Δώστε την εμπιστοσύνη του αρχηγού σας με ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνων

Οι καλύτεροι διαχειριστές έργων έχουν την πλήρη εμπιστοσύνη του διευθυντή γραμμής και του χορηγού του έργου. Οι εκτελεστές πίσω από τα έργα τους πιστεύουν όταν λένε ότι χρειάζονται επιπλέον χρηματοδότηση, περισσότερους πόρους ή βοήθεια για την επίλυση ενός προβλήματος.

Όταν εργάζεστε σε επικίνδυνες καταστάσεις, χρειάζεστε το σωστό κιτ. Όπως ένας πεζοπόρος με ένα σακίδιο συρματόσχοινο και κροτίδες, χρειάζεστε τα εργαλεία για να αντιμετωπίσετε τον κίνδυνο του έργου πάρα πολύ.

Μπορείτε να ενισχύσετε την εμπιστοσύνη του διευθυντή σας στο έργο σας με ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου. Μια απλή διαδικασία σε 5 βήματα μπορεί να μεταμορφώσει εξαιρετικά τον τρόπο με τον οποίο το αφεντικό σας βλέπει το έργο σας (και εσείς).

Τι είναι η Διαχείριση Κινδύνων στη Διαχείριση Έργων;

Η διαχείριση κινδύνων στη διαχείριση έργων είναι η διαδικασία εντοπισμού, αξιολόγησης και αντίδρασης σε κινδύνους έργου.

Οι κίνδυνοι του έργου είναι πράγματα που μπορεί να επηρεάσουν το έργο (θετικά ή αρνητικά, αλλά γενικά οι άνθρωποι ερμηνεύουν τον κίνδυνο ως γεγονότα που θα είχαν αρνητικό αντίκτυπο στο έργο).

Εάν το σχέδιό σας είναι μεγάλο ή μικρό, θα έχετε κινδύνους που σχετίζονται με αυτό. Αυτά θα μπορούσαν να είναι οτιδήποτε από τον κίνδυνο της σχολικής παρέλασης σας να εκτοξευθεί από τον κίνδυνο μιας αύξησης των τιμών σε ένα κρίσιμο στοιχείο του νέου κυκλώματος σας.

Ο κίνδυνος του έργου, αν δεν αντιμετωπιστεί σωστά, μπορεί να δυσκολέψει την επιτυχή εκτέλεση του έργου σας. Οι μη ελεγμένοι κίνδυνοι μπορούν να προσθέσουν χρόνο στο πρόγραμμά σας, να εργάζονται για το χρόνο και τα χρήματά σας στον προϋπολογισμό σας. Οι διαχειριστές νιώθουν νευρικοί για κάτι τέτοιο. Όλα αυτά μπορούν να αποφευχθούν με ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου.

Σχεδιασμός διαχείρισης κινδύνων

Ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυξήσετε τη δική σας εμπιστοσύνη στην ικανότητα της ομάδας του έργου σας να παραδώσει - και αυτό εξαπλώνεται για να αυξήσει την εμπιστοσύνη του διευθυντή σας. Θέλετε να πιστεύουν ότι μπορείτε να το κάνετε και θέλετε να γνωρίζουν τι μπορεί να σας εμποδίσει να εκτελέσετε επιτυχώς το έργο. Ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου είναι ένα τέλειο εργαλείο για να γίνει αυτό.

Και μάντεψε τι? Είναι πραγματικά εύκολο να ξεκινήσετε.

Η διαχείριση του κινδύνου του έργου είναι μια απλή διαδικασία σε 5 βήματα. Ας μην το κάνουμε πιο περίπλοκο από ό, τι χρειάζεται. Αυτό είναι κάτι που μπορείτε να ξεκινήσετε σήμερα, προετοιμαστείτε να το συζητήσετε κατά την επόμενη συνάντησή σας και να το ολοκληρώσετε καθώς κάποιος πληκτρολογεί τα πρακτικά.

Μια Διαδικασία Διαχείρισης Κινδύνου σε 5 Βήματα

Όπως συμβαίνει με πολλά τμήματα διαχείρισης έργων, η διαχείριση κινδύνων είναι μια διαδικασία. Τα 5 βήματα είναι:

1. Μυημένος
2. Αναγνωρίζω
3. Εκτιμώ
4. Σχέδια Απαντήσεις
5. Υλοποιώ, εφαρμόζω

Εάν αυτοί οι όροι δεν σας σημαίνουν πολύ για σας τώρα, παρακαλώ κολλήστε με αυτό - θα εξηγήσω όλα.

Βήμα 1: Ξεκινήστε

Κατ 'αρχάς, θέλετε να ορίσετε το πλαίσιο για τη διαχείριση των κινδύνων στο περιβάλλον διαχείρισης του έργου σας.

Πιθανώς δεν υπάρχει πάρα πολλή δουλειά να κάνουμε εδώ επειδή κάποιος στην εταιρεία σας θα έχει ήδη προετοιμάσει μια εταιρική πολιτική κινδύνου και το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να το εντοπίσετε. Αυτό θα εξηγήσει την προσέγγιση της εταιρείας για τον κίνδυνο και ίσως ακόμη και να δώσει εντολή για τα πρότυπα που χρειάζεστε. Τα πρότυπα πάντα σας σώζουν μια δουλειά, οπότε προσέξτε και αυτούς!

Ακόμη και αν δεν έχετε μια εταιρική πολιτική κινδύνου, κάποιος άλλος που διαχειρίζεται τα έργα δίπλα σας μπορεί να έχει ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου του έργου το οποίο μπορείτε να αντιγράψετε. Γιατί να επανεφεύρουμε τον τροχό; Η επαναχρησιμοποίηση των εγγράφων είναι απαραίτητη εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο και να κάνετε περισσότερα.

Χρησιμοποιήστε αυτό που έχετε ανακαλύψει για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου για το έργο σας. Αυτό είναι μέρος του γενικού σχεδίου διαχείρισης έργου σας και μιλά για το πώς θα προσεγγίσετε τη διαχείριση των κινδύνων στο έργο σας.

Εάν δεν ξέρετε τι να βάλετε σε αυτό, διαβάστε παρακάτω! Τα επόμενα βήματα θα σας δώσουν μια καλύτερη ιδέα για το τι να μιλήσετε στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου σας.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Παρουσιάζοντας στον διαχειριστή σας ότι έχετε μια προσέγγιση για την αντιμετώπιση της αβεβαιότητας σχετικά με το έργο σας και ότι ενεργά θα διαχειριστείτε τον κίνδυνο.

Βήμα 2: Προσδιορίστε

Μόλις έχετε μια προσέγγιση περιγράφεται, τότε μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε σε αυτό.

Τώρα εντοπίζετε τους κινδύνους που θα επηρεάσουν το έργο σας. Αυτό είναι μόνο ένα στιγμιότυπο χρόνου και το μητρώο κινδύνου σας είναι κάτι που θα θέλετε να επανέλθετε ξανά και ξανά για να εξασφαλίσετε ότι και κάτι καινούργιο θα τοποθετηθεί και εκεί.

Μπορείτε να προσδιορίσετε τους κινδύνους χρησιμοποιώντας μια λίστα με τους κοινούς κινδύνους, να πάρετε συνεντεύξεις με τους ενδιαφερόμενους σχετικά με το σχέδιο (ειδικά τους δύσκολους ενδιαφερόμενους, καθώς συνήθως έχουν πολλά να πουν για το τι μπορεί να πάει στραβά), τις συνεδρίες προβληματισμού και τη χρήση της κοινής λογικής σας.

Ψάχνετε για πράγματα που θα μπορούσαν να προκαλέσουν προβλήματα εάν συνέβη ποτέ. (Θυμηθείτε, οι κίνδυνοι δεν έχουν συμβεί ακόμα. Τα θέματα του έργου είναι πράγματα που έχουν ήδη συμβεί.)

Παρόλα αυτά, το κάνετε, θα πρέπει σίγουρα να εμπλέξετε άλλους ανθρώπους. Μόνο, δεν θα έχετε όλη την εικόνα και θα καταλήξετε σε αγνοούμενα πράγματα.

Οι κίνδυνοι μπορούν και πρέπει να προσδιοριστούν από οποιονδήποτε. Ως διαχειριστής του έργου, η δουλειά σας είναι να ενθαρρύνετε τους συναδέλφους σας να ενέχουν κινδύνους μαζί σας, έτσι ώστε ως ομάδα να μπορείτε να κάνετε κάτι γι 'αυτούς.

Όλοι οι προσδιορισθέντες κίνδυνοι πρέπει να καταγράφονται στο μητρώο κινδύνων. Αν έχετε έναν συντονιστή έργου στην ομάδα ή ένα άτομο υποστήριξης έργου τότε μπορούν να το κάνουν αυτό. Διαφορετικά, είναι μέρος των διοικητικών καθηκόντων που πρέπει να κάνετε.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Αποδεικνύοντας ότι γνωρίζετε τους βασικούς κινδύνους που ενδέχεται να επηρεάσουν το σχέδιό σας και ότι διαθέτετε μέσα για να ενημερώνεστε συνεχώς για νέους κινδύνους.

Βήμα 3: Αξιολόγηση

Στη συνέχεια αξιολογούνται οι κίνδυνοι για την πιθανότητα και τον αντίκτυπο. Αυτό το λεπτομερές άρθρο σχετικά με τον τρόπο εκτίμησης ενός κινδύνου έργου σας καλύπτει γι 'αυτό. Δώστε μια καλή ανάγνωση εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τη διαδικασία.

Ως περαιτέρω μέτρο, μπορείτε επίσης να αξιολογήσετε την εγγύτητα, που σημαίνει πόσο κοντά στο χρόνο είναι ο κίνδυνος που πιθανόν να συμβεί. Ένας κίνδυνος με μεγάλη εγγύτητα μπορεί να συμβεί σύντομα. Ένας κίνδυνος με χαμηλή εγγύτητα μπορεί να συμβεί κάποια στιγμή στο μακρινό μέλλον. Αυτό μπορεί να σας δώσει έναν άλλο παράγοντα για την προτεραιότητα του χρόνου και της ενέργειας σας όταν πρόκειται για την αντιμετώπιση των κινδύνων.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Εξασφαλίζοντας ότι ο διευθυντής σας και όλοι στην ομάδα έχουν μια σαφή ιδέα για το τι θα συνέβαινε εάν κάποιος από αυτούς τους κινδύνους υλοποιηθεί.

Βήμα 4: Απαντήσεις σχεδίων

Τώρα φτάνουμε στο κέλυφος του σχεδίου διαχείρισης κινδύνου. Σε αυτό το βήμα, εξετάζετε πώς να διαχειριστείτε τον κίνδυνο εντοπίζοντας μια κατάλληλη απάντηση.

Αυτό το κάνουμε διότι μέχρι τώρα το μόνο που έχετε είναι μια λίστα με το τι θα μπορούσε να συμβεί να πετάξει το σχέδιό σας εκτός βέβαια στο μέλλον και πόσο μεγάλη θα ήταν η συμφωνία. Αυτό που ο διευθυντής σας θα θέλει να ξέρει παρακάτω είναι: Τι θα κάνετε για αυτό;

Γενικά, υπάρχουν 4 πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αντιμετωπίσετε και να διαχειριστείτε έναν κίνδυνο έργου. Αυτοί είναι:

• Αποφύγει
• ΜΕΤΑΦΟΡΑ
• Μείωση (δηλ. Μείωση)
• Αποδέχομαι.

Αυτά καλύπτονται λεπτομερώς σε αυτή τη βαθιά κατάδυση σε στρατηγικές αντιμετώπισης κινδύνου για αρνητικούς κινδύνους.

Μερικοί από τους κινδύνους σας ενδέχεται να έχουν θετικό αποτέλεσμα. Για παράδειγμα: Υπάρχει ο κίνδυνος να πουλήσετε τόσο μεγάλο μέρος του νέου σας προϊόντος, ώστε να συντρίψετε τις τηλεφωνικές γραμμές. Αυτό θα ήταν καλό να έχουμε, αλλά εξακολουθεί να υπάρχει κίνδυνος να σχεδιάσουμε.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προετοιμαστείτε για ένα θετικό συμβάν κινδύνου που περιλαμβάνει:

• Εκμεταλλεύομαι
• Μερίδιο
• Ενισχύω
• Αποδέχομαι.

Αυτά εξετάζονται λεπτομερέστερα σχετικά με τις στρατηγικές αντιμετώπισης κινδύνων για τον θετικό κίνδυνο.

Θα χρειαστεί να μάθετε ποια στρατηγική απόκρισης είναι η καλύτερη για κάθε κίνδυνο στο μητρώο σας. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε ότι ο κίνδυνος κατάρρευσης της στέγης του εργοστασίου είναι κάτι που απλά θα δεχτείτε, καθώς δεν είναι πιθανό να συμβεί. Ωστόσο, ο κίνδυνος ότι η δηλητηρίαση από τα τρόφιμα θα πάρει το ήμισυ του εργατικού δυναμικού σας είναι κάτι που θέλετε να μετριάσετε ενεργά με την επανεκπαίδευση του προσωπικού σας. Εάν έχει συμβεί πριν και είναι στην πραγματικότητα αρκετά πιθανό εάν δεν κάνετε κάτι γι 'αυτό, θα θελήσετε να μετριάσετε τον κίνδυνο.

Μόλις προσδιοριστεί και συμφωνηθεί η απάντηση, οι ιδιοκτήτες κινδύνου μπορούν να διοριστούν για να εκτελέσουν το σχέδιο δράσης διαχείρισης κινδύνου. Με άλλα λόγια, χρειάζεστε κάποιον που να είναι υπεύθυνος για να δει μέσα από τα καθήκοντα που συμφωνείτε.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Παρουσιάζοντας στον διαχειριστή σας ότι έχετε σκεφτεί τι να κάνετε σχετικά με τα πράγματα που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα για το έργο σας και ότι θέτετε σχέδια για να μειώσετε την αβεβαιότητα και τον κίνδυνο για το έργο.

Βήμα 5: Εφαρμογή

Το σχέδιό σας διαχείρισης κινδύνου πρέπει μέχρι τώρα να συμπεριλάβει ποιος θα είναι υπεύθυνος για τη διεξαγωγή των δραστηριοτήτων μετριασμού του κινδύνου για κάθε κίνδυνο. Θα πρέπει τώρα να εργαστούν μέσω αυτών των καθηκόντων, έτσι ώστε να διαχειρίζεστε ενεργά τους ανοιχτούς κινδύνους.

Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη με: Αποδεικνύοντας ότι εσείς και η ομάδα του έργου σας μπορείτε να ακολουθήσετε τα όσα είπατε ότι θα κάνατε. Αναφέροντας τα όσα έχετε επιτύχει και τους κινδύνους που έχετε μετριάσει, δείχνει στην ομάδα διαχείρισης ότι είστε σοβαροί για την υλοποίηση και την πραγματοποίηση όσων χρειάζονται για την απόδειξη του προβλήματος του έργου σας στο μέλλον.

Μόλις περάσει ένας κίνδυνος - όταν δεν είναι πλέον σημαντικός επειδή έχει συμβεί ή δεν μπορεί πλέον να συμβεί - μπορείτε να το κλείσετε από το μητρώο κινδύνου.

Η εφαρμογή αυτού του σχεδίου διαχείρισης κινδύνου του έργου μπορεί να σας ξεχωρίσει από άλλους διαχειριστές. Το δικό σας αφεντικό θα έχει τα στοιχεία ότι μπορείτε να σκεφτείτε στρατηγικά και δημιουργικά για το τι μπορεί να προκαλέσει την αποδέσμευση του έργου σας και - το σημαντικότερο - να κάνετε κάτι γι 'αυτό. Θα είστε το άτομο που διαχειρίζεται ενεργά τα προβλήματα πριν συμβεί, σκουπίζοντας οδοφράγματα και προετοιμασία για οτιδήποτε!

Το να βλέπεις να είσαι καλός στο να διαχειρίζεσαι τον κίνδυνο του έργου είναι ένας σίγουρος τρόπος να το θεωρείς ασφαλές ζεύγος ή χέρια από τη διοίκηση. Δεν χρειάζεστε πλούσια εμπειρία ή πιστοποιητικά για να ξεκινήσετε επιτυχώς τη διαχείριση του κινδύνου του έργου (αν και υπάρχουν τυπικά προσόντα για τη διαχείριση κινδύνων). Αυτή η εύκολη διαδικασία σε 5 βήματα θα σημαίνει σύντομα ότι η διαχείριση του κινδύνου των έργων ενσωματώνεται στα σχέδια του έργου σας.