Επιστροφή εξόδων όταν ταξιδεύετε για επιχειρήσεις

Η επιστροφή εξόδων είναι μια μέθοδος για την πληρωμή των υπαλλήλων πίσω όταν ξοδεύουν τα δικά τους χρήματα ενώ εργάζονται για την ώρα της επιχείρησης. Αυτά τα έξοδα γενικά συμβαίνουν όταν ο εργαζόμενος ταξιδεύει για δουλειά.

Τα έξοδα ταξιδιού μπορούν να περιλαμβάνουν καταλύματα, πτήσεις, μεταφορές εδάφους, συμβουλές για καπετάνιο, γεύματα και άλλα συναφή έξοδα που μπορεί να έχει ένας εργαζόμενος ενώ ταξιδεύει για δουλειά. Άλλα επιχειρηματικά έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως λήψη πελατών ή υποψήφιων εργαζομένων για μεσημεριανό γεύμα ή δείπνο, αγορά βιβλίων ή άλλου εκπαιδευτικού υλικού που καλύπτει ο εργοδότης ή έξοδα οδήγησης.

Τα είδη των δαπανών που ένας οργανισμός θα αποζημιώσει βρίσκονται στα επαγγελματικά ταξίδια, την ψυχαγωγία και τις γενικές ασφαλιστικές πολιτικές της εταιρείας στο εγχειρίδιο των εργαζομένων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, καλύπτονται δαπάνες όπως στεγνό καθάρισμα και συμμετοχή σε γυμναστήριο σε εκτεταμένα ταξίδια. Ενώ η ψυχαγωγία πελατών σε επαγγελματικά ταξίδια είναι ένα κοινό επιστρεπτέο κόστος, οι περισσότερες εταιρείες θέτουν όρια δαπανών για φαγητό και διασκέδαση.

Πώς πληρώνουν οι εργαζόμενοι τα έξοδα

Όλο και περισσότερο, οι επιχειρήσεις αναθέτουν σε εργαζόμενους χαμηλού και μεσαίου επιπέδου που ταξιδεύουν συχνά με εταιρικές πιστωτικές κάρτες. Αντί να πληρώνουν τα έξοδα με δικά τους χρήματα, οι υπάλληλοι χρεώνουν όλα εκτός από παρεπόμενα και συμβουλές στην πιστωτική κάρτα της εταιρείας.

Αυτή είναι μια βολική προσέγγιση για την εξόφληση δαπανών για τον υπάλληλο, επειδή οι λογαριασμοί πιστωτικής κάρτας τεκμηριώνουν τα ακριβή έξοδα χωρίς ο υπάλληλος να χρειάζεται να αποθηκεύσει αποδείξεις και να συμπληρώσει τις εκθέσεις των εξόδων ταξιδιού.

Μια άλλη μέθοδος για την πληρωμή των υπαλλήλων για έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών είναι με ανά ημέρα. Η ημερήσια αποζημίωση είναι η προκαθορισμένη ημερήσια αποζημίωση που καταβάλλεται στους υπαλλήλους για δαπάνες που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της επιχείρησης. Αυτά τα έξοδα θα μπορούσαν να είναι για διαμονή, γεύματα, συμβουλές, ταξί και άλλα τέλη επίγειας μεταφοράς.

Συμπλήρωση της έκθεσης δαπανών

Και στην περίπτωση της χρήσης της πιστωτικής κάρτας της εταιρείας και στην πληρωμή μετρητών, οι εργαζόμενοι πιθανόν θα πρέπει να συμπληρώσουν μια αναφορά αποζημίωσης εξόδων όταν επιστρέψουν από το ταξίδι. Με την πιστωτική κάρτα της εταιρείας, θα πρέπει να εξηγήσουν λιγότερο από τις προφανείς χρεώσεις που εμφανίζονται στον λογαριασμό της πιστωτικής κάρτας (όπως ένα γεύμα αργά το βράδυ). Επίσης, θα χρεώνουν την εταιρεία για τα πρόσθετα δευτερεύοντα έξοδα που κατέβαλαν με δικά τους χρήματα ή πιστωτικές κάρτες.

Όταν ο εργαζόμενος πληρώνει μετρητά, θα πρέπει να καταγράψει και, περιστασιακά, να αιτιολογήσει, κάθε δαπάνη για την οποία ζητείται επιστροφή. Οι περισσότερες εταιρείες ορίζουν την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να υποβάλλονται οι εκθέσεις επιστροφής εξόδων και όλες οι δαπάνες να ελέγχονται από τη λογιστική καθώς και οι δηλώσεις της εταιρείας πιστωτικών καρτών. Οποιαδήποτε αδικαιολόγητα έξοδα, ή εκείνα που εξαιρούνται από την πολιτική της εταιρείας, δεν επιστρέφονται - προκαλώντας προβλήματα στον εργαζόμενο.

Ασυνήθιστες καταστάσεις

Ας πούμε ότι ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων παίρνει μαζί του ένα κατοικίδιο ζώο σε ένα ταξίδι και χρεώνει ένα τέλος κατοικίδιων στο ξενοδοχείο στην πιστωτική κάρτα της εταιρείας, υποστηρίζοντας ότι το ξενοδοχείο δεν θα διαχωρίσει το τέλος και σχεδίαζαν να αποζημιώσουν την εταιρεία.

Είναι αυτή η κατάχρηση των κεφαλαίων της εταιρείας; Ετσι φαίνεται. Είτε εγγράφως είτε όχι, είναι αρκετά σαφές, η χρήση μιας πιστωτικής κάρτας εταιρείας πρέπει να χρησιμοποιηθεί μόνο για τα έξοδα της εταιρείας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η προσωπική χρήση μιας εταιρείας μπορεί να οδηγήσει σε τερματισμό. Ωστόσο, εδώ πρέπει να εξετάσετε. Μήπως ο υπάλληλος πήγε στη λογιστική και εξήγησε το πρόβλημα ότι το ξενοδοχείο δεν ήταν σε θέση να διαχωρίσει τα τέλη κατοικιδίων ζώων; Ή, ήταν ο υπάλληλος που αλιεύθηκε από μια προσεκτική αναθεώρηση των δαπανών της στη λογιστική;

Άλλη μια σκέψη είναι, έχουν επιστραφεί άλλοι υπάλληλοι από την εταιρεία στο παρελθόν για παρόμοιες δαπάνες; Εάν ναι, η πειθαρχική ενέργεια δεν είναι σωστή. Ωστόσο, εάν η πολιτική της εταιρείας δηλώνει σαφώς ότι δεν επιτρέπεται συγκεκριμένη δαπάνη και ο υπάλληλος συλλαμβάνεται (όχι άμεσα) τότε ο ΥΕ θα πρέπει να λάβει κάποια σοβαρή πειθαρχική ενέργεια. Δεν είναι κάθε περίπτωση ξεκάθαρη. Μερικές φορές θα πρέπει να ρωτήσετε και να κάνετε ένα κομμάτι από σκάψιμο πριν από τη λήψη μέτρων.