Συμβουλές για να γευτείτε τη συνάντησή σας

Είστε ο σχεδιαστής της μηνιαίας ή περιοδικής συνεδρίασης της εταιρείας ή του τμήματος; Μπορούν να είναι θανάσιμα θαμπό, αν δεν είστε προσεκτικοί. Ξέρεις την διαδικασία. Ένα μάτσο μιλώντας κεφάλια γραμμή για να δώσει στους ανθρώπους πληροφορίες της εταιρείας. Ναι, είναι σίγουρα κακό για σας για την πραγματοποίηση αυτής της περιοδικής συνάντησης.

Οι εργαζόμενοι χρειάζονται τις πληροφορίες για να ευθυγραμμιστούν με τη στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας. Θέλουν να γνωρίζουν τι συμβαίνει σε όλη την εταιρεία, ειδικά όταν οι πληροφορίες αγγίζουν τη δουλειά τους ή τη συνολική επιτυχία της εταιρείας. Είναι ειλικρινά ενδιαφέρονται για το τι συμβαίνει στα διάφορα τμήματα.

Έτσι, οι υπάλληλοί σας ενδιαφέρονται, αλλά δώστε τους ένα διάλειμμα από τα μιλάμε κεφάλια και ατέλειωτες powerpoints. Οι πιο αποτελεσματικές συναντήσεις προσελκύουν την προσοχή τους με ερωτήσεις και απαντήσεις που προκαλούν σκέψη, οπτικοακουστικά και συμμετοχή. Αυτές οι συμβουλές θα σας φέρουν επιτυχία.

Τι χρειάζεστε για μια επιτυχημένη συνάντηση

• Υποστήριξη ή πίνακα ηχείων
• Μικρόφωνο
• Ημερήσια διάταξη
• Οπτικά βοηθήματα
• Βίντεο κάμερα
• Τρίποδο
• Συσκευή κωδικοποίησης
• Τεχνολογία ζωντανής ροής

10 Συμβουλές για Καλύτερες Συναντήσεις

1. Ξεκινήστε τις συναντήσεις, τις παρουσιάσεις και τις προπονήσεις σας με ένα παγοθραυστικό ή προθέρμανση. Σε μια μεγάλη συνάντηση ή σε μια σύντομη συνάντηση, ο παγοθραυστικός μπορεί να είναι ένα μόνο ερώτημα που κάνει τους ανθρώπους να σκέφτονται και να μιλάνε με τον γείτονά τους. Για παράδειγμα, ρωτήστε μια ερώτηση που αναγκάζει τους ανθρώπους να σηκώσουν τα χέρια τους. Το μήκος του διακόπτη πάγου εξαρτάται από τη διάρκεια της συνάντησής σας, επομένως σχεδιάστε σοφά.
2. Διαφοροποιήστε τις μεθόδους παρουσίασής σας. Αν κάθε ομιλητής μιλάει στο ακροατήριο, σε μορφή διαλέξεων, ακόμη και τα ενδιαφερόμενα κεφάλια σύντομα νεύουν. Ζητήστε από τους ανθρώπους να μιλούν σε μικρές ομάδες. Χρησιμοποιήστε οπτικοακουστικά υλικά όπως βίντεο, διαφάνειες και παρουσιάσεις και εικόνες από το PowerPoint. Αν μιλάτε για μια νέα διαδικασία ζωγραφικής, δείξτε στους υπαλλήλους σας πριν και μετά τα βαμμένα μέρη. Περάστε γύρω από θετικές έρευνες πελατών και κάρτες σχολίων.

1. Προσκαλέστε τους ομιλητές για τη συμμετοχή του κοινού και τον ενθουσιασμό. Οι πελάτες σας έχουν πολλά να πουν στο εργατικό δυναμικό σας για τις ανάγκες και τις απαιτήσεις ποιότητας. Μια οργάνωση πελάτη που συνεργάζεται με μη κερδοσκοπικούς φιλανθρωπικούς οργανισμούς διαθέτει προσκεκλημένους ομιλητές από τους οργανισμούς που λαμβάνουν τις δωρεές τους. Ομιλητές από οργανισμούς που υποστηρίζουν οικονομικά οι εργαζόμενοί σας είναι δυναμίτες.
2. Ενθαρρύνετε τις ερωτήσεις για να ξεκινήσετε διάλογο. Ζητήστε από τους ανθρώπους να γράψουν τις ερωτήσεις τους πριν από τη συνάντηση και κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αφήστε χρόνο για ερωτήσεις που απευθύνονται σε κάθε ομιλητή καθώς πηγαίνετε. Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως και σωστά στην ερώτηση, πείτε στους ανθρώπους ότι θα πάρετε πίσω τους όταν έχετε τη σωστή απάντηση. Αν οι ερωτήσεις υπερβαίνουν το χρόνο, προγραμματίστε μια συνάντηση για το θέμα.

1. Μια συχνά παραβλεφθείσα αλλά κρίσιμη και επιτυχημένη τακτική συνάντησης είναι να ζητηθεί από κάθε ομιλητή να επαναλάβει δυνατά κάθε ερώτηση που του ζητείται. Το πρόσωπο που ρωτά την ερώτηση τότε γνωρίζει ότι ο ομιλητής αντιλήφθηκε την ερώτηση. Άλλοι που παρευρίσκονται στη συνάντηση μπορούν να ακούσουν και να γνωρίζουν την ερώτηση, επίσης, όχι μόνο να υποθέτουν την ερώτηση - ίσως εσφαλμένα - από την απάντηση του ομιλητή.
2. Ορίστε στόχους για την περιοδική σας συνάντηση. Δεν μπορείτε να παρουσιάσετε κάθε πτυχή της επιχειρηματικής δραστηριότητας της επιχείρησης σε μια συνάντηση μιας ώρας. Λοιπόν, αποφασίστε για τα σημαντικά, επίκαιρα θέματα και περάστε το χρόνο συνάντησης πάνω τους. Λάβετε υπόψη τα συμφέροντα της πλειοψηφίας των συμμετεχόντων. Θυμηθείτε, έχετε άλλες μεθόδους για την επικοινωνία των εταιρικών πληροφοριών που περιλαμβάνουν προγράμματα όπως το Yammer, το Google Hangouts, το GoToMeeting, το Skype for Business, το Flowdock, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το IM. Η ανακοίνωση όλων των στρατηγικών στοιχείων της εταιρείας δεν χρειάζεται να λάβει χώρα σε συνεδρίαση.

1. Διαμορφώστε προσεκτικά την ατζέντα σας. Προσδιορίστε τις ανάγκες και τα συμφέροντα της πλειοψηφίας των συμμετεχόντων. Ξεκινήστε με τα καλά νέα που θα κάνουν τους παρευρισκόμενους να αισθάνονται καλά.
2. Αλλαγή της σειράς των ομιλητών στην ημερήσια διάταξη κάθε μήνα. Δεν θέλετε οι άνθρωποι να βαρεθούν με ομοιότητα. Διανείμετε τα απαραίτητα επιχειρηματικά στοιχεία σε όλη την ατζέντα, ώστε οι άνθρωποι να μην συντονίζουν το τέλος της συνάντησης ή να πιστεύουν ότι τα τελικά στοιχεία είναι λιγότερο σημαντικά. Ένα άρθρο στο «Wall Street Journal», πριν από αρκετά χρόνια, δήλωσε ότι οι διαχειριστές των ΗΠΑ θα σώσει το 80% του χρόνου που χάνουν στις συναντήσεις εάν κάνουν δύο πράγματα σωστά. Η πρώτη ήταν πάντα η ύπαρξη ημερήσιας διάταξης. Το δεύτερο ήταν να αρχίσει εγκαίρως και να τελειώσει εγκαίρως. Θα προσθέσω ότι πρέπει να επιτρέπετε σε κάθε ομιλητή το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο για την κάλυψη του θέματος. Κρατήστε τους στο χρονικό τους όριο - ωραία.

1. Οργανώστε το φυσικό περιβάλλον έτσι ώστε οι άνθρωποι να είναι προσεκτικοί στο περιεχόμενο της σύσκεψης.Κανείς δεν πρέπει να καθίσει πίσω ή στο πλάι των ηχείων σας. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν καθίσματα για όλους τους συμμετέχοντες, και εάν απαιτείται η λήψη σημειώσεων, μια επιφάνεια για την εγγραφή, επίσης. Βεβαιωθείτε ότι τα γραφικά είναι ορατά και ότι οι άνθρωποι μπορούν να ακούσουν. Μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα μικρόφωνο. Μπορείτε να περάσετε στηρίγματα ή δείγματα γύρω από το δωμάτιο για προβολή. Εάν το μέγεθος της συνάντησής σας έχει γίνει υπερβολικά μεγάλο για το φυσικό περιβάλλον της αίθουσας συσκέψεων, χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για τη ροή της συνάντησης σε αρκετές επιπλέον αίθουσες συνεδριάσεων. Παρόλο που σίγουρα θα μπορούσατε να διοχετεύσετε τη συνάντηση στους φορητούς υπολογιστές των ατόμων, αυτό αναιρεί τη θετική επίδραση της οικοδόμησης της ομάδας που προάγει τη συμμετοχή με άλλους υπαλλήλους σε διάφορες αίθουσες συνεδρίων.

1. Ποτέ μην υποτιμάτε τη δύναμη του φαγητού σε μια συνάντηση. Το φαγητό χαλαρώνει την ατμόσφαιρα, βοηθάει τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα, βοηθά τους ανθρώπους να διατηρούν θετικά επίπεδα ενέργειας και χτίζει την καμάρα της ομάδας. Βεβαιωθείτε ότι ικανοποιείτε τις ποικίλες ανάγκες της ομάδας σας με το φαγητό που εξυπηρετείτε. Για παράδειγμα, προσφέρετε φρούτα και γιαούρτι εκτός από τα ντόνατς. Προσφέρετε χορτοφάγους και kosher hot dogs με τα κανονικά franks.