Πώς ένας επόπτης μπορεί να διαχειριστεί την απουσία

Σύμφωνα με μια έρευνα για την απουσία προγραμματισμού απουσίας από την CCH, οι εργοδότες χάνουν έδαφος όταν πρόκειται για τη διατήρηση των εργαζομένων στη δουλειά τους. Τα μη προγραμματισμένα ποσοστά απουσιών έχουν αυξηθεί στο ανώτατο επίπεδό τους από το 1999. Αυτό που εξακολουθεί να ανησυχεί είναι ότι σχεδόν δύο στους τρεις εργαζόμενους που δεν εμφανίζονται για εργασία δεν είναι άρρωστοι.

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η ευθύνη για τη διαχείριση των απουσιών έπεσε κυρίως στους άμεσους επιβλέποντες. Αυτοί οι εποπτικοί είναι συχνά οι μόνοι άνθρωποι που γνωρίζουν ότι ένας συγκεκριμένος υπάλληλος απουσιάζει.

Είναι σε καλύτερη θέση να κατανοήσουν τις συνθήκες που περιβάλλουν την απουσία ενός ατόμου και να παρατηρήσουν ένα πρόβλημα σε πρώιμο στάδιο. Ως εκ τούτου, η ενεργός συμμετοχή τους στις διαδικασίες απουσίας της εταιρείας είναι ζωτικής σημασίας για τη συνολική αποτελεσματικότητα και τη μελλοντική επιτυχία μιας πολιτικής απουσίας ή ενός προγράμματος.

Για να εξασφαλιστεί ότι οι επόπτες είναι άνετοι και ικανότεροι στο ρόλο τους όσον αφορά τη διαχείριση των απουσιών, πρέπει να έχουν την πλήρη υποστήριξη των ανώτερων στελεχών. Όλα τα μέρη πρέπει να γνωρίζουν το στόχο των πολιτικών απουσίας και των διαδικασιών. Πρέπει να υπάρχουν διαφορές μεταξύ των τμημάτων. μια πολιτική μπορεί να χάσει την αποτελεσματικότητά της.

Για μεγαλύτερη συνοχή, οι επόπτες πρέπει να εκπαιδεύονται στις ευθύνες τους για τη διαχείριση των απουσιών, να συμβουλεύονται πώς να διεξάγουν αποτελεσματικές συνεντεύξεις επιστροφής στην εργασία και να εκπαιδεύονται στη χρήση πειθαρχικών διαδικασιών όταν είναι απαραίτητο.

Οι ευθύνες του επόπτη

Εκτός από την εξασφάλιση της καλής κάλυψης των εργασιών κατά τη διάρκεια της απουσίας υπαλλήλου, υπάρχουν και άλλες κρίσιμες ενέργειες που πρέπει να λάβουν οι εποπτικές αρχές για να διαχειριστούν την απουσία. Θα έπρεπε:

• να διασφαλίσει ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν πλήρη επίγνωση των πολιτικών και των διαδικασιών του οργανισμού για την αντιμετώπιση της απουσίας,
• να είναι το πρώτο σημείο επαφής όταν ένας υπάλληλος τηλεφωνεί σε άρρωστο
• να διατηρούν κατάλληλα λεπτομερή, ακριβή και ενημερωμένα αρχεία απουσιών για το προσωπικό τους (π.χ. ημερομηνία, φύση της ασθένειας / λόγος απουσίας, αναμενόμενη επιστροφή στην εργασία, πιστοποίηση του γιατρού, εάν χρειάζεται),
• να εντοπίσει τυχόν πρότυπα ή τάσεις απουσιών που προκαλούν ανησυχία,
• διεξαγωγή συνεντεύξεων επιστροφής εργασίας
• να εφαρμόζουν πειθαρχικές διαδικασίες όταν χρειάζεται.

Η Συνέντευξη Επιστροφής-Εργασίας

Η εκπαίδευση των εποπτικών αρχών για τον καλύτερο τρόπο αντιμετώπισης των απουσιών πρέπει να περιλαμβάνει οδηγίες σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής αποτελεσματικών και δίκαιων συνεντεύξεων επιστροφής στην εργασία. Πρόσφατες εθνικές έρευνες δείχνουν ότι αυτές οι συνεντεύξεις θεωρούνται ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία για τη διαχείριση της βραχυπρόθεσμης απουσίας.

Η συζήτηση για την επιστροφή στη δουλειά θα επιτρέψει στον επιβλέποντα να καλωσορίσει τον εργαζόμενο πίσω στην εργασία, εκτός από την επίδειξη της ισχυρής δέσμευσης της διοίκησης για τον έλεγχο και τη διαχείριση των απουσιών από τον χώρο εργασίας. Η συνέντευξη θα επιτρέψει την επαλήθευση ότι ο εργαζόμενος είναι αρκετά καλά για να επιστρέψει στην εργασία.

Η απαραίτητη γραφική εργασία μπορεί να ολοκληρωθεί έτσι ώστε η απουσία και το συμπέρασμά της να καταγράφονται σωστά. Το γεγονός ότι μια καθιερωμένη διαδικασία για τη διερεύνηση και τη συζήτηση της απουσίας με έναν υπάλληλο μπορεί από μόνη της να λειτουργήσει ως αποτρεπτικό παράγοντα για τη μη συμμετοχή σε ημιτελείς λόγους.

Οι συνεντεύξεις πρέπει να διεξάγονται το συντομότερο δυνατό μετά την επιστροφή του ατόμου στην εργασία (το αργότερο μία ημέρα μετά την επιστροφή του). Ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχει αρκετή ευκαιρία να περιγράψει τους λόγους της απουσίας του. Ο επιβλέπων θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τη συνέντευξη ως ένα χρόνο για να διερευνήσει τυχόν θέματα που μπορεί να έχει ο υπάλληλος που οδηγούν στην απουσία.

Ο στόχος είναι να καλλιεργηθεί μια ανοιχτή και υποστηρικτική κουλτούρα. Οι διαδικασίες εφαρμόζονται προκειμένου να διασφαλιστεί ότι παρέχεται βοήθεια και συμβουλές όταν χρειάζεται και ότι ο εργαζόμενος είναι ικανός να επιστρέψει στην εργασία.

Οι εργαζόμενοι συνήθως θα εκτιμήσουν την ευκαιρία να εξηγήσουν γνήσιους λόγους απουσίας μέσα σε μια επίσημη δομή. Εάν ο επιβλέπων αμφιβάλλει για την αυθεντικότητα των λόγων που δόθηκαν για απουσία, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτή την ευκαιρία για να εκφράσει τυχόν αμφιβολίες ή ανησυχίες.

Ο υπάλληλος πρέπει πάντοτε να γνωρίζει ότι η συνέντευξη δεν είναι απλώς μέρος των διαδικασιών της εταιρείας, αλλά σημαντική συνάντηση κατά την οποία έχει σημειωθεί η απουσία και μπορεί να έχει επιπτώσεις στη μελλοντική απασχόληση. Η πειθαρχική διαδικασία της εταιρείας, σε περίπτωση απαράδεκτων επιπέδων απουσίας, θα πρέπει να εξηγηθεί στον υπάλληλο.

Σε καμία περίπτωση κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η συνέντευξη θα πρέπει να αποτελέσει μια μορφή τιμωρίας, αλλά θα πρέπει να θεωρηθεί ως μια ευκαιρία για να επισημάνουμε και να εξηγήσουμε τις επιπτώσεις της απουσίας στο τμήμα. Η συντριπτική πλειοψηφία των εργαζομένων αποκομίζει αίσθημα υπερηφάνειας και επίτευξης από το έργο τους και η διοίκηση πρέπει να ενθαρρύνεται να αντιμετωπίζει αυτά τα άτομα ως υπεύθυνοι ενήλικες.

Συνιστώμενες πειθαρχικές διαδικασίες αν συνεχιστεί η απουσία

Οι ακόλουθες οδηγίες σκιαγραφούν τα συνιστώμενα βήματα που πρέπει να γίνουν σε περιπτώσεις όπου οι βραχυπρόθεσμες απουσίες θεωρούνται ότι ξεπερνούν ένα αποδεκτό επίπεδο σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Στάδιο 1: Συνέντευξη συμβουλευτικής

• Ο άμεσος επιβλέπων θα πρέπει να συμβουλεύει τον υπάλληλο για την ανησυχία του για τις απουσίες, να προσπαθήσει να διαπιστώσει τους λόγους της ασθένειας και να καθορίσει τι πρέπει να γίνει για να βελτιώσει τη συμμετοχή.
• Αν σε αυτή τη φάση εντοπιστεί κάποια ιατρική κατάσταση και είναι πιθανό να έχει επίδραση στην καταλληλότητα της εργασίας, ο επιβλέπων πρέπει να κανονίσει μια συνάντηση με έναν εγκεκριμένο γιατρό γιατρό. Αυτό πρέπει να επιβεβαιωθεί με τον εργαζόμενο γραπτώς εντός πέντε εργάσιμων ημερών.
• Αν από τη συζήτηση το πρόβλημα δεν φαίνεται να οφείλεται σε υποκείμενη εργασιακή ανικανότητα, ο επιβλέπων πρέπει να συμβουλεύει τον υπάλληλο ότι αν και οι καταγεγραμμένες ασθένειες μπορεί να είναι γνήσιες, αναμένεται διαρκής βελτίωση της παρουσίας ή το επόμενο στάδιο της διαδικασίας θα ληφθούν.
• Μια ανασκόπηση της συμμετοχής θα γίνεται αυτόματα κάθε μήνα για τους επόμενους έξι μήνες.

Στάδιο 2: Πρώτη επίσημη επισκόπηση (προφορικό προειδοποιητικό στάδιο)

• Εάν οι απουσίες των υπαλλήλων εξακολουθούν να επιδεινώνονται μετά από ανάλυση και τακτική παρακολούθηση, θα πρέπει να κληθούν να συμμετάσχουν σε επίσημη συνεδρίαση αναθεώρησης με τον επιβλέποντα.
• Το αρχείο απουσιών πρέπει να αναλυθεί σε μια επιστολή που καλεί τον υπάλληλο για αυτή τη συνέντευξη. Ο υπάλληλος θα πρέπει να ενημερώνεται ότι δικαιούται να εκπροσωπείται από έναν εκπρόσωπο του συνδικάτου ή έναν συνάδελφό του, ανάλογα με την περίπτωση.
• Στόχος αυτής της συνάντησης θα είναι:

  - να συνεχίσει να συζητά τους βασικούς λόγους για τις απουσίες, - συμβουλεύει τον υπάλληλο της υπηρεσίας και τις συνέπειες κόστους της απουσίας της, και

  - να προειδοποιήσει τον εργαζόμενο (εκτός εάν αποφασίσει να ζητήσει ιατρική συμβουλή) ότι εάν δεν υπάρξει ουσιαστική και συνεχής βελτίωση, η απασχόλησή του μπορεί να τερματιστεί λόγω της ανικανότητάς του να διατηρήσει ένα αποδεκτό επίπεδο παρουσίας. Αυτό αποτελεί την προφορική προειδοποίηση.

• Όπου απαιτείται ιατρική φροντίδα, πρέπει να αναληφθεί δράση αμέσως. Συνεπώς, η συνεδρίαση διακόπτεται μόνο για να επιτραπεί η ολοκλήρωση αυτού του μέρους της διαδικασίας. Εντός πέντε εργάσιμων ημερών, ο εργαζόμενος πρέπει να λάβει ιατρική συμβουλή. Η συνάντηση επανασυνδέεται στη συνέχεια με τον ΥΕ και συζητείται η γνώμη του γιατρού.
• Εάν ο γιατρός επιβεβαιώσει την καταλληλότητα για εργασία, ο εργαζόμενος πρέπει να ειδοποιηθεί για τις συνέπειες της συνεχιζόμενης απουσίας.

Στάδιο 3: Δεύτερη επίσημη αναθεώρηση (γραπτή προειδοποίηση)

• Η τακτική παρακολούθηση υποδεικνύει ότι δεν έχει σημειωθεί καμία βελτίωση του τρόπου απουσίας, θα διοργανωθεί μια δεύτερη επίσημη συνάντηση με τον ΥΕ.
• Η επιστολή που καλεί τον υπάλληλο στη συνάντηση θα περιλαμβάνει την απουσία και, εκ νέου, συμβουλές για την εκπροσώπηση.
• Οποιεσδήποτε νέες πληροφορίες που δόθηκαν κατά τη συνεδρίαση σχετικά με την κακή υγεία ή τη μεταβολή της φύσης της ασθένειας μπορεί να χρειαστεί να αξιολογηθούν από έναν εγκεκριμένο γιατρό γιατρό.
• Ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εξηγήσει την απουσία του. Εάν είναι απαραίτητο, ο επιβλέπων θα πρέπει να ενημερώσει τον υπάλληλο ότι έχει εκδοθεί επίσημη γραπτή προειδοποίηση και ότι αυτή η προειδοποίηση θα παραμείνει στον φάκελο του υπαλλήλου για ορισμένο χρονικό διάστημα. Ένα αντίγραφο της προειδοποίησης πρέπει να εκδοθεί στον υπάλληλο και στον αντιπρόσωπό του.
• Ο εργαζόμενος θα πρέπει να ενημερωθεί ότι η μη τήρηση των προσδοκιών συμμετοχής της εταιρείας και η βελτίωση του σημερινού απαράδεκτου μητρώου απουσίας θα έχει ως αποτέλεσμα την τερματισμό της απασχόλησης του εργαζομένου.
• Όπου υπάρχει αμφιβολία για την καταλληλότητα για εργασία, ακολουθήστε τις επιλογές ανακατανομής σύμφωνα με τις οδηγίες που παρέλαβε ο γιατρός. Συμβουλευτείτε τον αντιπρόσωπο του εργαζόμενου (αν υπάρχει) σχετικά με τη διαδικασία ανακατανομής και τις επιλογές.

Στάδιο 4: Προσωρινή αναστολή από την εργασία

• Εάν μετά την εφαρμογή των προηγούμενων σταδίων της πειθαρχικής διαδικασίας, δεν σημειωθεί βελτίωση στη συμμετοχή, η διοίκηση μπορεί να προβεί σε προσωρινή αναστολή χωρίς αμοιβή. Η πρόθεση αναστολής πρέπει να επιβεβαιώνεται εγγράφως με λεπτομέρειες για τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Αντίγραφο της επιστολής αναστολής πρέπει να αποστέλλεται στον αντιπρόσωπο του εργαζομένου (εάν υπάρχει).

Στάδιο 5: Τερματισμός απασχόλησης

• Πρόκειται για το τελικό στάδιο της πειθαρχικής διαδικασίας με την οποία ο εργαζόμενος απολύεται λόγω αδυναμίας συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις της εταιρείας για την παρακολούθηση της εργασίας. Η απόλυση μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο με γραπτή άδεια από ανώτερο διευθυντή και ΥΕ.
• Η επιστολή που καλεί τον υπάλληλο θα περιλαμβάνει και πάλι συμβουλές για την εκπροσώπηση και θα περιγράψει την απουσία εγγραφής. Ο υπάλληλος θα πρέπει να ενημερώνεται ότι, ως αποτέλεσμα της συνέντευξης, μπορεί να απολυθεί λόγω ανικανότητας να εκτελεί καθήκοντα εργασίας.
• Και πάλι, ο γιατρός της εταιρείας μπορεί να χρειαστεί να συμβουλευτεί εάν υπάρξουν νέες πληροφορίες σχετικά με την υγεία του εργαζομένου ή την ικανότητα του για εργασία.
• Σε περίπτωση απόρριψης απόφασης με βάση την ικανότητα, αντίγραφο του εγγράφου απόλυσης θα πρέπει να αποσταλεί στον αντιπρόσωπο του εργαζομένου (εάν χρειάζεται).
• Ο εργαζόμενος μπορεί να έχει το δικαίωμα να ασκήσει προσφυγή κατά της απόλυσης. Η προσφυγή πρέπει να είναι σύμφωνη με τις πειθαρχικές διαδικασίες της εταιρείας.

Προκλήσεις στην αντιμετώπιση της απουσίας

Να γνωρίζετε ότι οι προϊστάμενοι είναι συχνά ανήσυχοι ή απρόθυμοι να αναφέρουν όσους έχουν υπερβεί αποδεκτά επίπεδα απουσίας. Λόγω των πολλών πιέσεων που ασκούνται ήδη στους επιβλέποντες, η συνεπής εφαρμογή των πολιτικών απουσιών δεν είναι πάντα η πρώτη τους προτεραιότητα.

Είναι σημαντικό να προσπαθήσουμε να απορρίψουμε την υποκειμενικότητα από τη διαχείριση της απουσίας και να διασφαλίσουμε ότι όλοι οι εργαζόμενοι θα αντιμετωπίζονται το ίδιο. Είναι σημαντικό να είναι συνεπής, επίμονη και δίκαιη για όλους. Όταν η απουσία δεν αντιμετωπίζεται ή αντιμετωπίζεται με ασυνεπή τρόπο, μπορεί να προκύψει χαμηλότερο ηθικό.

Η πλειοψηφία των εργαζομένων θα εκτιμήσουν τις πολιτικές και τα προγράμματα που είναι διευκολυντικά και όχι τιμωρητικά. Αυστηρά ή τιμωρητικά μέτρα που υποχρεώνουν τους υπαλλήλους να έρχονται στη δουλειά μπορούν να οδηγήσουν τους υπαλλήλους να «απουσιάζουν ενώ εργάζονται».

Κάνουν όσο το δυνατόν λιγότερα και αντιστέκονται σε οποιαδήποτε προσπάθεια για να τους κάνουν να κάνουν περισσότερα. Θα πρέπει να εφαρμοστούν και άλλα προγράμματα που θα βοηθήσουν τους υπαλλήλους να είναι παρόντες στην εργασία, όπως ο ευέλικτος προγραμματισμός εργασίας, η κατανομή των θέσεων εργασίας, τα βραβεία συμμετοχής και τα προγράμματα ευεξίας.

-------------------------------------------------

Η Stefanie Yorges είναι Σύμβουλος Leadership στο Leading Higher και ειδικεύεται στη βοήθεια των συνωστισμένων ηγετών να κερδίσουν στην εργασία και να πετύχουν στη ζωή.