Μάθετε πώς να διατηρείτε τα λεπτά συνάντησης

Τα πρακτικά των συνεδριάσεων είναι οι λεπτομερείς σημειώσεις που χρησιμεύουν ως επίσημα γραπτά πρακτικά μιας συνάντησης ή μιας διάσκεψης. Ο υπεύθυνος της συγκέντρωσης συνήθως ζητά από έναν από τους συμμετέχοντες να τείνουν στο έργο αυτό. Μια μέρα, αυτός θα μπορούσε να είναι εσύ! Αν και δεν είναι μια εξαιρετικά δύσκολη δουλειά, είναι σημαντική. Δεδομένου ότι τα πρακτικά της συνάντησης είναι ένα επίσημο αρχείο για το τι συνέβη, απαιτείται ακρίβεια. Θα χρειαστεί να λάβετε λεπτομερείς σημειώσεις ότι οι άνθρωποι πρέπει να μπορούν να αναφερθούν σε αργότερα, αν είναι απαραίτητο. Ακολουθούν ορισμένοι δείκτες για να σας βοηθήσουν να χειριστείτε αυτό το έργο με φινέτσα.

Μάθετε τι να κάνετε πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση.

Πριν την συνάντηση

• Επιλέξτε το εργαλείο εγγραφής: Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αποφασίσετε πώς θα πάρετε τις σημειώσεις σας. Θα πάτε παλιό σχολείο και θα χρησιμοποιήσετε ένα στυλό και χαρτί ή θα πάτε σε τεχνολογία και θα χρησιμοποιήσετε φορητό υπολογιστή, tablet ή smartphone; Ελέγξτε με το αφεντικό σας για να δείτε εάν αυτός ή αυτή σας προτιμά να χρησιμοποιήσετε μια συγκεκριμένη μέθοδο. Είναι απίθανο αλλά δυνατό.
• Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο επιλογής σας είναι σε κατάσταση λειτουργίας και έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας μόνο σε περίπτωση αποτυχίας του αρχικού σας. Εάν φέρνετε ένα φορητό υπολογιστή, για παράδειγμα, έχετε την πένα και το χαρτί επίσης εύχρηστο. Δεν θέλετε να σταματήσετε τη συνάντηση ενώ αναζητάτε κάτι για να γράψετε εάν ο υπολογιστής σας καταρρεύσει.

• Διαβάστε την ατζέντα της σύσκεψης πριν ξεκινήσει η σύσκεψη. Θα σας επιτρέψει να διατυπώσετε ένα περίγραμμα για τα πρακτικά σας. Αφήστε λίγο χώρο κάτω από κάθε στοιχείο πάνω του και γράψτε τις σημειώσεις σας εκεί. Κάνοντας αυτό θα κάνει τη δουλειά σας λίγο πιο εύκολη, αρκεί το άτομο που τρέχει τη συνάντηση να παραμείνει στην ατζέντα.

Κατά τη διάρκεια της Συνάντησης

• Περάστε γύρω από ένα φυλλάδιο συμμετοχής και βεβαιωθείτε ότι όλοι θα συνδεθούν. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια λίστα με όλους τους συμμετέχοντες στα επίσημα πρακτικά της συνάντησης.
• Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιος είναι ο καθένας.Με αυτόν τον τρόπο θα είστε σε θέση να προσδιορίσετε ποιος μιλά και να καταγράψει σωστά αυτές τις πληροφορίες.
• Σημειώστε την ώρα έναρξης της συνεδρίασης.
• Μην προσπαθήσετε να γράψετε κάθε σχόλιο. Είναι εντάξει να συμπεριληφθούν μόνο οι κύριες ιδέες. Να είστε πολύ προσεκτικοί ώστε να μην αφήνετε αντικείμενα με τα οποία διαφωνείτε. Οι προκαταλήψεις σας δεν πρέπει να σας επηρεάσουν. Θυμηθείτε ότι πρόκειται για έναν επίσημο λογαριασμό και όχι για τη γνώμη σας για το τι συνέβη!

• Καταγράψτε όλες τις προτάσεις, που τις έκαναν, και τα αποτελέσματα των ψηφοφοριών, αν υπάρχουν. δεν χρειάζεται να γράψετε ποιος έχει αποσπάσει μια κίνηση. Φυσικά, οι κανόνες του οργανισμού σας μπορεί να διαφέρουν, ώστε να επαληθεύονται πρώτα.
• Εάν οι ψήφοι σχετικά με οποιεσδήποτε προτάσεις ή συζητήσεις αναβληθούν μέχρι την επόμενη συνεδρίαση, σημειώστε κάτι τέτοιο.
• Καταγράψτε την ώρα λήξης της συνάντησης.

Μετά τη Συνάντηση

• Πληκτρολογήστε τα λεπτά το συντομότερο δυνατό μετά τη συνάντηση, ενώ όλα είναι ακόμα φρέσκα στο μυαλό σας. Αν διαπιστώσετε κάποιο λάθος στις σημειώσεις σας ή αν έχετε κάποια ερώτηση, μπορείτε να το καθαρίσετε γρήγορα μιλώντας με άλλους συμμετέχοντες.
• Στο τελικό αντίγραφο των πρακτικών, συμπεριλάβετε το όνομα του οργανισμού, τον τίτλο της επιτροπής, τον τύπο της συνεδρίασης (καθημερινή, εβδομαδιαία, μηνιαία, ετήσια ή ειδική) και τον σκοπό της.
• Δώστε τους χρόνους που άρχισε και τελείωσε.
• Δώστε τη λίστα των συμμετεχόντων και μια σημείωση για το ποια ήταν η συνάντηση. Μπορείτε επίσης να υποδείξετε ότι πήρατε τα λεπτά. Συμπεριλάβετε το όνομά σας στη λίστα των συμμετεχόντων και, σε παρένθεση μετά το όνομά σας, λέτε ότι πήρατε τα λεπτά. Εναλλακτικά, στο τέλος του εγγράφου, μπορείτε να υπογράψετε γράφοντας "Αντίστοιχα υποβάλλεται από", ακολουθούμενο από το όνομά σας.

• Επαναλάβετε τα πρακτικά πριν τα υποβάλετε. Ρωτήστε κάποιον άλλον που παρακολούθησε να τα εξετάσει επίσης. Αυτός ή αυτή θα είναι σε θέση να σας ενημερώσει αν τυχαία αφήσατε κάτι έξω.
• Υποβάλετε το στο άτομο που διηύθυνε τη συνάντηση εκτός εάν σας έχει δοθεί εντολή να κάνετε κάτι διαφορετικό.