Δομές διακυβέρνησης του έργου

Γνωρίζετε ποια είναι η διακυβέρνηση του έργου και πώς μοιάζει; Ή τι να κάνετε εάν εργάζεστε σε περιβάλλον όπου δεν υπάρχει; Ας ξεκινήσουμε με έναν ορισμό.

Διακυβέρνηση έργου: ένας ορισμός

Η «διακυβέρνηση» στους όρους διαχείρισης έργων αναφέρεται στις πολιτικές, τις διαδικασίες, τα πρότυπα, τις διαδικασίες και τις κατευθυντήριες γραμμές που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο τα έργα οδηγούνται, εκτελούνται και ελέγχονται από τον οργανισμό σας.

Η διακυβέρνηση μπορεί να είναι εκτεταμένη και «βαριά» με πολλή γραφειοκρατία, ή σκανδαλιές και «φως» (οπότε είναι μάλλον αναποτελεσματική). Οι διαχειριστές πρέπει να επιδιώκουν το σωστό επίπεδο διακυβέρνησης για το περιβάλλον και τον πολιτισμό τους. Η διασφάλιση ότι οι πολιτικές διακυβέρνησής σας είναι κατάλληλες για το σκοπό είναι ένας βασικός παράγοντας για την εξασφάλιση της αποτελεσματικότητάς τους.

Η διακυβέρνηση ξεκινά από την κορυφή. Το διοικητικό συμβούλιο της εταιρείας θα πρέπει να δεσμευθεί για την ιδέα της χρηστής διακυβέρνησης και του γεγονότος ότι τα έργα πρέπει να διαχειρίζονται σωστά, σύμφωνα με συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές. Αυτή η στάση και τα πρότυπα που αναμένονται θα φιλτραριστούν στα Συμβούλια Έργου και στους υπεύθυνους έργων (και σε ομάδες προγραμμάτων, όπου υπάρχουν).

Γιατί η Διοίκηση του Έργου έχει σημασία

Ο χορηγός του έργου σας και άλλοι βασικοί ενδιαφερόμενοι φορείς θέλουν να γνωρίζουν ότι δαπανούν τον προϋπολογισμό του έργου με τον σωστό τρόπο. Θέλουν να δουν ότι παρακολουθείτε αποτελεσματικά την πρόοδο του έργου σας και προχωράτε για να διαχειριστείτε τον κίνδυνο του έργου όπως είναι απαραίτητο.

Αλλά το σκεπτικό της χρηστής διακυβέρνησης για τα έργα προχωρά πέρα ​​από αυτό.

Η διακυβέρνηση απαιτείται από τους πελάτες, ιδιαίτερα εκείνους του δημόσιου τομέα. Οι κυβερνήσεις και οι ρυθμιστικές αρχές ζητούν (και, σε ορισμένες περιπτώσεις, επιβάλλουν) ορισμένα πρότυπα για ορισμένα έργα. Η διακυβέρνηση δεν είναι μόνο ένα εσωτερικό ζήτημα: πολλές επιχειρήσεις που λειτουργούν σε ρυθμιζόμενες αγορές θα πρέπει να ακολουθήσουν οδηγίες από εξωτερική νομοθεσία, όπως η Sarbanes-Oxley. Η διακυβέρνηση του έργου αποτελεί ένα μικρό κομμάτι της ικανότητας να αποδείξει ότι η εταιρεία σας λειτουργεί αποτελεσματικά και εντός των καθορισμένων κατευθυντήριων γραμμών και κανονισμών για τη βιομηχανία σας.

Η διακυβέρνηση του έργου σας βοηθά επίσης:

• Βελτιώστε την απόδοση της επένδυσής σας και παρακολουθήστε αποτελεσματικά τις επενδύσεις
• Αγοράστε buy-in για έργα
• Αποφύγετε τους κοινούς λόγους για τους οποίους τα έργα αποτυγχάνουν
• Επικοινωνήστε αποτελεσματικότερα
• Εισαγάγετε την τυποποίηση σε όλα τα έργα, διευκολύνοντας τη σύγκριση της απόδοσης
• Ελαχιστοποιήστε τον κίνδυνο
• Αναπτύξτε και παρακινήστε το προσωπικό σε ένα δομημένο περιβάλλον

Ποια είναι η διακυβέρνηση του έργου;

Τώρα ξέρουμε ποια είναι η διακυβέρνηση του έργου, τι μοιάζει με ένα έργο; Ακολουθούν τα είδη δραστηριοτήτων που αποδεικνύουν τη διακυβέρνηση σε ένα περιβάλλον έργου:

• Υπάρχει ένας πειθαρχημένος κύκλος ζωής του έργου που περιλαμβάνει καθορισμένα σημεία για έγκριση. Αυτά είναι τα σημεία όπου συζητείται η βιωσιμότητα του έργου και αποφασίζεται εάν θα συνεχιστεί η εργασία ή όχι.
• Τα έργα έχουν μια ξεκάθαρη επιχειρησιακή υπόθεση και οι επιχειρηματικές υποθέσεις έχουν αρκετές πληροφορίες ώστε οι ομάδες διαχείρισης να μπορούν να λαμβάνουν τις σωστές αποφάσεις.
• Οι αποφάσεις αυτές τεκμηριώνονται δεόντως και κοινοποιούνται.
• Οι άνθρωποι που εργάζονται σε έργα έχουν καθορίσει ρόλους και ευθύνες.
• Υπάρχει μια κουλτούρα συνεχούς μάθησης που επιτρέπει στις ομάδες έργων να βελτιώνουν συνεχώς και να συζητούν τα διδάγματα που έχουν αποκτηθεί σε ένα περιβάλλον χωρίς ευθύνη.

• Υπάρχουν διαδικασίες και διαδικασίες που επιτρέπουν στις ομάδες έργου να αναθεωρήσουν το έργο τους και να ζητήσουν ανεξάρτητη υποστήριξη, εφόσον απαιτείται.
• Τα ενδιαφερόμενα μέρη δεσμεύονται και εμπιστεύονται τη διαδικασία.
• Οι ομάδες έργου απαρτίζονται από άτομα με εμπειρία και εξειδίκευση στους σχετικούς ρόλους.

Η διακυβέρνηση των σχεδίων συνδέεται με τις δομές διακυβέρνησης του οργανισμού συνολικά. Αν νομίζετε ότι ο κύριος στόχος της διακυβέρνησης του έργου είναι να διασφαλιστεί ότι τα έργα εκτελούνται με τον σωστό τρόπο, μπορείτε να δείτε πώς συνδέεται με τη χρηματοοικονομική διακυβέρνηση σε εταιρικό επίπεδο, τη διαχείριση εταιρικού κινδύνου και πολλά άλλα.

Η διακυβέρνηση του έργου θα πρέπει να ταιριάζει απρόσκοπτα στις τρέχουσες οργανωτικές σας διαδικασίες. Με άλλα λόγια, μην δημιουργείτε μια ολοκαίνουργια διαδικασία χρηματοοικονομικής διαχείρισης όταν έχετε ήδη ένα που λειτουργεί σε άλλους τομείς! Χρησιμοποιήστε όσα υπάρχουν και επεξεργαστείτε τις εταιρικές διαδικασίες ώστε να είναι κατάλληλες για χρήση σε περιβάλλον έργου.

5 Τομείς εστίασης για τη διακυβέρνηση του έργου

Όταν αρχίσετε να το εξετάζετε, θα συνειδητοποιήσετε ότι η διακυβέρνηση του έργου είναι διαδεδομένη μέσω όλων των στοιχείων της διαχείρισης του έργου. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι βασικοί τομείς εστίασης όπου η διακυβέρνηση είναι ιδιαίτερα σημαντική.

1. Μεθοδολογίες και διαδικασίες: Αυτές σας βοηθούν να παρέχετε εργασία αξιόπιστα και με βιώσιμο τρόπο.
2. Διαχείριση γνώσης: Αυτό είναι κρίσιμο για τα διδάγματα που αντλήθηκαν και για να εξασφαλιστεί ότι η οργάνωση μαθαίνει από την εμπειρία του έργου. Η διαχείριση της γνώσης είναι απαραίτητη αν θέλετε να σταματήσετε να κάνετε τα ίδια λάθη πολλές φορές.
3. Διάρκεια Διαχείρισης Έργου: Καθώς αυξάνεται η ωριμότητα της οργανωτικής διαχείρισης του έργου σας, θα είναι και η ικανότητά σας να παραδίδετε με επιτυχία.
4. Εισαγωγή ανώτερου επιπέδου: Η δέσμευση για τη διαχείριση του σχεδίου ξεκινάει στην κορυφή. Εάν διαθέτετε υποστήριξη διαχείρισης, αυτό θα καταρρεύσει σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης και η προσέγγιση της διακυβέρνησης θα είναι πιο βιώσιμη.

1. Υποστηρικτική κουλτούρα: Μια κουλτούρα υποστήριξης, όχι φταίει, θα διασφαλίσει ότι οι διαχειριστές έργων έχουν το κατάλληλο περιβάλλον για να ευδοκιμήσουν. Μια υποστηρικτική κουλτούρα, υπό την καθοδήγηση του Γραφείου Διαχείρισης Έργων ή Διευθυντή Έργου, θα βοηθήσει τους διαχειριστές έργων να επιτύχουν τους στόχους τους και αυτούς του έργου.

Τι να κάνετε αν δεν υπάρχει εταιρικό πρότυπο

Πολλοί διευθυντές έργων σε μικρότερες οργανώσεις βρίσκονται σε λειτουργία σε ένα περιβάλλον που υποστηρίζει και όπου υπάρχει η αγορά για την έννοια της διαχείρισης του έργου, αλλά χωρίς τις επίσημες οργανωτικές δομές από τις οποίες να τροφοδοτείται.

Σε αυτή την κατάσταση - και δεν είναι αποκλειστικά για μικρές οργανώσεις - θα σχεδιάζετε το μοντέλο διακυβέρνησής σας από την αρχή. Αν δεν υπάρχει προσέγγιση διακυβέρνησης έργου που μπορείτε να απογειώσετε το ράφι και να ταιριάξετε το έργο σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε το δικό σας.

Αυτό δεν είναι τόσο δύσκολο όσο φαίνεται!

Ξεκινήστε με τη ρύθμιση των βασικών στοιχείων:

• Δημιουργήστε ένα έγγραφο ρόλων και ευθυνών
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν χορηγό του έργου
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα συμβούλιο έργου ή μια ομάδα καθοδήγησης και κανονίστε τακτικές συναντήσεις για τις οποίες λαμβάνετε και διανέμετε λεπτά
• Ορίστε μια διαδικασία διαχείρισης κινδύνου
• Ορίστε μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών
• Κατασκευάστε σημεία στο πρόγραμμα των έργων σας όπου ελέγχετε τη βιωσιμότητα του έργου ενάντια στους αρχικούς στόχους της επιχειρηματικής περίπτωσης (το τέλος κάθε φάσης της φάσης είναι το φυσικό σημείο για να τεθούν αυτοί οι έλεγχοι).

Τελικά, υπεύθυνος του έργου είναι να διασφαλίσει ότι υπάρχει επαρκής διακυβέρνηση, αλλά οι διαχειριστές έργων μπορούν επίσης να αναλάβουν ενεργό ρόλο σε αυτό.

Η διακυβέρνηση μπορεί να είναι ένα από τα πιο ξηρά θέματα στη διαχείριση έργων, αλλά είναι ένα από τα πιο σημαντικά. Είναι ο τρόπος που οι ανώτερες διοικητικές ομάδες γνωρίζουν ότι κάνετε καλή δουλειά και τους καθησυχάζει ότι το έργο ξεδιπλώνεται όπως πρέπει. Παρέχει επίσης τους ελέγχους και τις ισορροπίες που είναι απαραίτητες για τα διευθυντικά στελέχη για να γνωρίζουν ότι τα χρήματα δαπανώνται με τρόπους που είναι κατάλληλοι και ευθυγραμμισμένοι με την επιχειρηματική περίπτωση.