Δείγμα επιστολής σύστασης για τον παροχέα υπηρεσιών

Σας έχει ζητηθεί να γράψετε μια συστατική επιστολή για κάποιον που γνωρίζετε ποιος έχει υποβάλει αίτηση για νέα θέση εργασίας στον κλάδο σας ή αναζητά νέο πελάτη; Είναι κολακευτικό να σας ρωτήσω και πάντα αισθάνεται καλό να βοηθήσετε κάποιον με τον οποίο έχετε επαγγελματική σχέση, αλλά υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για τη σύνταξη μιας επιστολής επιχειρηματικών συστάσεων.

Εάν γράφετε μια επιστολή ως εκπρόσωπος της οργάνωσής σας, γνωρίζετε ότι ενώ ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν στους υπαλλήλους τους να γράφουν γράμματα αναφοράς ελεύθερα, άλλοι μπορεί να λογοκρίνουν ή να τους απαγορεύουν εξ ολοκλήρου. Γι 'αυτό, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες είναι οι πολιτικές του εργοδότη σας προτού δώσετε τη συγκατάθεσή σας.

Πολλές οργανώσεις έχουν επίσης αναφορές σε ανθρώπινους πόρους (HR). Ελέγξτε με τις πολιτικές της εταιρείας σας προτού προχωρήσετε.

Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης και ένας σημερινός ή πρώην εργολάβος ζητήσει μια επιστολή συστάσεως από εσάς, διαβάστε τον παρακάτω οδηγό για να χρησιμοποιήσετε τη διακριτική σας ευχέρεια.

Επιχειρηματικές επιστολές αναφοράς που συστήνουν επαγγελματικές υπηρεσίες

Αυτό είναι ένα παράδειγμα μιας επιστολής αναφοράς για τη σύσταση επαγγελματικών υπηρεσιών. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής αναφοράς επιχείρησης (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Επιχειρηματικές επιστολές αναφοράς που συνιστούν επαγγελματικές υπηρεσίες # 1 (έκδοση κειμένου)

Η Annabelle Sebastian

123 Main Street

Anytown, CA 12345

866-123-4567

[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Jack Eggleston

Acme Δικηγορική Εταιρεία

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Αγαπητέ κύριε Eggleston, Γράφω να συστήσω τις υπηρεσίες του Daniel Lightheart, CPA. Ο Δανιήλ εργάζεται για το δικηγορικό μου γραφείο εδώ και δεκαπέντε χρόνια ως λογιστής και λογιστής. Οι γνώσεις και η προσοχή στη λεπτομέρεια βοήθησαν να διατηρηθεί η εταιρεία μας σε εξέλιξη κατά την πρόσφατη ύφεση και μέσω μιας μεγάλης αναδιάρθρωσης.

Αισθάνομαι βέβαιος να συστήσω τις λογιστικές υπηρεσίες του Ντάνιελ.

Δεν είναι μόνο εμπεριστατωμένος αλλά και εύκολος να εργαστεί και πάντα πρόθυμος να αφιερώσει χρόνο για να συζητήσει τις ανησυχίες μου και να απαντήσει σε ερωτήσεις.

Αν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.

Χαιρετισμοί,

Η Annabelle Sebastian

Επιχειρηματικές επιστολές αναφοράς που συστήνουν επαγγελματικές υπηρεσίες # 2 (έκδοση κειμένου)

Λίζα Μουρ

123 Main Street

Anytown, CA 12345

800-212-4444

[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Joan Kelly

Λογισμικό Acme

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Αγαπητέ κα Kelly, Είμαι Αντιπρόεδρος της Time Watches γράφω για να συστήσω τις υπηρεσίες μάρκετινγκ της Michaela Brown. Η Michaela δημιούργησε και υλοποίησε πολλές επιτυχημένες εκστρατείες για εμάς από τον Ιούλιο του 2012 έως τον Ιανουάριο του 2018.

Η τεχνογνωσία της στο σχεδιαστικό λογισμικό σε συνδυασμό με το συνεργατικό και καινοτόμο πνεύμα της, την έκανε να είναι ο εμπειρογνώμονας για τα σημαντικότερα έργα μας. Την ίδια στιγμή πήρε το Twitter μας από 1.000 έως πάνω από 52.000 μέσα σε μόλις τρεις μήνες, χρησιμοποιώντας στρατηγικές για μελλοντικές σκέψεις. Ήταν προσανατολισμένη στις λεπτομέρειες, οργανωμένη και πάντα ανοιχτή σε εποικοδομητική ανατροφοδότηση, καθιστώντας την επιχειρηματική μας σχέση τόσο αβίαστη όσο και ευχάριστη.

Προτείνω τη Michaela για κάθε ρόλο μέσω της οποίας μπορεί να συνεισφέρει την αξιοσημείωτη δημιουργικότητα και αφοσίωσή της. Αν προσληφθεί, είμαι βέβαιος ότι θα πάρει τις προσπάθειες μάρκετινγκ σε νέα ύψη.

Αν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.

Χαιρετισμοί,

Λίζα Μουρ

Πότε πρέπει να γράψετε μια επιστολή συστάσεως

Ο υποψήφιος πρέπει να είναι κάποιος που γνωρίζετε αρκετά καλά και με τον οποίο εργάσατε πρόσφατα. Για παράδειγμα, πιθανότατα δεν μπορείτε να δώσετε μια σύσταση για κάποιον που συνεργάστηκε πριν από δέκα χρόνια ή με τον οποίο εργαστήκατε μόνο για ένα μήνα. Αν και μπορεί να είναι δελεαστικό, θα βασίζεστε είτε σε παλιές είτε σε ανεπαρκείς πληροφορίες, οι οποίες και οι δύο μπορεί να είναι παραπλανητικές. Δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζετε. Έτσι, αν δεν μπορείτε να μιλήσετε πραγματικά με τις υπάρχουσες δεξιότητες κάποιου, παρακαλώ ευγενικά να απορρίψετε το αίτημά σας.

Πρέπει να γνωρίζετε τον υποψήφιο σε ένα ρόλο που σας επιτρέπει να γράψετε μια ουσιαστική αναφορά. Για παράδειγμα, αν έχετε δουλέψει με το άτομο ως ανεξάρτητος συγγραφέας, αλλά τώρα ξεκινάει μια επιχείρηση περπατήματος σκύλου, δεν μπορείτε να βεβαιώσετε τις δεξιότητές του σε ένα άλλο πεδίο.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να μειωθεί και ίσως να προσφέρει συμβουλές για το ποιος θα έκανε έναν καλύτερο υποψήφιο. Αν θέλει να ξεκινήσει ένα σκυλί περπατώντας τις επιχειρήσεις, θα πρέπει ήδη να έχει μια σταθερή πελατεία που μπορεί πραγματικά να εγγυηθεί για τις ικανότητές του.

Γράψτε το γράμμα μόνο αν μπορείτε να δώσετε ειλικρινά μια θετική αναφορά. Εάν δεν έχετε τίποτα θετικό να πείτε για την απόδοσή τους, κάντε το τίμιο πράγμα και πείτε ότι δεν μπορείτε να συμβάλλετε. Εάν αισθάνεστε υποχρεωμένοι να δώσετε μια δικαιολογία γιατί:

1. Να είστε απόλυτα ειλικρινείς και να λέτε ότι δεν αισθάνεστε άνετα να γράφετε για λογαριασμό τους.
2. Πείτε ένα λευκό ψέμα όπως: "Δεν είμαι σε θέση να γράψω συστάσεις επιστολών".

Αν και μπορεί να αισθάνεστε αμήχανοι ή ένοχοι, εμπιστευθείτε τη διαίσθησή σας. Εξάλλου, μια αυθαίρετη επιστολή δεν θα εξυπηρετήσει ούτε τον αιτούντα ούτε τον πιθανό εργοδότη του καλά.

Προσέξτε τα πραγματικά περιστατικά

Αφού συμφωνήσετε να γράψετε την επιστολή, κρατήστε την εστιασμένη και συμπεριλάβετε μόνο πληροφορίες που είναι πραγματικές και ειλικρινείς. Αποφύγετε να λέτε κάτι που είναι αυστηρά η γνώμη - μπορεί να λειτουργήσει ενάντια σε κάποιον που θεωρείται για μελλοντική απασχόληση και θα μπορούσε ενδεχομένως να έχει ως αποτέλεσμα νομικά προβλήματα για εσάς και την εταιρεία σας. Κάνοντας έναν υψηλό ισχυρισμό όπως "Louisa είναι ένας λαμπρός συγγραφέας", από μόνη της είναι επικίνδυνη. Θα πρέπει να είστε σε θέση να την υποστηρίξετε με εξωτερική αναγνώριση ή με βραβείο που έλαβε η δουλειά της. Εάν δεν μπορείτε, μπορείτε να πείτε, "Η Louisa παρήγαγε με συνέπεια ένα μεγάλο περιεχόμενο για εμάς".

Στο ίδιο πνεύμα, αποφύγετε υπερβολικές και υπερβολικά θετικές δηλώσεις. Αν χτίσετε κάποιον πάρα πολύ, η επιστολή μπορεί να μην έχει βάρος με μελλοντικούς πελάτες ή εργοδότες.

Πώς να δομήσετε μια επιστολή αναφοράς

1. Εισαγάγετε τον εαυτό σας στην αρχική παράγραφο για να ρυθμίσετε τη θέση σας και τη σχέση σας με τον υποψήφιο. Αφήστε τον αναγνώστη να μάθει γιατί δικαιούστε να ετοιμάσετε μια τέτοια επιστολή.

2. Επιβεβαιώστε τα στοιχεία σχετικά με τον υποψήφιο και πού είναι επί του παρόντος απασχολούμενο (αν είναι):

• Ο τίτλος θέσης και η εταιρεία του ατόμου
• Πόσο καιρό συνεργαστήκατε με το άτομο
• Όταν συνεργαστήκατε με το άτομο, αν δεν το χρησιμοποιείτε σήμερα
• Η φύση της επιχειρηματικής σχέσης σας ή η ικανότητα στην οποία εργάστηκε με τον υποψήφιο.
• Προσφέρετε την κρίση σας για τις δεξιότητες και τις ιδιότητες του υποψηφίου σχετικά με τις επαγγελματικές υπηρεσίες τους. Δώστε έμφαση στα πιο πολύτιμα χαρακτηριστικά τους, όπως οι δεξιότητες γραφής, η επίλυση προβλημάτων ή η διαχείριση του χρόνου. Μπορείτε να αντλήσετε τυχόν εξαιρετικές ικανότητες, να δηλώσετε ότι θα τους αποκαταστήσετε ευτυχώς και να σημειώσετε συγκεκριμένα πώς οι επαγγελματικές υπηρεσίες τους ωφελήθηκαν εσείς και ο οργανισμός σας.

4. Χρησιμοποιήστε την τελευταία παράγραφο για να προσθέσετε τυχόν επιπλέον παραδείγματα ή ανέκδοτα όπως κρίνετε κατάλληλο.

5. Τέλος, κλείστε προσφέροντας απαντήσεις σε τυχόν περαιτέρω ερωτήσεις ή παροχή πληροφοριών παρακολούθησης.

Απαντήστε σε οποιεσδήποτε επόμενες ερωτήσεις

Η αποστολή μιας συστατικής επιστολής είναι ζωτικής σημασίας για έναν δυνητικό υποψήφιο ή για έναν πάροχο υπηρεσιών και ακολουθώντας αυτή τη μορφή, θα δώσετε χρήσιμες πληροφορίες στον υποψήφιο πελάτη ή εργοδότη. Μπορεί να λάβετε μια απλή απάντηση "ευχαριστώ" ή μπορεί να ζητήσετε πιο λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με τον αιτούντα. Σε κάθε περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι έχετε ανταποκριθεί αμέσως.