Πώς να δημιουργήσετε ένα μητρώο κινδύνου έργου

01 Καλή σχεδίαση μητρώου κινδύνων

Ένας τρόπος για την ενθάρρυνση της συμμετοχής στη διαχείριση κινδύνων είναι ο καλός σχεδιασμός μητρώου κινδύνου. Η σωστή μορφή θα ανακοινώσει γρήγορα το συνολικό επίπεδο κινδύνου στο έργο σε εσάς και σε άλλα μέλη της ομάδας έργου.

Θα πρέπει να επιτρέπει στους χρήστες να έχουν εύκολη πρόσβαση σε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τους μεμονωμένους κινδύνους, όταν χρειάζεται. Αυτό, με τη σειρά του, ενθαρρύνει τον καθένα να σκεφτεί όσον αφορά τους κινδύνους - να εντοπίσει νέους που προκύπτουν και να παρακολουθεί και να αναλαμβάνει δράση για τον μετριασμό των υφιστάμενων κινδύνων.

02 Συμπερίληψη των σωστών πεδίων

Τουλάχιστον, το μητρώο κινδύνου πρέπει να περιλαμβάνει ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε κίνδυνο, μια περιγραφή του, τις ενέργειες που πρέπει να λαμβάνονται σε απάντηση και τον ιδιοκτήτη της εργασίας.

Οι περιγραφές πρέπει να είναι σύντομες και στο σημείο. Για παράδειγμα, ένας κίνδυνος που χαρακτηρίζεται ως "βλάβη βροχής" μπορεί να περιλαμβάνει την περιγραφή αυτή: "Η έντονη βροχή θα μπορούσε να πλημμυρίσει το πεδίο και να προκαλέσει αλλοίωση των καλλιεργειών".

03 Πρόσθετα Μέτρα

Ενδεχομένως να θέλετε να συμπεριλάβετε ποσοτικά μέτρα πιθανότητας, αντίκτυπου και συνολικού κινδύνου και υπολειμματικές αξίες μετά από μετριασμό για πιο επικίνδυνα έργα.

Τα αριθμητικά πεδία που υπολογίζονται αυτόματα μπορούν να σας βοηθήσουν αν χρησιμοποιείτε μια τεχνική αξιολόγησης κινδύνου όπως η μέθοδος Monte Carlo. Άλλα χρήσιμα πεδία περιλαμβάνουν τις βασικές ημερομηνίες, την κατηγορία κινδύνου, την κατηγορία κινδύνου, την εγγύτητα, το κόστος μετριασμού και την κατάσταση.

Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των πεδίων που μπορείτε να συμπεριλάβετε, αλλά μόνο τα πεδία κλειδιών πρέπει να εμφανίζονται στο επίπεδο προβολής λίστας. Αποφύγετε τους συντριπτικούς χρήστες θέτοντας περιττές λεπτομέρειες στο επίπεδο προβολής λίστας. Στην ιδανική περίπτωση, οι θεατές που χρειάζονται πληρέστερες πληροφορίες κάνουν κλικ στις λεπτομέρειες.

04 Μια άλλη επιλογή

Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων μητρώου κινδύνου για κάθε έργο, ώστε να μην περιορίζεστε σε ένα τυποποιημένο σύνολο πεδίων. Παρόλο που ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα έργα σας, ιδιαίτερα τα μικρότερα έργα, μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε με λογισμικό όπως το Kahootz ή το Podio μπορεί να είναι καλύτερη. Κάνουν εύκολη την προσθήκη εγγράφων και μεγάλου όγκου κειμένου όταν χρειάζεται.

05 Φώτα κυκλοφορίας

Είναι δύσκολο να νικήσετε το σύστημα φανών κυκλοφορίας για οπτική επίδραση. Οι χρήστες γνωρίζουν ότι το κόκκινο σημαίνει υψηλού κινδύνου, το πορτοκαλί σημαίνει μέτριο κίνδυνο και το πράσινο είναι χαμηλού κινδύνου. Αυτές οι γρήγορες οπτικές ενδείξεις βοηθούν τους αναγνώστες να σαρώσουν τις πληροφορίες πιο γρήγορα.

06 Χαρακτηριστικά ασφαλείας

Ίσως θελήσετε να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή επιτρέποντας σε όλα τα μέλη της ομάδας του έργου και ίσως μερικούς ενδιαφερόμενους να δουν το μητρώο κινδύνων. Ωστόσο, θα πρέπει να ορίσετε τα δικαιώματα πρόσβασης των χρηστών, ώστε να μπορούν να εκδίδονται μόνο από κατόχους και διαχειριστές βασικών κινδύνων. Χρειάζεται ένα ίχνος ελέγχου για το ποιος άλλαξε τι και πότε.

07 Περίληψη Προφίλ κινδύνου

Τα ανώτερα μέλη της ομάδας έργου και τα ενδιαφερόμενα μέρη ενδέχεται να μην έχουν χρόνο να αφομοιώσουν την προβολή λίστας για κάθε κίνδυνο. Για αυτούς, ένα συνοπτικό προφίλ κινδύνου δίνει μια γρήγορη εικόνα των συνολικών κινδύνων για το έργο. Επεξηγεί τον αριθμό των κινδύνων σε κάθε επίπεδο πιθανότητας και αντίκτυπου.

08 Είναι θέμα επικοινωνίας

Θυμηθείτε ότι ένα μητρώο κινδύνου έργου δεν περιλαμβάνει μόνο τους κινδύνους και τις δράσεις μετριασμού. Είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας που εμπλέκει τους συναδέλφους σας στη διαχείριση κινδύνων. Ο σχεδιασμός σας θα πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτόν τον στόχο με διαφορετικές απόψεις για διαφορετικά ακροατήρια.