5 Διαφορές μεταξύ έργων και επιχειρήσεων ως συνήθεις

Εργάζεστε σε ένα έργο; Ή μήπως κάνετε μέρος των καθημερινών δραστηριοτήτων της επιχείρησής σας;

Όταν μιλάω στους ανθρώπους σε ομάδες, συχνά μου λένε ότι δεν είναι σίγουροι αν εργάζονται σε ένα έργο ή μια συνήθη λειτουργία. Και οι δύο απαιτούνται σε έναν οργανισμό και είναι εξίσου έγκυρες, αλλά βοηθούν στην κατανόηση του τι εργάζεστε, ώστε να μπορείτε να δείτε καλύτερα πού εντάσσεται στον οργανισμό.

Υπάρχουν πέντε βασικές διαφορές μεταξύ της εργασίας του έργου και της συνήθους επιχειρηματικής δραστηριότητας (συχνά συντομευμένης ως BAU).

Αλλαγή έναντι αναγνώρισης επιχείρησης

Πρώτον, υπάρχει μια διαφορά ως προς τον τρόπο χειρισμού της αλλαγής.

Οι επιχειρήσεις ως συνήθως λειτουργούν την επιχείρηση. Φροντίζουν τα φώτα, εξυπηρετούν τους πελάτες και χτυπά τους στόχους. Οι ομάδες BAU είναι επίσης οι πρώτες που γνωρίζουν πότε οι υπάρχουσες διαδικασίες δεν λειτουργούν και δεν είναι πλέον χρήσιμες. Όταν συμβεί αυτό, οι ομάδες BAU προσδιορίζουν την ανάγκη αλλαγής.

Ένας διαχειριστής, ως μέρος μιας στρατηγικής ανασκόπησης, μπορεί να προτείνει τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν για μια μονάδα για να επιτύχει τους στόχους της. Ή ένα μέλος της ομάδας μπορεί να κάνει μια πρόταση για αλλαγή. Στο άλλο άκρο του φάσματος, μπορεί να έχετε μια πλήρη επιχειρησιακή περίπτωση που παράγεται από έναν ανώτερο διευθυντή για την παράδοση των αλλαγών που απαιτούνται για να βοηθήσουν τη διαίρεσή τους να επιτύχει τους ετήσιους στόχους.

Δεν είναι μόνο ο εξορθολογισμός των επιχειρηματικών διαδικασιών. Εκείνοι που εργάζονται σε ρόλους BAU μπορεί επίσης να συνειδητοποιήσουν ότι η αλλαγή είναι απαραίτητη λόγω των μετατοπίσεων στο ρυθμιστικό πλαίσιο ή ως μέρος του ανταγωνιστικού τοπίου για τον οργανισμό. Το προσωπικό της Frontline εργάζεται για να προσφέρει στρατηγική και ξέρει τι θέλει να είναι διαφορετικό για να φτάσει εκεί.

Τα έργα, από την άλλη πλευρά, βοηθούν στην υλοποίηση αυτής της αλλαγής. Τα έργα παρέχουν αλλαγή στις λειτουργίες BAU και μέσω των λειτουργιών διαχείρισης έργου. Θα διευκρινίσουμε ποια είναι η διαχείριση έργου περαιτέρω. Η οργάνωση του έργου εργάζεται για την παράδοση της αλλαγής που έχουν εντοπίσει οι ομάδες της BAU. Αυτό συμβαίνει όταν το έργο έχει περάσει από διαδικασία έγκρισης, η οποία είναι συνήθως επιχειρηματική περίπτωση και έγκριση της ανώτερης διοίκησης.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι άνθρωποι σε ρόλο έργου δεν μπορούν ποτέ να προτείνουν βελτιώσεις στην επιχειρηματική πρακτική, αλλά θα το κάνουν κάτω από το ρόλο τους ως εργαζόμενος και όχι ως μέρος του ρόλου του έργου τους.

Αυτό το σχίσμα, το οποίο θα ακούσετε επίσης συνοψίζοντας ως "αλλαγή της επιχείρησης, τρέξτε την επιχείρηση", είναι εμφανές και στο τέλος των έργων. Η αλλαγή που υλοποιεί ένα έργο είναι η παράδοση μιας παραγωγής. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα κομμάτι νέου λογισμικού, ενός κτιρίου, μιας νέας υπηρεσίας ή κάτι άλλο. Η ομάδα της BAU είναι υπεύθυνη για τη λήψη και την καλή χρήση της για να προσφέρει οφέλη. Με άλλα λόγια, το έργο προσφέρει τη δυνατότητα να αποκτήσει οφέλη και οι λειτουργίες της BAU χρησιμοποιούν αυτή την ικανότητα για να αποκτήσουν τα οφέλη.

Διαχείριση έναντι μετριασμού του κινδύνου

Για να είναι αποτελεσματικές οι συνήθεις λειτουργίες, θα βρείτε ομάδες BAU να επιδιώκουν να μετριάσουν όλους τους κινδύνους για τις επιχειρήσεις. Η λήψη της αβεβαιότητας από τις επιχειρήσεις για καλύτερη οργανωτική σταθερότητα και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες είναι καλό.

Από τη φύση τους είναι μοναδικά και αβέβαια, τα έργα απαιτούν ένα στοιχείο κινδύνου. Η εταιρεία κάνει ένα άλμα ένα άλμα στο άγνωστο απλά κάνοντας ένα έργο καθώς εισάγει την αλλαγή και παραδίδει κάτι που δεν υπήρχε πριν.

Συνεπώς, οι ομάδες έργου προσεγγίζουν τον κίνδυνο με διαφορετικό τρόπο από τις ομάδες της BAU. Οι διαχειριστές του έργου επιδιώκουν να διαχειριστούν τον κίνδυνο - τόσο θετικό όσο και αρνητικό - για να επιτύχουν τα καλύτερα αποτελέσματα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον μετριασμό του κινδύνου για να προσπαθήσει να περιορίσει την πιθανότητα να συμβεί, αλλά περιλαμβάνει και άλλες στρατηγικές διαχείρισης κινδύνου. Είναι απίθανο να σβήσετε ποτέ τον κίνδυνο για ένα έργο, αλλά ίσως μπορείτε να το κάνετε αυτό για καλούς επιχειρησιακούς λόγους για το έργο του BAU.

Το ένα είναι Time-Bound, το άλλο είναι σε εξέλιξη

Τα έργα έχουν αρχική, μεσαία και τελική ημερομηνία και είναι ένα εφάπαξ γεγονός. Αυτός είναι ο κύκλος ζωής του έργου. Στην πραγματικότητα, το πιο καθοριστικό χαρακτηριστικό ενός έργου είναι ότι τελειώνει. Ο υπεύθυνος του έργου και η ομάδα εργασίας για το έργο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Στο τέλος, η ομάδα διαλύεται.

Το BAU δεν σταματά και συνεχίζεται. Μπορείτε, φυσικά, να κλείσετε μια λειτουργία ή να σταματήσετε μια διαδικασία αν δεν είναι πλέον απαραίτητη για την επιχείρηση - αν και θα διαχειριζόταν ως έργο! Μια λειτουργία BAU παράγει συνεχιζόμενες εργασίες χωρίς προβλεπόμενη ημερομηνία λήξης.

Για να κεφαλαιοποιήσετε ή να μην κεφαλαιοποιήσετε

Τα έργα μπορούν να κεφαλαιοποιηθούν και συχνά η BAU δεν μπορεί να είναι - εσείς βασίζεστε στα λειτουργικά έξοδα για την τρέχουσα εργασία σας όπως συνήθως. Με άλλα λόγια, οι λογιστικές επεξεργασίες για έργα και άλλα καθήκοντα είναι διαφορετικές.

Η χρηματοδότηση του έργου σχετίζεται συχνά με την έναρξη λειτουργίας ενός στοιχείου - που σημαίνει ότι το κόστος μπορεί να κεφαλαιοποιηθεί. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ανάλογα με το πού βρίσκεστε στον κόσμο και τους τοπικούς κανονισμούς λογιστικής, μπορείτε ακόμη να λάβετε το κόστος του έργου κάτω από τη γραμμή.

Τα έξοδα της BAU θεωρούνται κανονικά ως έξοδα (λειτουργικές δαπάνες) και παρακολουθούνται στους λογαριασμούς κερδών και ζημιών της εταιρείας.

Η χρηματοδότηση του έργου και η χρηματοδότηση των επιχειρήσεων γενικά είναι ένας πολύ εξειδικευμένος τομέας, οπότε είναι πάντα καλύτερο να λαμβάνετε συμβουλές από τους ειδικούς χρηματοδότησής σας προτού λάβετε κρίσεις σχετικά με το τι πρέπει και δεν πρέπει να κεφαλαιοποιηθεί στον οργανισμό σας. Οι κανόνες λογιστικής ποικίλλουν ανάλογα με τη χώρα και ακόμη και από την οργάνωση όπου οι μεμονωμένες επιχειρήσεις έχουν συγκεκριμένες διαδικασίες και τρόπους να κάνουν πράγματα.

Σε περίπτωση αμφιβολίας, ελέγξτε πάντα!

Διασταυρούμενες λειτουργικές και λειτουργικές ομάδες

Τέλος, υπάρχει μεγάλη διαφορά στη σύνθεση των ομάδων έργων. Τα έργα τείνουν να περιλαμβάνουν πολυεπιστημονικές ομάδες εμπειρογνωμόνων που συγκεντρώνονται για να παράγουν ένα συγκεκριμένο προϊόν. Η γνώση του τρόπου υποκίνησης μιας ομάδας του έργου είναι σημαντική γιατί δεν μπορεί όλοι να γνωρίζουν τον συγκεκριμένο στόχο από την αρχή. Αν οι άνθρωποι δεν έχουν σαφή κατανόηση για το τι δουλεύουν, τότε τείνουν να μην κάνουν την καλύτερη δουλειά τους.

Οι ομάδες έργου είναι κατασκευασμένες από άτομα που πληρούν συγκεκριμένους ρόλους. Αυτοί δεν είναι τίτλοι εργασίας αλλά θέσεις εντός του έργου με ξεχωριστές ευθύνες. Οι κύριοι ρόλοι σε μια ομάδα έργου είναι:

• Χορηγός προγράμματος
• Διευθυντής έργου
• Ανώτερος προμηθευτής (ο οργανισμός που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση του έργου, ο οποίος θα μπορούσε να είναι μια εσωτερική ομάδα όπως η πληροφορική ή ένας εξωτερικός ανάδοχος ή πωλητής)
• Πελάτης (αυτός θα μπορούσε να είναι ένας εσωτερικός πελάτης όπως ένας διαφορετικός διαχειριστής τμήματος ή, σε μια οργάνωση εξυπηρέτησης πελατών, ο πελάτης για τον οποίο παραδίδετε το έργο)
• Εμπειρογνώμονες (άτομα που εισέρχονται στην ομάδα είτε για όλη τη διάρκεια του έργου είτε για μέρος αυτού που χρησιμοποιεί την τεχνογνωσία του για να συμβάλει στην επιτυχία του έργου).

Μάθετε περισσότερα για τους ρόλους σε μια ομάδα έργου.

Οι εργασίες BAU, από την άλλη πλευρά, διοικούνται από λειτουργικές ομάδες. Είναι εξειδικευμένοι εμπειρογνώμονες, αλλά ομαδοποιούνται ως τμήμα. Υπάρχει συνήθως λιγότερη διασταυρούμενη λειτουργική επικάλυψη σε άλλα τμήματα από τις ομάδες έργου.

Είναι συνήθως πολύ ξεκάθαρο ποιες ομάδες BAU πρέπει να εργαστούν και οι στόχοι είναι σαφείς. Θα έχουν καθορίσει στόχους και ένα όραμα για το ρόλο που παίζει το τμήμα στην εταιρεία. Ένα παράδειγμα θα ήταν μια ομάδα εξυπηρέτησης πελατών που λειτουργεί ως τμήμα ενός μεγαλύτερου τμήματος εξυπηρέτησης πελατών που χειρίζεται κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πελάτες σχετικά με το προϊόν σας.

Είναι περίπλοκο γιατί μπορεί να υπάρξει αλληλεπικάλυψη. Για παράδειγμα, ένας ηγέτης της ομάδας σε αυτό το τηλεφωνικό κέντρο είναι ειδικός στον τομέα. Μπορούν να αποσπαστούν σε ομάδα έργου για να διαχειριστούν ένα πακέτο εργασίας και τους πόρους που σχετίζονται με την παράδοση μέρους ενός έργου που σχετίζεται με την επαφή με τον πελάτη. Αλλά στο έργο τους, παίρνουν το ρόλο του εμπειρογνώμονα του θέματος, όχι του επικεφαλής της ομάδας εξυπηρέτησης πελατών. Ως μέλος της ομάδας έργου, θα είναι υπεύθυνοι για το μέρος του προϋπολογισμού του έργου και θα έχουν υψηλό βαθμό διακριτικής ευχέρειας όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται η εργασία για την επίτευξη των τελικών στόχων.

Μπορεί να μην έχουν αυτό στο ρόλο BAU τους.

BAU και Συγκρούσεις Έργων

Η εργασία του έργου και η εργασία BAU μπορούν να κάθονται ωραία παράλληλα μεταξύ τους, αλλά συχνά μπορεί να υπάρξει ένταση. Αυτό συμβαίνει επειδή τα έργα προσπαθούν να αλλάξουν το status quo. Το status quo λειτουργεί πολύ καλά και, ως επί το πλείστον, οι άνθρωποι δεν τους αρέσει η αλλαγή.

Δεύτερον, όταν ζητάτε από τους ανθρώπους να συμμετάσχουν στην ομάδα του έργου σας, μπορεί να υποφέρουν από μια σύγκρουση εμπιστοσύνης. Είναι η πρώτη ευθύνη για την καθημερινότητά τους ή για το έργο; Οι σαφείς στόχοι και η ισχυρή δέσμευση του έργου από τη διοίκηση μπορούν να βοηθήσουν εδώ, καθώς και να διατηρήσουν ανοικτές τις γραμμές επικοινωνίας, ώστε να γνωρίζουν ποιες είναι οι προτεραιότητες.

Τρίτον, η διατήρηση της επιχειρηματικής δραστηριότητας είναι πάντα η προτεραιότητα. Έχει επιπτώσεις για τις ομάδες έργου που μπορεί να δουν την περικοπή της χρηματοδότησής τους, τους βασικούς πόρους που τραβήχτηκαν πίσω στους ρόλους της BAU και τα χρονοδιαγράμματα που καθυστερούν επειδή η διατήρηση των καθημερινών λειτουργιών του οργανισμού που πηγαίνει τραβάει την προσοχή.

Οι διαχειριστές του έργου μπορούν να απογοητευτούν από αυτό, αλλά πάντα θα είναι έτσι και θα πρέπει να είναι. Δεν έχει νόημα να παραδώσει ένα φανταστικό έργο αν η εταιρεία έχει προχωρήσει στο μεταξύ και δεν έχει απομείνει κανείς για να χρησιμοποιήσει αυτό που έχετε χτίσει!

Με αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές, θα πρέπει να είναι εύκολο να δούμε αν εργάζεστε σε έργα ή BAU ή και τα δύο.