Διαχείριση έργου Lingo

Η διαχείριση του έργου είναι μια δουλειά που συνοδεύεται από πολλή ορολογία και ορολογία. Αφού ξέρετε τι σημαίνει όλα, είναι αρκετά εύκολο να ακολουθήσετε τις συζητήσεις και να συμβάλλετε αποτελεσματικά. Θα ενισχύσει την εμπιστοσύνη σας στην εργασία εάν μπορείτε να καταλάβετε αυτό που όλοι οι άλλοι μιλούν και να σας βοηθήσουν να πάρετε πιο σοβαρά στην εργασία εάν χρησιμοποιείτε τους ίδιους τους όρους. Εδώ είναι ένας οδηγός για τους όρους διαχείρισης του έργου που πρέπει να ξέρετε.

Κίνδυνος

Ο όρος «κίνδυνος» είναι ένας όρος που σχετίζεται με το τι μπορεί να πάει στραβά στο έργο σας. Για παράδειγμα, εάν χτίζετε ένα νέο μπλοκ γραφείων, η τιμή του χάλυβα ενδέχεται να αυξηθεί και αυτό μπορεί να έχει επίπτωση στον προϋπολογισμό σας. Αλλά δεν μπορεί να ανέβει. Ομοίως, εάν σκοπεύετε να φιλοξενήσετε το ετήσιο εταιρικό πικνίκ έξω, ίσως να είναι καλός καιρός, αλλά μπορεί να βρέξει. Με λίγα λόγια, ο κίνδυνος είναι κάτι που δεν έχει συμβεί ακόμα.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιοι κίνδυνοι περιβάλλουν το σχέδιό σας, γιατί τότε μπορείτε να σχεδιάσετε γι 'αυτούς. Μπορείτε να τοποθετήσετε τα σχέδια σας «Σχέδιο Β» ή τα σχέδια έκτακτης ανάγκης σε δράση για να προσπαθήσετε να αποφύγετε τον κίνδυνο που συμβαίνει στην πρώτη θέση. Με την τιμή του χάλυβα και του καιρού, δεν υπάρχει τίποτα που πραγματικά μπορείτε να κάνετε για να μην τους συμβεί, αλλά μπορείτε να κάνετε σχέδια σε περίπτωση που το κάνουν. Για παράδειγμα, μπορείτε να νοικιάσετε μια μαρκίζα ή ένα απόθεμα με ομπρέλες έτσι ώστε αν βράζει την ημέρα πικ-νικ, οι άνθρωποι μπορούν ακόμα να έχουν καλό χρόνο.

Θέμα

Τα θέματα και οι κίνδυνοι συχνά συγχέονται από τα μέλη της ομάδας έργου και είναι σημαντικό ως υπεύθυνος του έργου να βεβαιωθείτε ότι μιλάτε για αυτά τα θέματα κατάλληλα. Ένας κίνδυνος είναι κάτι που δεν έχει συμβεί ακόμα, ενώ ένα ζήτημα είναι κάτι που έχει συμβεί. Τα ζητήματα είναι απλά προβλήματα που αντιμετωπίζει η ομάδα του έργου σας. Μπορεί να έχετε δει να έρχεται (και να το διαχειρίζεται ως κίνδυνο για να ξεκινήσετε) ή θα μπορούσε να είναι εντελώς απροσδόκητο. Είτε έτσι είτε αλλιώς, έχει συμβεί τώρα και πρέπει να κάνετε κάτι γι 'αυτό.

Ορόσημο

Τα ορόσημα είναι χρονικά σημεία που σηματοδοτούν τις βασικές στιγμές κατά τη διάρκεια του έργου. Συχνά χρησιμοποιούνται για:

• Έναρξη μιας φάσης
• Τέλος μιας φάσης
• Τέλος μιας μεγάλης εργασίας ή ενός μεγάλου έργου
• Σημειώνοντας μια συγκεκριμένη προθεσμία σταθερού χρόνου
• Αξιόπιστες ημερομηνίες στο σχέδιο

Σκεφτείτε τα ορόσημα ως το είδος της ημερομηνίας που θα γράψετε στο ημερολόγιό σας στο σπίτι - τις μεγάλες σημαντικές στιγμές ενός έργου, όπως το τερματισμό της δοκιμής ή το πάρτυ εκτόξευσης. Τα ορόσημα είναι ένα από τα εννέα συστατικά ενός διαγράμματος Gantt, οπότε θα τα δείτε στα χρονοδιαγράμματα του έργου που εμφανίζονται ως διαμάντι.

Ανάδοχος

Ο ανάδοχος του έργου σας βρίσκεται στο συμβούλιο του έργου. Είναι το πρόσωπο που «κατέχει» το έργο και λαμβάνει τα οφέλη. Για παράδειγμα, αν ξεκινήσετε ένα νέο σύστημα πληροφορικής για να χρησιμοποιήσετε την εργοστασιακή ομάδα, ο Γενικός Διευθυντής Εργοστασίου θα είναι ο χορηγός του έργου. Η ομάδα πληροφορικής θα αποτελέσει μέρος της ομάδας του έργου, αλλά δεν θα αναλάβει χορηγικό ρόλο. Ο χορηγός του έργου είναι το πρόσωπο στο οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε όταν χρειάζεστε την κατεύθυνση της ανώτερης διοίκησης. Αυτό θα μπορούσε να είναι προκειμένου:

• Ξεμπλοκάρετε ένα πρόβλημα
• Βρείτε κάποιους πόρους
• Εγκρίνετε τον προϋπολογισμό
• Πάιρνω αποφάσεις
• Συμφωνώ με την τελική προδιαγραφή

Και ούτω καθεξής. Ο υπεύθυνος του έργου αναφέρει αποτελεσματικά στον ανάδοχο για τη διάρκεια του έργου, τόσο από πλευράς δομής διαχείρισης γραμμής όσο και με εβδομαδιαία ή μηνιαία (ή σε πραγματικό χρόνο) αναφορά έργων.

Ενδιαφερόμενος

Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι τα άλλα άτομα που εμπλέκονται και επηρεάζονται από το έργο σας. Ορισμένα έργα θα έχουν ευρείες ομάδες ενδιαφερομένων, καλύπτοντας κάθε τμήμα της οργάνωσης. Άλλοι θα έχουν ένα πιο περιορισμένο πεδίο εφαρμογής. Ορισμένα ενδιαφερόμενα μέρη βρίσκονται εκτός του οργανισμού σας, όπως η κυβέρνηση ή οι ρυθμιστικοί φορείς.

Πρέπει επίσης να ενημερώνονται με νέα που είναι σχετικά. Οι περισσότεροι ενδιαφερόμενοι θα είναι υποστηρικτικοί (ή αμφίθυμοι) με τις αλλαγές που επιφέρει το σχέδιό σας, αλλά δεν θα είναι όλοι τους. Θα συναντήσετε ενδιαφερόμενα μέρη που δεν πρόκειται να υποδεχτούν το έργο σας με ανοιχτές αγκάλες.