Συμβουλές διαχείρισης προϋπολογισμού για νέους διαχειριστές

Οι πιθανότητες είναι, όταν κάποιος προωθείται στον πρώτο διοικητικό του ρόλο, θα είναι η πρώτη φορά που διαχειρίζεται έναν προϋπολογισμό τμήματος.

Οι περισσότεροι νέοι διευθυντές λαμβάνουν ελάχιστη ή καθόλου επίσημη κατάρτιση για τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να εκπονήσουν μια πρόβλεψη για τον προϋπολογισμό, να παρακολουθήσουν τις δαπάνες τους ή πώς να κάνουν προσαρμογές στο μέσο του έτους. Συχνά παραδίδουν ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια αναφορά από τον διευθυντή τους ή από το τμήμα οικονομικών και αναμένεται να ξέρουν πώς να το κάνουν ή να μάθουν από δοκιμές και λάθη.

Ενώ η δοκιμασία και ο σφάλμα μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να μάθει μια νέα δεξιότητα, θα ήταν καλύτερο αν ένας νέος διευθυντής δεν έπρεπε να κάνει πάρα πολλά επώδυνα λάθη. Ακολουθούν μερικές συμβουλές.

Επενδύστε το χρόνο να μάθετε σωστά από την αρχή

Δεν υπάρχει καλύτερος χρόνος για να ρωτήσετε "ανόητα" ερωτήματα παρά όταν είστε ολοκαίνουργιοι σε κάτι και δεν το έχετε κάνει ποτέ. Καλύτερα να ρωτήσετε και να περάσετε το χρόνο εκ των προτέρων μάθησης, αντί να περιμένετε μέχρι κάποιος πρέπει να επισημάνει τα λάθη σας. Ζητήστε χρόνο από τον διευθυντή σας (ή από τον προκάτοχό σας εάν μπορείτε) για να εξετάσετε την υποκείμενη φιλοσοφία, τους γενικούς στόχους, τη μορφή και κάθε στοιχείο γραμμής. Εάν ο οργανισμός σας έχει ένα πρόσωπο χρηματοδότησης, ζητήστε από αυτό το άτομο να ξοδέψει χρόνο μαζί σας. Οι περισσότεροι θα είναι κολακευμένοι και πρόθυμοι να μοιραστούν την εμπειρία τους.

Μετά από όλα, εάν μπορούν να σας εκπαιδεύσουν πώς να κάνουν τα πράγματα σύμφωνα με τις προδιαγραφές τους εκ των προτέρων, θα έχετε λιγότερη κεφαλαλγία για αυτούς αργότερα.

Πάρτε ένα μάθημα "Finance and Budgeting for Non-Financial Managers"

Επικοινωνήστε με τις τοπικές πανεπιστημιακές σχολές επιχειρήσεων, κάτω από την "Εκπαιδευτική Εκπαίδευση". Οι περισσότερες σχολές επιχειρήσεων προσφέρουν μαθήματα μη-πίστωσης διάρκειας 1-3 ημερών. Κατά τη διάρκεια ή μετά το μάθημα, αφιερώστε χρόνο για να εξετάσετε την ετήσια έκθεση της εταιρείας σας και να κατανοήσετε τους διάφορους χρηματοοικονομικούς δείκτες και εκθέσεις.

Διαχειριστείτε τον προϋπολογισμό του τμήματος όπως και η δική σας επιχείρηση

Όταν εργαζόμαστε για μεγάλους οργανισμούς, τείνουμε να αντιμετωπίζουμε τα χρήματα της εταιρείας σαν να μεγαλώνουν σε δέντρα. Δεν είναι, και τώρα είναι η δουλειά σας ως διαχειριστής να αναλάβει την προσωπική ιδιοκτησία των πόρων του τμήματος σας.

Να είστε παίκτης ομάδας

Αν είναι δυνατόν, ελέγξτε τον προϋπολογισμό του διαχειριστή σας. Παρόλο που είναι σημαντικό να αναλάβετε την κυριότητα του προϋπολογισμού σας, η μονάδα σας αποτελεί μέρος μιας μεγαλύτερης οντότητας. Ζητήστε από τον διευθυντή σας να σας δείξει πού εντάσσεται ο προϋπολογισμός σας και υποστηρίζει τη μεγάλη εικόνα καθώς και τις αλληλεξαρτήσεις με τους συνομηλίκους σας. Μπορεί να υπάρχουν στιγμές που ένα άλλο τμήμα χρειάζεται χρήματα για στόχους που έχουν υψηλότερη προτεραιότητα από τη δική σας. Μην περιμένετε να σας ρωτήσω ή να το απομακρύνετε - να είστε προληπτικοί και να προσφέρετε για να βοηθήσετε τον διαχειριστή σας. Θα θεωρηθεί στρατηγικός και συνεργατικός.

Μην παίζετε ηλίθια παιχνίδια

Ακριβώς επειδή "όλοι το κάνουν", δεν σημαίνει ότι δεν είναι ηλίθιο και κακό για την εταιρεία. Ένα παράδειγμα ενός τυπικού ηλίθιου παιχνιδιού προϋπολογισμού που διαδραματίζουν οι διαχειριστές είναι "να το χρησιμοποιήσετε ή να το χάσετε". Είναι όταν πλησιάζετε στο τέλος του έτους και ο προϋπολογισμός σας λειτουργεί σύμφωνα με τις προβλέψεις σας. Τα προηγούμενα χρόνια, όταν υπολείπετε, ο προϋπολογισμός σας για το επόμενο έτος καθορίστηκε με βάση την πραγματική του έτους. Έτσι, για να μην ξαναγίνει ο προϋπολογισμός σας, πηγαίνετε σε ένα πράγμα που θέλετε να αγοράσετε χωρίς να το χρειαστείτε και να το αποθηκεύσετε μόνο σε περίπτωση που το χρειαστείτε.

Παρακολουθήστε τις δαπάνες σας κάθε μήνα και κάντε προληπτικές διορθώσεις

Μην υποθέστε ότι "κάποιος" θα σας πει όταν είστε πάνω από τον προϋπολογισμό. Στην πραγματικότητα, ίσως χρειαστεί να ζητήσετε μηνιαίες αναφορές ή να παρακολουθήσετε τον εαυτό σας. Μην περιμένετε μέχρι το τέλος του έτους, όταν είναι μια έκπληξη (σε εσάς και το αφεντικό σας). Μέχρι τότε, είναι πολύ αργά για να ερευνήσουμε και να κάνουμε διορθώσεις. Να είστε υπόλογοι, μετρήστε τον εαυτό σας και προωθήστε τον προϊστάμενό σας.

Να είστε διαφανείς και να συμμετέχετε στην ομάδα σας

Μοιραστείτε τον προϋπολογισμό σας με την ομάδα σας, ίσως ακόμη και να τους εμπλέξετε στη δημιουργία της πρόβλεψης. Η συμμετοχή της ομάδας σας και η διευκόλυνση της κατανόησης της διαδικασίας του προϋπολογισμού δημιουργεί την αίσθηση της κοινής ιδιοκτησίας και ενθαρρύνει τους υπαλλήλους σας να βρουν δημιουργικούς τρόπους διαχείρισης των δαπανών.

Να είστε στρατηγικοί

Μην παίρνετε απλώς τα πέρυσι γεγονότα και προσθέστε δέκα τοις εκατό στις προβλέψεις του επόμενου έτους. Ξεκινήστε με την ανάπτυξη στρατηγικής και στόχων και, στη συνέχεια, καθορίστε τους πόρους που απαιτούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων. Αν χρειάζεστε περισσότερο από πέρυσι, τότε ετοιμάστε μια επαγγελματική υπόθεση για να δικαιολογήσετε το αίτημά σας για πρόσθετη χρηματοδότηση.

Μην το παρακάνετε

Ενώ η διαχείριση του προϋπολογισμού είναι ένας σημαντικός ρόλος για έναν διευθυντή, μην ξεχνάτε ποτέ τα πιο σημαντικά περιουσιακά στοιχεία: τους ανθρώπους σας! Βεβαιωθείτε ότι έχετε περάσει τουλάχιστον πέντε φορές το χρόνο που αναπτύσσει την ομάδα σας ότι έχετε τραγάνισμα αριθμών.