Πώς να κάνετε μια λίστα υποχρεώσεων: Συμβουλές διαχείρισης

Έχουμε όλοι κάνει λίστες υποχρεώσεων. Κάπως δεν φαίνεται να υπάρχουν αρκετές ώρες την ημέρα για να ολοκληρώσετε όλα τα πράγματα στη λίστα των υποχρεώσεών σας. Εδώ είναι ένα σύστημα που λειτουργεί - και μπορεί να λειτουργήσει και για σας.

Μια λίστα δεν είναι αρκετή

Κάνοντας μια "λίστα εργασιών" δεν αρκεί. Πρέπει να τα κατατάξετε. Πρέπει να ξέρετε ποια καθήκοντα είναι πιο σημαντικά ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε αυτά. Στη συνέχεια, πρέπει να διαθέσετε πόρους σε αυτά τα στοιχεία, να μετρήσετε την πρόοδό σας και να ανταμείψετε τον εαυτό σας για τις επιτυχίες σας.

Σειρά κατάταξης

Καταχωρίστε όλα τα στοιχεία που θέλετε να εκτελέσετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο, αν και μπορείτε να τα κάνετε και σε χαρτί. Μπορείτε επίσης να τα τοποθετήσετε στον υπολογιστή ή το smartphone σας, να τα γράψετε στο ημερολόγιό σας ή να τα εισαγάγετε σε ένα λογισμικό διαχείρισης χρόνου.

Το πρώτο βήμα είναι να καταγράψετε όλα όσα πρέπει να κάνετε. Στη συνέχεια, ορίστε μια τάξη σε αυτούς ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στα σημαντικά αντικείμενα.

Χρησιμοποιήστε κατάταξη A, B, C. Η λίστα A είναι τα πράγματα που πρέπει να κάνω σήμερα πριν φύγω. Η λίστα B είναι πράγματα που πρέπει να κάνετε, αλλά όχι απαραίτητα σήμερα. Τέλος, η λίστα C είναι τα πράγματα που χρειάζεστε για να βρείτε σύντομα το χρόνο.

Μπορεί να ανακαλύψετε αρκετά γρήγορα ότι τα πράγματα στη λίστα C, ακόμα και στη λίστα B, δεν έχουν γίνει ποτέ. Σε μια θέση Manager Operations πριν από αρκετά χρόνια, βρήκα τον εαυτό μου ολοένα και πιο απογοητευμένος με τον A-list μου. Όχι μόνο δεν το έχω περάσει καθημερινά, όπως πάντα πριν, αλλά ο κατάλογος Α συνεχίζει να αυξάνεται. Τότε συνειδητοποίησα τι έπρεπε να κάνω για να φτιάξω δουλειά μου για την δουλειά μου και ανέπτυξα ένα σύστημα που να το κάνει έκανε εργασία.

Διαχείριση χρόνου

Δεν ήταν αρκετό να γνωρίζουμε τι ήταν σημαντικό. τι έκανε τη λίστα Α. Επίσης, έπρεπε να μάθω πόσο καιρό θα πήγαιναν τα πράγματα και πόσο χρόνο έπρεπε να τους αφιερώσω. Πρόσθεσα μια στήλη στη λίστα υποχρεώσεων μου με τον εκτιμώμενο χρόνο που θα έπρεπε να λάβει κάθε εργασία και μια γειτονική στήλη με το σωρευτικό σύνολο.

Τότε έκανα μια απλή μελέτη χρόνου. Όπως έκανα κάθε εργασία, έγραψα τι έκανα και την ώρα έναρξης και λήξης. Παρακολούθησα για μια ολόκληρη μέρα. Στη συνέχεια το επαναλάμβανα δύο εβδομάδες αργότερα σε μια άλλη μέρα. Δεν ήταν μια εξαντλητική έρευνα με κανένα τρόπο, αλλά μου έδωσε κάποια εικόνα. Ως Διευθυντής Επιχειρήσεων, ένα μεγάλο μέρος της ημέρας μου αναλήφθηκε από διακοπές - αντιμετώπιση γεγονότων που συνέβησαν, κρίσεις που προέκυψαν ή προβλήματα που έπρεπε να λυθούν. Κατά μέσο όρο οι διακοπές αυτές καταναλώθηκαν τέσσερις ώρες την ημέρα. Δεδομένου ότι εργάζομαι συνήθως μια δεκαήμερη ημέρα, αυτό μου άφησε έξι ώρες την ημέρα για τα πράγματα στον κατάλογό μου.

Κάθε νύχτα, πριν φύγω από το γραφείο, θα ενημερώσω τον κατάλογό μου. Θα διαγράψα τα πράγματα που είχα ολοκληρώσει, μεταβιβάσει ή υποβαθμίσει, να προσθέσω τα νέα πράγματα που είχαν προκύψει, να αναδιατάξει τις προτεραιότητες για να πάρει τα πιο σημαντικά καθήκοντα στην κορυφή και να εκχωρήσει τον εκτιμώμενο χρόνο σε κάθε. Στη συνέχεια, θα κατέβαινα στη λίστα για έξι ώρες και θα κάνω μια γραμμή. Αυτό έγινε ο στόχος μου για την επόμενη μέρα.

Ανταμοιβή τον εαυτό σας

Τις περισσότερες φορές, αυτή η γραμμή έπεσε κάπου στη λίστα μου Α. Σπάνια ήταν οπουδήποτε στο βάθος. Ωστόσο, αυτός ήταν ο στόχος μου. Εάν χτύπησα ή πέρασα τη γραμμή, πήγα στο σπίτι αισθάνεται σαν να ήταν μια παραγωγική και επιτυχημένη μέρα. Αντί να κτυπούμε τον εαυτό μου πάνω από τα πράγματα που δεν μπόρεσα να φτάσω, αναγνώρισα την επιτυχία μου στο να συνάντησα ή να κτύπησα το στόχο μου. Την επόμενη μέρα, έπρεπε να αρχίσω ξανά και να φτάσω για το νέο στόχο, αλλά το έκανα από την προοπτική της οικοδόμησης της προηγούμενης επιτυχίας και όχι από την απογοήτευση της συνεχώς να κάνω περισσότερα από ό, τι είχα χρόνο να πετύχω.

Χρειάζεστε ένα σύστημα

Για να είναι επιτυχής, πρέπει να αναπτύξετε ένα σύστημα για να διαχειριστείτε το χρόνο σας, ώστε να μπορείτε να το κάνετε περισσότερο στο χρόνο που έχετε. Εάν η γραμμή προορισμού σας στη λίστα υποχρεώσεων είναι πάντα κοντά στην κορυφή, ο προϊστάμενός σας θα αρχίσει να ψάχνει για κάποιον που μπορεί να εργάζεται λίγο πιο κάτω στη λίστα κάθε μέρα. Παρακάτω, δείτε μερικούς πόρους για να σας βοηθήσουμε να κάνετε καλύτερη δουλειά διαχείρισης χρόνου.

Διαχειριστείτε αυτό το τεύχος

Καταγράψτε τις εργασίες που πρέπει να κάνετε. Προτεραιότητα σε εκείνα που είναι σημαντικά, όχι μόνο επείγοντα. Έχετε ένα σχέδιο για το τι πρέπει να ολοκληρώσετε κάθε μέρα. Εργαστείτε για το σχέδιο αυτό. Ανταμείνετε τον εαυτό σας όταν συναντάτε ή κερδίσετε το στόχο σας.