Διεξαγωγή δύσκολων συζητήσεων στο χώρο εργασίας

Οι αμφισβητούμενες συνομιλίες είναι η ψυχή της βελτίωσης των επιδόσεων και της επίλυσης προβλημάτων για τους διαχειριστές σε όλα τα επίπεδα. Δυστυχώς, πάρα πολλοί διευθυντές καθυστερούν τη διεξαγωγή αυτών των συνομιλιών από φόβο αντίποινα ή επειδή πιστεύουν ότι η συζήτηση θα θέσει σε κίνδυνο τη σχέση τους με το άλλο κόμμα. Είναι απαραίτητο να αποκτήσετε τον έλεγχο αυτών των συναισθημάτων και ο καλύτερος τρόπος για να αναπτύξετε εμπιστοσύνη για την παροχή δύσκολων συνομιλιών είναι να ακολουθήσετε μια δομημένη διαδικασία.

10 Συμβουλές για τη βελτίωση της άνεσής σας με δύσκολες συνομιλίες

1. Το έργο προγραμματισμού: Η παρατήρηση σας για τις εν λόγω συμπεριφορές και η ικανότητά σας να συνδέσετε αυτές τις συμπεριφορές με την επιχείρηση είναι απαραίτητες. Μάθετε που θέλετε να πάει η συζήτηση. Οι πραγματικοί κύριοι ανατροφοδότες αναπτύσσουν την πειθαρχία για να γράψουν και να εξασκήσουν τον προγραμματισμένο ανοιχτή συνομιλίας τους. Ο προγενέστερος σχεδιασμός αποτρέπει την άθλια απόδοση!
2. Η επικαιρότητα είναι απαραίτητη: Εάν έχετε λάβει ποτέ μια ετήσια επισκόπηση των επιδόσεων που περιλάμβανε κριτική για κάτι που φέρεται να έκανε ή δεν έκανε πριν από λίγους μήνες, ξέρετε πόσο άχρηστο είναι η ανατροφοδότηση. Είναι η δουλειά σας ως διαχειριστής για να διασφαλίσετε ότι η ανατροφοδότηση είναι συμπεριφορά, επικεντρωμένη στις επιχειρήσεις και έγκαιρη. Ο συνεργάτης μου για το πρώτο μου βιβλίο, Πρακτικά μαθήματα στην Ηγεσία, πρότεινε ότι η αξία της εποικοδομητικής ανάδρασης μειώθηκε κατά 50% κάθε μέρα καθυστερώντας να την δώσετε.

   Εάν τα συναισθήματα είναι ζεστά, αφήστε τα πράγματα να κρυώσουν λίγο. Ενώ μόλις τελείωσα να σας παρακαλέσω να παρέχετε έγκαιρη ενημέρωση - όσο το δυνατόν πιο κοντά στο περιστατικό - αν θερμαίνονται τα πράγματα, πάρτε μια μέρα για να τα αφήσετε να κρυώσουν λίγο. Απλά μην το αφήνετε να παραμείνει για πάρα πολύ καιρό.

1. Επιλέξτε την ρύθμιση: Αν το δύσκολο θέμα σας είναι δυσοίωνο ή προλαμβάνετε μια συναισθηματική απόκριση, αποφύγετε τις ρυθμίσεις του ανοικτού γραφείου ή τις αίθουσες συνεδριάσεων με γυάλινα παράθυρα. Μην σφάλλετε στην άλλη πλευρά επιλέγοντας μια ρύθμιση που έχει σκοπό να εκφοβίσει. Μια ουδέτερη ιδιωτική ρύθμιση είναι καλύτερη για πιο δύσκολες συνομιλίες. Εάν φοβάστε για φυσικές επιπτώσεις, συμβουλευτείτε τον αντιπρόσωπο της H.R. που μπορεί να αποφασίσει να σας παρουσιάσει.
2. Προετοιμάστε τη στάση σας: Είναι σημαντικό να μπει σε αυτές τις συζητήσεις με ένα αίσθημα εμπιστοσύνης και μια συμπεριφορά που δείχνει ότι είστε ήρεμοι και δεσμευμένοι σε ένα θετικό αποτέλεσμα. Ο τόνος της φωνής σας, η γλώσσα του σώματος και η επαφή με τα μάτια είναι όλα σημαντικά. Θυμηθείτε, αυτή η συζήτηση είναι σημαντική για την επιχείρησή σας, την ομάδα σας και το άτομο που κάθεται απέναντι σας. Διαχειριστείτε τον εαυτό σας για να απεικονίσετε το σωστό επίπεδο επίλυσης με το σωστό επίπεδο ανησυχίας για την ευημερία του άλλου μέρους.

1. Χρησιμοποιήστε την αρχική πρόταση που ετοιμάσατε κατά την περίοδο προγραμματισμού: Ένα καλό ανοιχτήρι προσδιορίζει τη συμπεριφορά, συνδέει το με τον αντίκτυπο της επιχείρησης και υποδεικνύει την ανάγκη αλλαγής. Μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να το τυλίγετε σε επαίνους. Ενώ μερικοί επαγγελματίες ανατροφοδότησης εκτιμούν την «εποικοδομητική ανατροφοδότηση» με θετικά, πολλοί πιστεύουν ότι αυτό απλά προκαλεί σύγχυση στο μήνυμα. Και, φυσικά, πρέπει να δίνετε θετικά σχόλια - όταν κερδίζετε - νωρίς και συχνά.
2. Μην χάσετε τον έλεγχο της συνομιλίας: Περισσότεροι από μερικοί καλοπροαίρετοι διευθυντές βρέθηκαν ανάποδα σε αυτές τις συνομιλίες. Αν ο συμμετέχων ανταποκριθεί στην αρχική δήλωσή σας με κάτι σαν: "Λοιπόν, θα το έκανα αν ήταν καλύτερο μάνατζερ", μην παίρνετε αμυντικό και αφήστε τη συζήτηση να μετατραπεί σε επιχείρημα σχετικά με την απόδοσή σας. Μια λογική απάντηση μπορεί να είναι, "John, αυτή η συζήτηση αφορά τη συμπεριφορά που περιέγραψα και τον αντίκτυπο που έχει στην δουλειά μας, όχι στην απόδοση μου".

1. Μην εκτροχιάσετε από τα Υδραυλικά: Τόσο οι άνδρες όσο και οι γυναίκες θα κλαίξουν μερικές φορές, και ενώ είναι άβολα, είναι συχνά ο τρόπος του ατόμου να ανταποκρίνεται στο άγχος. Να είστε έτοιμοι με έναν ιστό. Δώστε χρόνο για να συνθέσουν. Αν χρειαστεί, κάντε ένα σύντομο διάλειμμα. Μπορείτε να είστε ενθουσιασμένοι με την κατάσταση, απλά μην αφήνετε τα δάκρυα να εκτροχιάσουν την εστίασή σας για να φτάσετε στη σωστή ανάλυση.
2. Προώθηση διαλόγου: Οι καλύτερες ανατροφοδοτήσεις και συνομιλίες εστιασμένες στη συμπεριφορά είναι συζητήσεις, όχι μονολόγοι. Το άλλο μέρος θα σας δώσει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια συζήτηση όπου χρειάζεται. Δοκιμάστε για να επιβεβαιώσετε την κατανόηση και να ζητήσετε ιδέες για την ενίσχυση ή την αλλαγή της εν λόγω συμπεριφοράς. Ξέρετε ότι δουλεύει όταν το παραλήπτη προσφέρει ιδέες για τις δικές του βελτιώσεις.

1. Θυμηθείτε να εργαστείτε προς την προγραμματισμένη κατεύθυνση της συζήτησης: Εάν η συμπεριφορά είναι μια δεξιότητα ή γνώση που σχετίζονται, ελάτε προετοιμασμένοι με ιδέες για την κατάρτιση. Εάν πρόκειται για προπόνηση για να ενισχύσετε την εμπιστοσύνη ή να ενθαρρύνετε το άτομο να κάνει το επόμενο βήμα, τοποθετήστε το καπέλο σας. Αν το θέμα επικεντρώνεται στην απαράδεκτη συμπεριφορά, επαναλάβετε τις επιχειρηματικές επιπτώσεις της συμπεριφοράς και προσφέρετε σαφή συμβουλευτική για την αποφυγή αυτού στο μέλλον. Όταν αντιμετωπίζετε τα πιο δύσκολα θέματα απόδοσης ή συμπεριφοράς, πρέπει να υπάρχουν επιπτώσεις για τη μη συμμόρφωση.

1. Δημιουργία ενός Σχεδίου Δράσης Μαζί: Μόλις αποκτήσετε σαφήνεια σχετικά με το ζήτημα, συνεργαστείτε για να καθορίσετε τη μελλοντική πορεία. Συμφωνείτε για ένα σχέδιο δράσης και ορίστε μια σαφή ημερομηνία για να παρακολουθήσετε και να συζητήσετε την πρόοδο.

Η κατώτατη γραμμή

Οι περισσότεροι διευθυντές σταματούν να διεξάγουν αυτό που αντιλαμβάνονται ότι θα είναι μια δύσκολη συζήτηση. Το άλλο μυστικό είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι θέλουν ανατροφοδότηση και θέλουν να βελτιωθούν. Σε δημοσκόπηση μετά από δημοσκόπηση στα εργαστήρια μου, τα άτομα εκφράζουν με συντριπτική πλειοψηφία ότι επιθυμούν οι διευθυντές τους να τους δίνουν περισσότερα σχόλια - τόσο εποικοδομητικά όσο και θετικά. Αντί να καθυστερήσετε αυτές τις επιδόσεις, τη σταδιοδρομία και τις επιχειρηματικές συζητήσεις, σχεδιάστε την επιτυχία και χρησιμοποιήστε τη διαδικασία και τις παραπάνω συμβουλές για να ενισχύσετε την απόδοσή σας με αυτό το κρίσιμο εργαλείο διαχείρισης.