Εργασία στις ομάδες: Ποιος είναι ο σκοπός μιας ομάδας;

Ο σκοπός της δημιουργίας ομάδων είναι να παράσχουν ένα πλαίσιο που θα αυξήσει την ικανότητα των εργαζομένων να συμμετέχουν στον προγραμματισμό, την επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. Η αυξημένη συμμετοχή προωθεί:

• Καλύτερη κατανόηση των αποφάσεων
• Περισσότερη υποστήριξη και συμμετοχή σε σχέδια εφαρμογής
• Αυξημένη συμβολή στην επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων
• Περισσότερη ιδιοκτησία των αποφάσεων, των διαδικασιών και των αλλαγών
• Περισσότερη ικανότητα και προθυμία συμμετοχής στην αξιολόγηση και βελτίωση της απόδοσης

Για να μπορέσουν οι ομάδες να εκπληρώσουν τον επιδιωκόμενο ρόλο τους για βελτίωση της οργανωτικής αποτελεσματικότητας, είναι σημαντικό οι ομάδες να εξελιχθούν σε μονάδες εργασίας που επικεντρώνονται στον στόχο τους, στην αποστολή τους ή στον λόγο για υπάρχοντα.

Πολλές φορές, όταν είστε μισθωμένοι ή προωθημένοι σε ηγετικό ρόλο, η ομάδα είναι ήδη εκεί. Πρέπει να προσαρμόσετε τις ιδέες και τα σχέδιά σας ώστε να ταιριάζουν στις γνώσεις, τις δεξιότητες και τις ικανότητες της υπάρχουσας ομάδας.

Αλλά μερικές φορές, μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας ομάδα. Μπορεί να συμβεί σε ειδικά έργα όταν τραβάτε ανθρώπους από διαφορετικά τμήματα ή όταν δημιουργείτε ένα νέο τμήμα.

Εάν βρίσκεστε στην κατάσταση όπου μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα από το μηδέν (ή έχετε την ευκαιρία να προσθέσετε προσωπικό σε μια υπάρχουσα ομάδα), εδώ είναι πώς να δημιουργήσετε την καλύτερη δυνατή ομάδα.

6 βήματα στη δημιουργία μιας ομάδας εργασίας μαζί με σκοπό

1. Σαφώς προσδιορίστε την εργασία στο χέρι

Εάν το καθήκον σας είναι νεφελώδες, θα έχετε έναν σκληρό χρόνο γνωρίζοντας ποιες δεξιότητες πρέπει να βρείτε. Πιθανότατα θα μπείτε στον πειρασμό να πηδήσετε δεξιά και να προσλάβετε άτομα με τις γενικές δεξιότητες που ταιριάζουν στο γενικό σας τμήμα. (Χρειάζομαι ανθρώπους μάρκετινγκ, χρειάζομαι δημιουργικούς ανθρώπους.)

Αλλά για να παραφράσω μια παροιμία, μίσθωση σε βιασύνη, μετανοείτε σε αναψυχή. Αν ξεκινήσετε με τους λάθος ανθρώπους, θα το μετανιώσετε. Για να μάθετε ποιος χρειάζεστε, προσδιορίστε σαφώς την εργασία ή τους στόχους που θα χρειαστεί να επιτύχει η ομάδα σας.

2. Προσδιορίστε τις δεξιότητες που χρειάζονται

Πρέπει να προσδιορίσετε τις μαλακές δεξιότητες καθώς και τις σκληρές δεξιότητες που χρειάζεστε. Θα πρέπει ο υπάλληλος να ανακοινώσει τα αποτελέσματα και την πρόοδο στην ανώτερη διοίκηση; Υπάρχουν δεξιότητες που χρειάζεστε που δεν θα είναι προφανείς χωρίς σκληρή σκέψη; Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε μια ομάδα για να εφαρμόσετε ένα νέο λογισμικό, χρειάζεστε προφανώς προγραμματιστές.

Αλλά χρειάζεστε επίσης ένα άτομο που μπορεί να μιλήσει στους τελικούς χρήστες για να καταλάβει σαφώς τις πραγματικές τους ανάγκες. Χρειάζεστε έναν εκπαιδευτή ο οποίος κατανοεί την τεχνική πλευρά του νέου συστήματος λογισμικού και μπορεί να το εξηγήσει σε μη τεχνολογικά άτομα.

Εάν γνωρίζετε ότι χρειάζεστε σούπερ έξυπνους και ανεξάρτητους εργαζόμενους, γνωρίζετε ότι χρειάζεστε επίσης ένα άτομο που μπορεί να φέρει μαζί τους αυτούς τους ανεξάρτητους εργαζόμενους. Φυσικά, το κάνετε. (Αυτή είναι γενικά η δουλειά του διευθυντή ή του ηγέτη ομάδας, αλλά γνωρίζοντας τους δικούς σας περιορισμούς είναι κρίσιμο για την επιτυχία της οικοδόμησης ομάδας).

3. Προσδιορίστε τους ανθρώπους

Αν θέλετε να δημιουργήσετε μια εσωτερική ομάδα, έχετε πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Τα πλεονεκτήματα είναι ότι γνωρίζετε ήδη τους ανθρώπους από τους οποίους επιλέγετε. Ξέρεις τα δυνατά τους και τις αδυναμίες τους. Ξέρεις ποιος είναι καλός στο τεχνικό έργο. Ξέρεις ποιος είναι δημιουργικός. Ξέρεις ποιος είναι whiny. Ξέρεις ποιος μπορεί να πουλήσει παγάκια σε μια χιονοθύελλα.

Τα μειονεκτήματα είναι ότι πρέπει να τραβήξετε την ομάδα από το υπάρχον προσωπικό σας, ώστε να μην μπορείτε να διορθώσετε τυχόν αδυναμίες που υπάρχουν ήδη στα πιθανά μέλη της ομάδας σας. Πρέπει να ασχοληθείτε με την πολιτική να τραβήξετε κάποιον από το προσωπικό μιας άλλης ομάδας. Δεν μπορείτε να αγνοήσετε το γεγονός ότι μπορείτε να καταστρέψετε σχέσεις εάν κλέβετε πάρα πολλούς από τους καλύτερους ανθρώπους από άλλα τμήματα.

Επιπλέον, ίσως γνωρίζετε ότι ο John είναι το καλύτερο δυνατό πρόσωπο, αλλά ο John δεν ενδιαφέρεται να είναι στην ομάδα σας, ή ο διευθυντής του John δεν θα τον αφήσει να ενταχθεί. Μπορεί να βρείτε τραβώντας μαζί μια εσωτερική ομάδα σούπερ απογοητευτικό.

Εάν πρέπει να νοικιάσετε από το εξωτερικό, πρέπει να σκεφτείτε πολύ και πολύ για τους προϋπολογισμούς. Μερικές φορές μπείτε στον πειρασμό να ρίξετε όλα τα χρήματά σας για να προσλάβετε το σούπερ σταρ, αλλά στη συνέχεια θα πρέπει να προσλάβετε ανθρώπους σε επίπεδο εισόδου για όλες τις άλλες θέσεις. Μπορεί να μην εξισορροπήσουν το σούπερ σταρ σου.

Άλλες φορές, μπορεί να νομίζετε ότι το καλύτερο μονοπάτι είναι να προσλάβετε φθηνή βοήθεια και να πάρετε όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους για τους μικρότερους μισθούς. Δεν λειτουργεί ούτε.

Ενώ πρέπει να εργάζεστε εντός του προϋπολογισμού σας, μπορεί να θέλετε να νοικιάσετε ένα σούπερ σταρ, ή ίσως χρειαστεί μια ολόκληρη δέσμη εργατικών μελισσών. Δώστε όποιον προσέχετε προσεκτικά.

4. Μίσθωση στη σωστή τάξη

Μην προσλαμβάνετε πρώτα τον διοικητικό βοηθό. Μπορεί να σκεφτείτε, "Εντάξει, θα το ξεπεράσω". Αλλά η δουλειά της διοίκησης είναι να βοηθήσει την υπόλοιπη ομάδα και να την υποστηρίξει. Εάν μισθώσετε αυτό το άτομο πρώτα, θα πρέπει να βρείτε άλλους ανθρώπους με τους οποίους μπορεί να εργαστεί, αντί για το αντίστροφο.

Ξεκινήστε με το πιο υψηλό άτομο ή το άτομο που θέλετε να οδηγείτε την ομάδα και εργάζεστε στα υπόλοιπα μέλη της ομάδας από αυτή τη μίσθωση. Θέλετε ο ανώτερος άνθρωπος σας να σας βοηθήσει με την πρόσθετη πρόσληψη - είτε εσωτερικά είτε εξωτερικά.

5. Πρακτική Ειλικρίνεια στην πρόσληψη σας

Μην εκθειείτε μόνο τις αρετές της εργασίας αυτής της ομάδας. Πρέπει να δηλώσετε ειλικρινά τις προκλήσεις στους πιθανούς υπαλλήλους. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: "Θα εφαρμόσουμε ένα νέο λογισμικό. Θα εργαστείτε σκληρά και να βάζετε πολλές ώρες. Θα δοκιμάσουμε το pushback από ανώτερα διευθυντικά στελέχη και θα αγωνιστώ για την ομάδα, αλλά θα είναι δύσκολο."

Με αυτόν τον τρόπο, θα πάρετε τα μέλη του προσωπικού που ξέρουν τι να περιμένουν. Μην ψέματα και να πείτε ότι η ομάδα της αποστολής είναι ένα κρεβάτι από τριαντάφυλλα, εκτός και αν νομίζετε ότι αυτό είναι το πώς η δουλειά της ομάδας θα παίξει έξω. Θα χάσετε τα καλύτερα μέλη της ομάδας σας που θα αισθανθούν σαν να τους ξεγελάσατε.

6. Θυμηθείτε να διαχειριστείτε

Μόλις συγκεντρώσετε την ομάδα σας, πρέπει να την εκτελέσετε. Μεγάλες ομάδες σπάνια τρέχουν καλά χωρίς έναν μεγάλο ηγέτη. Αυτή είναι η δουλειά σου. Βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε για να κάνετε την ομάδα συνεκτική και σκληρή. Μην ζητάτε περισσότερα από αυτά που ζητάτε από τον εαυτό σας.

Εάν διαχειρίζεστε τον ηγέτη της ομάδας, το ίδιο ισχύει. Πρέπει να κάνετε check in για ένα προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα για να διασφαλίσετε ότι η ομάδα παραμένει σε καλό δρόμο. Εάν δεν συμβαίνει, συνεργάζεται με τον ηγέτη της ομάδας για να ανασυγκροτηθεί και να προχωρήσει.

Εάν προσεγγίσετε προσεκτικά τη θέση μιας ομάδας μαζί με αυτά τα έξι βήματα, θα έχετε μια μεγάλη ομάδα και ένα επιτυχημένο έργο. Ο οργανισμός σας θα μάθει από την επιτυχία του και θα ενισχύσετε τις υπόλοιπες ομάδες εργασίας σας στον οργανισμό σας. Είναι το αποτέλεσμα που αναζητάτε καθώς συγκεντρώνετε επιτυχημένες ομάδες.

------------

Η Suzanne Lucas είναι ανεξάρτητος δημοσιογράφος που ειδικεύεται στο ανθρώπινο δυναμικό. Το έργο της Suzanne παρουσιάστηκε στις δημοσιεύσεις σημειώσεων, όπως το Forbes, το CBS, το Business Inside r και το Yahoo.