Πώς να γράψετε μια Αίτηση για Πρόταση ή RFP

Μια αίτηση υποβολής προτάσεων, μερικές φορές αποκαλείται RFP ή RFQ ("αίτηση υποβολής προσφοράς"), είναι ένα έγγραφο που εκδίδει μια εταιρεία όταν θέλει να αγοράσει ένα προϊόν και θέλει να θέσει τις προδιαγραφές της στο κοινό. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν αρκετές εταιρείες θα υποβάλουν προσφορά για το έργο και η RFP καλεί πιο ανταγωνιστικές τιμές. Αλλά εάν δεν προετοιμάσετε σωστά το RFP, η προσπάθειά σας μπορεί να προκαλέσει προσφορές που είναι χάσιμο χρόνου ή, χειρότερα, καμία προσφορά. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα RFP για να εξασφαλίσετε τα καλύτερα αποτελέσματα.

Δυσκολία: Μέση τιμή

Χρόνος που απαιτείται: Μερικές μέρες

Τα 12 βήματα

1. Κανε τα μαθηματα σου:Καταλάβετε τι χρειάζεστε, τι θέλετε και τι είναι δυνατό πριν αρχίσετε να γράφετε το RFP σας. Μην εκδίδετε ένα RFP για ένα μηχάνημα που μπορεί να παράγει 1.500 widgets ανά ώρα, αν δεν έχετε πουλήσει πάνω από 25 το μήνα. Δεν έχει νόημα η έκδοση ενός RFP για ένα αυτοκίνητο υψηλής ισχύος όταν ένας αγγελιοφόρος μπορεί να περάσει από την κυκλοφορία εξίσου γρήγορα σε ένα ποδήλατο.
2. Διαχωρίστε τις ανάγκες και τις επιθυμίες σας: Εάν θέλετε να αγοράσετε μια εφαρμογή που μπορεί να μεταδίδει εικόνες μεταξύ της έδρας και των φορτηγών σας στην τοποθεσία εργασίας, μπορείτε να ορίσετε τον αριθμό των εικόνων που χρειάζεστε ανά δευτερόλεπτο, το μέγιστο μέγεθος των εικόνων που χρειάζεστε και την απαραίτητη ανάλυση. Παρόλο που μπορεί να είναι ωραίο να έχετε αυτές τις εικόνες σε χρώμα, αποφασίστε εάν αυτό είναι πραγματικά απαραίτητο. Αν χρειάζεστε πραγματικά κάποια συγκεκριμένα, χρησιμοποιήστε λέξεις όπως "θα", "θα", και "πρέπει". Αυτό δείχνει ότι αυτές είναι οι απαιτήσεις. Οι προδιαγραφές που είναι απλά "θέλουν" πρέπει να προσδιορίζονται με λέξεις όπως "μπορεί", "μπορεί" και "προαιρετικό".

1. Αποφασίστε τι θα φανεί ο νικητής: Οι προτάσεις που λαμβάνετε σε απάντηση στο RFP σας θα διαφέρουν. Κάθε ανταποκρινόμενη εταιρεία θα έχει διαφορετικά πλεονεκτήματα και αδυναμίες. Ορισμένοι θα επικεντρωθούν στο χαμηλότερο κόστος. Άλλοι θα επικεντρωθούν στην καλύτερη ποιότητα. Και άλλοι θα προσφέρουν ένα πλήρες σύνολο χαρακτηριστικών. Αποφασίστε μπροστά από αυτό που αναζητάτε - το χαμηλότερο κόστος, την ταχύτερη παράδοση ή κάποιο συνδυασμό των δύο.
2. Οργανώστε το έγγραφο: Οτιδήποτε γράφετε για επαγγελματικούς σκοπούς θα πρέπει να δοθεί μεγάλη σκέψη και θα πρέπει να οργανωθεί. Ένα περίγραμμα είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε. Τουλάχιστον, θα χρειαστεί τμήματα για εισαγωγή, απαιτήσεις, κριτήρια επιλογής, χρονοδιαγράμματα και διαδικασίες. Πολλά από αυτά τα τμήματα θα έχουν υποτομείς.

1. Γράψτε την εισαγωγή: Εδώ θα εξηγήσετε στους πιθανούς υποψηφίους γιατί δημοσιεύετε το RFP και αυτό που ελπίζετε να επιτύχετε με αυτόν τον τρόπο. Η εισαγωγή μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μια περίληψη των βασικών σημείων που απορρίφθηκαν από τα άλλα τμήματα, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας λήξης. Η εισαγωγή ενός RFP για ένα σύστημα μετάδοσης εικόνας μπορεί να διαβάσει κάτι τέτοιο: "Η εταιρεία XYZ ζητά προτάσεις για ένα εξαιρετικά αξιόπιστο και εύχρηστο σύστημα ικανό να μεταδίδει εικόνες από το κεντρικό γραφείο σε φορτηγά οπουδήποτε στη μητροπολιτική περιοχή. πρέπει να παραληφθεί μέχρι τη Δευτέρα 5 Μαρτίου 2007, στις 8 π.μ.

1. Εξηγήστε τις απαιτήσεις: Αυτό το τμήμα είναι ένα από τα πιο σημαντικά και συνήθως παίρνει τον περισσότερο χρόνο. Θα πρέπει να καθορίσετε το μέγεθος και τη σαφήνεια των εικόνων που πρόκειται να μεταδοθούν και την απαραίτητη ταχύτητα. Να είστε συγκεκριμένοι, αλλά μην πείτε στους πλειοδότες πώς θέλετε να ολοκληρωθεί η δουλειά εκτός αν αυτό είναι απαραίτητο. Ίσως θελήσετε να σπάσετε αυτό το μέρος επάνω σε υποτμήματα. Παραδείγματος χάριν (α) μέγεθος και ποιότητα εικόνας (β) μετάδοση, η οποία θα μπορούσε να περιλαμβάνει τόσο την επιθυμητή ταχύτητα όσο και τυχόν απαιτήσεις που καθιστούν ασφαλή τη μετάδοση (γ) τις επιθυμητές επιλογές, όπου μπορείτε να αναφέρετε το χρώμα ως επιθυμητή επιλογή.

1. Κριτήρια επιλογής: Εδώ πείτε στους υποψηφίους πώς θα επιλέξετε τη νικήτρια προσφορά. Μπορείτε να αποκαλύψετε όσα ή όσο θέλετε. Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια φράση όπως "Ο νικητής, εάν υπάρχει, θα επιλεγεί αποκλειστικά με την κρίση της εταιρείας XYZ". Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο που θα διανέμει κάθε προσφορά ένα συγκεκριμένο εύρος σημείων σε κάθε κατηγορία.Στη συνέχεια, να έχει μια ομάδα να επιλέξει την καλύτερη προσφορά από αυτούς με τα τρία πρώτα αποτελέσματα.
2. Χρονοδιαγράμματα: Αυτό το τμήμα αναφέρει στις εταιρείες πόσο γρήγορα πρέπει να ενεργούν και πόσο χρονικό διάστημα αναμένεται να λάβει η διαδικασία. Να είστε εύλογος όταν καθορίζετε τις προθεσμίες σας. Μην ζητάτε προτάσεις για πολύπλοκα συστήματα και στη συνέχεια δώστε στους υποψήφιους λίγες μόνο ημέρες να απαντήσουν. Αφήστε περισσότερο χρόνο για να προετοιμάσετε μια προσφορά εάν το RFP σας είναι μεγάλο, εάν η επιθυμητή σας αγορά είναι περίπλοκη ή εάν χρειάζεστε μια πολύ λεπτομερή απάντηση. Αυτό είναι όπου μπορείτε να πείτε στους πλειοδότες πόσο καιρό θα διαρκέσει η διαδικασία αξιολόγησης όταν θα ενημερωθούν αν ήταν επιτυχείς και πόσο σύντομα πρέπει να παραδώσουν όσα έχουν υποσχεθεί.

1. Επεξεργάζομαι, διαδικασία: Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να εξηγήσετε πώς θα λειτουργήσει η διαδικασία - από την αποστολή του RFP στην ανάθεση της σύμβασης και την έναρξη της εργασίας. Αυτή η ενότητα θα μπορούσε να πει, "Οι προσφορές θα πρέπει να γίνονται κατά την ημερομηνία που καθορίζεται στο Βήμα 8 παραπάνω. Όλες οι προσφορές θα αναθεωρηθούν για να βεβαιωθούν ότι πληρούν όλες τις απαιτήσεις και ανταποκρίνονται. επιθυμείτε) και οι τρεις πρώτες προσφορές θα αξιολογηθούν από την ομάδα προτάσεων για την επιλογή του νικητή του διαγωνισμού και ενός αναπληρωτή. Οι διαπραγματεύσεις με τον νικητή θα αναμένεται να κατακυρωθούν εντός δύο εβδομάδων ».

1. Αποφασίστε πώς να στείλετε το RFP: Τα περισσότερα RFPs αποστέλλονται ταχυδρομικά, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Μπορείτε να στείλετε ένα RFP μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μπορείτε να το δημοσιεύσετε στην ιστοσελίδα της εταιρείας σας. Απλά φροντίστε να καθορίσετε το όνομα (ή τον αριθμό προσφοράς) που θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν οι υποψήφιοι για να προσδιορίσουν το RFP στο οποίο ανταποκρίνονται.
2. Αποφασίστε ποιος θα λάβει το RFP: Μπορεί να έχετε ήδη εντοπίσει τους προμηθευτές από τους οποίους θέλετε να αγοράσετε. Η εταιρεία σας μπορεί να έχει ακόμη και κατάλογο αποδεκτών προμηθευτών. Αν όχι, μπορείτε να βρείτε πιθανούς προμηθευτές μέσω του επαγγελματικού δικτύου σας, αναζητώντας ηλεκτρονικά ή ζητώντας αξιόπιστους προμηθευτές άλλων υλικών για τις συστάσεις τους. Μην περιορίζετε τη λίστα σας για το ποιος λαμβάνει το RFP σας μόνο σε μεγάλες εταιρείες ή εγκατεστημένους προμηθευτές. Μπορεί να βρείτε καλύτερες ιδέες και ακόμη καλύτερη τιμολόγηση από μικρότερους πωλητές οι οποίοι είναι συχνά πιο πρόθυμοι να κερδίσουν την επιχείρησή σας.

1. Ειδοποιήστε τον νικητή: Μόλις ολοκληρώσετε όλα τα παραπάνω βήματα, ήρθε η ώρα να κάνετε το άλμα και να ενημερώσετε το βραβευμένο RFP ότι ήρθε η ώρα να προχωρήσετε με το έργο.