Email χαιρετισμούς που παίρνουν να διαβάσουν

Σύμφωνα με το BusinessInsider.com, ο μέσος εργαζόμενος διαθέτει περίπου το 25% της ημέρας του για να υποχωρήσει μέσω εκατοντάδων ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Ενώ μερικοί άνθρωποι χρειάζονται μια βούρτσα για τη βασική εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, άλλοι κάνουν λάθη απλά επειδή είναι συγκλονισμένοι με τον τεράστιο όγκο των επικοινωνιών.

Κατά τη διάρκεια της αναζήτησης εργασίας σας, πιθανότατα θα στείλετε πολλά, πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των συνοδευτικών επιστολών, των ευχαριστιών σας και των μηνυμάτων στις συνδέσεις που σχετίζονται με την αναζήτηση εργασίας.

Πάρτε το χρόνο για να αποφύγετε τα ενοχλητικά λάθη, όπως το ορθογραφικό λάθος του ονόματος κάποιου και βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σημειώσεις που λαμβάνουν απάντηση.

Ξεκινήστε με επαγγελματικό χαιρετισμό

Προσπαθήστε για σαφήνεια στη γραμμή θέματος. Επιλέξτε κάτι απευθείας που να προσδιορίζει το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπως "χρόνος συνεδρίασης αλλάξει" ή "γρήγορο ερώτημα σχετικά με την πρότασή σας".

Αποφύγετε να κουνάτε ένα καρότο με ένα teaser όπως "πρέπει να σας ενημερώσω …" που προσπαθεί να δελεάσει την ανάγνωση για να ανοίξει το email για να πάρει την πρόθεσή σας. Οι άνθρωποι συχνά αποφασίζουν εάν θα ανοίξουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τη γραμμή θέματος, οπότε επιλέξτε ένα που δηλώνει σαφώς το σκοπό σας.

Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό. Συμπεριλάβετε ένα κατάλληλο χαιρετισμό για τις περιστάσεις και τον παραλήπτη. Ορισμένες χαιρετισμοί λειτουργούν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν χρησιμοποιούνται σε μια κανονική επιστολή, ενώ μερικές χαιρετισμούς δουλεύουν και για τις δύο.

Επιλέξτε ένα χαιρετισμό με βάση πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο στο οποίο γράφετε και τον τύπο μηνύματος που στέλνετε. Για παράδειγμα, εάν γράφετε σε κάποιον που γνωρίζετε, "Hi Jim" είναι κατάλληλος. "Αγαπητέ κ. / Μ. Σμιθ" θα ήταν κατάλληλη κατά την υποβολή αίτησης για εργασία ή τη σύνταξη επιχειρησιακής επιστολής.

Αποφύγετε να ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με "hey" το οποίο ακούγεται πολύ άτυπο και γενικά δεν χρησιμοποιείται στο χώρο εργασίας. Επίσης, ντροπαλός από το "Γεια σου παιδιά" ή "Γεια σας παιδιά", ακόμα κι αν η φύση του email σας είναι χαλαρή.

Παραδείγματα ευχών

• Αγαπητοί Όνομα Επώνυμο (αυτό λειτουργεί καλά αν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου στο οποίο γράφετε)
• Αγαπητέ Πρώτο όνομα (όταν στέλνετε μηνύματα σε κάποιον που γνωρίζετε)
• Γεια σου Όνομα (Όταν στέλνετε μηνύματα σε κάποιον που γνωρίζετε)
• Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο
• Αγαπητέ κ. / Μ. Ονομα επίθετο
• Αγαπητέ Δρ Επώνυμο
• Προς κάθε ενδιαφερόμενο
• Αγαπητέ Διευθυντή Ανθρωπίνων
• Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων

Χρησιμοποιήστε τη σωστή στίξη μετά το χαιρετισμό σας. Για πιο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε ένα ημικύκλιο μετά το όνομα. Για άτομα που γνωρίζετε ή πιο απλή αλληλογραφία, χρησιμοποιήστε ένα κόμμα μετά το όνομα χαιρετισμού.

Αποφύγετε συνηθισμένα σφάλματα

Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ακόλουθα σφάλματα συμβαίνουν μερικές φορές όταν οι άνθρωποι βιάζονται να αποκόψουν γρήγορα ένα μήνυμα. Αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε το μήνυμά σας και να εκτελέσετε τα παρακάτω βήματα.

• Προσθέστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τελευταία.Εάν δεν έχετε τη δυνατότητα να μη στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε την τελευταία διεύθυνση εάν έχετε την τάση να έχετε ένα γρήγορο δάκτυλο ενεργοποίησης. Εισαγάγετε το όνομα του παραλήπτη μόνο όταν είστε βέβαιοι ότι το email σας είναι έτοιμο για μετάβαση.
• Αποφύγετε το παλιό σφάλμα "απάντηση όλων".Παρακολουθήστε το δάκτυλο ενεργοποίησης όταν χτυπήσετε "Απάντηση σε όλους". Εξετάστε αν όλοι στη λίστα πρέπει πραγματικά να διαβάσετε τι πρέπει να πείτε. Επίσης, να έχετε επίγνωση των παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αλυσίδα, τα οποία ίσως να μην θέλετε να εμφανίζεται κάποιος στη λίστα Απάντηση σε όλους.
• Πάμε εύκολα στο χιούμορ. Το χιούμορ μπορεί να είναι δύσκολο να διακρίνεται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεδομένου ότι ο τόνος σας δεν θα λάμψει απαραιτήτως. Χωρίς τη γλώσσα του σώματος, την έκφραση του προσώπου ή τον ρυθμό, το χιούμορ μπορεί να πέσει ή να προκαλέσει ακούσια προσβολή ενός αναγνώστη. Παίξτε το ασφαλές και αφήστε το έξω.

• Διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια.Μην κάνετε το λάθος να σκέφτεστε ότι οι άνθρωποι θα συγχωρήσουν τα τυπογραφικά λάθη σε ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ότι τα λάθη θα γίνουν ανεκτά αν πληκτρολογείτε στο τηλέφωνό σας. Μπορεί να κρίνετε σκληρά από λάθη στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, ειδικά εάν είναι αχαλίνωτα. Μην βασίζεστε σε έναν ορθογραφικό έλεγχο ο οποίος συχνά μπορεί να επιλέξει εσφαλμένη λέξη για εσάς. Διορθώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε σημαντικό έγγραφο. Συγκεκριμένα, ελέγχετε και ελέγχετε πάντα ότι έχετε ορίσει σωστά τα ονόματα των ανθρώπων.
• Μην χρησιμοποιείτε emojis ή emoticons. Όλο και περισσότερο, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν αρχίσει να μοιάζουν με μηνύματα κειμένου. Τα μηνύματα στο χώρο εργασίας τώρα περιλαμβάνουν μερικές φορές "emesis" ή "χαμόγελα" με "αντίχειρα". Ακόμα κι αν γίνονται όλο και πιο συνηθισμένοι, αποφύγετε emojis και emoticons σε επίσημη αλληλογραφία. Εάν ο χαιρετισμός σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει το επώνυμο ενός προσώπου, αυτό είναι ένα σίγουρο σημάδι που θα πρέπει να αφήσετε emojis και emoticons.

• Θυμηθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαρκεί για πάντα.Σκεφτείτε δύο φορές προτού στείλετε μήνυμα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κάτι προσωπικό ή εμπιστευτικό, πυροβολήστε κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποτροπή κάποιου ή απάντηση με θυμό. Ακόμα και τα διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αναστηθούν από τα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων.

Αυτά τα είδη αλληλεπιδράσεων μπορεί να γίνουν καλύτερα προσωπικά. Εφαρμόστε τον κανόνα 24 ωρών. Αν δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να στείλετε το μήνυμα, περιμένετε μέχρι την επόμενη ημέρα για να αποφασίσετε. Ένας άλλος καλός κανόνας: Μη γράφετε τίποτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θα επιθυμούσατε να μοιραστείτε δημόσια, όπως σε εναντίθεση ή σε κοινωνικά μέσα, για παράδειγμα.