Διαχείριση των αλλαγών στα έργα εργασίας

Οι υπεύθυνοι έργων αφιερώνουν πολύ χρόνο στην παραγωγή σχεδίων και στην καθιέρωση στόχων ομάδας. Οι χορηγοί, οι ενδιαφερόμενοι φορείς και οι ομάδες ξοδεύουν πολύ χρόνο για να αλλάξουν το αντικείμενο της εργασίας και της διαδικασίας ανάπτυξης. Έχοντας μια σαφή και εύκολη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών στη θέση τους και ένα σταθερό μάτι στην ευρύτερη εικόνα, ακόμα και μερικές από τις λεπτομέρειες μετατοπίζονται, προχωρούν αρκετά προς την κατεύθυνση της διατήρησης του έργου προς τα εμπρός και επιτρέποντάς σας να διατηρήσετε την ψυχραιμία σας.

Αποδοχή της αλλαγής που συμβαίνει

Οι αλλαγές συμβαίνουν σχεδόν σε κάθε σημείο του κύκλου ζωής του έργου. Αναγνωρίζοντας ότι οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες - πράγματι, συχνά επωφελείς - τμήματα της διαδικασίας επιτρέπουν στους καλύτερους διαχειριστές έργων να υιοθετήσουν πιο ευέλικτες προσεγγίσεις στον προγραμματισμό και την εκτέλεση. Η ύπαρξη στρατηγικών για την αποτελεσματική αντιμετώπιση των αλλαγών που συμβαίνουν είναι ο γρηγορότερος τρόπος να κρατηθούν τα μάτια του καθενός για το βραβείο, ακόμη και ενόψει του γεγονότος που μπορεί μερικές φορές να φαίνεται σταθερές αλλαγές στην κατεύθυνση.

Μια καθορισμένη διαρθρωμένη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών είναι το playbook εκτέλεσης. τη στρατηγική σας «Βίβλος». Θα καθορίσει, για εσάς, τον καλύτερο τρόπο να ανταποκριθείτε ως ηγέτης σε προτάσεις - ακόμα και απαιτήσεις - για αλλαγή μέσα στην αναπτυξιακή διαδικασία. Θα σας βοηθήσει να περιηγηθείτε, χαριτωμένα και με βεβαιότητα, μερικές φορές αμφιλεγόμενα τοπία συνεργασίας για την επίτευξη των τελικών στόχων όλων των μερών.

Η Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών

Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μοιάζει με αυτό:

• Λήψη αίτησης / ζήτησης για αλλαγή στη διαδικασία στο έργο
• Αξιολογήστε την αίτηση / ζήτηση αλλαγής με έμφαση στον προϋπολογισμό του έργου όσον αφορά:
• υλικά
• κάθε σχετική άδεια
• εργατοώρες
• απώλεια / κέρδος χρόνου
• Προετοιμάστε και παρουσιάστε στους μετόχους / συνεργάτες σας τις συστάσεις σας για το πώς να προχωρήσετε σε σχέση με τις αιτήσεις /
• Λήψη έγκρισης απόφασης από τους μετόχους ή απόκλισης για να συνεχιστεί

Ας δούμε με κάθε ένα από αυτά τα βήματα με τη σειρά τους:

Παραλαβή Αίτησης / Ζήτηση για Αλλαγή σε Διαδικασία στο Έργο

Θα λάβετε ένα αίτημα για αλλαγή του έργου με εκατοντάδες διαφορετικούς τρόπους: σε μια συνάντηση, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο τηλέφωνο, στο διάδρομο καθώς βγαίνεστε από το γραφείο το βράδυ.Στην ιδανική περίπτωση, θα λάβετε τις πληροφορίες σχετικά με μια φόρμα αίτησης αλλαγής, αλλά θα πρέπει να γνωρίζετε ότι στην πραγματική ζωή πολλοί σημαντικοί ενδιαφερόμενοι πιστεύουν ότι η ολοκλήρωση αυτού του είδους της γραφειοκρατίας είναι η δουλειά του διαχειριστή του έργου - και στην επιχείρησή σας, ίσως.

Το πρότυπο αίτησης αλλαγής έργου (περισσότερο σε αυτό σε ένα λεπτό) θα πρέπει να συλλάβει με ακρίβεια και συνοπτικά όλες τις λεπτομέρειες του αιτήματος, ωστόσο τυφλά φτάνουν σε εσάς. Αφού αισθανθείτε ότι όλες οι λεπτομέρειες καταγράφονται με ακρίβεια, εκτελέστε το έντυπο πέρα ​​από τον εκκινητή για να επαληθεύσετε ότι όλα τα σημεία έχουν αντιμετωπιστεί πλήρως.

Θυμηθείτε ότι οι αλλαγές μπορεί επίσης να είναι σχετικά με τη λήψη εργασιών έξω. Μην υποθέτετε πάντοτε ότι οι αλλαγές πρόκειται να σχετίζονται με τη θέση εργασίας. Η διαδικασία είναι η ίδια ανεξάρτητα από το αν αυξάνετε ή μειώνετε το πεδίο εφαρμογής του έργου.

Εκτελέστε την αξιολόγηση αλλαγής

Κοιτάξτε λεπτομερώς το αίτημα αλλαγής. Θα αξιολογήσετε τον αντίκτυπο:

• Πρόγραμμα
• Απόδειξη με έγγραφα
• Εργασίες μέχρι σήμερα και δουλειά ακόμα
• Προϋπολογισμός
• Μέτρα ποιότητας
• Πεδίο εφαρμογής
• Διαθεσιμότητα πόρων

Για παράδειγμα, μια αλλαγή λογισμικού μπορεί να εκτιμηθεί σε 5 ημέρες. Αυτό δεν θα προσθέσει μόνο 5 ημέρες στο χρονοδιάγραμμα, επειδή θα έσπρωξε ένα άλλο καθήκον και θα το μετακινήσει σε ένα χρονικό πλαίσιο όπου ο βασικός πόρος είναι για διακοπές. Αυτό το καθήκον θα πρέπει επίσης να μετακινηθεί, έτσι συνολικά αυτή η αλλαγή θα προσθέσει 8 ημέρες στο χρονοδιάγραμμα. Θα κοστίσει $ 5k και οι επιπλέον 8 μέρες μας ωθούν σε ένα άλλο μήνα με το συμβόλαιο προμηθευτή, οπότε υπάρχει και το κόστος που πρέπει να εξετάσουμε και εκεί. Η ποιότητα παραμένει η ίδια αλλά αλλάζει η εμβέλεια για να ενσωματώσει τη νέα αλλαγή.

Όλες οι σχετικές τεκμηρίωση θα πρέπει να ενημερωθούν, συμπεριλαμβανομένου του σχεδίου και των εγχειριδίων κατάρτισης που έχουν ήδη ξεκινήσει.

Έτσι, στη μεγάλη εικόνα, μια απλή αλλαγή διάρκειας 5 ημερών έχει έντονα αποτελέσματα. Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη όλους τους σχετικούς παράγοντες πριν κάνετε μια απόφαση εφαρμογής, καθώς η πλήρης εικόνα μπορεί να αλλάξει το αποτέλεσμα.

Προετοιμασία και Παρουσίαση Συστάσεων

Οπλισμένοι με κατανόηση του πλήρους αντίκτυπου της ζητούμενης αλλαγής ή αλλαγών, παρουσιάστε τις συστάσεις σας σχετικά με τη βιωσιμότητα της μετατόπισης.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι αλλαγές δεν θα εφαρμοστούν, επειδή το εκτιμώμενο όφελος θα είναι μικρότερο από το κόστος. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να βρεθεί αρκετό όφελος για να αντισταθμιστεί το κόστος της εκτέλεσης της πρόσθετης εργασίας. Άλλες περιπτώσεις, ακόμα, θα αποδείξουν ότι οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες και ανεξέλεγκτες, ανεξάρτητα από τις αρνητικές επιπτώσεις που προκύπτουν από ζητήματα κανονιστικών ρυθμίσεων ή συμμόρφωσης ή από εσωτερικά ζητήματα όπως η οργανωτική αναδιάρθρωση.

Η απόφαση

Για μικρές αλλαγές που εμπίπτουν στο όριο εξουσιοδότησης, η απόφαση για την αποδοχή ή την απόρριψη αλλαγών εναπόκειται σε εσάς (με τη σωστή εισροή από την ομάδα). Οτιδήποτε μεγαλύτερο πρέπει να εγκριθεί από τον ανάδοχο του έργου ή το συμβούλιο έργου. Οι όροι για το τι υπάγεται σε ποιά κατηγορία καταγράφονται σαφώς στην αρχή κάθε έργου.

Ανεξάρτητα από το αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να ενημερώνονται όλοι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία. Η απομάκρυνση των μελών της ομάδας σε οποιοδήποτε σημείο της ανάπτυξης μπορεί να κοστίσει την ακεραιότητα ολόκληρου του έργου, καθώς και τυχόν μελλοντικές συνεργασίες.

Εργαλεία διαχείρισης αλλαγής

Έχουν αναπτυχθεί διάφορα εργαλεία διαχείρισης αλλαγών για να διευκολύνεται και να εξομαλύνεται αυτή η διαδικασία. Κεντρική σε κάθε εργαλειοθήκη διαχείρισης αλλαγών θα πρέπει να είναι:

• Μια λίστα ελέγχου ή χαρτογράφηση χαρτών με τους ενδιαφερόμενους φορείς μέσω των κατάλληλων βημάτων για την αλλαγή της εμβέλειας του έργου
• Μια φόρμα αιτήματος αλλαγής προτύπου (Σημείωση: Εάν τα έργα σας εργάζονται online από μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας, είναι πολύ καλή ιδέα να συμπεριληφθεί αυτή η φόρμα στη λίστα εγγράφων σας)

Ανάπτυξη μιας φόρμας αίτησης αλλαγής έργου

Το έντυπο αίτησης αλλαγής έργου πρέπει να περιλαμβάνει:

• Το όνομα του αιτούντος την αλλαγή (ο «αιτών»).
• Ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως ένας αριθμός αλλαγής (μπορείτε να το προσθέσετε στη συνέχεια αργότερα, καθώς είναι απίθανο κάποιος από τους ανθρώπους που θέτουν το αίτημα και χρησιμοποιώντας τη φόρμα να γνωρίζει τι να εισάγει εδώ).
• Περιγραφή της προτεινόμενης αλλαγής, με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες.
• Η κατηγορία της αλλαγής. Στην ιδανική περίπτωση, οι αιτούντες πρέπει να είναι σε θέση να επιλέξουν από μια προπληρωμένη αυτή την ενότητα, ώστε να πρέπει μόνο να σημειώσετε το πλαίσιο. Αυτό είναι ένα καλό μέρος για να διαπιστώσετε εάν μια αίτηση αλλαγής σχετίζεται με ρύθμιση ή εσωτερική συμμόρφωση - εάν είναι (πραγματικά), μπορείτε να παρακάμψετε πολλά από τα βήματα σχεδιασμού και αξιολόγησης και να συνεχίσετε με αυτό.
• Ο «λόγος» της αλλαγής. Ποια είναι η αιτιολόγηση για την εφαρμογή της; Γιατί το ζητεί ο αιτών;
• Πιθανός αντίκτυπος της προτεινόμενης αλλαγής στα διάφορα στοιχεία του έργου, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου, του κόστους, της ποιότητας, του πεδίου εφαρμογής. Ο αιτών μπορεί να μην έχει όλες τις λεπτομέρειες, οπότε μπορεί να χρειαστεί η βοήθειά σας να συμπληρώσει αυτά τα κενά μέσω του βήματος της αλλαγής. Το ελάχιστο που ψάχνετε σε αυτό το σημείο είναι για διευκρίνιση ως προς το αν μπορεί να αυξήσει, να μειώσει ή να αλλάξει τις υπάρχουσες παραμέτρους του έργου.

Οι φόρμες αλλαγής αιτήματος θα πρέπει να στρογγυλοποιούνται με χώρο για λεπτομέρειες για να τις συμπληρώσετε καθώς η αλλαγή συζητείται περαιτέρω. Ένα πρότυπο θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει χώρο για:

• Αλλαγή απόφασης: Αποδοχή, απόρριψη ή αναβολή
• Όνομα του προσώπου που λαμβάνει την απόφαση (ή ομάδα) συν την ημερομηνία κατά την οποία ελήφθη η απόφαση και τυχόν πρόσθετες παρατηρήσεις.

Αλλαγές και διαχείριση πεδίου εφαρμογής

Η διαχείριση της εμβέλειας του έργου είναι η διαδικασία που φιλτράρει και βελτιώνει τις διαφορές μεταξύ του τι είναι απαραίτητο για την εκτέλεση ενός έργου με επιτυχία και τι δεν είναι. Όταν λαμβάνονται αιτήματα αλλαγής έργου, είναι απαραίτητο να εξετάσει κανείς πώς μπορούν αυτές οι αλλαγές να επηρεάσουν συνολικά το έργο. Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών σας βοηθά να βελτιώσετε και να καθορίσετε στο πλαίσιο του πλαισίου γιατί η αλλαγή είναι ή δεν είναι πρακτική ή απαραίτητη.

Ένας οδηγός για το οργανισμό διαχείρισης του έργου της γνώσης (Οδηγός PMBOK) - Πέμπτη έκδοση κάλυψη της διαχείρισης της αλλαγής έργου αξίζει να αναφερθεί, επειδή δεν είναι τόσο έξυπνη όσο σκεφτείτε. Ο "οδηγός PMBOK" περιλαμβάνει άριστες οδηγίες εκκίνησης υπό τη μορφή μιας διαδικασίας που ονομάζεται «πεδίο ελέγχου» στην ενότητα "Διαχείριση πεδίου εφαρμογής έργου". Ωστόσο, η διαδικασία διαχείρισης των αλλαγών στα έργα πρέπει να αντιμετωπιστεί με πιο ολοκληρωμένο τρόπο και αυτό αντικατοπτρίζεται στο κείμενο. Οι χρήστες του "οδηγού PMBOK" θα πρέπει επίσης να ανατρέξουν στη διεργασία Εκτελέστε ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγών, καθώς ορίζει σαφώς τον τρόπο με τον οποίο όλα συνδέονται μεταξύ τους στο μεγαλύτερο τοπίο.

Για να γίνετε PMP, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο ο "οδηγός PMBOK" καλύπτει τη διαχείριση αλλαγών, καθώς θα αποτελεί μέρος της εξέτασης. Λάβετε όμως υπόψη ότι η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που θα χρησιμοποιείτε στην πράξη πρέπει να είναι ολοκληρωμένη, εύκολη στην παρακολούθηση και πρακτική.

Ηγεσία της ομάδας σας μέσω της διαδικασίας αλλαγής

Η ομάδα του έργου είναι κρίσιμη για την επιτυχία οποιουδήποτε έργου, έτσι ώστε να βοηθηθεί να συμμετάσχει ενεργά κατά τη διαχείριση των αλλαγών στη διαδικασία.

Ακολουθούν πέντε τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να ανταποκριθεί γρήγορα στη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών έργου:

1. Ανοίξτε τις αλλαγές. Αφήστε την ομάδα σας να γνωρίζει ότι αναμένεται η αλλαγή στα έργα.

2. Να είστε ανοικτοί σχετικά με τη διαδικασία. Η διαδικασία διαχείρισης της αλλαγής που συζητείται εδώ δεν έρχεται φυσικά σε όλους. Τα περισσότερα μέλη της ομάδας δεν θα ξέρουν τι αναμένεται από αυτά μέχρι να ενημερωθούν. Δημιουργήστε μια ενημέρωση για να περάσετε από τη διαδικασία μαζί τους και ενημερώστε τον καθένα για τον ρόλο του στην εκτέλεση του.

3. Κάντε το εύκολο. Η αλλαγή του έργου είναι συχνά, στην καλύτερη περίπτωση, ελεγχόμενο χάος. Τα βήματα που ακολουθείτε για την επιτυχή πλοήγησή σας καθορίζουν τη διακριτικότητα σας ως διαχειριστή έργου. Η ομάδα σας μπορεί να βρει αλλαγές που προκαλούν ανησυχία - ιδιαίτερα μεγάλες ή αναστρέψιμες αποφάσεις οι οποίες εδώ και πολύ καιρό θεωρούνται ότι έχουν διευθετηθεί και τα εμπόδια θεωρούνται μακρά εκκαθαρισμένα. Το πρόγραμμα είναι λάθος, ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι διαφορετικός, οι απαιτήσεις είναι σίγουρα διαφορετικές.

Η ομάδα σας κοιτάζει για καθοδήγηση και σταθεροποίηση. Κάντε τη διαδικασία όσο το δυνατόν πιο εύκολη για αυτούς.

4. Να είστε εκεί για να βοηθήσετε. Ένας νέος τρόπος εργασίας απαιτεί χρόνο για την επιτυχή ενσωμάτωση. Εάν προηγουμένως έχετε διαχειριστεί την αλλαγή του έργου με ανεπίσημο τρόπο (ή καθόλου), τότε η αλλαγή σε μια επίσημη διαδικασία μπορεί να διαρκέσει λίγο για να γίνει "ο τρόπος που κάνουμε τα πράγματα εδώ". Αφήστε την ομάδα να γνωρίζει ότι είστε εκεί για να την βοηθήσετε αν χρειάζεται να τρέξει κάτι πέρα ​​από σας.

5. Μην φοβάστε να πείτε όχι. Δεν είναι όλες οι αλλαγές λογικές προτάσεις. Αφήστε την ομάδα σας να γνωρίζει ότι εάν αισθάνονται έντονα ότι μια αλλαγή δεν είναι το σωστό για το έργο αυτή τη στιγμή ότι θα σταθείτε δίπλα τους σε αυτή τη συνομιλία με τον αιτούντα αλλαγή.

Η μη αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής είναι ο κορυφαίος τρόπος με τον οποίο ένα έργο μπορεί να αποδυναμωθεί εντελώς, οπότε προσέξτε. Οπλισμένοι με τις σωστές πληροφορίες και διαδικασίες, οι αλλαγές των έργων μπορούν να αντιμετωπιστούν με ελεγχόμενο, έξυπνο και ευεργετικό τρόπο για όλους τους εμπλεκόμενους.