Απλούστευση και επιτάχυνση της παροχής υπηρεσίας ανθρώπινου δυναμικού

Οι ηγέτες ανθρώπινου δυναμικού αποτελούν σημαντική πηγή υποστήριξης και άνεσης για τους εργαζομένους τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική τους ζωή. Το HR είναι μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών και η υπηρεσία αυτή περιλαμβάνει την παροχή βοήθειας στους εργαζομένους για την προώθηση της σταδιοδρομίας τους και την επίλυση ζητημάτων μεταξύ των εργαζομένων και των εποπτών τους.

Ο ΥΕ τους υποστηρίζει επίσης μέσω μερικών από τα σημαντικότερα και πιο σημαντικά γεγονότα στη ζωή τους, συμπεριλαμβανομένου του γάμου, του τοκετού και της μάχης μιας σοβαρής ασθένειας.

Πολύ συχνά, όμως, οι συνήθεις διοικητικές υπηρεσίες, όπως η απάντηση στις ίδιες ερωτήσεις ξανά και ξανά ή η ολοκλήρωση απλών συναλλαγών, καταναλώνουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου του HR.

Μειώστε το φόρτο εργασίας διαχείρισης

Το κλειδί για τη μείωση αυτού του διοικητικού φόρτου εργασίας είναι η κατάρτιση των εργαζομένων ώστε να καταστούν περισσότερο αυτάρκεις και να αυτοματοποιηθούν πιο καθημερινά καθήκοντα.Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην εφαρμογή μιας προσέγγισης διαχείρισης υπηρεσιών. Η διαχείριση των υπηρεσιών απλοποιεί την παράδοση των διοικητικών υπηρεσιών ρουτίνας, χαρίζοντας χρόνο για να εστιάσετε σε δραστηριότητες υψηλής αξίας.

Η τυπική οργάνωση HR έχει πιθανώς συστήματα για τη διαχείριση των δεδομένων των εργαζομένων και των σχετικών με τις αμοιβές δραστηριοτήτων. Ωστόσο, πιθανότατα δεν διαθέτει αυτόματο σύστημα για τη διεκπεραίωση των αιτημάτων των εργαζομένων και την ικανοποίηση των αιτημάτων.

Εξετάστε τι συμβαίνει όταν ένας υπάλληλος λαμβάνει μια κλήση προς το καθήκον της κριτικής επιτροπής: οι πιθανότητες είναι ότι η εταιρεία εξακολουθεί να βασίζεται σε φυσική γραφειοκρατία ή μια σειρά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αντιμετωπίσει το αίτημα του υπαλλήλου για το χρόνο μακριά από την εργασία.

Επειδή οι αλληλεπιδράσεις των εργαζομένων συνήθως παρακολουθούνται χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπολογιστικά φύλλα, οι αιτήσεις των εργαζομένων συχνά χάνονται ή παραβλέπονται. Στη συνέχεια συμβαίνουν λάθη, δημιουργώντας περαιτέρω απογοήτευση και πρόσθετη εργασία για τον Ανθρώπινο Δυναμικό.

Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να διαπιστώσετε εάν έχει σταματήσει ένα αίτημα ή να εντοπίσετε και να εξαλείψετε τα σημεία συμφόρησης της διαδικασίας. Ομοίως, είναι δύσκολο να αναλύσουμε και να ανταποκριθούμε στις ανάγκες των εργαζομένων - για παράδειγμα, να εντοπίσουμε τις συχνά ζητούμενες πληροφορίες και να βεβαιωθούμε ότι αυτό είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο.

Οι χειρωνακτικές διοικητικές διαδικασίες αποθαρρύνουν τους υπαλλήλους και προκαλούν τεράστιες διαρροές στις ομάδες HR. Μια πρόσφατη έρευνα διαπιστώνει ότι οι υπάλληλοι HR διανύουν κατά μέσο όρο 12 ώρες την εβδομάδα χειρισμός συνήθων κλήσεων υπαλλήλων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προσέγγιση διαχείρισης υπηρεσιών για την κάλυψη των αναγκών των εργαζομένων

Η προσέγγιση διαχείρισης υπηρεσιών εξαλείφει αυτές τις κουραστική και χρονοβόρες διαδικασίες. Δεν αντικαθιστά μόνο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο-αλλάζει το πώς η ΥΕ ασχολείται με τους υπαλλήλους.

Σκεφτείτε τη διαχείριση των υπηρεσιών ως τον τέλειο συνδυασμό διοικητικού βοηθού και διαχειριστή έργου. Ανταποκρίνεται άμεσα στα αιτήματα των εργαζομένων, προχωρεί σε υποθέσεις, αυτοματοποιεί επαναληπτικές χειρωνακτικές διαδικασίες και ακόμη διαχειρίζεται περίπλοκες διατομεακές δραστηριότητες, όπως επιβίβαση και αποβίβαση των εργαζομένων.

Η διαχείριση των υπηρεσιών δεν ξεχνά ποτέ ή κάνει λάθη, ακολουθεί πάντα με τους ανθρώπους, έτσι ώστε να γίνουν τα πράγματα και σας ενημερώνει εάν υπάρχει ένα πρόβλημα που δεν μπορεί να λύσει. Επίσης, σας δείχνει πού οι υπάλληλοί σας ξοδεύουν το χρόνο τους - έτσι μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την ανάπτυξη πόρων και να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα.

Η διαχείριση υπηρεσιών δεν αντικαθιστά το τρέχον σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου - ενσωματώνεται μαζί του και το συμπληρώνει, δίνοντάς σας την προβολή και τον έλεγχο της εργασίας που πιθανώς κάνετε κυρίως μέσω email σήμερα.

Παρέχει επίσης το ίδιο επίπεδο προβολής στους εργαζομένους. Μπορούν να δουν την κατάσταση των ερευνών τους, αντί να αισθάνονται ότι τα αιτήματά τους εξαφανίστηκαν σε μια μαύρη τρύπα αμέσως μετά την υποβολή τους.

Η παροχή στους εργαζόμενους της δυνατότητας να εποπτεύουν την πρόοδο των αιτημάτων τους μειώνει σημαντικά τον αριθμό των απογοητευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των τηλεφωνικών κλήσεων και των προσωπικών επισκέψεων στο HR, περικόπτοντας περαιτέρω το διοικητικό φόρτο εργασίας του HR.

Πλεονεκτήματα μιας προσέγγισης διαχείρισης υπηρεσιών

Η διαχείριση των υπηρεσιών ξεκινά με την ανάπτυξη μιας δικτυακής πύλης ανθρώπινου δυναμικού όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να βρουν πληροφορίες για το προσωπικό και να ζητήσουν υπηρεσίες HR. Στην ιδανική περίπτωση, οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτήν την πύλη στους υπολογιστές εργασίας τους, τους οικιακούς υπολογιστές, τους φορητούς υπολογιστές και τα smartphones και τα tablet τους.

Αυτό τους επιτρέπει να αναλάβουν τον έλεγχο των βασικών αναγκών τους σε ανθρώπινο δυναμικό - όπως η εγγραφή παροχών ή οι ενημερώσεις αλλαγής κατάστασης. Οι εργαζόμενοι επιλέγουν απλώς τις πραγματικές υπηρεσίες που χρειάζονται από έναν κατάλογο υπηρεσιών ή αναζητούν πληροφορίες στη βάση γνώσεων της πύλης.

Όταν ένας υπάλληλος υποβάλλει ένα αίτημα μέσω της πύλης, το σύστημα διαχείρισης υπηρεσιών δημιουργεί αυτόματα μια περίπτωση και τον βοσάρει μέσα από την πλήρη διαδικασία ολοκλήρωσης. Αυτό περιλαμβάνει την ανάθεση της υπόθεσης στον σωστό εμπειρογνώμονα HR, δρομολογώντας αυτόματα την υπόθεση από άτομο σε άτομο καθώς ολοκληρώνεται κάθε βήμα εκπλήρωσης και διατηρώντας ένα πλήρες ιστορικό.

Μπορείτε επίσης να επεκτείνετε αυτή την υπηρεσία σε άλλα τμήματα. Για παράδειγμα, τα συστήματα διαχείρισης υπηρεσιών μπορούν να δημιουργήσουν αυτόματα λογαριασμούς IT ή να ζητήσουν χώρο γραφείου για νέες προσλήψεις στο πλαίσιο της διαδικασίας επιβίβασης.

Το σύστημα διαχείρισης υπηρεσιών καθοδηγεί τις διεργασίες παράδοσης υπηρεσίας HR από άκρο σε άκρο και ξέρει πώς εκτελούνται αυτές οι διαδικασίες. Για παράδειγμα, μπορεί να σας ενημερώσει αυτόματα όταν η υπόθεση έχει σταματήσει, ώστε να μπορείτε να ενεργήσετε.

Παράγει επίσης ένα ευρύ φάσμα KPIs και άλλες μετρήσεις της διαδικασίας - όπως πόσο καλά η ομάδα σας απαντά σε ερωτήσεις των εργαζομένων. Μπορεί ακόμη και να αναλύσει τα είδη των ερωτημάτων βάσης γνώσεων, διευκολύνοντας τον εντοπισμό και συμπλήρωση τυχόν κενών περιεχομένου.

συμπέρασμα

Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού επιλέγουν να ακολουθήσουν μια σταδιοδρομία στον τομέα του Ανθρώπινου Δυναμικού, επειδή θέλουν να βοηθήσουν τους ανθρώπους, να μην περάσουν τις ημέρες τους, να καταθέσουν έγγραφα, να ενημερώσουν υπολογιστικά φύλλα και να απαντήσουν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πολύ συχνά, τα εγκόσμια αιτήματα και οι σωροί γραφικών εργασιών διακόπτουν τη δουλειά, γεγονός που τους απογοητεύει και τους εργαζόμενους που προσπαθούν να βοηθήσουν.

Το HR είναι πάροχος υπηρεσιών και μπορεί να δει το παράδειγμα του συνεργάτη του, του τμήματος πληροφορικής. Η IT έχει αναλάβει το προβάδισμα σε πολλές προσπάθειες επιχειρήσεων να εφαρμόσει μια πειθαρχία διαχείρισης υπηρεσιών για την αυτοματοποίηση της υποβολής και της ικανοποίησης των αιτημάτων γραφείου υποστήριξης IT.

Η αυτοματοποίηση αυτών των καθηκόντων επιτρέπει στην ΤΠ να επικεντρωθεί σε πιο στρατηγικές εργασίες που μπορούν να βοηθήσουν την εταιρεία να επιτύχει τους ευρύτερους επιχειρηματικούς της στόχους και να δείξει καλύτερα την αξία της πληροφορικής.

Μια προσέγγιση διαχείρισης των υπηρεσιών είναι το κλειδί για την αύξηση του προσανατολισμού του ανθρώπινου δυναμικού προς τους ηγέτες των επιχειρήσεων, παρέχοντας υπηρεσίες υψηλότερης ποιότητας και αυξημένη ικανοποίηση των εργαζομένων, μειώνοντας παράλληλα το δικό του φόρτο εργασίας. Η HR μπορεί να αφιερώσει το χρόνο και την τεχνογνωσία της σε πιο στρατηγικές δραστηριότητες που προωθούν την επιχειρηματική της πορεία.