Η καλύτερη μορφοποίηση για μια επιχειρησιακή επιστολή

Μια επιχειρηματική επιστολή είναι ένα επίσημο έγγραφο που αποστέλλεται συχνά από μια εταιρεία σε μια άλλη ή από μια εταιρεία στους πελάτες της, τους υπαλλήλους και τους ενδιαφερόμενους, για παράδειγμα. Επιχειρησιακά γράμματα χρησιμοποιούνται επίσης για επαγγελματική αλληλογραφία μεταξύ ατόμων. Παρόλο που το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει αναλάβει ως την πιο συνηθισμένη μορφή αλληλογραφίας, τα τυπωμένα επιχειρηματικά γράμματα εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται για πολλούς σημαντικούς, σοβαρούς τύπους αλληλογραφίας, όπως επιστολές αναφοράς, επαλήθευση της απασχόλησης, προσφορές θέσεων εργασίας και πολλά άλλα.

Γράφοντας μια αποτελεσματική, γυαλισμένη επαγγελματική επιστολή μπορεί να είναι μια εύκολη στη συνέχεια εργασία, αρκεί να συμμορφώνεστε με τους καθιερωμένους κανόνες για τη διάταξη και τη γλώσσα. Συνειδητοποιήστε ότι ο παραλήπτης σας διαβάζει ένα σημαντικό ποσό αλληλογραφίας σε τακτική βάση και θα ευνοήσει καλά εκτελούμενα γράμματα που είναι απαλλαγμένα από τυπογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη. Ένας καλός κανόνας είναι να το διορθώσετε δύο φορές και έπειτα να το κάνετε ένας συνάδελφος να το αναθεωρήσει για να εξασφαλίσει ότι δεν χάθηκε τίποτα.

Τμήματα επιχειρησιακής επιστολής

Κάθε τμήμα της επιστολής σας θα πρέπει να τηρεί την κατάλληλη μορφή, ξεκινώντας από τα στοιχεία επικοινωνίας σας και εκείνα του παραλήπτη σας. χαιρετισμός; το σώμα της επιστολής. κλείσιμο; και τέλος, την υπογραφή σας.

Μορφή επιχειρησιακής επιστολής

Παρακάτω είναι η παραδοσιακή μορφή επιστολών επιχειρήσεων, με συμβουλές για το πώς να το πλαισιώσετε με βάση τη σχέση σας με τον αναγνώστη και ποιο είναι το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Οι πληροφορίες επικοινωνίας σας:

Το όνομα σου

Ο τίτλος της δουλειάς σου

Η εταιρεία σας

Η διεύθυνση σου

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Ημερομηνία

Στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη:

Το ονομα τους

Ο τίτλος τους

Η Εταιρεία τους

Διεύθυνση της Εταιρείας

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Το χαιρετισμό:

• Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί", αν δεν είστε σίγουροι σε ποιον απευθύνεστε.
• Χρησιμοποιήστε τον επίσημο χαιρετισμό "Αγαπητέ κύριε / Μ./Γρ. Last Name ", αν δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη.
• Χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ Όνομα," μόνο εάν έχετε άτυπη σχέση με τον παραλήπτη.

Το σώμα

Βασικά στοιχεία μορφοποίησης:

• Χρησιμοποιήστε γραμμές με ενιαία απόσταση με πρόσθετο διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου, μετά το χαιρετισμό και πάνω από το κλείσιμο.
• Αριστερά δικαιολογεί την επιστολή σας (προς το αριστερό περιθώριο).

Απελευθερώστε τον σωστό τόνο:

Ο σκοπός της επιστολής σας να είναι σαφής μέσω μιας απλής και στοχευμένης γλώσσας, διατηρώντας την σύντομη παράγραφο της αρχικής παραγράφου. Μπορείτε να ξεκινήσετε με "γράφω σε σχέση με …" και από εκεί, να επικοινωνείτε μόνο ό, τι πρέπει να πείτε.

Οι επόμενες παράγραφοι θα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες που δίνουν στον αναγνώστη σας πλήρη κατανόηση των στόχων σας, αλλά αποφεύγουν επικίνδυνες προτάσεις και άσκοπα μακρά λόγια. Και πάλι, κρατήστε το συνοπτικό για να κρατήσει την προσοχή τους.

Αν σκοπεύετε να πείσετε τον παραλήπτη με κάποιο τρόπο, εάν πρόκειται να επενδύσετε χρήματα, να σας δώσετε μια αναφορά, να σας προσλάβετε, να συνεργαστείτε μαζί σας ή να διορθώσετε ένα ζήτημα, δημιουργήστε μια αναγκαστική υπόθεση για την αιτία σας. Εάν, για παράδειγμα, θέλετε ο αναγνώστης να υποστηρίξει ένα φιλανθρωπικό γεγονός, εντοπίστε οποιαδήποτε επικάλυψη με τους φιλανθρωπικούς στόχους της εταιρείας. Πείστε τον αναγνώστη ότι η βοήθειά σας θα είναι αμοιβαία επωφελής και θα αυξήσετε τις πιθανότητές σας να κερδίσετε την υποστήριξή σας.

Κρατήστε την παράγραφο κλεισίματος σε δύο προτάσεις. Απλά επαναλάβετε τον λόγο γραφής και ευχαριστήστε τον αναγνώστη για την εξέταση του αιτήματός σας.

Δωρεάν Κλείσιμο:

Μερικές καλές επιλογές για το κλείσιμό σας περιλαμβάνουν:

• Με εκτίμηση,
• Με εκτίμηση,
• Εγκάρδια,
• Με σεβασμό,

Εάν η επιστολή σας είναι λιγότερο επίσημη, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Τα καλύτερα,
• Καλύτερος,
• Ευχαριστώ,
• Χαιρετισμοί,

Η υπογραφή:

Γράψτε την υπογραφή σας ακριβώς κάτω από το κλείσιμο και αφήστε τέσσερις ξεχωριστούς χώρους μεταξύ του κλεισίματος και του πλήρους ονόματος, του τίτλου, του αριθμού τηλεφώνου, της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των άλλων στοιχείων επικοινωνίας που θέλετε να συμπεριλάβετε. Χρησιμοποιήστε την παρακάτω μορφή:

Η χειρόγραφη υπογραφή σας

Πληκτρολογήσατε το πλήρες όνομα

Τίτλος

Παράδειγμα επιχειρησιακής επιστολής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το δείγμα επιχειρηματικών επιστολών ως μοντέλο. Κάντε λήψη του προτύπου (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή διαβάστε την παρακάτω έκδοση κειμένου.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Παράδειγμα επιχειρησιακού γράμματος (έκδοση κειμένου)

Το όνομα σου

Ο τίτλος της δουλειάς σου

Η εταιρεία σας

Η διεύθυνση σου

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Ημερομηνία

Όνομα Παραλήπτη

Τίτλος παραλήπτη

Εταιρία παραλήπτη

Διεύθυνση Εταιρείας του παραλήπτη

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο, Θα ήθελα να σας προσκαλέσω να παρακολουθήσετε την επερχόμενη εκδήλωση για τη δημιουργία θέσεων εργασίας στο τμήμα Liberal Arts. Η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί το απόγευμα της 1ης Φεβρουαρίου 20XX. Επιθυμούμε να παρέχουμε στους πτυχιούχους ηλικιωμένους μας την ευκαιρία να συναντήσουν επιχειρηματίες στην περιοχή που αναζητούν νέους μισθωτές που κατέχουν πτυχία στις Φιλελεύθερες Τέχνες.

Η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί στο Student Center του Cox στο Βόρειο Κρατικό Πανεπιστήμιο και θα διαρκέσει περίπου 2 με 3 ώρες. Εάν έχετε ενδιαφέρον να παρακολουθήσετε ή να στείλετε έναν εκπρόσωπο της εταιρείας για να συναντήσετε με τους μαθητές μας, παρακαλώ ενημερώστε με το συντομότερο δυνατόν και μπορώ να σας κλείσω ένα τραπέζι.

Ευχαριστώ για το χρόνο σας και ελπίζω να σας ακούσω σύντομα.

Με σεβασμό, Η υπογραφή σας (έντυπη επιστολή)

Το δακτυλογραφημένο σας όνομα

Ο τίτλος της δουλειάς σου

Εάν στέλνετε μια επιστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η υπογραφή σας θα είναι ελαφρώς διαφορετική. Αντί να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην επικεφαλίδα της επιστολής, παραθέστε την κάτω από την υπογραφή σας. Για παράδειγμα:

Αποστολή επιχειρησιακής επιστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Με εκτίμηση, Ονομα επίθετο

Τίτλος

Η διεύθυνση σου

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Συμπεριλάβετε το θέμα που γράφετε περίπου στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε ο αναγνώστης είναι σαφής ως προς τον λόγο για τον οποίο στέλνετε το μήνυμα.

Επιχειρηματικές συμβουλές γραφής

Μπορείτε να βρείτε πιο λεπτομερείς συμβουλές σε αυτές τις οδηγίες για το πώς να γράψετε μια επιστολή επιχειρήσεων, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής μιας γραμματοσειράς, της επιλογής περιθωρίων και της σωστής μορφοποίησης του γράμματός σας.

Είναι πάντα χρήσιμο να εξετάζετε παραδείγματα για να λάβετε ιδέες για τη δική σας αλληλογραφία. Ελέγξτε τα δείγματα επιστολών, συμπεριλαμβανομένων των συνοδευτικών επιστολών, των συνεντεύξεων σας ευχαριστώ επιστολές, τις επιστολές παρακολούθησης, την αποδοχή εργασίας και τις επιστολές απόρριψης, επιστολές παραίτησης, επιστολές εκτίμησης, καθώς και περισσότερα δείγματα επιστολών για τις επιχειρήσεις και την απασχόληση.