Πώς να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή

Χρειάζεται να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή; Δεν είστε σίγουροι για την καλύτερη διάταξη που θα χρησιμοποιήσετε ή τι θα συμπεριλάβετε στην επιστολή σας; Είναι σημαντικό όλα τα επιχειρησιακά γράμματα που γράφετε να είναι σωστά διαμορφωμένα και επαγγελματικά σε εμφάνιση.

Όταν γράφετε σε μελλοντικούς εργοδότες, συναδέλφους, επαγγελματικές και επιχειρηματικές συνδέσεις, η διάταξη της επιστολής σας είναι σχεδόν εξίσου σημαντική με αυτή που γράφετε.

Εάν το γράμμα δεν έχει διαμορφωθεί σωστά, δεν έχει αρκετό χώρο μεταξύ των παραγράφων και χρησιμοποιεί ένα μη παραδοσιακό στυλ γραμματοσειράς ή μέγεθος, μπορεί να αντικατοπτρίζει εσφαλμένα σε σας.

Κατευθυντήριες γραμμές για τη σύνταξη επιστολών επιχειρήσεων

Εδώ είναι οδηγίες για τη σύνταξη μιας επιστολής επιχειρήσεων, έτσι ώστε όλη η αλληλογραφία σας κάνει την καλύτερη εντύπωση.

Περιθώρια

Τα περιθώρια επιχειρησιακών επιστολών θα πρέπει να είναι περίπου 1 "όλα γύρω.Αυτό δίνει επαγγελματική επιστολή σας μια ξεκάθαρη εμφάνιση.Θα πρέπει να ευθυγραμμίσετε το κείμενό σας προς τα αριστερά · αυτό είναι το πώς τα περισσότερα έγγραφα είναι ευθυγραμμισμένα, έτσι θα κάνει το γράμμα σας αναγνώσιμο.

Επιστολή διαστήματος

Το να αφήνετε χώρο στην επιστολή σας δημιουργεί μια σαφή, ξεκάθαρη και εύκολη στην ανάγνωση εμφάνιση που ο αναγνώστης θα εκτιμήσει. Το γράμμα σας θα πρέπει να είναι σε μορφή μπλοκ: ολόκληρο το γράμμα θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται προς τα αριστερά και με ενιαία απόσταση, εκτός από ένα διπλό διάστημα μεταξύ των παραγράφων.

Μέγεθος γραμματοσειράς

Το παραδοσιακό μέγεθος γραμματοσειράς για μια επαγγελματική επιστολή είναι 12. Η γραμματοσειρά πρέπει να είναι Times New Roman ή Arial. Ωστόσο, αν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο, το επιστολόχαρτο μπορεί να έχει διαφορετικό μέγεθος γραμματοσειράς και στυλ.

Στυλ γραμματοσειράς

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε διαφορετικά στυλ μέσα σε μια επαγγελματική επιστολή. Χρησιμοποιήστε μια ομοιόμορφη γραμματοσειρά (γραμματοσειρά εκτύπωσης βιβλίων όπως Times New Roman ή Arial) και αποφύγετε την υπογράμμιση, την πλάγια γραφή ή την έντονη γραφή. Ωστόσο, αν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο, το επιστολόχαρτο μπορεί να έχει διαφορετικό στυλ γραμματοσειράς.

Κείμενο επιστολής

Το κείμενο επιχειρησιακού γράμματος πρέπει να είναι καθαρό και ευανάγνωστο. Αποφύγετε να γράφετε την επιστολή σας σε ένα μεγάλο μπλοκ κειμένου. Σπάστε το κείμενό σας σε διάφορες συνοπτικές παραγράφους. Οι παράγραφοι αυτές πρέπει να ευθυγραμμιστούν προς τα αριστερά. αυτό επιτρέπει ευκολότερη ανάγνωση. Όταν ολοκληρώσετε την επιστολή σας, ζητήστε από κάποιον άλλο να το διαβάσει για εσάς. Ας δούμε σύντομα την επιστολή. Υπάρχει υπερβολικό κείμενο στη σελίδα; Είναι εύκολο να δείτε τις ξεχωριστές παραγράφους;

Στοιχεία επικοινωνίας

Το πρώτο τμήμα της επιστολής σας πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που γράφετε. Επίσης, συμπεριλάβετε την ημερομηνία που γράφετε στην κορυφή της επιστολής σας.

Επιστολή Χαιρετισμός

Εκτός αν γνωρίζετε καλά τον αναγνώστη και συνήθως τον αναφέρετε με το όνομά του, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τον προσωπικό τίτλο και το πλήρες όνομα του ατόμου στο χαιρετισμό (δηλ. "Αγαπητέ κ. James Franklin"). Εάν δεν είστε σίγουροι για το όνομα του αναγνώστη, συμπεριλάβετε τον τίτλο του (δηλαδή, "Αγαπητέ Εκτελεστικό του Marketing"). Εάν δεν είστε βέβαιοι για το φύλο του αναγνώστη, απλά δηλώστε το πλήρες όνομά του και αποφύγετε τον προσωπικό τίτλο (δηλ. "Αγαπητέ Jamie Smith"). Εάν δεν είστε σίγουροι για το φύλο, το όνομα και τον τίτλο του αναγνώστη, γράψτε απλά: "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί". Αφήστε ένα κενό γραμμής μετά το χαιρετισμό.

Παράγραφοι παράγραφοι

Οι επαγγελματικές παραγράφους επιστολών πρέπει να είναι σχετικά σύντομες. Η πρώτη παράγραφος μπορεί να περιλαμβάνει ένα σύντομο φιλικό άνοιγμα και μια συνοπτική εξήγηση του λόγου σας για το γράψιμο. Η δεύτερη παράγραφος (και οι επόμενες παράγραφοι) θα πρέπει να επεκταθούν στον λόγο σας για τη συγγραφή. Η τελευταία παράγραφος πρέπει να επαναδιατυπώσει τον λόγο γραφής και, κατά περίπτωση, να αναφέρει το σχέδιο δράσης σας (ή να ζητήσετε κάποιο είδος δράσης από τον αναγνώστη).

Κλείσιμο

Όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να κλείσετε την επιστολή σας με επαγγελματικό τρόπο, έτσι είστε επιστολή, στο σύνολό της, είναι καλά γραπτή και επαγγελματική.

Υπογραφή

Όταν στέλνετε ένα χαρτί επιστολή, ολοκληρώστε το γράμμα με την υπογραφή σας, με το χέρι, ακολουθούμενο από το δακτυλογραφημένο σας όνομα. Αν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς συμπεριλάβετε το πληκτρολόγημά σας.

Τέλος, μην ξεχάσετε να ελέγξετε τον ορθό και να διορθώσετε την επιστολή σας προτού την στείλετε. Και πάλι, ζητήστε από ένα μέλος της οικογένειας, έναν φίλο ή έναν συνάδελφό σας να το αναθεωρήσει. Είναι πάντα καλό για ένα άλλο ζευγάρι μάτια να ρίξετε μια ματιά γιατί είναι δύσκολο να πιάσουμε τα λάθη μας.

Μορφή επιχειρησιακής επιστολής

Ελέγξτε μια μορφοποιημένη επιστολή επιχειρήσεων με πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε τμήμα της επιστολής σας.

Δείγμα επιχειρηματικής επιστολής

Ονομα επίθετο

Η διεύθυνση σου

Ο Πόλη, ο Κώδικας Δημοσίου Κράτους

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Η διεύθυνση του ηλεκτρονικού σου ταχυδρομείου

Ημερομηνία

όνομα επαφής

Τίτλος

Όνομα εταιρείας

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:

Γράφω για να σας προσκαλέσω σε μια συνάντηση δικτύωσης που δημιουργούμε για τους μεταπτυχιακούς φοιτητές μας στο Πανεπιστήμιο Hazelwood. Έχουμε επικεντρωθεί σε εταιρείες πληροφορικής και πιστεύουμε ότι η εταιρεία σας θα ήταν τέλεια κατάλληλη. Είναι πάντα καλά παρακολουθούμε και είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να γεμίσετε τις θέσεις που έχετε ανοιχτές.

Η εκδήλωση έχει προγραμματιστεί για τις 30 Απριλίου από τις 1 έως τις 5 μ.μ. στο Holland Student Center. Εάν ενδιαφέρεστε, ενημερώστε μας και μπορώ να σας κρατήσω μια θέση για εσάς ή τον διαχειριστή μίσθωσης σας. Μη διστάσετε να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση [email protected] ή να μου καλέσετε στο 555-555-5555 εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή θέλετε περισσότερες πληροφορίες.

Ευχαριστώ.

Χειρόγραφη υπογραφή (για ένα έγγραφο αντίγραφο)

Το δακτυλογραφημένο σας όνομα

Περισσότερα παραδείγματα

Ανατρέξτε σε παραδείγματα επιχειρηματικών επιστολών για μια ποικιλία επαγγελματικών, επαγγελματικών και σχετικών με την απασχόληση αλληλογραφία, συμπεριλαμβανομένων δειγμάτων μηνυμάτων επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προτύπων.