Πώς να ελέγξετε το έργο των υφισταμένων

Όταν αναθέτετε εργασία σε υφισταμένους, παρακολουθείτε πολλές πτυχές της προόδου τους, αλλά ανησυχείτε κυρίως αν το έργο γίνεται σωστά και γίνεται εγκαίρως.

Λάβετε Εργασία Έγινε στο Χρόνο

Η έγκαιρη εκτέλεση των εργασιών τους είναι η πιο εύκολη από την παρακολούθηση των δύο. Αυτός είναι επειδή ο χρόνος είναι ευκολότερος στη μέτρηση από την ποιότητα. Πρέπει να ορίσετε σαφείς απαιτήσεις, συμπεριλαμβανομένων των ορόσημων και των προθεσμιών, αλλά πρέπει επίσης να επιτρέψετε κάποια ευελιξία. Σχεδιάστε τα χρονοδιαγράμματα τους, ή να τους προγραμματίσετε τα χρονοδιαγράμματα τους, για να συμπεριλάβετε λίγο χρόνο χαλάρωσης. Πάντα θα υπάρξουν απρόβλεπτα γεγονότα, οπότε είναι συνετό να οικοδομηθεί τουλάχιστον ένα μικρό χρονοδιάγραμμα σε ένα χρονοδιάγραμμα. Το ποσό της χαλάρωσης που επιτρέπετε στο χρονοδιάγραμμά σας θα διαφέρει από άτομο σε άτομο με τα πιο ηλικιωμένα και ταλαντούχα άτομα που χρειάζονται λιγότερο χαλάρωση.

Χρησιμοποιώντας μια αναφορά προόδου για την παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος

Η πιο συνηθισμένη μέθοδος ανίχνευσης της έγκαιρης εργασίας είναι η περιοδική έκθεση, η οποία γίνεται συνήθως σε εβδομαδιαία βάση για μικρά έργα και σε μηνιαία βάση για μεγαλύτερα έργα. Όταν οι υπάλληλοί σας υποβάλλουν γραπτές εκθέσεις προόδου, ένα από τα θέματα στα οποία θα αναφέρουν είναι η τήρηση του χρονοδιαγράμματος. Μια κοινή μέθοδος που χρησιμοποιείται για την γρήγορη ένδειξη της κατάστασης είναι τα χρώματα του φωτισμού. Εάν το έργο είναι προγραμματισμένο, θα εμφανίζεται ένα πράσινο σύμβολο. Αν το έργο καθυστερήσει, θα δείξουν ότι είναι ένα κόκκινο σύμβολο.

Μερικές φορές το κίτρινο χρησιμοποιείται επίσης για να υποδείξει πότε υπάρχει ένα μικρό πρόβλημα που δεν είναι αρκετά σοβαρό για να δικαιολογήσει το κόκκινο χρώμα.

Θέλετε επίσης να αναφέρουν οτιδήποτε εμποδίζει την πρόοδό τους. Αυτό το τμήμα πρέπει να περιλαμβάνει αυτά που προσπάθησαν να καθαρίσουν τον αποκλεισμό και τα αποτελέσματα αυτών των προσπαθειών. Αν ζητούν βοήθεια από εσάς ή από κάποιον εκτός της σφαίρας τους, αυτό πρέπει να αναφέρεται σαφώς.

Μην ξεχάσετε να τους συμπεριλάβετε και τα επιτεύγματά τους. Εάν έχουν κάνει κάτι που έχει εκκαθαρίσει έναν αποκλεισμό, εμπόδισε το πρόβλημα ή με κάποιο άλλο τρόπο συνέβαλε στην τήρηση του χρονοδιαγράμματος άθικτου που πρέπει να σημειωθεί στην αναφορά προόδου τους.

Τέλος, η έκθεση προόδου πρέπει να δείχνει ότι το ποσοστό είναι πλήρες. Τα περισσότερα έργα έχουν αρχικά πολύ μικρή πρόοδο, στη συνέχεια αυξάνονται ραγδαία, και στο τέλος του έργου κάνουν και πάλι αργή πρόοδο. Το χρονοδιάγραμμα του έργου που έχετε αναπτύξει εσείς και ο υπάλληλός σας θα πρέπει να ληφθεί υπόψη. Είτε έχετε συμπεριλάβει αυτό το γεγονός στο πρόγραμμα, πρέπει να αξιολογήσετε την πρόοδο που έχει αναφερθεί από τον υπάλληλο. Το ποσοστό προγραμματισμού που θα ολοκληρωθεί θα πρέπει να αντικατοπτρίζει, γενικά, πόσο χρόνο έχει διατεθεί για το έργο.

Σε ένα έργο με πρόγραμμα τριών μηνών, ο εργαζόμενος πρέπει να αναφέρει το προγραμματισμένο πλήρες ποσοστό περίπου 1/3 στο τέλος του πρώτου μήνα. Αν ανέφεραν έναν αριθμό πολύ μικρότερο ή πολύ μεγαλύτερο, θα ήταν συνετό να κοιτάξετε λίγο πιο βαθιά. Επίσης, πρέπει να κάνετε μια κρίση σχετικά με την ακρίβεια αυτού που αναφέρουν για μια πραγματική ποσοστιαία ολοκλήρωση. Με βάση τις γνώσεις σας για το έργο και τη συνολική του κατάσταση, θα πρέπει να είστε σε θέση να κρίνετε, κατά προσέγγιση, εάν το ποσοστό πλήρους αναφερόμενο από τον εργαζόμενο είναι ακριβές ή όχι.

Για παράδειγμα, εάν αναφέρουν ένα προγραμματισμένο πλήρες ποσοστό 60% και ένα πραγματικό πλήρες ποσοστό 65%, αλλά γνωρίζετε ότι το έργο έχει μολυνθεί από δυσκολίες, θα πρέπει να διερευνήσετε την αναφορά λεπτομερέστερα.

Εργαστείτε καλά

Είναι πιο δύσκολο να μετρήσετε και να ελέγξετε αν ο υπάλληλός σας κάνει το έργο σωστά. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι πιο δύσκολο να προσδιοριστεί και να ποσοτικοποιηθεί αυτό που κάνει το "κάνει σωστό". Και εδώ, όπως και με τα χρονοδιαγράμματα, πρέπει να ορίσετε σαφείς και συγκεκριμένες προσδοκίες και στόχους. Και ενώ με χρονοδιαγράμματα επιτρέπετε κάποια ευελιξία και χαλάρωση, πρέπει να είστε λιγότερο ευέλικτοι όσον αφορά την ποιότητα. Το καλό είναι καλό.

Μην ξεχνάτε τον στόχο σας. Όταν μιλάμε για "κάνει σωστά", θυμηθείτε ότι πηγαίνετε για "άριστο" και όχι "τέλειο". Και μην ξεχάσετε να εστιάσετε στα αποτελέσματα παρά στη διαδικασία.

Αξιολόγηση της απόδοσης

Ο καλύτερος τρόπος για να παρακολουθείτε την πρόοδο των υπαλλήλων σας σε σχέση με τη σωστή εργασία είναι οι συχνές συναντήσεις και η φιλελεύθερη χρήση του "show and tell". Όταν ένας υπάλληλος αναφέρει ότι έχει σημειώσει αξιοσημείωτη πρόοδο, να τους δείξει τι έχουν κάνει. Στην αρχή του έργου, το έργο μπορεί να είναι λίγο τραχύ και μόνο εν μέρει πλήρες. Πρέπει να αναμένεται. Ωστόσο, καθώς ο χρόνος περνάει, οι επιδείξεις του εργαζόμενου πρέπει να δείχνουν πρόοδο με το έργο να γίνεται πιο ομαλό και πιο ολοκληρωμένο.

Το κλειδί κατά τη διάρκεια αυτών των αξιολογήσεων ποιότητας είναι να βεβαιωθείτε ότι η εκτίμηση των εργαζομένων σχετικά με την ποιότητα του έργου που έχει γίνει μέχρι τώρα αντιστοιχεί στη δική σας. Αν σας φανεί ότι η ποιότητα του έργου που έχει γίνει μέχρι τώρα είναι ακόμη τραχύ και προκαταρκτικό, θα πρέπει να συζητήσετε τη διαφορά με τον εργαζόμενο και να επαναφέρετε τις προσδοκίες σας. Εάν δεν το κάνετε, όταν νομίζουν ότι έχουν επιτύχει τελική ποιότητα, είναι πιθανό να εκτιμήσετε ότι η εργασία ολοκληρώνεται μετρίως.

Συμπέρασμα

Κατά την εξέταση των εργασιών που έχετε μεταβιβάσει σε υφιστάμενους, θυμηθείτε ότι εξακολουθείτε να είστε υπεύθυνοι για την εργασία τους. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι η εργασία γίνεται εγκαίρως και γίνεται σωστά όπως αναφέρθηκε παραπάνω. Στο πρώτο σημάδι δυσκολίας, πρέπει να προχωρήσετε και να προσαρμόσετε τα πρότυπα του υπαλλήλου ώστε να συμμορφώνονται με τα δικά σας.