I-9 Περιεχόμενα αρχείου για τους υπαλλήλους

Έντυπο I-9, Επαλήθευση της Επιλεξιμότητας για την Απασχόληση είναι η μορφή που απαιτείται από το Υπουργείο Εσωτερικής Ασφάλειας - US Citizenship and Immigration Services (USCIS) για να τεκμηριώσει την επιλεξιμότητα για απασχόληση στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ως εργοδότης, πρέπει να συμπληρώσετε ένα έντυπο I-9 για κάθε υπάλληλο που προσλαμβάνετε.

Όλοι οι εργαζόμενοι, οι πολίτες και οι μη πολίτες, που προσλαμβάνονται μετά τις 6 Νοεμβρίου 1986, πρέπει να συμπληρώσουν το τμήμα 1 του εντύπου Ι-9 κατά τη στιγμή της μίσθωσης. Ο εργοδότης είναι υπεύθυνος για την έγκαιρη και σωστή συμπλήρωση του τμήματος 1 του εντύπου I-9 από τον εργαζόμενο.

Ο εργοδότης πρέπει να ελέγξει την επαλήθευση της απασχόλησης και να εξασφαλίσει ότι τα τμήματα 2 και 3 του εντύπου I-9 συμπληρώνονται επίσης σωστά. Οι εργοδότες οφείλουν να συμπληρώσουν το τμήμα 2 του εντύπου I-9, εξετάζοντας αποδεικτικά στοιχεία από πρώτο χέρι (μόνο πρωτότυπα έγγραφα που δεν έχουν λήξει) σχετικά με την αναγνώριση της ταυτότητας και της απασχόλησης εντός τριών (3) εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία έναρξης της απασχόλησης.

Ο εργαζόμενος πρέπει να είναι παρών φυσικά και τα πρωτότυπα του έγγραφα πρέπει να επανεξεταστούν προσωπικά. Ο υπάλληλος που ελέγχει τα πρωτότυπα έγγραφα πρέπει να υπογράψει το τμήμα 2 του I-9.

Η φόρμα επιβεβαιώνει ότι έχετε ελέγξει δύο εγκεκριμένες μορφές ταυτοποίησης που αποδεικνύουν ότι ο εργαζόμενος έχει νόμιμη εξουσιοδότηση να εργάζεται στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Οι εργοδότες ή ο εξουσιοδοτημένος αντιπρόσωπός τους πρέπει να συμπληρώσουν το τμήμα 3 όταν επαληθεύουν ότι ένας υπάλληλος είναι επιλέξιμος να εργαστεί στις ΗΠΑ. Κατά την επαναπροώθηση ενός υπαλλήλου εντός τριών ετών από την ημερομηνία ολοκλήρωσης του πρωτοτύπου I-9, οι εργοδότες έχουν τη δυνατότητα να συμπληρώσουν ένα νέο έντυπο I-9 ή να συμπληρώσουν το τμήμα 3.

Περιοδικά, θα πρέπει να ελέγξετε τα έντυπα I-9 για να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπληρωμένη φόρμα για κάθε υπάλληλο. Πρέπει να ελέγξετε την ακρίβεια και την πληρότητα και να αποθηκεύσετε τα αποδεικτικά στοιχεία του ελέγχου και της τυχόν εκπαίδευσης που έλαβαν τα μέλη του προσωπικού που ολοκλήρωσαν ή αποθηκεύουν τα I-9.

Θέση των ολοκληρωμένων εντύπων I-9

Θα θελήσετε να κρατήσετε όλους τους I-9 υπαλλήλους και τα συνοδευτικά έγγραφα σε ένα ξεχωριστό αρχείο προσωπικού για αυτούς τους λόγους.

Η κυβέρνηση μπορεί να επιθεωρήσει αυτές τις μορφές. Εάν οι δημόσιοι υπάλληλοι επιθεωρήσουν τα έντυπα I-9 σας, δεν θέλετε να τους επιτρέψετε την πρόσβαση στα αρχεία ιδιωτικού προσωπικού των υπαλλήλων σας και στις εμπιστευτικές πληροφορίες που περιέχουν.

Έτσι, προς το συμφέρον της εμπιστευτικότητας των εργαζομένων και της περιορισμένης πρόσβασης, θέλετε να απομονώσετε το προσωπικό σας I-9 σε ένα φάκελο που είναι ειδικά αφιερωμένος στην αποθήκευση του I-9.

Αυτό προστατεύει το απόρρητο των εργαζομένων σας και εξοικονομεί επίσης τον εργοδότη από το ενδεχόμενο να απαντήσει σε πρόσθετες ερωτήσεις που τίθενται από το περιεχόμενο του αρχείου προσωπικού του προσωπικού. Μπορεί να ανοίξετε άθελά την εταιρεία σας σε μια αυξημένη έρευνα από τους υπαλλήλους της USCIS. Αποφύγετε αυτό.

Τρέχουσα έρευνα αρχείου I-9

Σύμφωνα με την Αμερικανική Μετανάστευση και Τελωνειακή Επιβολή (ICE), η κυβέρνηση μπορεί να επιθεωρήσει τα I-9 σας: "Η διαδικασία διοικητικής επιθεώρησης ξεκινάει από την επίδοση μιας Ειδοποίησης Επιθεώρησης (NOI) σε έναν εργοδότη που επιβάλλει την παραγωγή των Εντύπων I-9.

"Σύμφωνα με το νόμο, οι εργοδότες έχουν στη διάθεσή τους τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες για να προσκομίσουν τα έντυπα I-9. Συχνά, η ICE θα ζητήσει από τον εργοδότη να παράσχει δικαιολογητικά έγγραφα, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν αντίγραφο της μισθοδοσίας, τον κατάλογο των υπαρχόντων υπαλλήλων, και επιχειρηματικές άδειες."

Η τρέχουσα τάση είναι ότι το ICE αυξάνει τις προσπάθειες επιβολής του νόμου. Οι εργοδότες αντιμετωπίζουν ολοένα και περισσότερο τις ποινικές διώξεις που επιβάλλονται στους διαχειριστές, τους ιδιοκτήτες και τα μέλη του προσωπικού του ανθρώπινου δυναμικού λόγω μη ολοκλήρωσης και αποθήκευσης των εντύπων I-9 για κάθε εργαζόμενο. Οι επιχειρήσεις έχουν όλο και περισσότερο επιτύχει σημαντικά πρόστιμα και έχουν απαγορευτεί.

Οι εργοδότες πρέπει να λάβουν τα έντυπα I-9 σοβαρά. Σοβαρά. Χρειάζεται να πούμε περισσότερα;

Δείτε ένα τρέχον Έντυπο I-9 και πλήρεις οδηγίες για την εφαρμογή του στο Υπουργείο Εσωτερικής Ασφάλειας - Υπηρεσίες Ιθαγένειας και Μετανάστευσης των ΗΠΑ (USCIS).

Γνωστός και ως:αρχεία υπαλλήλων, αρχεία υπαλλήλων, αρχεία ανθρώπινων πόρων, τεκμηρίωση