Πώς να επιλέξετε μια επαγγελματική γραμματοσειρά γραμματοσειράς και μέγεθος γραμματοσειράς

Ποια είναι η καλύτερη γραμματοσειρά που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για μια επιχειρησιακή επιστολή; Όταν γράφετε επίσημα γράμματα, βεβαίως θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο της επιστολής σας είναι σαφές και εύκολο να κατανοηθεί. Ωστόσο, πρέπει επίσης να σκεφτείτε προσεκτικά τη γραμματοσειρά και το μέγεθος της γραμματοσειράς.

Η γραμματοσειρά είναι το στυλ του κειμένου που χρησιμοποιείτε στην επιστολή ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η γραμματοσειρά που επιλέγετε για την αλληλογραφία σας, τόσο έντυπη όσο και ηλεκτρονική, είναι σαφής και εύκολη στην ανάγνωση. Διαφορετικά, ο αναγνώστης μπορεί να μην έχει χρόνο να διαβάσει την επιστολή σας.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν γράφετε γράμματα εφαρμογής εργασίας, όπως τα συνοδευτικά γράμματα. Εάν ένας εργοδότης δεν μπορεί να διαβάσει εύκολα την επιστολή σας επειδή η γραμματοσειρά είναι πολύ μικρή ή είναι πολύ δύσκολη στην ανάγνωση, μπορεί να μην κάνουν τον κόπο να δούμε το βιογραφικό σας σημείωμα.

Το καλύτερο στοίχημά σας είναι να κρατάτε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος της γραμματοσειράς σας απλές και επαγγελματικές Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας - και όχι η γραμματοσειρά σας - ξεχωρίζει.

Διαβάστε παρακάτω για συμβουλές σχετικά με τον τρόπο επιλογής της σωστής γραμματοσειράς και του μεγέθους γραμματοσειράς για μια επαγγελματική επιστολή.

Τι είδους γραμματοσειρά πρέπει να επιλέξετε

Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια γραμματοσειρά που να είναι εύκολη στην ανάγνωση. Πρέπει να επιλέξετε μια γραμματοσειρά αρκετά μεγάλη, ώστε ο αναγνώστης να μην χρειάζεται να ψάχνει για να διαβάσει την επιστολή σας, αλλά όχι τόσο μεγάλη ώστε η επιστολή σας να μην ταιριάζει καλά σε μία σελίδα.

Χρησιμοποιώντας μια απλή γραμματοσειρά θα διασφαλιστεί ότι το μήνυμά σας είναι σαφές. Βασικές γραμματοσειρές όπως Arial, Cambria, Calibri, Verdana, New Courier και Times New Roman λειτουργούν καλά. Αποφύγετε τις γραμματοσειρές καινοτομίας, όπως το Comic Sans, ή τις γραμματοσειρές σε σενάριο ή χειρόγραφο στυλ.

Τι μέγεθος γραμματοσειράς πρέπει να επιλέξετε

Αφού επιλέξετε το στυλ γραμματοσειράς σας, επιλέξτε μέγεθος γραμματοσειράς 10 ή 12 σημείων. Το μέγεθος θα εξαρτηθεί από το πόσο περιεχόμενο έχετε. είναι καλύτερο αν μπορείτε να διαμορφώσετε την επιστολή σας έτσι ώστε να χωράει σε μία σελίδα.

Εάν το γράμμα σας έχει τίτλο (όπως μια επικεφαλίδα με το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας), μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε τη γραμματοσειρά τίτλου ελαφρώς μεγαλύτερη (14 ή 16). Ωστόσο, αυτό δεν είναι απαραίτητο.

Συμβουλές για το στυλ γραμματοσειράς

Επιπλέον, αποφύγετε τη γραφή με όλα τα κεφαλαία γράμματα όταν διαμορφώνετε την επιστολή σας. Τα γράμματα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα τα ανώτατα όρια κάνουν να φαίνεται σαν να φωνάζετε. Επίσης, αποφύγετε την υπογράμμιση, την τολμηρή και την πλάγια γραφή. αυτά μπορούν να κάνουν το κείμενο δύσκολο να διαβαστεί.

Συμπεριλάβετε λευκό χώρο

Ανεξάρτητα από τη γραμματοσειρά και το μέγεθος γραμματοσειράς που επιλέγετε, θα πρέπει να υπάρχει λευκός χώρος στην κορυφή, στο κάτω μέρος και στις πλευρές της επιστολής σας. Επίσης, θέλετε να αφήσετε κάποιο κενό μεταξύ κάθε παραγράφου, μετά το σώμα του γράμματος και πριν το κλείσιμο σας, καθώς και μεταξύ του κλεισίματος και της υπογραφής σας. Μια σπάνια επιστολή χωρίς αρκετό διάστημα είναι δύσκολο να διαβαστεί.

Περισσότερες συμβουλές για την απόσταση μεταξύ του γράμματός σας:

• Κρατήστε τη συνοδευτική σας επιστολή σε μία σελίδα ή λιγότερο. Οι επιστολές συνοδευτικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι μερικές παραγράφους και να είναι εύκολο να ανιχνευθούν
• Ευθυγραμμίστε το συνοδευτικό σας γράμμα προς τα αριστερά.
• Για τις συνοδευτικές επιστολές email, χρησιμοποιήστε τη μορφοποιημένη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δοκιμάστε μια ποικιλία τύπων γραμματοσειρών και μεγεθών για να δείτε ποιος σας επιτρέπει να τοποθετήσετε την επιστολή σας σε μια σελίδα, ενώ αφήνετε ακόμα κάποιο κενό. Μπορεί επίσης να ρυθμίσετε τα περιθώρια της σελίδας να είναι ελαφρώς μεγαλύτερα ή μικρότερα για να κρατήσετε κάποιο κενό, ενώ το γράμμα ταιριάζει σε μία σελίδα. Κατά γενικό κανόνα, τα περιθώρια δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερα από 1 "και όχι μικρότερα από 0,7".

Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια

Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιμεληθεί προσεκτικά την επιστολή σας για γραμματικά και ορθογραφικά λάθη. Ακόμη και αν η γραμματοσειρά και το μέγεθος της γραμματοσειράς σας είναι σαφείς και εύκολο να διαβαστούν, τα σφάλματα θα σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματικοί. Εάν πρόκειται για μια συνοδευτική επιστολή, ένα σφάλμα ίσως σας κοστίσει ακόμα και μια προσφορά εργασίας. Περισσότερες συμβουλές διόρθωσης:

• Διαβάστε την επιστολή σας δυνατά. Θα βρείτε τυχόν τυπογραφικά λάθη και ίσως εντοπίσετε ευκαιρίες για να βελτιώσετε την επιλογή λέξεων και τη δομή των προτάσεων.
• Ελέγξτε και ελέγξτε ξανά την ορθογραφία όλων των εταιρικών και προσωπικών ονομάτων.
• Κάντε ένα διάλειμμα προτού αναθεωρήσετε το τελικό έγγραφό σας. Μπορεί να βρείτε λάθη με φρέσκα μάτια που δεν θα είχατε βρει αμέσως μετά τη σύνταξη της επιστολής.
• Ζητήστε από έναν φίλο αετού-ματιού να εξετάσει την επιστολή σας προτού στείλετε.
• Για τις συνοδευτικές επιστολές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει τον εαυτό σας μια δοκιμή προτού στείλετε το έγγραφο σε ένα διαχειριστή μίσθωσης. Ενδέχεται να αποκαλύψετε ιδιαιτερότητες απόστασης και σφάλματα μορφοποίησης που δεν θα είχατε δει χωρίς δοκιμή.

Πώς να επιλέξετε μια γραμματοσειρά

Μπορεί να χρειαστεί να δοκιμάσετε μερικά στυλ γραμματοσειράς και παραλλαγές μεγέθους έτσι ώστε η επιστολή σας να ταιριάζει σε μία σελίδα με αρκετό λευκό χώρο που δεν είναι γεμάτο.

Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε όταν γράφετε ένα γράμμα και επιλέγετε ένα μέγεθος και στυλ γραμματοσειράς:

• Επιλέξτε μια γραμματοσειρά από τη λίστα στην κορυφή του εγγράφου σας πριν αρχίσετε να γράφετε την επιστολή σας ή:
• Πληκτρολογήστε την επιστολή σας.
• Επισημάνετε το περιεχόμενο της επιστολής σας.
• Είτε επιλέγετε τη γραμματοσειρά από το αναδυόμενο παράθυρο είτε επιλέγετε τη γραμματοσειρά από τη λίστα στο πάνω μέρος του εγγράφου.
• Επιλέξτε το μέγεθος γραμματοσειράς που θέλετε να χρησιμοποιήσετε με τον ίδιο τρόπο. Δοκιμάστε μερικές διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειρών μέχρι να προσαρμοστεί το γράμμα σε μία σελίδα. Και πάλι, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει λευκό κενό στην επιστολή σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να παίζετε με την απόσταση και τα περιθώρια επίσης.
• Γραπτή επιστολή.

Αφού ολοκληρώσετε και διορθώσετε το σχέδιό σας, εκτυπώστε την επιστολή σας (ακόμα και αν πρόκειται να την μεταφορτώσετε στο διαδίκτυο ή στείλτε την με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), για να βεβαιωθείτε ότι έχει διαμορφωθεί, τοποθετηθεί σωστά και φαίνεται όπως θέλετε.