Πώς να ελέγξετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας

Το αντιμετωπίζουμε, όλοι έχουμε πολλά να κάνουμε. Σε οποιαδήποτε δεδομένη ημέρα, οι λίστες υποχρεώσεων περιλαμβάνουν:

• Ευθύνες εργασίας
• Εσωτερικές ευθύνες
• Σχολικά προγράμματα και δραστηριότητες
• Θελήματα
• Τηλεφωνικές κλήσεις

Πώς παρακολουθείτε όλα αυτά; Εάν είστε σαν τους περισσότερους ανθρώπους, όχι τόσο αποτελεσματικά ή αποτελεσματικά όσο θα μπορούσατε.

• Είναι το γραφείο σας γεμάτο κίτρινες νότες κολλημένες σε κάθε επιφάνεια;
• Έχετε ξεχωριστές λίστες υποχρεώσεων; Ένα για το σπίτι και ένα για το γραφείο; Ή μήπως έχετε πολλές λίστες για καθένα;
• Αγκαλιάζετε φακέλους ή ακόμα και χαρτοπετσέτες για να καταγράφετε τα πράγματα που μπαίνουν στο κεφάλι σας ενώ οδηγείτε;
• Πόσα διαφορετικά σημειωματάρια βρίσκονται στο γραφείο σας τώρα που περιλαμβάνουν στοιχεία δράσης ή to-dos; Να είσαι ειλικρινής.
• Είναι το πορτοφόλι σας ξεχειλίζει με απορρίμματα χαρτιού που περιέχουν jotted to-dos ή τηλεφωνικά μηνύματα;
• Τι γίνεται με τον πάγκο της κουζίνας σας; Είναι γεμάτη σημειώσεις, λίστες παντοπωλείων και προσωπικά to-dos;

Για να διαχειριστείτε τις λίστες υποχρεώσεων με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο, να τους ενοποιήσετε σε μία κύρια λίστα.

Ο εμπειρογνώμονας διαχείρισης χρόνου Kenneth Zeigler είναι ένας μεγάλος υποστηρικτής της χρήσης μιας κύριας λίστας. Στο βιβλίο του Οργάνωση για επιτυχία, λέει, "Ο σκοπός μιας κύριας λίστας είναι να βγεις τα πάντα από το κεφάλι σου εφημερίδα των σκέψεων και των δραστηριοτήτων που συμβαίνουν. Ο νους μπορεί να οργανώσει ό, τι χρειάζεστε για να πετύχετε πιο αποτελεσματικά, όταν μπορεί να δει όλα όσα χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε."

Πως να ξεκινήσεις

• Βρείτε το σωστό εργαλείο - Πρέπει να βρείτε ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να καταγράψετε τον ενοποιημένο κύριο κατάλογο. Κάποιοι μπορεί να διαπιστώσουν ότι ένα απλό σημειωματάριο κάνει το τέχνασμα. Άλλοι μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιήσουν ένα σπιράλ φορητό υπολογιστή ειδικά σχεδιασμένο για την παρακολούθηση εργασιών. Εξετάστε τη χρήση ενός ηλεκτρονικού συστήματος σημείων όπως το Evernote.
• Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο είναι φορητό - Για να φτάσετε στο κεφάλι σας, χρειάζεστε ένα μέρος για να τα καταγράψετε, ώστε να βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο που επιλέγετε είναι φορητό.Εάν χρησιμοποιείτε ένα ηλεκτρονικό σύστημα σημείωσης, μεταφέρετε μαζί σας ένα μικρό σημειωματάριο ανά πάσα στιγμή για να καταγράψετε τις σκέψεις, τις ιδέες, το to-dos και τις δεσμεύσεις σας. Μπορείτε να τα μεταφέρετε στον ηλεκτρονικό σας οργανωτή σημειώσεων στο τέλος της ημέρας.

• Ενοποιήστε όλες τις λίστες σας - Μόλις επιλέξετε το σωστό εργαλείο, συγκεντρώστε όλες τις διάφορες λίστες υποχρεώσεων. Μεταφέρετε όλες τις εργασίες και τα στοιχεία στη νέα κύρια λίστα. Μην ανησυχείτε για την τοποθέτησή τους σε κάποια συγκεκριμένη σειρά. Απλά καταγράφετε σε ένα μέρος κάθε πράγμα που πρέπει να κάνετε. Μην εκπλαγείτε αν η κύρια λίστα σας είναι αρκετά μεγάλη.
• Προσθήκη στο κύριο κατάλογο - Καθώς πηγαίνετε καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας σας και σκεφτείτε πράγματα που πρέπει να κάνετε, προσθέστε τα στον κύριο κατάλογο. Καθώς έχετε ανατεθεί εργασίες, προσθέστε τις στη λίστα σας. Όπως σας λένε τα παιδιά σας για τα πράγματα που χρειάζονται για το σχολείο, προσθέστε τα στη λίστα σας. Δεδομένου ότι σκέφτεστε τις αποστολές που πρέπει να εκτελέσετε, προσθέστε τους στη λίστα σας.

Η λίστα καθημερινών ενεργειών σας

Είτε το βράδυ πριν είτε το πρώτο πράγμα κάθε πρωί, αναθεωρήστε τον κύριο κατάλογό σας. Επιλέξτε τις εργασίες, τις εργασίες και τις δεσμεύσεις που πρέπει να γίνουν εκείνη την ημέρα και να τις μεταφέρετε σε μια λίστα καθημερινών ενεργειών. Θυμηθείτε να είστε λογικοί για το τι μπορείτε πραγματικά να ολοκληρώσετε εκείνη την ημέρα. Η καθημερινή σας λίστα ενεργειών γίνεται το σχέδιό σας εργασίας για την ημέρα.

Συνεχιζόμενη συντήρηση

Σε τακτική βάση, η λίστα υποχρεώσεων λειτουργεί τώρα ως εξής:

• Έχετε μια κύρια λίστα για όλα τα to-dos?
• Καθώς περνάτε μέσα από την ημέρα σας και σκέφτεστε ή αναθέτετε πρόσθετες εργασίες, προσθέστε τις στην κύρια λίστα υποχρεώσεων.
• Κάθε μέρα, θα αναθεωρήσετε τον κύριο κατάλογο υποχρεώσεων και θα μεταφέρετε τις προτεραιότητες της ημέρας σε μια λίστα καθημερινών ενεργειών.

Περιοδικά, αξιολογήστε τον κύριο κατάλογο. Μπορεί να διαπιστώσετε, λόγω διασταυρώσεων και πρόσθετων σημειώσεων που έχουν προστεθεί στο περιθώριο, ότι είναι λογικό να αντιγράψετε τα υπόλοιπα στοιχεία που εκκρεμούν σε μια νέα κύρια λίστα. Μην πετάτε την παλιά λίστα. Διατηρήστε το για ιστορική ανασκόπηση και μελλοντική αναφορά.

Ακολουθώντας αυτή τη διαδικασία, θα διαπιστώσετε ότι είστε πιο αποτελεσματικοί, περισσότερο πάνω από τα καθήκοντά σας και ότι κάνετε όλο και περισσότερο.