Παράδειγμα επιστολής επιχειρηματικής επιστολής

Κατά τη σύνταξη μιας επιχειρηματικής επιστολής, η διάταξη της επιστολής σας είναι σημαντική, έτσι ώστε να είναι εύκολη στην ανάγνωση και να φαίνεται επαγγελματική. Έτσι είναι η χρήση του σωστού χαιρετισμού και κλεισίματος, της ορθογραφίας και της γραμματικής σας, και του τόνου που χρησιμοποιείτε.

Εδώ υπάρχουν πληροφορίες για επιχειρησιακά γράμματα, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής γραμματοσειράς, διαστήματος παραγράφων, μορφοποίησης, περιθωρίων, τι να συμπεριλάβετε σε κάθε παράγραφο, πώς να κλείσετε την επιστολή και ένα παράδειγμα της κατάλληλης διάταξης για μια επιχειρησιακή επιστολή.

Γραμματοσειρά γράμματος και διαχωρισμός

• Ο χώρος σωστά τοποθετεί τη διάταξη των επιχειρηματικών επιστολών που γράφετε, με το διάστημα ανάμεσα στην επικεφαλίδα, το χαιρετισμό, την κάθε παράγραφο, το κλείσιμο και την υπογραφή σας.
• Ενιαίος χώρος της επιστολής σας και αφήστε ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου. Όταν στέλνετε δακτυλογραφημένα γράμματα, αφήστε δύο κενά πριν και μετά τη γραπτή υπογραφή σας.
• Αριστερά δικαιολογεί την επιστολή σας, έτσι ώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, η ημερομηνία, το γράμμα και η υπογραφή σας να ευθυγραμμίζονται προς τα αριστερά.
• Χρησιμοποιήστε μια απλή γραμματοσειρά όπως το Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri ή Verdana. Βεβαιωθείτε ότι το μέγεθος γραμματοσειράς που χρησιμοποιείτε είναι αρκετά μεγάλο που ο αναγνώστης δεν θα χρειαστεί να φτάσει για τα γυαλιά του - το τυπικό μέγεθος γραμματοσειράς για αυτές τις γραμματοσειρές είναι 10 ή 12 μονάδες.

Εάν υποβάλλετε την επιστολή της επιχείρησής σας σε μια πολύ συντηρητική οργάνωση, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε την παραδοσιακή γραμματοσειρά Times New Roman 12 σημείων. Μην χρησιμοποιείτε, σε καμία περίπτωση, φανταχτερά γραμματοσειρές όπως Comic Sans ή γραμματοσειρές χειρογράφου όπως η Lucida σε επαγγελματική αλληλογραφία.

Επαγγελματική επιστολή εθιμοτυπίας και τόνου

• Χαιρετισμός: Είναι ακόμα βασικό να χρησιμοποιείτε τον τίτλο του παραλήπτη (κύριε, κυρία, κυρία, δρ., Καθηγητής, δικαστής) πριν από τα επώνυμά τους στην πρόσκληση επίσημης επαγγελματικής αλληλογραφίας (Παράδειγμα: "Αγαπητέ κ. Smith"). Η λέξη "Αγαπητέ" πρέπει πάντα να προηγείται του ονόματος του παραλήπτη. μην χρησιμοποιείτε απλώς το όνομά τους από μόνη της όπως μπορείτε να κάνετε στην απλή αλληλογραφία. Με το ίδιο σκεπτικό, αποφύγετε την έναρξη επιχειρηματικής αλληλογραφίας με ανοίγματα όπως "Γεια σας", "Γεια σου" ή "Καλημέρα" - οι επιχειρηματικές επιστολές θα πρέπει πάντα να αρχίζουν με "Αγαπητέ όνομα και όνομα του παραλήπτη" εκτός αν χρησιμοποιείτε το χαιρετισμό "Σε ποιόν May Concern "(σε περιπτώσεις που δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη).

• Κλείσιμο: Το κλείσιμο σας πρέπει να σφάλλει στην πλευρά του συντηρητικού. Τα αποδεκτά κλεισίματα χρήσης περιλαμβάνουν: "Ειλικρινά", "Ειλικρινά δικά σας", "Με εκτίμηση", "Χαιρετισμοί", "Ευχαριστούμε", "Σας ευχαριστούμε για την εκτίμησή σας", "Με σεβασμό" και "Πολύ με σεβασμό" συντομογραφία "V / R", είναι συνηθισμένη στη στρατιωτική επιχειρησιακή αλληλογραφία). Μην χρησιμοποιείτε περιστασιακά κλεισίματα όπως: "Αργότερα", "Ευθυμία", "Κορδικά", "Ευχαριστώ!", "TTYL" ή "Θερμή".
• Επιλογή λέξης και γραμματική: Παρόλο που η επιλογή λέξεων για τις επιχειρησιακές επιστολές δεν πρέπει να είναι υπερβολικά στιλβωμένη, ανθισμένη ή διακοσμημένη, θα πρέπει επίσης να αποφεύγετε τη χρήση αργαλειού, συντομογραφιών / ακρωνυμίων, emojis ή κειμένου. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε τα αποσπάσματα προτάσεων που χρησιμοποιούνται συνήθως όταν στέλνετε μηνύματα. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε πλήρεις προτάσεις, προσέχοντας για τις επαφές κόμμα (όπου δύο συνοπτικές προτάσεις συνοδεύονται από κόμμα). Προετοιμαστεί προσεκτικά για ορθογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη.

• Χαρτί: Αν σχεδιάζετε μια επίσημη επιστολή που θα αποστέλλεται ταχυδρομικά σε αντίθεση με ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το χαρτί που χρησιμοποιείτε πρέπει να είναι ένα τυποποιημένο χαρτί λευκό χαρτιού με αξιοπρεπές βάρος - μην χρησιμοποιείτε το είδος των χρωματιστών ή φανταχτεριών χαρτικών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο μάρκετινγκ "Junk mail". Είναι καλό να συμπεριλάβετε ένα απλό επιχειρηματικό λογότυπο στην κορυφή του χαρτιού.

Παράδειγμα επιστολής επιχειρηματικής επιστολής

Οι πληροφορίες επικοινωνίας σας

Το όνομα σου

Η διεύθυνση σου

Ο Πόλη, ο Κώδικας Δημοσίου Κράτους

Τον αριθμό του τηλεφώνου σας

Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Ημερομηνία

Στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη

Ονομα

Τίτλος

Εταιρία

Διεύθυνση

Πόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Χαιρετισμός

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:

Σώμα της επιστολής

Η πρώτη παράγραφος της επιχειρηματικής σας επιστολής θα πρέπει να παρέχει μια εισαγωγή για το λόγο που γράφετε.

Στη συνέχεια, στις ακόλουθες παραγράφους παρέχετε περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημά σας.

Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει να επαναλάβει το λόγο που γράφετε και να ευχαριστήσω τον αναγνώστη για την εξέταση του αιτήματός σας.

Κλείσιμο:

Με εκτίμηση, Υπογραφή:

Χειρόγραφη υπογραφή (για ένα αντίγραφο σε έντυπη μορφή)

Υπογεγραμμένη υπογραφή

Ανατρέξτε σε ένα υπόδειγμα επιχειρησιακής επιστολής

Αυτό είναι παράδειγμα επιχειρησιακής επιστολής. Κατεβάστε το πρότυπο επιστολής επιχείρησης (συμβατό με τα Έγγραφα Google και το Word Online) ή δείτε παρακάτω για περισσότερα παραδείγματα.

Κάντε λήψη του προτύπου του Word

Ανατρέξτε σε μια επιστολή επιχειρησιακού δείγματος (έκδοση κειμένου)

Xavier Lau

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1η Σεπτεμβρίου 2018

Portia Lee

Ιδιοκτήτης

Acme Travel

321 Ave Metropolis.

Νέα Πόλη, NY 12345

Αγαπητέ κα Lee:

Σας γράφω σήμερα εξ ονόματος των Βοηθών Happyland. Είμαστε ένας μικρός οργανισμός που βοηθά τις οικογένειες χαμηλού εισοδήματος που χρειάζονται φροντίδα για τα μικρά παιδιά τους μετά το σχολείο. Προσφέρουμε επιχορηγήσεις σε οικογένειες και δωρεάν μεταφορά για τα παιδιά τους, έτσι ώστε να μπορούν να παρακολουθήσουν ένα από τα τοπικά κέντρα μέριμνας μετά το σχολείο.

Κάθε χρόνο διοργανώνουμε εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων: το Καρναβάλι Happyland στο Γυμνάσιο Floyd Rosedale. Ελπίζω ότι μπορεί να ενδιαφέρεστε να δωρίσετε τη σιωπηρή δημοπρασία και την λοταρία μας.

Ψάχνουμε για αντικείμενα όπως καλάθια δώρων, είδη οικιακής χρήσης, παιχνίδια και άλλα χρήσιμα αντικείμενα. Οι δωρεές σε μετρητά εκτιμώνται επίσης αν προτιμάτε. Φέτος, όλα τα έσοδα θα πάνε προς την αγορά του νέου φορτηγού που χρειαζόμαστε για τη μεταφορά των παιδιών.

Αν ενδιαφέρεστε να κάνετε μια δωρεά, ενημερώστε μας μέσω e-mail [email protected], ή μέσω κινητού τηλεφώνου (555-555-5555) αν έχετε ερωτήσεις.

Με εκτιμιση, Xavier Lau