επιχειρηματική αξία.

Προσέξτε για το Burnout

Ενώ ένα έργο μπορεί να έχει τελειώσει μέσα σε περίπου ένα χρόνο, τα προγράμματα μπορούν να επεκταθούν σε φαινομενικά απεριόριστα.

Οι διαχειριστές προγραμμάτων πρέπει να προστατεύουν τις ομάδες τους από την καύση. Δεν μπορείτε να εργάζεστε στην κορυφαία ταχύτητα ατελείωτα, ώστε να διασφαλίσετε ότι τα μέλη του προσωπικού σας θα έχουν επαρκή χρόνο αναμονής. Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει περιόδους ομαλότερου χρόνου εργασίας με λιγότερα παραδοτέα και επαρκή χρόνο μακριά από το γραφείο για διακοπές.

Διαχειριστείτε την άδεια ασθενείας σε μεγάλο βαθμό, παρακολουθήστε τις αναφορές υπερωριών και προσέξτε ότι η ευημερία της ομάδας σας είναι υψίστης σημασίας εάν θέλετε να μειώσετε τη φθορά και να διατηρήσετε τους ταλαντούχους ανθρώπους σας για τη ζωή του προγράμματος.

Πρέπει να διαχειριστείτε το ρυθμό

Όταν εκτελείτε ένα πρόγραμμα που έχει μακρινή ημερομηνία ολοκλήρωσης, πρέπει να διαχειριστείτε το ρυθμό της εργασίας.Είναι δύσκολο να διατηρηθεί η δυναμική για πολλά χρόνια, οπότε ο ρόλος σας ως διαχειριστής προγράμματος είναι να ζυγίζετε τις προτεραιότητες και τα έργα, ώστε να παρέχονται τακτικά μετρήσιμα αποτελέσματα.

Ανακατέψτε τις γρήγορες νίκες και τη σταθερή πρόοδο προς τους μεγαλύτερους στόχους της εικόνας. Αυτό βοηθά την ομάδα να δει ότι προχωράτε και διασφαλίζει ότι υπάρχουν μερικές βραχυπρόθεσμες επιτυχίες που θα μοιραστούν για να διατηρήσουν τα κίνητρα υψηλά. Τέλος, βοηθά τους επενδυτές και τα διευθυντικά στελέχη να δουν ότι σημειώνεται πρόοδος.

Εκπαιδεύστε την ομάδα σας για επιτυχία

Τα προγράμματα προσφέρουν συχνά κάτι καινοτόμο, μοναδικό ή μετασχηματιστικό για έναν οργανισμό. Μία από τις προκλήσεις που απασχολούνται σε τέτοιου είδους πρωτοβουλίες είναι ότι πιθανώς δεν διαθέτετε τις δεξιότητες στο σπίτι για να μπορέσετε να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες και τα απαιτούμενα έργα.

Αυτό είναι εντάξει και αναμένεται. Η δουλειά σας ως νέος υπεύθυνος προγράμματος είναι να εξασφαλίσετε ότι μπορείτε να αναβαθμίσετε, να επανεκπαιδεύσετε και να αναπτύξετε τους ανθρώπους που έχετε, έτσι ώστε μαζί να μπορέσετε να αντιμετωπίσετε όλες τις απαιτήσεις των πόρων.

Μπορεί να υπάρχουν ορισμένοι τομείς όπου χρειάζεστε μόνο έναν συγκεκριμένο πόρο για περιορισμένο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, δεν πρόκειται να εκπαιδεύσετε ένα από τα μέλη του προσωπικού σας πώς να οδηγείτε ένα περονοφόρο αν αυτό είναι μια δεξιότητα που χρειάζεστε για μία μόνο εβδομάδα. Ωστόσο, αν μεταμορφώνετε τον τρόπο διαχείρισης της διαδικτυακής παρουσίας της εταιρείας σας, ίσως θα ήταν πολύτιμο να διαθέτετε δεξιότητες ανάπτυξης ιστότοπων στο σπίτι μαζί με κάποια εμπειρία σχετικά με τα κοινωνικά μέσα ή τη βελτιστοποίηση μηχανών αναζήτησης. Αυτές είναι δεξιότητες που η επιχείρηση θα βασίζεται μακροπρόθεσμα.

Λάβετε αποφάσεις σχετικά με το ποια από αυτά πρέπει να ενσωματωθούν στην ομάδα και τα οποία θα πρέπει να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμά σας μπορεί να προσφέρει τα καθήκοντα κατάρτισης και πρόσληψης που απαιτούνται για να είναι έτοιμοι να διαχειριστούν τις εκροές που παρέχει κάθε έργο.

Η διακυβέρνηση είναι πιο πολύπλοκη

Αν έχετε προέλθει από ιστορικό διαχείρισης έργου, τότε η διακυβέρνηση δεν θα σας εκπλήξει. Είναι ο τρόπος με τον οποίο οργανώνονται και ελέγχονται οι δομές έργων και προγραμμάτων για να εξασφαλιστεί ότι η λήψη αποφάσεων γίνεται με τον σωστό τρόπο και ότι εμπλέκονται οι κατάλληλοι άνθρωποι. Είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της προόδου της εργασίας με τρόπο που να ταιριάζει με τη γενική επιχειρησιακή περίπτωση και βοηθάει τους ανθρώπους να λογοδοτούν.

Η διακυβέρνηση είναι επίσης ο τρόπος με τον οποίο το γραφείο διαχείρισης έργων και τα ανώτερα στελέχη μπορούν να διασφαλίσουν ότι ένα πρόγραμμα είναι σε εξέλιξη για να αποφέρει οφέλη. Παρέχει επίσης μια τυπική διαδρομή για το κλείσιμο των σχεδίων ή για ένα ολόκληρο πρόγραμμα, εάν μπορεί να αποδειχθεί ότι τα οφέλη αυτά δεν θα επιτευχθούν πλέον.

Η διακυβέρνηση είναι πιο πολύπλοκη σε ένα περιβάλλον προγράμματος από ό, τι σε ένα περιβάλλον έργου. Οι επιτροπές προγραμμάτων και οι ομάδες καθοδήγησης έχουν κατά κανόνα μια ιδιότητα μέλους σε εκτελεστικό επίπεδο. Αυτό πρέπει να αναμένεται, καθώς το τελικό αποτέλεσμα ενός προγράμματος είναι συνήθως μετασχηματισμός των επιχειρήσεων.

Ο προγραμματισμός είναι πιο δύσκολος

Οι υπεύθυνοι έργων που συμμετέχουν σε ένα πρόγραμμα συνήθως θα βάλουν μαζί τα σχέδιά τους, στη συνέχεια θα συναντηθεί μια ομάδα διαχείρισης του προγράμματος - υπό την καθοδήγησή σας ως υπεύθυνος προγράμματος - και τα σχέδια θα ενσωματωθούν.

Αυτό είναι πιο εύκολο να αναφερθεί παρά να γίνει. Απαιτεί τον εντοπισμό των εξαρτήσεων μεταξύ των έργων και των εργασιών του έργου. Σας αναγκάζει να εξετάσετε τις ανάγκες σε πόρους για όλο το πρόγραμμα και να ζυγίζετε δραστηριότητες που ταιριάζουν στη διαθεσιμότητα των βασικών ανθρώπων.

Μόλις ολοκληρωθεί το ολοκληρωμένο πρόγραμμα προγράμματος, μπορείτε να το παρακολουθήσετε σε ένα γράφημα Gantt ή σε άλλο εργαλείο λογισμικού. Καθώς οι διαχειριστές έργων σας παρακολουθούν τα έργα τους σε πραγματικό χρόνο, θα πρέπει να κάνετε προσαρμογές στο πρόγραμμα, ενημερώνοντας τους πάντες για τις αλλαγές και εξηγώντας τι σημαίνει αυτό για τους τομείς εργασίας τους.

Δεν χρειάζεται να σχεδιάζετε κάθε γραμμή

Ως υπεύθυνος προγράμματος, βασίζεστε στους διαχειριστές του έργου σας για να κάνετε τον λεπτομερή προγραμματισμό. Δεν είναι πρακτικό ή επιθυμητό να παρακολουθείτε ένα πρόγραμμα με χιλιάδες καθήκοντα.

Χρειάζεται μια αναλυτική προβολή των έργων υψηλού επιπέδου με αρκετές λεπτομέρειες για να σας δείξουμε αν κάτι θα έχει επίπτωση σε επίπεδο προγράμματος.

Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι με τις εφαρμογές λογισμικού αποκλειστικά. Η προσπάθεια να διαχειριστείτε το πρόγραμμα πολλών εκατομμυρίων δολαρίων σε ένα βασικό υπολογιστικό φύλλο θα ήταν πολύ δύσκολο.

Πρέπει να μεταβιβάσετε

Όσο καλά είστε στην ανάθεση, το να είστε σε ένα ρόλο διαχείρισης του προγράμματος σημαίνει ότι πρέπει να το κάνετε ακόμα καλύτερα.

Τα καλά νέα είναι ότι πρέπει να έχετε μια ομάδα διαχειριστών έργων και ίσως έχετε ακόμη και ένα ειδικό γραφείο διαχείρισης προγραμμάτων για να στηρίξετε τη μετασχηματιστική σας αλλαγή.

Υπάρχει πολλή δουλειά για ένα πρόγραμμα και η τοποθέτησή του για να εξασφαλιστεί ότι όλα τα κινούμενα μέρη κινούνται μαζί στην κατάλληλη στιγμή είναι μια τεράστια προσπάθεια. Δεν μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας και δεν πρέπει να προσπαθήσετε. Εξασφαλίστε πόσο χρόνο πρέπει να κάνετε για να ξεκινήσετε την εκκίνηση του προγράμματος και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ομάδα σε θέση να σας υποστηρίξει.

Εάν δεν έχετε κανέναν από το γραφείο διαχείρισης προγραμμάτων, ζητήστε κάποιον να αποσπασθεί στην ομάδα διαχείρισης του προγράμματος. Υπάρχουν πολλά για να κάνουν. Για παράδειγμα, κάποιος που διαδραματίζει ρόλο συντονισμού του έργου θα είναι τέλεια κατάλληλος για την επίτευξη του απαιτούμενου συντονισμού σε επίπεδο προγράμματος, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να εμπλακείτε σε στρατηγικά καθήκοντα.

Μην φοβάστε τη σύγκρουση

Υπάρχουν πολλά σκέλη για τα προγράμματα. Από έργα με δύσκολους ενδιαφερομένους έως φαινομενικά μη επιτεύξιμες προθεσμίες, κάθε μέρα θα σας δώσει ευκαιρίες για σύγκρουση. Προσέξτε τα πράγματα που διαταράσσουν την απόδοση του έργου και προετοιμαστείτε να προχωρήσετε, όταν χρειάζεται, για να ξεκινήσετε μια κατάσταση σύγκρουσης πριν ξεκινήσει.