Απαντήσεις για ερωτήσεις συνέντευξης σχετικά με τη διαχείριση μεγάλου όγκου κλήσεων

Όταν υποβάλλετε αίτηση για διοικητική θέση ή θέση γραφείου, μια τυπική ερώτηση συνέντευξης εργασίας θα είναι "Είστε άνετοι να χρησιμοποιείτε τηλεφωνικό σύστημα με πολλές γραμμές και να χειρίζεστε μεγάλο αριθμό τηλεφωνικών κλήσεων;"

Είναι σαφές ότι θέλετε να εκφράσετε ότι είστε άνετοι με πολλές τηλεφωνικές γραμμές. Είναι πιο εύκολο αν έχετε χειριστεί μεγάλα ποσά κλήσεων στο παρελθόν, αλλά ακόμα κι αν δεν είχατε την εμπειρία αυτή, μπορείτε να απαντήσετε στην ερώτηση με σίγουρο τρόπο.

Παραδείγματα των καλύτερων απαντήσεων

Ακολουθούν απαντήσεις σε δείγματα συνεντεύξεων που μπορείτε να επεξεργαστείτε για να ταιριάξετε τις προσωπικές σας εμπειρίες και το υπόβαθρο:

• Ναι, είμαι άνετος με τη χρήση πολλών τηλεφωνικών γραμμών με μεγάλο όγκο κλήσεων και το έχουν κάνει στο παρελθόν. Είμαι σε θέση να διατηρήσω τις συνομιλίες χωρισμένες και να ασχοληθώ με τους πελάτες με φιλικό και αποτελεσματικό τρόπο.
• Δεν έχω χειριστεί άμεσα πολλές τηλεφωνικές γραμμές, αλλά καταλαβαίνω τη σημασία της ευγένειας και της αποτελεσματικότητας και είμαι ένας γρήγορος μαθητής.
• Καταλαβαίνω ότι η επαφή μέσω τηλεφώνου είναι συχνά η πρώτη αλληλεπίδραση που έχει ένας πελάτης με την εταιρεία και η πρώτη εντύπωση είναι εξαιρετικά σημαντική. Είναι ζωτικής σημασίας να διατηρείτε έναν φιλικό, επαγγελματικό τρόπο στο τηλέφωνο ανά πάσα στιγμή.

Συνθέτοντας τις απαντήσεις σας σχετικά με τα τηλεφωνικά συστήματα

Ξεκινήστε εξετάζοντας την περιγραφή θέσης της θέσης για την οποία υποβάλατε αίτηση και ταιριάζοντας τα προσόντα σας με την εργασία. Είναι σε θέση να διανείμει υψηλό όγκο που καλεί ένα εάν οι απαιτήσεις; Εάν ναι, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι ο ερωτώμενος θα ρωτήσει για την ικανότητά σας να χειριστείτε όλες αυτές τις κλήσεις. Ακόμα και αν οι απαιτήσεις δεν δηλώνουν ρητά την ικανότητα να χειρίζονται μεγάλο αριθμό τηλεφωνικών κλήσεων, μπορείτε να στοιχηματίσετε ότι θα προκύψει κατά τη διάρκεια της συνέντευξης ούτως ή άλλως.

Ελέγξτε τις τρέχουσες και τις προηγούμενες εργασίες σας και κάντε μια λίστα με τα τηλεφωνικά συστήματα που έχετε χρησιμοποιήσει. Σκεφτείτε επίσης για οποιαδήποτε απλήρωτη ή εθελοντική εργασία, θέσεις εργασίας σπουδαστών και εργασίες κατάρτισης που είχατε όταν απαντήσατε στο τηλέφωνο. Μπορεί να θέλετε να κάνετε σημειώσεις σχετικά με τα τηλέφωνα για κάθε στοιχείο στο βιογραφικό σας σημείωμα για να καθοδηγήσετε τις απαντήσεις σας στην συνέντευξη.

Ποιο τηλεφωνικό σύστημα χρησιμοποιεί η εργασία;

Μπορεί να θέλετε να κάνετε μια μικρή έρευνα πριν από τη συνέντευξη για να δείτε τι τηλεφωνικό σύστημα χρησιμοποιείται στο γραφείο. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε για μια απάντηση στην ερώτηση. Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει αυτό το συγκεκριμένο σύστημα, το γεγονός ότι διερευνήσατε πώς λειτουργεί θα πρέπει να κάνει ακόμα μια καλή εντύπωση στον ερευνητή.

Αλλά πώς ξέρετε τι σύστημα χρησιμοποιούν; Θα μπορούσατε να ζητήσετε από εσάς το άτομο που συντάσσει τη συνέντευξη. Θα πρέπει επίσης να σημειώσετε ποια τηλέφωνα χρησιμοποιούνται όταν φτάνετε στη συνέντευξη (αν τα βλέπετε). Δώστε προσοχή στο πώς θα απαντηθεί το τηλέφωνο αν κάνετε μια κλήση για να επιβεβαιώσετε τον χρόνο και τον τόπο της συνέντευξης, που θα σας δώσει μια εικόνα για το τι θα περίμενε κανείς.

Ακολουθεί μια λίστα ερωτήσεων που μπορείτε να περιμένετε να σας ρωτήσω για τις εμπειρίες σας στα τηλεφωνικά συστήματα:

Ποια συστήματα τηλεφώνου έχετε χρησιμοποιήσει;

Υπάρχουν διάφορα συστήματα και ίσως να μην θυμάστε ποιες χρησιμοποιήσατε. Θα μπορούσατε να επικοινωνήσετε με προηγούμενους εργοδότες ή συναδέλφους σας και να ρωτήσετε. Αναμείνετε να ρωτήσετε κάποια από τις παρακάτω ερωτήσεις:

• Ποια σήματα ήταν αυτά;
• Ποια μοντέλα τηλεφώνων έχετε χρησιμοποιήσει;
• Πόσα τηλεφωνικά κανάλια χειρίζεστε σε καθένα;
• Ποιος ήταν ο συνηθισμένος όγκος κλήσεων κάθε μέρα;
• Πόσο συχνά έχετε περισσότερους από έναν καλούντες ταυτόχρονα;
• Χρησιμοποιήσατε ακουστικά;
• Χρησιμοποιήσατε ένα μεγάφωνο;
• Χρησιμοποιήσατε τηλεφωνικό σύστημα τηλεδιάσκεψης;
• Χρησιμοποιήσατε ένα τηλεφωνικό σύστημα βίντεο;

Ποιες δεξιότητες τηλεφώνου έχετε χρησιμοποιήσει;

Ίσως θελήσετε να αγγίξετε το βιογραφικό σας για να συμπεριλάβετε οποιαδήποτε από αυτές τις δεξιότητες, αν τους έχετε. Επιπλέον, ο ερευνητής σας μπορεί να ρωτήσει για αυτές τις δεξιότητες:

• Τοποθέτηση καλούντων σε αναμονή
• Παρακολούθηση προσκλήσεων για επιβλέποντα
• Υποβολή προσκλήσεων για επόπτη
• Μεταφορά και προώθηση κλήσεων
• Τηλεφωνικές συνδιαλέξεις - τη δημιουργία τους, τη θέση τους, τη διαχείριση τους, τη συμμετοχή τους
• Διαχείριση φωνητικού ταχυδρομείου
• Λήψη μηνυμάτων

Οι δεξιότητες τηλεφωνικής εξυπηρέτησης πελατών που έχετε χρησιμοποιήσει

Η διαχείριση μεγάλου όγκου κλήσεων περιλαμβάνει περισσότερο από το να πιέζετε τα δεξιά κουμπιά. Θα χρειαστεί να εκφράσετε πόσο καλά μπορείτε να χειριστείτε και τους καλούντες. Σκεφτείτε για αυτές τις δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών προτού πάτε στη συνέντευξή σας:

• Αντιμετώπιση θυμωμένων ή απογοητευμένων καλούντων
• Frontline απάντηση τηλεφώνου για ένα μεγάλο γραφείο, μεταφορά των καλούντων στις επαφές τους
• Χρησιμοποιώντας τους κατάλληλους επιχειρηματικούς τρόπους και τη γλώσσα στο τηλέφωνο
• Δίκαιος και σεβαστός χειρισμός κλήσεων προς και από ανώτερα στελέχη και πελάτες