Βοηθητικό παράδειγμα υποδείγματος συνέχειας και λέξεις-κλειδιά

Ένας αποτελεσματικός διευθυντής γραφείου ή βοηθός διοίκησης κρατά τα πάντα στο γραφείο, από τα προγράμματα μέχρι τα αναλώσιμα και πολλά άλλα. Συχνά, οι άνθρωποι σε αυτό το ρόλο είναι fixers: αν δεν γνωρίζουν την απάντηση σε μια ερώτηση, ξέρουν ποιος μπορεί να βοηθήσει. Είναι επίσης εξειδικευμένοι στην επίλυση προβλημάτων (μαζί με την πρόληψή τους). Τα διευθυντικά στελέχη του γραφείου μπορούν επίσης να εποπτεύουν το προσωπικό.

Σε ένα βιογραφικό που απευθύνεται σε θέσεις διοικητικής βοηθού, θα θέλατε να δώσετε έμφαση στις διοικητικές, διοικητικές, οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητές σας.

Ανάλογα με τη βιομηχανία, άλλες εξειδικευμένες δεξιότητες μπορεί να είναι σημαντικές για να αναφέρουμε επίσης. Ακολουθεί μια λίστα με τις κορυφαίες δεξιότητες για τους διευθυντές γραφείων.

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα βιογραφικό σημείωμα

Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός βιογραφικού για έναν διευθυντή γραφείου ή έναν βοηθό διοικητικής υποστήριξης. Μην αντιγράφετε το βιογραφικό με ακρίβεια. αντί να το χρησιμοποιήσετε ως έμπνευση ενώ γράφετε και μορφοποιείτε τη δική σας έκδοση. Γράφοντας ένα βιογραφικό σημείωμα - ειδικά αν ξεκινάτε από το μηδέν - μπορεί να είναι μια πρόκληση. Η επανεξέταση αυτού του δείγματος θα σας δείξει πώς να οργανώσετε τις πληροφορίες καθώς και να αναδείξετε τα είδη των λεπτομερειών που θα μοιραστείτε.

Όλα τα βιογραφικά θα πρέπει να περιλαμβάνουν ενότητες για πληροφορίες επικοινωνίας, εμπειρία και εκπαίδευση. Θα δείτε αυτές τις ενότητες στο βιογραφικό σημείωμα παρακάτω. Επίσης, μπορείτε να συμπεριλάβετε προαιρετικά ένα προφίλ, μια σύνοψη ή μια αντικειμενική ενότητα και να δώσετε έμφαση στα προσόντα σας για έναν διευθυντή γραφείου ή έναν ρόλο διοικητικού βοηθού. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε ένα τμήμα δεξιοτήτων.

Αφού διαβάσετε το βιογραφικό του δείγματος, θα βρείτε μια λίστα με τις λέξεις-κλειδιά του βοηθού διαχείρισης, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο τμήμα δεξιοτήτων και αλλού στο βιογραφικό σας σημείωμα. Ακολουθούν οι συμβουλές σχετικά με τον τρόπο ενσωμάτωσης αυτών των λέξεων-κλειδιών

Βοηθός διαχειριστή / Office Manager Resume Παράδειγμα

Ιωάννης Αιτών

123 Main Street

Albany, ΝΥ 12345

(111) (111 -1111)

[email protected]

Εμπειρία

Διευθυντής γραφείου

Εθνική Εταιρεία Ζωγραφικής, Νέα Υόρκη, ΝΥ

Ιούνιος 2015 - Παρούσα

Διατηρήστε τη βιβλιοθήκη γραφείων, συμπεριλαμβανομένης της καταλογογράφησης, της διανομής και της τήρησης αρχείων. Διατηρήστε εργαλεία απογραφής και παραγγελίας για λειτουργικότητα γραφείου. Διαχειριστείτε τα μέλη, συμπεριλαμβανομένων των υπενθυμίσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, του καταλόγου μελών και των αρχείων των οικονομικών τελών. να βοηθήσει με το σχεδιασμό και την εκτέλεση όλων των κοινωνικών εκδηλώσεων.

• Συν-ανέπτυξε μια βελτιωμένη, βελτιστοποιημένη ιστοσελίδα για νέους χρήστες, λαμβάνοντας θετική ανατροφοδότηση από όλους τους χρήστες που ερωτήθηκαν.
• Διαχειριζόμενοι καλοκαιρινοί ασκούμενοι, συμπεριλαμβανομένων των συνεντεύξεων, της αποστολής καθηκόντων και του προγραμματισμού.

Διοικητική Βοηθός

Δημαρχείο Σαρτατόγκα Σπρινγκς, Saratoga Springs, ΝΥ

Σεπτέμβριος 2011 - Ιούνιος 2015

Υποστηρίζει εκατοντάδες πελάτες καθημερινά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου και αυτοπροσώπως. υπεύθυνος για την κατεύθυνση των πελατών στο κατάλληλο τμήμα και για την απάντηση σε όλες τις γενικές ερωτήσεις. Διενέργεια αρχειοθέτησης και διαχείρισης δεδομένων, καθώς και σύνταξη και επεξεργασία σύντομων σημειωμάτων γραφείου. Υποστηρίζεται από όλα τα άλλα διοικητικά καθήκοντα του γραφείου.

• Έρευνες και οδήγησε στην απόκτηση νέου λογισμικού διαχείρισης γραφείου που βελτίωσε σημαντικά τις διοικητικές διαδικασίες.

Βοηθός γραφείου

Γραμματέας, ABC College, Saratoga Springs, ΝΥ

Σεπτέμβριος 2009 - Μάιος 2011

Καταχώρησε όλα τα δεδομένα στη βάση δεδομένων του καταχωρητή. Προγραμματισμένες συναντήσεις και υποβοηθούμενους φοιτητές με εγγραφή και εύρεση πληροφοριών.

• Έλαβε το βραβείο για εξαιρετική ηθική εργασίας τον Απρίλιο του 2011.

Εκπαίδευση

ABC College, Saratoga Springs, Νέα Υόρκη

Μάιος 2011

Bachelor of Arts στα αγγλικά, τιμητικές διακρίσεις

Μικρά στην Διοίκηση Επιχειρήσεων

Δεξιότητες

• Εμπειρία με τη διατήρηση του προϋπολογισμού γραφείου
• Δυνατότητα συνεργασίας με διάφορα λειτουργικά συστήματα, συμπεριλαμβανομένων των Windows, του Mac OSX και του Linux
• Εμπειρία με HTML, CSS και JavaScript

Λέξεις-κλειδιά βοηθητικής διεύθυνσης για τις Επαφές

Χρησιμοποιήστε αυτές τις λέξεις-κλειδιά και φράσεις-κλειδιά κατά τη σύνταξη των βιογραφικών σημειώσεων του βοηθού και των συνοδευτικών επιστολών, για να διασφαλίσετε ότι η αίτησή σας γίνεται αντιληπτή από τους διαχειριστές μίσθωσης.

Δεξιότητες διαχείρισης: Τοποθετήστε τον εαυτό σας να αναλάβει εποπτική ευθύνη αναφέροντας μερικές από τις ακόλουθες δεξιότητες ηγεσίας στο βιογραφικό σας και τη συνοδευτική επιστολή:

• Έλεγχος εξόδων
• Αποτελεσματικότητα
• Βελτίωση της ποιότητας
• Προτεραιότητα στις εργασίες
• Επίλυση προβλήματος
• Εκχώρηση εργασιών
• Ελεγχος ποιότητας
• Εξοικονόμηση χρημάτων
• Λήψη Πρωτοβουλίας

Διοικητικές δεξιότητες: Ακολουθούν οι πιο κοινές διοικητικές δεξιότητες που αναζητούν οι εργοδότες στους υποψηφίους εργασίας τους:

• Ακρίβεια
• Ικανότητα προσαρμογής
• Προσοχή στη λεπτομέρεια
• Δημιουργία ελκυστικών διαφανειών παρουσίασης
• Δημιουργία σύνθετων μακροεντολών
• Αξιοπιστία
• Γραφικό σχέδιο
• Προσδιορισμός βέλτιστων προμηθευτών
• Διατήρηση της εμπιστευτικότητας
• Διαχείριση Βάσεων Δεδομένων
• Microsoft Access
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Word
• Δημιουργία μεγάλου όγκου εργασίας
• Διόρθωση εγγράφων
• Web Design

Ικανότητες οργάνωσης: Η ικανότητα οργάνωσης αρχείων, δεδομένων, χρονοδιαγραμμάτων, διαδικασιών και έργων αποτελεί το χαρακτηριστικό γνώρισμα ενός ταλαντούχου διοικητικού βοηθού ή διευθυντή γραφείου. Προσπαθήστε να αναφέρετε ορισμένες από αυτές τις δεξιότητες στην αίτηση εργασίας σας, συνοδευόμενη από παραδείγματα:

• Πάντα αναφορά για εργασία στο χρόνο
• Προβλέποντας τις ανάγκες εποπτών
• Συνεπής τήρηση προθεσμιών
• Υψηλά οργανωμένη
• Διευκόλυνση ανταγωνιστικών προτεραιοτήτων
• Εκμάθηση της νέας τεχνολογίας γρήγορα
• Οργάνωση εκδηλώσεων
• Οργάνωση συναντήσεων
• Εξυπηρέτηση πολλαπλών εποπτών
• Ρυθμίσεις εξομάλυνσης
• Διαχείριση χρόνου

Δεξιότητες επικοινωνίας: Οι διοικητικοί βοηθοί πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν, τόσο σε ομιλία όσο και γραπτώς, σε οργανωτικά επίπεδα και με τους πελάτες. Οι γλωσσικές και διαπροσωπικές επικοινωνιακές δεξιότητες περιλαμβάνουν:

• Χαλάρωση ικανοποιημένοι πελάτες
• Σύνταξη αποτελεσματικής αλληλογραφίας
• Εξυπηρέτηση πελατών
• Εξαιρετική εντολή της Αγγλικής Γλώσσας
• Εξηγώντας σαφώς
• Χαιρετισμός Επισκέπτες θερμά
• Προσαρμοσμένο τρόπο τηλεφώνου
• Επίλυση παραπόνων
• Προβολή προσκλήσεων και επισκέψεων
• Προφορική επικοινωνία

Μαλακές Δεξιότητες για Διοικητικούς Βοηθοί

Οι "μαλακές δεξιότητες" είναι τα προσωπικά και διαπροσωπικά ταλέντα που επιτρέπουν στους ανθρώπους να δουλεύουν καλά με άλλους. Σε αντίθεση με τις "σκληρές δεξιότητες" που αναφέρθηκαν παραπάνω, είναι συνήθως έμφυτες παρά αποκτημένες, αν και μπορεί κανείς να ενισχύσει σίγουρα τις μαλακές δεξιότητες με την πρακτική. Οι σημαντικές μαλακές δεξιότητες για τους διοικητικούς βοηθούς και τους διευθυντές γραφείων περιλαμβάνουν: την αξιοπιστία, τη φιλικότητα, την ευελιξία, την ακρίβεια, την ακρίβεια, το επαγγελματικό φόρεμα και την συμπεριφορά, τον ομαδικό προσανατολισμό στην ομάδα, την ικανότητα να ευδοκιμούν υπό πίεση, την ανικανότητα, την άνεση στην ανεξάρτητη εργασία και τη θετική στάση.