Πώς να διαμορφώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν στέλνετε μια ερώτηση σχετικά με μια δουλειά ή υποβάλλετε αίτηση για δουλειά, είναι σημαντικό να μορφοποιήσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο επαγγελματικά όπως και οποιαδήποτε άλλη επιστολή επιχείρησης. Μετά από όλα, όλοι - οι υπεύθυνοι προσλήψεων και οι διαχειριστές μίσθωσης που περιλαμβάνονται - λαμβάνει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας ξεχωρίζουν εξαιτίας του περιεχομένου και όχι εξαιτίας πλαστών σφαλμάτων, κακής μορφοποίησης ή υπερβολικά απλής γλώσσας.

Χρησιμοποιήστε μια αναγνώσιμη γραμματοσειρά σε μέγεθος 10 ή 12 σημείων στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την αναζήτηση εργασίας από μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ιδανικά, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πρέπει να περιλαμβάνει μόνο κάποιο συνδυασμό του ονόματος και της επωνυμίας σας ή του πρώτου και του επωνύμου σας. Δείτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε κατά την αποστολή αλληλογραφίας αναζήτησης εργασίας και τη μορφή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να χρησιμοποιήσετε όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την απασχόληση.

Θέμα Γραμμή

Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος στο email σας.

Αν ξεχάσετε να συμπεριλάβετε ένα, το μήνυμά σας πιθανώς δεν πρόκειται να ανοίξει καν. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή θέματος για να συνοψίσετε γιατί στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικά παραδείγματα ισχυρών γραμμών θεμάτων:

• Αίτηση για συνεργάτη μάρκετινγκ - Jane Smith
• Ενημερωτικό αίτημα συνέντευξης
• Ευχαριστώ - Συνέντευξη Μάρκετινγκ Συνεργάτη
• Αναφέρεται από το Όνομα του ατόμου για Ενημερωτική Συνέντευξη, Συζήτηση για το XYZ κ.λπ.

Χαιρετισμός

Αν έχετε ένα πρόσωπο επικοινωνίας, απευθυνθείτε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας στο Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο. Αν είναι δυνατόν, μάθετε το όνομα του διαχειριστή προσλήψεων. Αυτές οι πληροφορίες μερικές φορές συμπεριλαμβάνονται στη λίστα εργασίας. Αν δεν συμβαίνει, χρησιμοποιήστε ιστότοπους όπως το LinkedIn για να προσδιορίσετε το πρόσωπο επαφής ή για να ενημερώσετε τον ιστότοπο της εταιρείας.

Εάν υπάρχει αριθμός επικοινωνίας, μπορείτε επίσης να καλέσετε τη ρεσεψιόν της εταιρείας και να δείτε αν ο ρεσεψιονίστ μπορεί να σας παράσχει πληροφορίες.

Ελέγξτε επίσης το δικό σας δίκτυο: Γνωρίζετε κάποιον που εργάζεται στην εταιρεία και μπορεί να μοιραστεί περισσότερες πληροφορίες;

Αν δεν έχετε το όνομα του ατόμου επικοινωνίας, απλά απευθυνθείτε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας στο Dear Hiring Manager. Μια άλλη επιλογή είναι να μην συμπεριλάβετε ένα χαιρετισμό και απλά να ξεκινήσετε με την πρώτη παράγραφο του μηνύματός σας.

Το Σώμα του Μήνυμα

Αντιγράψτε και επικολλήστε την συνοδευτική σας επιστολή στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή γράψτε τη συνοδευτική επιστολή στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν η δημοσίευση εργασίας σας ζητά να στείλετε το βιογραφικό σας ως συνημμένο, στείλτε το βιογραφικό σας ως PDF ή έγγραφο του Word. Όταν ρωτάτε σχετικά με τις διαθέσιμες θέσεις ή τη δικτύωση, να είστε σαφείς σχετικά με το γιατί γράφετε και τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Διαμορφώστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να μορφοποιηθεί όπως ένα τυπικό επιχειρησιακό γράμμα, με διαστήματα μεταξύ των παραγράφων και χωρίς τυπογραφικά ή γραμματικά λάθη. Μην συγχέετε το μήκος για την ποιότητα - κρατήστε το email σας σύντομο και μέχρι το σημείο. Αποφύγετε υπερβολικά πολύπλοκες ή μακρές προτάσεις. Διευκολύνετε τους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να πραγματοποιούν γρήγορη σάρωση μέσω του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου και να γνωρίζουν γιατί στέλνετε μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Την αποκαταστήσετε, όπως και οποιαδήποτε άλλη αλληλογραφία. Εάν ανησυχείτε πραγματικά για τυπογραφικά λάθη, εξετάστε το ενδεχόμενο εκτύπωσης του σχεδίου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συχνά, είναι ευκολότερο να εντοπίζετε τυπογραφικά λάθη και γραμματικά σφάλματα σε ένα αντίγραφο αντί της ανασκόπησης σε μια οθόνη. Ελέγξτε το πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το δείγμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακάτω, για να δείτε πώς πρέπει να φαίνεται το μήνυμά σας.

Συμπεριλάβετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να συμπεριλάβετε την υπογραφή σας με κάθε μήνυμα που στέλνετε. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τον αριθμό τηλεφώνου σας στην υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, οπότε ο διαχειριστής μίσθωσης μπορεί να δει με μια ματιά πώς να επικοινωνήσει μαζί σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια σύνδεση με τη σελίδα ή την ιστοσελίδα του προφίλ LinkedIn, έτσι ώστε οι υπεύθυνοι προσλήψεων και οι διαχειριστές μίσθωσης να μπορούν εύκολα να ανακαλύψουν περισσότερες πληροφορίες για εσάς.

Μην ξεχάσετε τα συνημμένα

Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναζήτησης εργασίας περιλαμβάνει συχνά την επισύναψη αρχείων, ένα βιογραφικό σημείωμα, ένα χαρτοφυλάκιο ή άλλο δείγμα εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επαληθεύσει ότι έχετε συνδέσει όλα τα αρχεία που αναφέρονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας πριν πατήσετε το κουμπί "αποστολή".

Πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το παρακάτω πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στα μηνύματα email που στέλνετε κατά την αναζήτηση εργασίας. Χρησιμοποιήστε το πρότυπο ως κατευθυντήρια γραμμή για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή σε εργοδότες και συνδέσεις.

Θέμα Γραμμή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Θέση διαχειριστή καταστήματος - Το όνομά σας

Χαιρετισμός:

Αγαπητέ κ. / Μ. Επώνυμο ή αγαπητέ υπεύθυνος πρόσληψης:

Πρώτη παράγραφος:

Η πρώτη παράγραφος της επιστολής σας πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τους οποίους γράφετε. Να είστε σαφείς και άμεσοι - εάν κάνετε αίτηση για δουλειά, αναφέρετε τον τίτλο εργασίας. Αν θέλετε μια ενημερωτική συνέντευξη, δηλώστε ότι στις εισαγωγικές προτάσεις σας.

Μέση παράγραφος:

Η επόμενη ενότητα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να περιγράφει τι πρέπει να προσφέρετε στον εργοδότη ή εάν γράφετε για να ζητήσετε βοήθεια, τι είδους βοήθεια επιθυμείτε.

Τελική παράγραφος:

Συμπληρώστε την συνοδευτική επιστολή σας, ευχαριστώντας τον εργοδότη για το γεγονός ότι σκεφτήκατε για τη θέση ή τη σύνδεσή σας για βοήθεια στην αναζήτηση εργασίας σας.

Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ονομα επίθετο

Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τηλέφωνο

Προφίλ LinkedIn (προαιρετικό)

Επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μόνο κείμενο)

Θέμα: Επικεφαλής Θέσης Σχολής - Το όνομά σας

Αγαπητέ κ. / Μ.μ. Επίθετο, Γράφω σήμερα για να ρωτήσω για τη δυνατότητα υποβολής αίτησης για θέση βοηθού διδασκαλίας στο πανεπιστήμιο. Αυτό το καλοκαίρι θα μετακομίσω στην περιοχή σας. Μου έδωσε το όνομά σας από τον Δρ Νέλσον, ο οποίος ήταν ένας από τους καθηγητές μου στο Πανεπιστήμιο των Βόρειων Ρωμαίων.

Έχω ένα μεταπτυχιακό δίπλωμα στις Αυτόχθονες Σπουδές από το Πανεπιστήμιο των Βόρειων Ρωμαίων και βοήθησα με αρκετές τάξεις ενώ τελείωσα το πτυχίο μου.

Επιπλέον, ενδιαφέρομαι να μάθω περισσότερα για το Ph.D. πρόγραμμα στην ιστορία της Βόρειας Αμερικής. Ίσως μπορούμε να προγραμματίσουμε μια συνάντηση για να μάθω περισσότερα για το πρόγραμμα.

Έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου για την εξέταση σας. Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας και ελπίζω να σας ακούσω σύντομα.

Ονομα επίθετο

Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τηλέφωνο

Προφίλ LinkedIn (προαιρετικό)