Καλή διαχείριση - Προγνωστική έναντι αντιδραστικής

Πολλοί διευθυντές πιστεύουν ότι η δουλειά τους είναι να επιλύσουν προβλήματα που προκύπτουν. Ενώ αυτό είναι αλήθεια, είναι μόνο το μικρότερο μέρος της δουλειάς. Το πιο σημαντικό, η δουλειά ενός διευθυντή είναι να αποτρέψει προβλήματα. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ της αντιδραστικής διαχείρισης, η οποία λύνει τα προβλήματα όπως συμβαίνουν, και η προγνωστική διαχείριση, η οποία προσπαθεί να αποτρέψει την εμφάνιση πολλών προβλημάτων στην πρώτη θέση.

Αντιδραστική διαχείριση

Η ανενεργή διαχείριση αντιμετωπίζει προβλήματα που προκύπτουν. Πρόκειται για ένα στυλ διαχείρισης που είναι πολύ θαυμασμένο για την ικανότητά του να επαναφέρει γρήγορα τους πόρους στην παραγωγή, ανεξάρτητα από το αν οι πόροι αυτοί είναι μηχανές ή άνθρωποι. Εάν είστε καλοί στην ενεργητική διαχείριση, είστε:

• Αποφασιστική και ικανή να δράσει γρήγορα,
• Μπορεί να βρει τη βασική αιτία των γεγονότων,
• Δημιουργικό και ικανό να αναπτύξει πολλές λύσεις,
• Καινοτόμο και ικανό να βρει νέους τρόπους επίλυσης προβλημάτων και
• Ήρεμη και υπό έλεγχο στη μέση μιας "κρίσης".

Κάποιος που είναι καλός στην αντιδραστική διαχείριση μπορεί να παραμείνει ήρεμος, να αναλύσει γρήγορα το πρόβλημα και να βρει την αιτία του. Αντί να χάσετε τα συμπτώματα, είναι σε θέση να σκεφτούν πολλές πιθανές λύσεις, μερικές αποδεδειγμένες και μερικές νέες, και να επιλέξετε την καλύτερη επιλογή. Είναι εξίσου γρήγοροι στην εφαρμογή της λύσης για την επίλυση του προβλήματος.

Ένα στυλ αντιδραστικής διαχείρισης είναι σαφώς ένα επιθυμητό σύνολο δεξιοτήτων που μπορεί να έχει ένας διαχειριστής. Με την ταχεία επίλυση των προβλημάτων είναι σε θέση να φέρουν γρήγορα τους ανθρώπους ή / και το μηχάνημα πίσω στην εργασία και παραγωγικοί. Ωστόσο, δεν είναι το καλύτερο ύφος. Οι διαχειριστές θα πρέπει να επικεντρωθούν στη βελτίωση της ικανότητάς τους στην προγνωστική διαχείριση.

Προγνωστική διαχείριση

Η διαχείριση προγνωστικών εστιάζει στη μείωση του αριθμού των προβλημάτων που απαιτούν αντιδραστική διαχείριση. Τα περισσότερα προβλήματα που μπορούν να προληφθούν μέσω της διαχείρισης πρόβλεψης, τα λιγότερα προβλήματα θα πρέπει να επιλυθούν μέσω της ενεργού διαχείρισης. Εάν είστε καλοί στη διαχείριση πρόβλεψης, είστε:

• Σκεπτόμενος και αναλυτικός,
• Δεν είναι πιθανό να πάει κυνηγώντας μετά τον τρέχοντα πανικό,
• Μεγαλύτερη επίγνωση των σημαντικών από τα απλά επείγοντα ζητήματα,
• Είναι σε θέση να προσδιορίσει τα πρότυπα στα δεδομένα και τα πρότυπα αποτυχιών,
• Περισσότερο επικεντρωμένος στο "γιατί" κάτι έκανε λάθος, αντί "τι" μπορεί να γίνει για να το διορθώσουμε, και
• Είναι σε θέση να κρατήσει στο μυαλό τη μεγάλη εικόνα κατά την επεξεργασία των λεπτομερειών.

Κάποιος που είναι καλός στη διαχείριση πρόβλεψης είναι επαρκώς ανεξάρτητος ώστε να μπορεί να προσδιορίσει τις συνθήκες που οδηγούν σε ορισμένα προβλήματα και να εφαρμόσει διαδικασίες για τη μείωση ή την εξάλειψη των προβλημάτων. Αντί να ανησυχούν για το άμεσο πρόβλημα, είναι σε θέση να αναφέρουν τις τρέχουσες συνθήκες σε προηγούμενες πληροφορίες και να προβλέψουν πότε μπορεί να προκύψουν προβλήματα.

Ένα προγνωστικό στυλ διαχείρισης είναι μια σημαντική δυνατότητα για έναν διαχειριστή να έχει. Τα περισσότερα προβλήματα που μπορεί να προληφθούν μέσω της πρόβλεψης διαχείρισης, οι λιγότεροι πόροι θα πρέπει να δαπανηθούν για την αντιμετώπιση των προβλημάτων που έχουν προκύψει. Η προγνωστική διαχείριση δεν αντικαθιστά την ενεργητική διαχείριση, αλλά μειώνει την ανάγκη για αυτό.

Βελτιώνοντας τη Διαχείριση Προγνωστικών

Πώς επιτυγχάνεται ένας διαχειριστής στην προγνωστική διαχείριση; Ο καλύτερος τρόπος είναι η πρακτική. Εστιάστε κάποια στιγμή κάθε μέρα στην προγνωστική διαχείριση και στην ανάπτυξη των δεξιοτήτων που αναφέρονται παραπάνω. Ακολουθεί ένα παράδειγμα άσκησης των προγνωστικών συμπεριφορών διαχείρισης, ώστε να μπορείτε να το βελτιώσετε.

• Προγραμματίστε μια συνάντηση με τον εαυτό σας, ώστε να μπορείτε να αποκλείσετε μισή ώρα. Κλείστε την πόρτα σας. Ρυθμίστε το τηλέφωνό σας - μην ενοχλείτε. Απενεργοποιήστε το κινητό σας τηλέφωνο και τον τηλεειδοποιητή.
• Επιλέξτε το πρόβλημα που ήταν ο μεγαλύτερος πονοκέφαλος για τον οργανισμό σας. Τότε αφήστε τον εαυτό σας να το σκεφτείτε.
  • Πότε συνέβη πρόσφατα;
  • Τι το προκάλεσε;
  • Τι προειδοποιήσεις ή δείκτες είχαμε πριν συμβεί;
  • Τι κάναμε για να το διορθώσουμε;
  • Τι θα μπορούσαμε να κάνουμε για να την αποτρέψουμε;
  • Τι μπορώ να κάνω τώρα για να μειώσω τις πιθανότητες να συμβεί ξανά;
• Αρχίστε να παρακολουθείτε τα προειδοποιητικά σημεία που σημειώσατε παραπάνω.
• Όταν εμφανιστούν οι ενδείξεις αυτές, εφαρμόστε την προηγούμενη λύση προτού το πρόβλημα γίνει μεγάλο. Αξιολογήστε τα αποτελέσματα και προσαρμόστε ανάλογα με τις ανάγκες.

Όσο περισσότερο ασκείτε προληπτική διαχείριση, τόσο καλύτερα θα είστε σε αυτό. Θα χρειαστείτε ακόμα την ικανότητά σας στην αντιδραστική διαχείριση, αλλά απλά όχι τόσο. Οι πόροι σας θα χρησιμοποιηθούν περισσότερο για να γίνουν τα πράγματα παρά για να διορθώσετε προβλήματα και θα έχετε περισσότερο χρόνο να σκεφτείτε και να αποτρέψετε την εμφάνιση περισσότερων προβλημάτων.