Επιλέγοντας το καλύτερο χαιρετισμό για την επόμενη επιστολή σας

Όταν γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε την κατάλληλη χαιρετισμό στην αρχή. Αυτό ισχύει είτε στέλνετε το μήνυμά σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω της αλληλογραφίας. Χρησιμοποιώντας ένα κατάλληλο χαιρετισμό ορίζετε τον τόνο για την επιστολή σας και δείχνει στον παραλήπτη ότι καταλαβαίνετε τους βασικούς κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας.

Ενώ ένα απλό "Γεια", "Γεια σας", ή ακόμα και "Hey" είναι κατάλληλο σε περιστασιακή αλληλογραφία, μια πιο τυπική χαιρετισμός είναι κατάλληλη όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με ένα επιχειρηματικό θέμα, όπως μια συνοδευτική επιστολή, επιστολή έρευνας.

Παρακάτω παρατίθεται ένας κατάλογος με παραδείγματα ευχετήριων γραμμάτων που είναι κατάλληλα για την αλληλογραφία των επιχειρήσεων και της απασχόλησης. Αργότερα, θα σας εξηγήσουμε πώς να επιλέξετε και να διαμορφώσετε μια χαιρετισμό, καθώς και πώς να απευθύνετε μια επιστολή σε κάποιον το όνομα του οποίου δεν γνωρίζετε.

Παραδείγματα ευχετήριων επιστολών επιχειρήσεων

• Αγαπητέ κύριε Σμιθ
• Αγαπητέ κύριε και κα Smith
• Αγαπητέ κ. White και κα Smith
• Αγαπητέ Δρ Σμιθ
• Αγαπητέ δικαστή Σμιθ
• Αγαπητέ κα Τζόουνς
• Αγαπητέ Jane Doe
• Αγαπητέ Δρ Haven
• Αγαπητέ Δρ και κ. Haven
• Αγαπητέ Όνομα (αν γνωρίζετε καλά το άτομο)

Όλες αυτές οι χαιρετισμοί αρχίζουν με τη λέξη "αγαπητό". Ενώ μπορείτε απλά να ξεκινήσετε μια επιστολή με το όνομα του ατόμου, αυτό μπορεί να παρερμηνευτεί ως απότομη ή ακόμα και αγενής. Είναι πάντα ασφαλές να ξεκινήσετε τη χαιρετισμό σας με τη λέξη "αγαπητό" σε μια επιχειρηματική επιστολή.

Μια εξαίρεση είναι όταν χρησιμοποιείτε το γενικό χαιρετισμό "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει", αλλά περισσότερο σε αυτό σε μια στιγμή.

Οδηγίες για ονόματα και τίτλους

Ο χαιρετισμός θα πρέπει συνήθως να χρησιμοποιεί το επώνυμο του ατόμου, μαζί με έναν "κ. ή "κα" Σε γενικές γραμμές, αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε την "κυρία" ή "Δεσποινίς" εκτός αν είστε σίγουροι για το πώς η γυναίκα θέλει να αντιμετωπιστεί. Σε περίπτωση αμφιβολίας, προεπιλογή στη χρήση της "κα."

Εάν γράφετε σε κάποιον που έχει πτυχίο ιατρικής ή ιατρικής, χρησιμοποιήστε τη συντομευμένη φόρμα: "Δρ" Ωστόσο, για άλλους τίτλους, όπως ο καθηγητής, ο κριτής, ο ραβίνος κλπ., Γράψτε τον πλήρη τίτλο και αξιοποιήστε τον. Για παράδειγμα, ο χαιρετισμός σας σε μια επιστολή προς έναν δικαστή θα ήταν: "Αγαπητέ δικαστή Barnard." Ή, αν η αλληλογραφία σας ήταν με έναν ραβίνο, μπορείτε να γράψετε, "Αγαπητέ ραβίνο Ουίλιαμς".

Όταν η επιστολή σας απευθύνεται σε περισσότερα από ένα άτομα, γράψτε όλα τα ονόματά τους ξεχωριστά, χωρίζοντάς τα με κόμματα. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κ. Hobbes, κα Luxe, και ο κ. Hopman." Για τα παντρεμένα ζευγάρια, εάν ένα άτομο στο ζευγάρι έχει αλλάξει το όνομά του, χρειάζεται μόνο να χρησιμοποιήσετε το επώνυμο μία φορά. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κύριε και κα Smith".

Μερικές φορές το φύλο ενός ατόμου είναι ασαφές από ένα όνομα - ονόματα όπως "Corey" ή "Blake", είναι και τα δύο κοινά ονόματα γυναικών και ανδρών. Αν συμβαίνει αυτό, κάντε κάποια έρευνα για να προσδιορίσετε το φύλο από την αναζήτηση στο LinkedIn ή σε μια ιστοσελίδα της εταιρείας. Αλλά αν παραμείνει διφορούμενη, απλά γράψτε το πλήρες όνομα του ατόμου, αφήνοντας τον τίτλο. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Corey Meyer."

Πώς να μορφοποιήσετε ένα χαιρετισμό επιστολής

Ακολουθήστε τον χαιρετισμό με ένα τελεία ή ένα κόμμα, ένα κενό και στη συνέχεια ξεκινήστε την πρώτη παράγραφο της επιστολής σας. Χρησιμοποιώντας ένα παχύ έντερο είναι η πιο τυπική επιλογή. Για παράδειγμα:

Αγαπητέ κ. Smith:

Πρώτη παράγραφος.

Όταν δεν έχετε πρόσωπο επαφής

Εάν δεν έχετε πρόσωπο επαφής στην οργάνωση, μπορείτε είτε να αφήσετε τη χαιρετισμό και να ξεκινήσετε με την πρώτη παράγραφο της επιστολής σας είτε να χρησιμοποιήσετε ένα γενικό χαιρετισμό.

Ωστόσο, πριν χρησιμοποιήσετε ένα γενικό χαιρετισμό (ή αφήνοντας ένα χαιρετισμό), προσπαθήστε να μάθετε το όνομα του ατόμου που επικοινωνείτε. Εάν υποβάλλετε αίτηση ή ζητήσετε μια εργασία και το όνομα του διαχειριστή μίσθωσης δεν περιλαμβάνεται στη λίστα εργασίας, μπορείτε να αναζητήσετε τον τίτλο του εργοδότη ή του διαχειριστή μίσθωσης στην ιστοσελίδα της εταιρείας. Εάν υπάρχει αριθμός επαφής, μπορείτε επίσης να καλέσετε και να ζητήσετε από έναν βοηθό διαχείρισης για το όνομα του διαχειριστή προσλήψεων.

Αν στέλνετε διαφορετικό τύπο επιστολής, μπορείτε να αναζητήσετε το όνομα του ατόμου στην ιστοσελίδα της εταιρείας ή να μιλήσετε με έναν βοηθό διαχειριστή ή επικοινωνήστε με την εταιρεία για το όνομα του ατόμου που προσπαθείτε να προσεγγίσετε.

Γενικές χαιρετισμοί για επιχειρηματικές επιστολές

• Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων
• Προς κάθε ενδιαφερόμενο
• Αγαπητέ Διευθυντή Ανθρωπίνων
• Αγαπητέ κύριε ή κυρία

Ονόματα ελέγχου ορθογραφίας

Τέλος, προτού στείλετε επιχειρηματική επιστολή, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σωστά το όνομα του ατόμου. Ελέγξτε ξανά την ορθογραφία στην ιστοσελίδα της εταιρείας ή στο LinkedIn.

Σκεφθείτε να ζητήσετε από έναν έμπιστο φίλο να επαληθεύσει το μήνυμά σας προτού το στείλετε, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στην ορθογραφία των ονομάτων.